Наказ про надання відпустки без збереження заробітної плати є важливим кадровим документом, який видається роботодавцем на підставі заяви працівника та служить юридичною підставою для його відсутності на робочому місці протягом визначеного періоду. Цей документ є обов’язковим елементом документообігу підприємства та має відповідати вимогам трудового законодавства України.
Основною метою видання такого наказу є офіційне оформлення відсутності працівника на роботі без збереження заробітної плати зі збереженням за ним робочого місця та посади. Наказ є підставою для відділу кадрів та бухгалтерії для відповідного обліку робочого часу та проведення необхідних розрахунків. Важливо розуміти, що наказ має бути виданий до початку відпустки працівника, оскільки відсутність такого документа може трактуватися як прогул.
Суб’єктами, які беруть участь у створенні та виконанні наказу, є керівник підприємства або уповноважена ним особа, яка має право підпису таких документів, працівник відділу кадрів, який готує проект наказу, сам працівник, який ознайомлюється з наказом під підпис, а також працівники бухгалтерії, які враховують цей наказ при нарахуванні заробітної плати.
Процедура підготовки наказу починається з моменту надходження заяви від працівника. Після розгляду заяви керівником та накладення відповідної резолюції, відділ кадрів готує проект наказу. У наказі обов’язково зазначаються повне найменування підприємства, дата і номер документа, місце складання, назва виду документа, заголовок до тексту, підстава для видання наказу, повне прізвище, ім’я, по батькові працівника, його посада та структурний підрозділ.
Особлива увага приділяється формулюванню розпорядчої частини наказу, де чітко вказується період відпустки (з якого по яке число), її тривалість у календарних днях, причина надання відпустки та посилання на відповідну статтю Закону України “Про відпустки”. Важливо також зазначити, чи є надання такої відпустки обов’язковим згідно із законодавством, чи вона надається за погодженням сторін.
У наказі також можуть міститися додаткові вказівки щодо порядку передачі справ на період відсутності працівника, призначення особи, яка буде виконувати його обов’язки, та інші організаційні моменти. Документ обов’язково підписується керівником підприємства та доводиться до відома працівника під підпис із зазначенням дати ознайомлення.
Окремою частиною наказу є відмітки про виконання та ознайомлення, які розміщуються у нижній частині документа. Важливо, щоб усі необхідні візи були проставлені до підписання наказу керівником. Після підписання наказ реєструється у журналі реєстрації наказів з кадрових питань, а його копії надаються до бухгалтерії та особової справи працівника.
У випадку, якщо тривалість відпустки без збереження заробітної плати перевищує 15 календарних днів на рік, у наказі необхідно також зазначити, що цей період не включається до стажу, який дає право на щорічну основну відпустку. Це важливо для правильного обліку трудового стажу працівника та розрахунку майбутніх відпусток.
Приклади
Товариство з обмеженою відповідальністю “Назва підприємства”
код ЄДРПОУ ХХХХХХХХ
НАКАЗ
12.12.2024 м. Київ № 123-К
Про надання відпустки
без збереження заробітної плати
Відповідно до статті 26 Закону України “Про відпустки” та на підставі заяви від 12.12.2024
НАКАЗУЮ:
1. ПЕТРЕНКУ Петру Петровичу, менеджеру відділу продажів, надати відпустку без збереження заробітної плати тривалістю 15 календарних днів з 15 грудня 2024 року по 29 грудня 2024 року включно у зв’язку з сімейними обставинами.
2. Відділу бухгалтерії провести відповідні нарахування заробітної плати за період відпустки згідно з чинним законодавством.
3. Період відпустки без збереження заробітної плати не включати до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на начальника відділу кадрів Сидоренко С.С.
Підстава: заява Петренка П.П. від 12.12.2024
Директор підпис І.І. Іваненко
З наказом ознайомлені:
Начальник відділу кадрів підпис С.С. Сидоренко 12.12.2024
Головний бухгалтер підпис В.В. Василенко 12.12.2024
Менеджер відділу продажів підпис П.П. Петренко 12.12.2024
Примітки щодо заповнення:
У разі надання відпустки відповідно до статті 25 Закону України “Про відпустки” (обов’язкове надання відпустки) у преамбулі наказу необхідно зазначити відповідну підставу, наприклад:
– у зв’язку з одруженням (до 10 календарних днів);
– у зв’язку зі смертю рідних по крові або по шлюбу (до 7 календарних днів);
– у зв’язку з доглядом за хворим родичем (тривалість згідно з медичним висновком);
– для завершення санаторно-курортного лікування (тривалість згідно з медичним висновком);
– працівникам, які мають дітей віком до 15 років (до 14 календарних днів щорічно).
