⋙ Зразок Листа орендодавцю про встановлення відеоспостереження

Лист орендодавцю про встановлення відеоспостереження є офіційним документом, який складається орендарем з метою отримання дозволу на монтаж та експлуатацію системи відеоспостереження в орендованому приміщенні. Цей документ має важливе юридичне значення, оскільки встановлення будь-якого обладнання в орендованому приміщенні може розглядатися як його переобладнання, що згідно з законодавством України вимагає письмової згоди власника.

Основною метою складання такого листа є формалізація намірів орендаря щодо підвищення безпеки орендованого приміщення та захисту майна. У документі важливо чітко обґрунтувати необхідність встановлення системи відеоспостереження, описати технічні характеристики обладнання та зазначити, яким чином воно буде змонтовано, щоб не пошкодити конструктивні елементи приміщення.

У якості сторін у цьому документі виступають орендар, який ініціює встановлення системи відеоспостереження, та орендодавець, який має право надати дозвіл або відмовити у такому встановленні. При цьому важливо враховувати, що якщо орендоване приміщення знаходиться в багатоквартирному будинку або бізнес-центрі, може знадобитися додаткове погодження з керуючою компанією або об’єднанням співвласників.

Документ повинен містити повну інформацію про орендаря, включаючи реквізити договору оренди, точну адресу орендованого приміщення та його призначення. Особливу увагу слід приділити опису планованої системи відеоспостереження, зокрема кількості та розташуванню камер, способу зберігання та обробки відеозаписів, а також заходам щодо захисту персональних даних відповідно до вимог законодавства України про захист персональних даних.

У листі необхідно також зазначити, хто буде здійснювати монтаж обладнання, наявність у монтажної організації необхідних дозволів та ліцензій, термінів виконання робіт та гарантійних зобов’язань. Важливо вказати, що всі роботи будуть проведені з дотриманням будівельних норм та правил, а також вимог пожежної безпеки.

Окремо варто зазначити питання фінансування встановлення та обслуговування системи відеоспостереження, зокрема, хто буде нести витрати на електроенергію, технічне обслуговування та ремонт обладнання. Також важливо вказати, що після закінчення терміну дії договору оренди система може бути демонтована без пошкодження приміщення або, за домовленістю сторін, залишена в приміщенні з відповідною компенсацією вартості обладнання.

До листа доцільно додати технічну документацію на обладнання, схему розміщення камер, кошторис робіт та копії необхідних сертифікатів та ліцензій підрядної організації, яка буде здійснювати монтаж. Це допоможе орендодавцю прийняти обґрунтоване рішення та уникнути можливих непорозумінь у майбутньому.

Варто також зазначити, що встановлення відеоспостереження може підвищити вартість орендованого приміщення та забезпечити додатковий захист як майна орендаря, так і самого приміщення, що є вигідним для обох сторін. Після отримання письмової згоди орендодавця всі домовленості щодо встановлення системи відеоспостереження рекомендується оформити додатковою угодою до договору оренди.

Приклади

Директору ТОВ “Назва компанії”
Іваненку Івану Івановичу
від ТОВ “Назва компанії-орендаря”
в особі директора Петренка П.П.
Адреса: м. Київ, вул. Шевченка, 1
тел.: +380991234567
email: company@example.com

Вих. № 123 від 12.12.2024

Шановний Іване Івановичу!

Відповідно до умов Договору оренди нежитлового приміщення № 45 від 01.09.2024, укладеного між ТОВ “Назва компанії” (Орендодавець) та ТОВ “Назва компанії-орендаря” (Орендар), звертаюсь до Вас з проханням надати дозвіл на встановлення системи відеоспостереження в орендованому приміщенні, розташованому за адресою: м. Київ, вул. Шевченка, 1, офіс 100.

Встановлення системи відеоспостереження необхідне для забезпечення безпеки співробітників та відвідувачів, збереження матеріальних цінностей та майна, а також запобігання можливим протиправним діям відповідно до статті 307 Цивільного кодексу України та Закону України “Про захист персональних даних”.

Технічні характеристики планованої системи відеоспостереження:
– кількість камер: 4 штуки;
– тип камер: IP-камери з розділенням Full HD;
– місця встановлення: вхідна зона, робоча зона, зона зберігання товарів, запасний вихід;
– спосіб монтажу: накладний, без пошкодження несучих конструкцій;
– термін зберігання записів: 30 днів.

