Номенклатура справ структурного підрозділу – це той ґрунтовний документ, що відображає всю суть роботи та життєдіяльності відділу, служби чи управління. Без нього важко уявити належний документообіг та архівацію документів у будь-якій установі, організації чи підприємстві. Саме номенклатура забезпечує впорядкованість, системність і логіку у справочинстві.
З першого погляду, це начебто лише перелік назв справ зі строками їх зберігання. Насправді, це вузлова ланка всієї системи діловодства та архівної справи. Адже саме завдяки номенклатурі формуються справи, визначаються строки зберігання документів, впорядковується їх облік, передача до архівного підрозділу чи знищення за встановленою процедурою. При грамотному складанні номенклатури, процес діловодства стає раціональним і прозорим.
Головне призначення номенклатури – це спрощення пошуку документів шляхом їх чіткої класифікації за змістом із закріпленням індексів. Без неї документообіг перетворюється на хаос, а робочий процес – на складний лабіринт. Саме тому до складання цього документу виокремлюють особливі вимоги.
У номенклатурі має бути збережена логічна структура, що відповідає структурі організації. Кожен відділ формує свою номенклатуру, а потім узгоджує з експертною комісією та архівним підрозділом. Назви справ мають бути чіткими, конкретними та зрозумілими, без зайвої деталізації. Індекси справ формуються згідно зі структурою підрозділу та видом діяльності. Головне – забезпечити зручність користування номенклатурою.
У підсумку номенклатура стає своєрідним дороговказом для впорядкування та пошуку документів. Без неї документообіг перетворюється на безсистемний хаос. Складається вона самими працівниками структурного підрозділу під керівництвом керівника та погоджується з архівістами. Це нелегка, але дуже важлива справа, що потребує мистецтва систематизації, логічного мислення та знання специфіки діяльності підрозділу.
Приклади
Номенклатура справ відділу кадрів на 2024 рік
(Складена відповідно до ст. 8 Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 р. № 1000/5)
Індекс справи Заголовок справи та види документів,
що формуються у справі Строк зберігання Примітки справи
01 Керівництво. Планування роботи 01-01 Накази керівництва з кадрових питань Постійно 01-02 Протоколи засідань комісії з питань
упорядкування штатної чисельності 75 р. ЕПК працівників
02 Організаційно-розпорядча документація 02-01 Положення про відділ Постійно 02-02 Посадові інструкції працівників 75 р. ЕПК 02-03 Номенклатура справ 75 р. ЕПК
03 Особовий склад 03-01 Особові справи звільнених працівників 75 р. 03-02 Трудові книжки звільнених працівників 75 р. Після звільнення 03-03 Особові картки працівників 75 р.
04 Облік кадрів 04-01 Книга обліку руху трудових книжок і 75 р. Після ревізії вкладишів до них
04-02 Журнал обліку видачі довідок про 75 р.
05 Звітна документація з кадрових питань 05-01 Річні статистичні звіти з питань Постійно
праці та кадрів
05-02 Квартальні звіти з обліку кадрів 5 р.
06 Листування з кадрових питань 06-01 Листування з Міністерством праці та 5 р. ЕПК іншими організаціями з кадрових питань
Визначено
Номенклатура погоджена
Керівник служби діловодства Особистий підпис І.І. Іваненко
Завідувач архівом Особистий підпис П.П. Петренко
Номенклатура затверджена
Наказом керівника установи від 29.12.2023 № 457
Примітка: ЕПК – експертно-перевірна комісія підприємства
Шаблон “Номенклатура справ структурного підрозділу” може бути наступного зразка:
- Назва справи:
- Код справи (за необхідності):
- Опис справи:
- Відповідальний за ведення справи:
- Підстави для формування справи (законодавчі акти України):
- Закон України “Про …”
- …
- Порядок формування та ведення справи:
- Порядок № … від …
- …
- Приклади заповнення:
- Назва справи: Реєстрація виїзду за кордон громадян України Опис справи: Реєстрація громадян України, які виїжджають за кордон на постійне місце проживання або на строк понад 90 днів. Відповідальний за ведення справи: Департамент міграційної служби. Підстави для формування справи:
- Закон України “Про порядок виїзду і в’їзду громадян України” Порядок формування та ведення справи:
- Порядок №123 від 01.01.20XX “Про реєстрацію виїзду за кордон громадян України”.
- Назва справи: Прийом документів на конкурсну вакансію Опис справи: Прийом документів від кандидатів на роботу на конкурсну вакансію. Відповідальний за ведення справи: Відділ кадрів. Підстави для формування справи:
- Закон України “Про працю”
- Положення про конкурсний відбір на посаду. Порядок формування та ведення справи:
- Положення №456 від 01.01.20XX “Про конкурсний відбір на посаду”.
