Наказ про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами під час воєнного стану (якщо у працівника немає КЕП) є критично важливим документом в умовах сучасних викликів, з якими стикнулася Україна. Цей наказ відображає нагальну потребу адаптації кадрових процесів до реалій воєнного часу, коли традиційні методи обміну документами можуть бути ускладнені або неможливі, а не всі працівники мають технічну можливість використовувати кваліфікований електронний підпис (КЕП).
Складання такого наказу може викликати значну спантеличеність як у роботодавців, так і у працівників. Виникає безліч питань: як забезпечити юридичну силу документів, переданих електронним шляхом без використання КЕП, які засоби зв’язку можна вважати надійними та безпечними в умовах воєнного стану, як верифікувати особу працівника без фізичної присутності? Ця невизначеність може призвести до поривчастих дій, коли роботодавець намагається швидко впровадити нові методи комунікації, не врахувавши всіх юридичних нюансів та можливих наслідків. Однак важливо зберігати спокій та діяти виважено, враховуючи інтереси всіх сторін трудових відносин та дотримуючись вимог законодавства.
Наказ про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами під час воєнного стану для працівників без КЕП не має стандартизованої форми, затвердженої на законодавчому рівні. Це дає роботодавцям певну свободу у формулюванні та структуруванні цього документа. Однак, незважаючи на відсутність суворо регламентованої форми, наказ повинен відповідати загальним вимогам до оформлення розпорядчих документів та містити ряд обов’язкових елементів. Серед них – повне найменування підприємства, дата та місце видання наказу, його порядковий номер, заголовок, що відображає суть наказу, підстави для його видання, розпорядчу частину з чітко сформульованими вказівками, а також підпис уповноваженої особи.
Необхідність у виданні такого наказу виникає у зв’язку з неможливістю або ускладненням традиційних способів обміну документами, наприклад, через фізичне пошкодження офісів, евакуацію персоналу, проблеми з поштовим зв’язком тощо, а також у ситуації, коли значна частина працівників не має КЕП. Цей наказ покликаний забезпечити безперервність кадрових процесів та законність оформлення трудових відносин в умовах воєнного стану, навіть за відсутності у працівників технічних засобів для використання КЕП.
У наказі про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами сторонами виступають роботодавець, який видає наказ, та працівники, які не мають кваліфікованого електронного підпису. Важливо розуміти, що такий наказ повинен враховувати технічні можливості та обмеження працівників, які можуть перебувати в різних умовах, включаючи тимчасово окуповані території або зони активних бойових дій.
Оформлення наказу вимагає особливої уважності та чіткості формулювань. У вступній частині наказу варто вказати підстави для його видання, наприклад, посилання на Закон України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану” та конкретні обставини, що зумовили необхідність зміни способу обміну документами. У розпорядчій частині необхідно чітко вказати, які саме засоби зв’язку будуть використовуватися для обміну кадровими документами (наприклад, електронна пошта, месенджери, SMS-повідомлення), порядок підтвердження отримання документів, методи верифікації особи працівника (наприклад, використання кодових слів або відеозв’язку), вимоги до форматів файлів, що надсилаються, та інші важливі деталі процесу електронного обміну документами.
Складання наказу зазвичай доручається фахівцю кадрової служби або юристу підприємства у співпраці з IT-відділом. Цей процес вимагає не лише знання трудового законодавства та особливостей кадрового діловодства, але й розуміння технічних аспектів різних засобів зв’язку та їх безпеки. Особливу увагу слід приділити розробці механізмів, які б забезпечували достовірність та цілісність документів, переданих без використання КЕП. Після складання проект наказу погоджується з відповідними службами (юридичним відділом, IT-відділом, службою безпеки) і подається на підпис керівнику підприємства або уповноваженій особі.
Важливо пам’ятати, що видання наказу про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами під час воєнного стану для працівників без КЕП має враховувати питання інформаційної безпеки та захисту персональних даних працівників ще ретельніше, ніж у випадку з використанням КЕП. Тому при підготовці наказу слід передбачити додаткові заходи для забезпечення конфіденційності та цілісності документів, що передаються електронним шляхом, а також механізми підтвердження волевиявлення працівника.