Монтаж обладнання буде здійснювати ліцензована організація ТОВ “Системи безпеки” (ліцензія № 123456 від 01.01.2024) протягом двох робочих днів. Всі роботи будуть виконані відповідно до ДБН В.2.5-56:2014 та правил пожежної безпеки.

Витрати на придбання, встановлення та обслуговування системи відеоспостереження бере на себе Орендар. Після закінчення терміну дії договору оренди обладнання буде демонтовано з відновленням початкового стану приміщення або, за Вашої згоди, може бути передане у власність Орендодавця на узгоджених умовах.

До листа додаються:
1. Технічний проект системи відеоспостереження на 5 арк.
2. Копія ліцензії монтажної організації на 1 арк.
3. Схема розміщення камер на 1 арк.
4. Сертифікати відповідності обладнання на 3 арк.

У разі Вашої згоди пропоную укласти додаткову угоду до договору оренди, яка буде регулювати всі питання, пов’язані з встановленням та експлуатацією системи відеоспостереження.

Прошу розглянути дане звернення та надати письмову відповідь протягом 10 робочих днів.

З повагою,
Директор ТОВ “Назва компанії-орендаря” підпис П.П. Петренко

Примітки щодо заповнення:
– у листі необхідно вказати точні реквізити договору оренди;
– опис технічних характеристик має відповідати реальній специфікації обладнання;
– всі додатки мають бути належним чином оформлені та пронумеровані;
– у разі встановлення камер, що фіксують прилеглу територію, необхідно додатково отримати згоду власників сусідніх приміщень;
– якщо приміщення розташоване в багатоквартирному будинку, може знадобитися згода ОСББ або керуючої компанії.

Зверніть увагу, що відповідно до статті 307 Цивільного кодексу України та Закону України “Про захист персональних даних”, при встановленні системи відеоспостереження необхідно:
– розмістити інформаційні таблички про ведення відеоспостереження;
– розробити положення про обробку та захист персональних даних;
– призначити відповідальну особу за обробку персональних даних;
– забезпечити захист відеозаписів від несанкціонованого доступу.

[Назва підприємства чи ім’я орендодавця]
[Адреса орендодавця]

від [назва підприємства чи ПІБ орендаря]
[адреса орендаря]

[дата]

Шановний(а) [ПІБ або назва орендодавця],

Цим листом повідомляємо, що у приміщенні, яке орендується нашою організацією за адресою [адреса приміщення], планується встановлення системи відеоспостереження.

Дані заходи здійснюються з метою забезпечення безпеки майна, контролю за дотриманням правил внутрішнього розпорядку, а також задля запобігання правопорушенням.

Зазначаємо, що встановлення відеоспостереження здійснюється відповідно до вимог чинного законодавства України, зокрема Закону України “Про інформацію” та Закону України “Про захист персональних даних”. Усі відеозаписи, отримані у процесі роботи системи відеоспостереження, використовуватимуться виключно для зазначених цілей, а обробка персональних даних буде здійснюватися з дотриманням встановлених законодавством норм.

Просимо підтвердити Вашу згоду на встановлення системи відеоспостереження у вищезазначеному приміщенні. У разі виникнення додаткових питань чи необхідності узгодження технічних деталей, ми готові надати відповідні пояснення та інформацію.

З повагою,
[посада, ПІБ підписанта]
[контактний номер телефону]
[підпис]

Приклад заповнення:

ТОВ “Престиж-Оренда”
м. Київ, вул. Шевченка, 12

від ТОВ “Безпека+”
м. Київ, вул. Лесі Українки, 18

03 грудня 2024 року

Шановний Коваленко Олександре Петровичу,

Цим листом повідомляємо, що у приміщенні, яке орендується нашою організацією за адресою м. Київ, вул. Лесі Українки, 18, планується встановлення системи відеоспостереження.

Підпишіться на наш Телеграм. Там ви знайдете анонси нових матеріалів та приємні бонуси

З повагою,
Директор ТОВ “Безпека+”
Петренко Сергій Володимирович
(044) 123-45-67
[підпис]

Шаблон листа орендодавцю про встановлення відеоспостереження

[Ваше прізвище, ім’я, по батькові] [Ваша адреса] [Контактний телефон] [Дата]

[Прізвище, ім’я, по батькові орендодавця] [Адреса орендодавця]

Лист

Шановний/а [прізвище орендодавця],

Я, [ваше прізвище, ім’я, по батькові], орендар приміщення за адресою [адреса орендованого приміщення], згідно з договором оренди № [номер договору] від [дата], звертаюся до Вас з проханням надати згоду на встановлення системи відеоспостереження на орендованій мною площі.

