Номенклатура справ відділу діловодства та моніторингу виконання документів

Цей важливий документ є невід’ємною частиною ефективного управління документообігом на підприємстві чи в організації. Його основною метою є впорядкування, систематизація та забезпечення належного зберігання документів, що циркулюють у відділі діловодства та моніторингу виконання документів.

Номенклатура справ цього структурного підрозділу являє собою свого роду “каталог” або “класифікацію” всіх документів, які створюються, надходять, обробляються та зберігаються у відділі. Вона визначає індекси, заголовки справ та строки їх зберігання, що дозволяє упорядкувати документний потік, пришвидшити пошук необхідних документів та забезпечити надійне їх зберігання відповідно до вимог законодавства.

У Номенклатурі справ відділу діловодства та моніторингу виконання документів можуть бути представлені різноманітні види та форми документів. Перш за все, це вхідна та вихідна кореспонденція – листи, запити, звернення тощо. Крім того, сюди можуть входити організаційно-розпорядчі документи (накази, розпорядження, рішення), внутрішні довідки, доповідні записки, протоколи нарад, плани роботи, звіти про виконання документів та інші документи, що забезпечують діяльність цього відділу.

Номенклатура справ має важливе значення, оскільки вона дозволяє впорядкувати діловодні процеси, полегшити пошук потрібних документів, забезпечити їх надійне та довготривале зберігання. Саме на основі цього документа здійснюється формування справ, складання описів справ для передачі до архіву, а також контроль за виконанням документів.

Складання Номенклатури справ відділу діловодства та моніторингу виконання документів є обов’язковим для всіх підприємств, установ та організацій, незалежно від форми власності та підпорядкування. Цей документ розробляється безпосередньо працівниками відділу діловодства, які мають відповідну кваліфікацію та досвід. Під час складання Номенклатури вони повинні ретельно проаналізувати весь документопотік відділу, врахувати специфіку діяльності установи та вимоги чинного законодавства.

При цьому, Номенклатура справ обов’язково погоджується з профільними спеціалістами, наприклад, юристом, архівістом, та затверджується керівником організації. Це дозволяє забезпечити її відповідність нормативно-правовим актам, а також врахувати особливості діяльності підприємства чи установи.

Оформлення Номенклатури справ має свої чіткі вимоги. Цей документ повинен містити такі обов’язкові реквізити, як найменування організації, назва структурного підрозділу, назва виду документа, дата складання, погодження з уповноваженими особами, підпис керівника. Важливо, щоб Номенклатура була складена у зрозумілій та зручній для користувачів формі, мала чітку структуру та логічну послідовність.

Отже, Номенклатура справ відділу діловодства та моніторингу виконання документів є невід’ємним атрибутом ефективного управління документацією на підприємстві. Цей документ забезпечує впорядкування, збереження та правильне використання усіх документів, що циркулюють у даному структурному підрозділі. Складання Номенклатури є обов’язковим і вимагає дотримання низки нормативних вимог, що гарантує надійну організацію діловодних процесів.

Приклади

Номенклатура справ відділу діловодства та моніторингу виконання документів

Підприємство/організація: ТОВ “Промінь” Структурний підрозділ: Відділ діловодства та моніторингу виконання документів
Дата складання: 01.01.2024

Ця Номенклатура справ відділу діловодства та моніторингу виконання документів розроблена відповідно до вимог Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5.

Документи, що формуються у відділі діловодства та моніторингу виконання документів, поділяються на такі групи:

1. Вхідна кореспонденція Індекс справи: 01 Заголовок справи: Листи, запити, звернення, що надійшли Строк зберігання: 5 років Приклад: Лист №12 від 01.03.2024 “Про надання інформації”
2. Вихідна кореспонденція Індекс справи: 02 Заголовок справи: Копії відправлених листів, запитів, звернень Строк зберігання: 5 років
   Приклад: Лист №15 від 05.03.2024 “Відповідь на запит”
3. Організаційно-розпорядча документація Індекс справи: 03 Заголовок справи: Накази, розпорядження, рішення Строк зберігання: Постійно Приклад: Наказ №25 від 01.03.2024 “Про затвердження плану роботи”
4. Довідково-інформаційна документація Індекс справи: 04 Заголовок справи: Доповідні записки, довідки з питань діяльності Строк зберігання: 5 років Приклад: Доповідна записка від 10.03.2024 “Про виконання плану роботи”
5. Документація з питань контролю та моніторингу Індекс справи: 05 Заголовок справи: Журнали реєстрації, звіти про виконання документів Строк зберігання: 5 років Приклад: Журнал реєстрації вхідної кореспонденції за 2024 рік

Номенклатура справ відділу діловодства та моніторингу виконання документів є обов’язковою для використання при формуванні, зберіганні та використанні документації. Вона затверджується керівником підприємства/організації та погоджується з уповноваженими особами.

Номенклатура справ відділу діловодства та моніторингу виконання документів:

1. Реєстраційна справа:
   • Закон України “Про документообіг в органах державної влади та місцевого самоврядування”
   • Приклад заповнення: Журнал реєстрації вхідних та вихідних документів, реєстраційні картки, накладні на документи тощо.
2. Справа контролю виконання документів:
   • Закон України “Про контроль виконання документів”
   • Приклад заповнення: Журнал контролю виконання документів, відомості про строк виконання завдань, звіти про виконання документів тощо.
3. Документи щодо зберігання та архівування:
   • Закон України “Про архівну справу”
   • Приклад заповнення: Архівні описи, акти списання документів, переліки документів на знищення, архівні коробки тощо.
4. Документи щодо реєстрації звернень громадян та контролю їх виконання:
   • Закон України “Про звернення громадян”
   • Приклад заповнення: Журнал реєстрації звернень громадян, картки обліку звернень, звіти про виконання звернень тощо.
5. Документи щодо ведення діловодства:
   • Закон України “Про документообіг в органах державної влади та місцевого самоврядування”
   • Приклад заповнення: Журнали реєстрації документів, відомості про облік та обіг документів, акти приймання-передачі документів тощо.
6. Документи щодо аналізу та планування діловодства:
   • Внутрішні нормативні документи організації
   • Приклад заповнення: Звіти про ефективність роботи відділу діловодства, плани розвитку діловодства, аналізи обсягів документообігу тощо.

Це загальний шаблон, який можна адаптувати відповідно до специфіки та потреб конкретної організації.

Номенклатура справ відділу діловодства та моніторингу виконання документів

I. Загальні відомості

1. Назва установи: [Вказати повну назву установи]
2. Місцезнаходження: [Вказати адресу]
3. Код ЄДРПОУ: [Вказати код]
4. Рік складання: 2024

II. Перелік справ

Примітки:

1. [1] Закон України “Про Національний архівний фонд та архівні установи України” від 24 грудня 1998 року № 699-XIV.
2. [2] Кодекс законів про працю України від 21 грудня 2001 року № 2477-IV.
3. Правила діловодства, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 15 вересня 2009 року № 977.
4. Інструкція з діловодства для органів державної влади та місцевого самоврядування, затверджена наказом Міністерства юстиції України від 30 листопада 2012 року № 2065/8.
5. Правила роботи архівних установ, затверджені наказом Міністерства культури та інформаційної політики України від 10 листопада 2021 року № 1274.

Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення

Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)

Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.