Таким чином, наказ про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами під час воєнного стану для працівників без КЕП є важливим інструментом адаптації кадрових процесів до складних умов воєнного часу. Він дозволяє забезпечити безперервність трудових відносин, законність оформлення кадрових документів та ефективну комунікацію між роботодавцем та працівниками в умовах, коли традиційні методи обміну документами можуть бути недоступними, а використання КЕП неможливе. Правильне складання та оформлення такого наказу допомагає уникнути потенційних правових колізій та забезпечити ефективну роботу підприємства в цілому, враховуючи при цьому інтереси як роботодавця, так і працівників, які опинилися в складних життєвих обставинах через воєнний стан.
Приклади
[Назва підприємства/установи/організації]
НАКАЗ
[Дата] [Місце видання] № [Номер наказу]
Про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами під час воєнного стану
Відповідно до статті 60-2 Кодексу законів про працю України, Закону України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану” та у зв’язку з необхідністю забезпечення безперервності кадрових процесів в умовах воєнного стану для працівників, які не мають кваліфікованого електронного підпису (КЕП),
НАКАЗУЮ:
1. Визначити наступні засоби зв’язку для обміну кадровими документами між роботодавцем та працівниками, які не мають КЕП:
1.1. Корпоративна електронна пошта: [вказати домен електронної пошти]
1.2. Месенджер: [вказати назву месенджера, наприклад, Telegram, Viber]
1.3. SMS-повідомлення на номер телефону, зареєстрований у відділі кадрів
2. Встановити наступний порядок обміну кадровими документами:
2.1. Кадрові документи надсилаються у форматі PDF або фотографії чіткої якості.
2.2. Підтвердження отримання та згоди з документом здійснюється шляхом надсилання відповідного повідомлення із зазначенням ПІБ працівника та дати.
2.3. Для верифікації особи працівника використовувати кодове слово, яке працівник повинен вказати при відправленні важливих документів.
3. Відділу кадрів:
3.1. Створити та вести реєстр актуальних контактних даних працівників (електронні адреси, номери телефонів).
3.2. Розробити та затвердити інструкцію з використання визначених засобів зв’язку для обміну кадровими документами.
3.3. Провести інструктаж працівників щодо порядку обміну кадровими документами з використанням визначених засобів зв’язку.
3.4. Забезпечити зберігання електронних копій кадрових документів та підтверджень їх отримання.
4. IT-відділу:
4.1. Забезпечити технічну підтримку визначених засобів зв’язку.
4.2. Впровадити необхідні заходи для захисту інформації при обміні кадровими документами.
5. Встановити, що оригінали паперових документів мають бути надані працівником роботодавцю при першій можливості після припинення або скасування воєнного стану.
6. Цей наказ діє на період дії воєнного стану та протягом 30 днів після його припинення або скасування.
7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на [посада, ПІБ].
[Посада керівника] [Підпис] [ПІБ]
З наказом ознайомлені:
[ПІБ працівника] [Підпис] [Дата]
[ПІБ працівника] [Підпис] [Дата]
…
Примітки:
– Цей наказ розроблено відповідно до вимог Кодексу законів про працю України та Закону України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану”.
– Згідно зі статтею 2 Закону України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану”, на період дії воєнного стану вводяться обмеження конституційних прав і свобод людини і громадянина відповідно до статей 43, 44 Конституції України.
– Відповідно до статті 7 цього ж Закону, роботодавець може запроваджувати дистанційну роботу без обов’язкового укладення трудового договору про дистанційну роботу в письмовій формі.
Приклад заповнення:
ТОВ “Українські Технології”
НАКАЗ
15.11.2024 м. Львів № 78-К
Про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами під час воєнного стану
Відповідно до статті 60-2 Кодексу законів про працю України, Закону України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану” та у зв’язку з необхідністю забезпечення безперервності кадрових процесів в умовах воєнного стану для працівників, які не мають кваліфікованого електронного підпису (КЕП),
НАКАЗУЮ:
1. Визначити наступні засоби зв’язку для обміну кадровими документами між роботодавцем та працівниками, які не мають КЕП:
1.1. Корпоративна електронна пошта: @ukrtech.com
1.2. Месенджер: Telegram
1.3. SMS-повідомлення на номер телефону, зареєстрований у відділі кадрів
2. Встановити наступний порядок обміну кадровими документами:
2.1. Кадрові документи надсилаються у форматі PDF або фотографії чіткої якості.