Встановлення системи відеоспостереження є необхідним для забезпечення безпеки майна, що знаходиться в орендованому приміщенні, а також для запобігання крадіжок та інших правопорушень.

Згідно зі статтею [номер статті] Цивільного кодексу України, орендар має право вносити зміни до орендованого майна за погодженням з орендодавцем, якщо ці зміни не погіршують стан майна і не порушують його призначення.

Встановлення системи відеоспостереження не погіршить стан орендованого приміщення і не змінить його призначення. Камери відеоспостереження будуть встановлені таким чином, щоб не порушувати права інших осіб на приватне життя.

Прошу Вас надати письмову згоду на встановлення системи відеоспостереження.

Дякую за розуміння.

З повагою, [Ваш підпис] [Ваше прізвище, ім’я, по батькові]

Примітки:

Закон: Вкажіть точну статтю Цивільного кодексу України, яка регулює внесення змін до орендованого майна.
Причина: Чітко поясніть, чому вам необхідна система відеоспостереження.
Гарантії: Запевніть орендодавця, що встановлення камер не завдасть шкоди приміщенню і не порушить права інших осіб.
Згода: Обов’язково попросіть орендодавця надати письмову згоду.

Приклад заповнення:

Шановний Іване Петровичу,

Я, Марія Іванова, орендар нежитлового приміщення за адресою вул. Центральна, 15, згідно з договором оренди № 123 від 01.01.2023, звертаюся до Вас з проханням надати згоду на встановлення системи відеоспостереження на орендованій мною площі.

Встановлення системи відеоспостереження є необхідним для забезпечення безпеки товару, що зберігається в орендованому приміщенні.

Згідно зі статтею 782 Цивільного кодексу України, орендар має право вносити зміни до орендованого майна за погодженням з орендодавцем, якщо ці зміни не погіршують стан майна і не порушують його призначення.

Прошу Вас надати письмову згоду на встановлення системи відеоспостереження.

Дякую за розуміння.

З повагою, Марія Іванова

Важливо: Перед тим, як відправляти листа, рекомендується проконсультуватися з юристом, щоб уточнити всі юридичні нюанси.

Лист орендодавцю про встановлення відеоспостереження

Відповідно до статті 14 Закону України “Про захист персональних даних” від 01.06.2010 р. № 2297-VI, орендодавець має право на встановлення системи відеоспостереження на території орендованого приміщення для забезпечення безпеки та захисту інтересів орендодавця.

У листі до орендодавця повинні бути зазначені наступні дані:

* прізвище, ім’я та по батькові орендодавця;
* адреса орендованого приміщення;
* тип встановлюваної системи відеоспостереження (наприклад, камери спостереження, моніторинг, тощо);
* причини встановлення системи відеоспостереження (наприклад, забезпечення безпеки, захисту власності, тощо);
* строк, протягом якого система відеоспостереження буде встановлена;
* умови використання та зберігання зібраних даних.

Наприклад, лист може виглядати наступним чином:

“Лист від 20.02.2023 р.

До орендодавця [ім’я та прізвище] з дати народження [дата народження]

Відповідно до статті 14 Закону України “Про захист персональних даних” від 01.06.2010 р. № 2297-VI, я, [ім’я та прізвище], орендодавець [назва приміщення], повідомляю, що планую встановити систему відеоспостереження на території орендованого приміщення з 01.03.2023 р. до 31.05.2023 р. включно.

Система відеоспостереження буде встановлена для забезпечення безпеки та захисту інтересів орендодавця.

Дані, зібрані системою відеоспостереження, будуть зберігатися протягом 30 днів з моменту збору та будуть використовуватися лише для цілей, передбачених законодавством України.

Орендодавець має право на доступ до зібраних даних та на їх знищення за його проханням.

Орендодавець зобов’язаний погоджуватися з встановленням системи відеоспостереження та дотримуватися умов використання та зберігання зібраних даних.

[ім’я та прізвище]

Дата: 20.02.2023 р.”