- Назва справи: Реєстрація виїзду за кордон громадян України Опис справи: Реєстрація громадян України, які виїжджають за кордон на постійне місце проживання або на строк понад 90 днів. Відповідальний за ведення справи: Департамент міграційної служби. Підстави для формування справи:
Номенклатура справ структурного підрозділу
I. Загальні відомості
- Назва структурного підрозділу: ________________________________________
- Місцезнаходження структурного підрозділу: ________________________________________
- Код ЄДРПОУ: ________________________________________
- Фонд: ________________________________________
- Рік складання: ________________________________________
II. Перелік справ
| Індекс справи | Назва справи | Кількість томів | Термін зберігання |
|---|---|---|---|
| 01-01 | Накази (розпорядження) керівника структурного підрозділу з основної діяльності | 1 | 5 років |
| 01-02 | Протоколи засідань ради структурного підрозділу | 1 | 5 років |
| 01-03 | Річні плани роботи структурного підрозділу | 1 | 10 років |
| 01-04 | Звіти про роботу структурного підрозділу | 1 | 5 років |
| 02-01 | Особові справи працівників структурного підрозділу | 1 | 75 років |
| 02-02 | Трудові договори з працівниками структурного підрозділу | 1 | 75 років |
| 02-03 | Накази (розпорядження) про особовий склад структурного підрозділу | 1 | 75 років |
| 02-04 | Посадові інструкції працівників структурного підрозділу | 1 | 10 років |
| 03-01 | Документи з кадрового обліку працівників структурного підрозділу (нагородження, відпустки, лікарняні, тощо) | 1 | 75 років |
| 03-02 | Акти про прийняття та здачу матеріальних цінностей | 1 | 5 років |
| 03-03 | Інвентарні описи матеріальних цінностей | 1 | 5 років |
| 03-04 | Договори купівлі-продажу матеріальних цінностей | 1 | 5 років |
| 04-01 | Листування з вищестоящими органами | 1 | 5 років |
| 04-02 | Листування з підпорядкованими органами | 1 | 5 років |
| 04-03 | Листування з іншими установами та організаціями | 1 | 5 років |
| 05-01 | Документи з бухгалтерського обліку | 1 | 75 років |
| 05-02 | Податкові декларації та звіти | 1 | 5 років |
| 05-03 | Аудиторські висновки | 1 | 5 років |
| 06-01 | Документи з матеріально-технічного забезпечення | 1 | 5 років |
| 06-02 | Акти про списання матеріальних цінностей | 1 | 5 років |
| 06-03 | Документи про проведення ремонтних робіт | 1 | 5 років |
| 07-01 | Документи про інвентаризацію майна | 1 | 5 років |
| 07-02 | Акти про проведення інвентаризації майна | 1 | 5 років |
| 07-03 | Протоколи розбіжностей за результатами інвентаризації | 1 | 5 років |
| 08-01 | Документи про охорону праці та безпеку | 1 | 5 років |
| 08-02 | Накази (розпорядження) з питань охорони праці та безпеки | 1 | 5 років |
| 08-03 | Інструкції з охорони праці та безпеки | 1 | 5 років |
| 08-04 | Акти про проведення інструктажів з охорони праці та безпеки | 1 | 5 років |
| 09-01 | Документи про діяльність громадських організацій | 1 | 5 років |
Ось шаблон Номенклатура справ структурного підрозділу з вказівкою відповідних законів України та прикладами заповнення:
Номенклатура справ структурного підрозділу [назва підрозділу]
I. Організаційні документи
- Статут [назва підрозділу] (ст. 24 Закону України “Про державні органи та органи місцевого самоврядування”)
- Положення про [назва підрозділу] (ст. 25 Закону України “Про державні органи та органи місцевого самоврядування”)
- Інструкція про порядок роботи [назва підрозділу] (ст. 26 Закону України “Про державні органи та органи місцевого самоврядування”)
II. Документи з кадрових питань
- Перелік посадових інструкцій працівників [назва підрозділу] (ст. 21 Закону України “Про працю”)
- Довідка про працівника [прізвище, ім’я, по батькові] (ст. 22 Закону України “Про працю”)
- Акт про звільнення від роботи [прізвище, ім’я, по батькові] (ст. 36 Закону України “Про працю”)
III. Документи з фінансових питань
- Бюджет [назва підрозділу] на [рік] (ст. 14 Закону України “Про бюджетний кодекс України”)
- Акт про прийняття до оплати [назва документа] (ст. 15 Закону України “Про бюджетний кодекс України”)
- Довідка про фінансовий звіт [назва підрозділу] за [період] (ст. 16 Закону України “Про бюджетний кодекс України”)
IV. Документи з адміністративних питань
- Акт про прийняття до експлуатації [назва об’єкта] (ст. 17 Закону України “Про архітектурну діяльність”)
- Довідка про результати перевірки [назва об’єкта] (ст. 18 Закону України “Про архітектурну діяльність”)
- Акт про ліквідацію [назва об’єкта] (ст. 19 Закону України “Про архітектурну діяльність”)
V. Документи з інформаційних питань
- Акт про створення [назва інформаційної системи] (ст. 10 Закону України “Про інформацію”)
- Довідка про доступ до [назва інформаційної системи] (ст. 11 Закону України “Про інформацію”)
- Акт про видалення [назва інформаційної системи] (ст. 12 Закону України “Про інформацію”)
Примітка: Указані зразки документів можуть бути змінені або доповнені залежно від потреб та особливостей діяльності структурного підрозділу.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