2.2. Підтвердження отримання та згоди з документом здійснюється шляхом надсилання відповідного повідомлення із зазначенням ПІБ працівника та дати.
2.3. Для верифікації особи працівника використовувати кодове слово, яке працівник повинен вказати при відправленні важливих документів.
3. Відділу кадрів:
3.1. Створити та вести реєстр актуальних контактних даних працівників до 25.11.2024.
3.2. Розробити та затвердити інструкцію з використання визначених засобів зв’язку для обміну кадровими документами до 30.11.2024.
3.3. Провести інструктаж працівників щодо порядку обміну кадровими документами з використанням визначених засобів зв’язку до 05.12.2024.
3.4. Забезпечити зберігання електронних копій кадрових документів та підтверджень їх отримання з 01.12.2024.
4. IT-відділу:
4.1. Забезпечити технічну підтримку визначених засобів зв’язку з 01.12.2024.
4.2. Впровадити необхідні заходи для захисту інформації при обміні кадровими документами до 30.11.2024.
5. Встановити, що оригінали паперових документів мають бути надані працівником роботодавцю при першій можливості після припинення або скасування воєнного стану.
6. Цей наказ діє на період дії воєнного стану та протягом 30 днів після його припинення або скасування.
7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника директора з персоналу Петренко О.В.
Директор [Підпис] Коваленко М.С.
З наказом ознайомлені:
Петренко О.В. [Підпис] 15.11.2024
Сидоренко А.П. [Підпис] 15.11.2024
…
Я створив шаблон Наказу про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами під час воєнного стану (якщо у працівника немає КЕП) українською мовою, включаючи всі необхідні елементи та приклад заповнення. Цей шаблон відповідає вимогам українського законодавства та містить посилання на відповідні закони.
Шаблон включає основні складові наказу: назву підприємства, дату та місце видання, номер наказу, заголовок, преамбулу з посиланням на законодавство та підстави для видання наказу, розпорядчу частину з чітко сформульованими пунктами, підпис керівника та місце для підписів працівників про ознайомлення.
У примітках вказано основні закони та їх положення, які регулюють питання організації трудових відносин в умовах воєнного стану. Це допоможе користувачам краще розуміти правову основу для видання такого наказу.
Приклад заповнення демонструє, як може виглядати заповнений наказ для конкретного підприємства. Це допоможе користувачам краще зрозуміти, як правильно вносити дані в кожен розділ документа.
Цей шаблон можна легко адаптувати під конкретні потреби підприємства, змінюючи засоби зв’язку, порядок обміну документами та інші деталі відповідно до специфіки організації робочого процесу та технічних можливостей.
Наказ про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами під час воєнного стану у випадку, коли працівники не мають кваліфікованого електронного підпису, регулює процес взаємодії між роботодавцем і працівниками в умовах відсутності можливості використовувати КЕП. Документ базується на положеннях законодавства України, зокрема Кодексу законів про працю та Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг”, і визначає інші прийнятні способи передачі документів, зокрема електронну пошту чи інші цифрові платформи.
Приклад заповнення:
ТОВ “Приклад”
Наказ № 50
м. Київ
2 жовтня 2024 року
Про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами під час воєнного стану
З метою забезпечення безперебійного обміну кадровими документами між працівниками та адміністрацією підприємства під час воєнного стану та у зв’язку з відсутністю кваліфікованого електронного підпису (КЕП) у частини працівників, відповідно до Кодексу законів про працю України та Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг”,
НАКАЗУЮ:
1. Визначити основним засобом обміну кадровими документами між працівниками, що не мають КЕП, та адміністрацією підприємства електронну пошту, з обов’язковим підтвердженням отримання документів шляхом зворотного повідомлення або використанням цифрових платформ, які дозволяють підтверджувати факт відправлення та отримання документів.
2. Встановити, що всі кадрові документи (заяви, повідомлення, накази тощо) можуть надсилатися працівникам на їх електронні адреси, зазначені у відділі кадрів. У разі отримання документів працівник зобов’язаний підтвердити факт отримання шляхом відповіді на електронне повідомлення.
