⋙ Документацiя з особового складу та кадрово-контрактових питань

Документація з особового складу та кадрово-контрактових питань – це сукупність документів, що фіксують стосунки між роботодавцем і працівником в процесі прийому на роботу, переведення, відпустки, відрахування тощо. Цей комплекс документів слугує для того, щоб регулювати відносини між сторонами та відображати всі зміни, що відбуваються протягом трудової діяльності працівника.

Існує декілька основних видів або форм цієї документації:

Документація з особового складу необхідна для того, щоб забезпечити законність стосунків між роботодавцем і працівником, контролювати виконання обох сторонами своїх зобов’язань, а також для відображення усіх змін у трудовій діяльності працівника.

Ця документація складається в різних ситуаціях: при прийомі на роботу, при зміні умов праці, при завершенні трудових відносин тощо. Сторонами в документах виступають роботодавець (або його представник) та працівник.

Вимоги до оформлення цієї документації визначаються законодавством України, зокрема Кодексом законів про працю, а також внутрішніми нормативними документами підприємства. Основна вимога – це чіткість, конкретність та повнота внесеної інформації.

Щодо складання документації: трудові договори підписуються обома сторонами – роботодавцем і працівником. Накази та інші документи, як правило, підписує керівник підприємства або уповноважена ним особа. При цьому документи мають бути зареєстровані в відділі кадрів підприємства і зберігаються в особовій справі працівника.

Приклади

Шаблон документації з особового складу та кадрово-контрактових питань

Важливо:

Документація з особового складу та кадрово-контрактових питань є важливим інструментом для управління персоналом організації.
Документація повинна бути оформлена відповідно до вимог законодавства України.
Документація повинна бути доступна працівникам організації.

Закони, що регулюють порядок оформлення документації з особового складу та кадрово-контрактових питань:

Закон України “Про працю”.
Закон України “Про інформацію”.

Приклади заповнення

Приклад 1

Трудовий договір

[Назва посади]

[Прізвище, ім’я, по батькові працівника]

[Дата]

[Місто]

[Підприємство], в особі [ПІБ], [посада], діючи на підставі [документ, що підтверджує повноваження], з однієї сторони, та [ПІБ], [посада], з другої сторони, уклали цей трудовий договір (далі – Договір) про наступне:

1. Предмет Договору

1.1. За цим Договором Підприємство зобов’язується за плату надавати Працівникові роботу за професією [назва посади], а Працівник зобов’язується виконувати роботу відповідно до кваліфікації, виконувати розпорядження Підприємства та додержуватися його правил внутрішнього трудового розпорядку.

2. Термін дії Договору

2.1. Договір укладається на строк [тривалість строку] з [дата початку].

3. Обов’язки Підприємства

3.1. Підприємство зобов’язується:

своєчасно і в повному обсязі виплачувати Працівникові заробітну плату;
забезпечувати Працівника необхідними умовами праці;
інформувати Працівника про умови праці та про зміни в них;
забезпечувати Працівника соціальним захистом відповідно до законодавства.

4. Обов’язки Працівника

4.1. Працівник зобов’язується:

виконувати роботу, передбачену Договором, якісно і в установлені строки;
дотримуватися правил внутрішнього трудового розпорядку;
дбайливо ставитися до майна Підприємства;
виконувати інші обов’язки, передбачені законодавством.

5. Відповідальність Сторін

5.1. За невиконання або неналежне виконання своїх обов’язків Сторони несуть відповідальність відповідно до законодавства.

6. Прикінцеві положення

Ми у Telegram: Анонси нових статей та бонусні матеріали

6.1. Зміни і доповнення до цього Договору вносяться за взаємною згодою Сторін.

6.2. Цей Договір складений у двох примірниках, по одному для кожної Сторони.

Підписи Сторін

Підприємство

[ПІБ]

[Дата]

Працівник

[ПІБ]

[Дата]

Примітка:

У цьому прикладі трудовий договір складається з шести пунктів. У першому пункті визначається предмет договору, тобто робота, яку буде виконувати працівник. У другому пункті визначається строк дії договору. У третьому пункті перелічуються обов’язки Підприємства, а в четвертому пункті – обов’язки працівника. У п’ятому пункті визначається відповідальність Сторін за невиконання або неналежне виконання своїх обов’язків. У шостому пункті встановлюється порядок внесення змін і доповнень до договору.

Приклад 2

Заява про прийняття на роботу

[Прізвище, ім’я, по батькові]

[Дата]

[Місто]

[Підприємство]

[Контактні дані]

Я, [ПІБ], прошу прийняти мене на роботу на посаду [назва посади] з [дата початку].

Додатково повідомляю, що я маю [освіта], [стаж роботи], [особисті якості].

До заяви додаю такі документи:

резюме;
копія паспорта;
копія диплома;
копія трудової книжки.

ТРУДОВИЙ ДОГОВІР
м. [Назва міста], [дата]

Сторони договору:
Роботодавець: [Повна назва підприємства/організації], адреса: [Адреса], ЄДРПОУ: [Код], яке представляє [ПІБ керівника], діючий на підставі [статуту/повноваження].
Працівник: [ПІБ працівника], адреса проживання: [Адреса], паспорт: [серія, номер], від [дата видання], [ким виданий].
Предмет договору:
Працівник зобов’язується виконувати роботу на посаді [назва посади], відповідно до [назва та номер посадової інструкції], а Роботодавець зобов’язується виплачувати за цю роботу зарплатню і забезпечити умови праці, передбачені законодавством України та цим договором.

… [інші пункти договору]

Відомості про оплату праці:
Базова місячна зарплата: [сума] грн.

Термін договору:
Цей договір укладено на [неозначений термін/означений термін до дати].

…

Підписи сторін:
Роботодавець: [Підпис] ________ [ПІБ керівника]
Працівник: [Підпис] ________ [ПІБ працівника]