При оформленні наказу необхідно врахувати наступне:
– номер наказу має відповідати порядку реєстрації кадрових наказів на підприємстві;
– прізвище та ініціали працівника у наказі пишуться великими літерами;
– дати вказуються у форматі число, місяць, рік (наприклад, 15 грудня 2024 року);
– тривалість відпустки вказується словами та цифрами;
– підписи всіх осіб, які візують наказ, мають бути проставлені до передачі наказу на підпис керівнику.
ТОВ [назва підприємства]
НАКАЗ
[місто]
№ [номер наказу]
[дата складання наказу]
Про надання відпустки без збереження заробітної плати
Відповідно до статті 84 Кодексу законів про працю України та статті 26 Закону України “Про відпустки”, а також на підставі поданої заяви [посада, прізвище, ім’я, по батькові працівника],
НАКАЗУЮ:
- Надати [прізвище, ім’я, по батькові працівника], [посада], відпустку без збереження заробітної плати у зв’язку з [зазначити причину, наприклад, сімейними обставинами].
- Встановити період відпустки з [дата початку] по [дата закінчення], загальною тривалістю [кількість календарних днів].
- Контроль за виконанням цього наказу покласти на [посада, прізвище, ім’я відповідальної особи].
Підстава: заява [прізвище, ім’я, по батькові працівника] від [дата заяви].
Директор [назва підприємства]
[підпис] [прізвище, ім’я, по батькові]
Приклад заповнення:
ТОВ “Ранок”
НАКАЗ
м. Київ
№ 112
03 грудня 2024 року
Про надання відпустки без збереження заробітної плати
Відповідно до статті 84 Кодексу законів про працю України та статті 26 Закону України “Про відпустки”, а також на підставі поданої заяви менеджера з продажу Іваненка Василя Григоровича,
НАКАЗУЮ:
- Надати Іваненку Василю Григоровичу, менеджеру з продажу, відпустку без збереження заробітної плати у зв’язку з сімейними обставинами.
- Встановити період відпустки з 15 грудня 2024 року по 25 грудня 2024 року, загальною тривалістю 11 календарних днів.
- Контроль за виконанням цього наказу покласти на начальника відділу кадрів Сидоренка Петра Івановича.
Підстава: заява Іваненка В. Г. від 03 грудня 2024 року.
Директор ТОВ “Ранок”
[підпис] Коваленко Олександр Петрович
Шаблон наказу про надання відпустки без збереження заробітної плати
[Найменування підприємства, установи, організації]
НАКАЗ № [номер наказу] від [дата]
Про надання відпустки без збереження заробітної плати
На підставі заяви працівника [прізвище, ім’я, по батькові] від [дата] та відповідно до статті [номер статті] Закону України «Про відпустки», НАКАЗУЮ:
- Надати [прізвище, ім’я, по батькові] [посада] відпустку без збереження заробітної плати з [дата початку] по [дата закінчення] включно, тривалістю [кількість днів] календарних днів.
- Бухгалтерії виплатити заробітну плату за період відпустки не проводити.
- Контроль за виконанням наказу покласти на [прізвище, ім’я, по батькові] [посада].
Директор
Наказ про надання відпустки без збереження зарплати
Відповідно до статті 81 Закону України “Про працю” від 25.09.2005 р. № 2997-IV, працівник має право на відпустку без збереження зарплати при виникненні особливих обставин, які не можуть бути передбачені трудовим договором.
Наказ про надання відпустки без збереження зарплати видаватиметься керівником підприємства або організації, якщо працівник заявив про необхідність відпустки з приводу особливих обставин.
У тексті наказу повинні бути зазначені наступні дані:
* прізвище, ім’я та по батькові працівника;
* дата початку та кінця відпустки;
* причини відпустки (наприклад, смерть близької родини, важка хвороба, тощо);
* строк, протягом якого працівник не буде отримувати зарплату;
* умови відновлення роботи після відпустки.
Наприклад, наказ може виглядати наступним чином:
“Наказ від 15.02.2023 р.
До працівника [ім’я та прізвище] з дати народження [дата народження]
Відповідно до статті 81 Закону України “Про працю” від 25.09.2005 р. № 2997-IV, я, керівник [назва підприємства або організації], видаватиму наказ про надання відпустки без збереження зарплати з 01.03.2023 р. до 31.03.2023 р. включно.
Поводом для надання відпустки є смерть батька працівника, що трапилася 10.02.2023 р.
Строк, протягом якого працівник не буде отримувати зарплату, становить 1 місяць. Після відпустки працівник повинен відновити свою роботу на посаді [посада].
Надання відпустки без збереження зарплати є єдиним можливим рішенням у зв’язку з особливими обставинами.
Керівник [назва підприємства або організації]
Дата: 15.02.2023 р.”
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