3. Для працівників, що не мають можливості використовувати електронну пошту, дозволити передачу кадрових документів через месенджери (наприклад, Viber, Telegram) або інші цифрові платформи за умови підтвердження отримання документів працівником.
4. Відділу кадрів забезпечити реєстрацію всіх кадрових документів, що передаються у електронному вигляді, та зберігати відповідні підтвердження отримання працівниками цих документів.
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на начальника відділу кадрів Гончаренко Олену Михайлівну.
Підстава: відсутність у працівників кваліфікованого електронного підпису та необхідність забезпечення безперервного документообігу під час воєнного стану.
Директор ТОВ “Приклад”
Іваненко Іван Іванович
(підпис)
З наказом ознайомлені:
(підписи працівників)
Цей наказ регулює процес обміну документами з працівниками, які не мають КЕП, шляхом використання доступних електронних засобів зв’язку з підтвердженням отримання. Це забезпечує ефективний документообіг навіть в умовах відсутності доступу до більш захищених електронних підписів.
Шаблон наказу про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами під час воєнного стану (без КЕП)
Наказ про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами – це офіційний документ, який видається роботодавцем і визначає порядок обміну кадровими документами з працівниками в умовах воєнного стану в ситуації, коли працівник не має кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
Законодавча база:
- Кодекс законів про працю України: регулює загальні питання трудових відносин, умови праці, оплату праці тощо.
- Закон України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану”: надає додаткові повноваження роботодавцю щодо регулювання трудових відносин в умовах воєнного стану, зокрема, дозволяє використовувати електронні документи.
Шаблон наказу може включати такі реквізити:
- Найменування підприємства: Повна офіційна назва підприємства.
- Номер і дата наказу: Унікальний номер і дата складання наказу.
- Заголовок: Наказ про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами.
- Текст наказу:
- Вступна частина: посилання на Закон України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану”.
- Основна частина:
- Визначення переліку кадрових документів, які можуть обмінюватися в електронній формі (накази, додатки до трудових договорів, повідомлення про зміну умов праці тощо).
- Встановлення способу підтвердження отримання документів працівником (наприклад, відправка SMS-повідомлення з кодом підтвердження, листи рекомендованим поштовим відправленням з повідомленням про вручення тощо).
- Визначення платформи або засобу електронного зв’язку, який використовуватиметься для обміну документами (електронна пошта, месенджери, телефонний зв’язок тощо).
- Встановлення порядку зберігання електронних документів.
- Заключна частина: вказівка на те, що працівники ознайомлені з наказом під власноручний підпис або іншим способом, передбаченим наказом.
- Підписи: Підписи керівника підприємства та працівників.
Наказ про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами під час воєнного стану повинен бути складений роботодавцем, якщо у працівника немає КЕП (Код Електронного Підпису). За законодавством України, такий документ повинен бути складений за формою, затвердженою Міністерством праці та соціальної політики України.
Наказ повинен містити наступні дані:
* прізвище, ім’я та по батькові роботодавця;
* дата народження;
* посада, з якою працює роботодавець;
* дата початку дії наказу;
* дата закінчення дії наказу;
* прізвище, ім’я та по батькові працівника, який не має КЕП;
* засоби зв’язку для обміну кадровими документами (наприклад, телефон, факс, тощо);
* причини визначення засобів зв’язку;
* підпис роботодавця.
Наприклад, наказ може виглядати наступним чином:
“Наказ про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами під час воєнного стану
Прізвище, ім’я та по батькові: Петров Олександр Олександрович
Дата народження: 12.06.1975
Посада: генеральний директор
Дата початку дії наказу: 01.08.2022
Дата закінчення дії наказу: 31.12.2022
Прізвище, ім’я та по батькові працівника: Іванів Олексій Васильович
Засоби зв’язку для обміну кадровими документами: телефон 0987654321, факс 0441234567
Причини визначення засобів зв’язку: необхідність забезпечення обміну кадровими документами під час воєнного стану
Підпис: Петров Олександр Олександрович, генеральний директор”
Наказ повинен бути складений не пізніше 10 днів перед визначенням засобів зв’язку. Копія наказу повинна бути надана працівнику не пізніше 5 днів після складання.
За законодавством України, наказ про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами під час воєнного стану повинен бути виконаний працівником протягом 10 днів після його складання.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
