Наказ про встановлення дистанційного режиму роботи на час дії воєнного стану за бажанням працівника – це документ, який став особливо актуальним в умовах сучасних реалій України. Але що ж це за документ? І чому він викликає стільки запитань як у роботодавців, так і у працівників?
Уявіть ситуацію: ви – керівник підприємства, і до вас звертається працівник з проханням перевести його на дистанційну роботу через загрозу безпеці в регіоні, де він проживає. Як правильно оформити це рішення? Які нюанси потрібно врахувати? І чи маєте ви право відмовити працівнику в такому проханні?
Цей наказ – це офіційний розпорядчий документ, який видається роботодавцем для оформлення переведення працівника на дистанційний режим роботи в умовах воєнного стану. Здається, все просто: отримав заяву від працівника – видав наказ. Але чи завжди це так? І які підводні камені можуть чекати на вас у цьому, здавалося б, простому процесі?
Існує кілька видів таких наказів, залежно від конкретної ситуації. Це може бути наказ про тимчасове переведення на дистанційну роботу з чітко визначеним терміном або наказ про переведення на невизначений термін – до закінчення дії воєнного стану. Але що робити, якщо працівник хоче працювати дистанційно лише частину робочого часу? Чи можна це передбачити в наказі?
Навіщо ж потрібен цей документ? Здавалося б, достатньо просто домовитися з працівником про дистанційну роботу. Але наказ – це не просто формальність. Це офіційний документ, який регулює трудові відносини в особливих умовах, визначає права та обов’язки сторін, а також захищає як працівника, так і роботодавця від можливих непорозумінь та конфліктів. Без цього наказу можуть виникнути проблеми з оплатою праці, забезпеченням безпеки працівника, контролем за виконанням робочих завдань. Дивно? Але це реальність сучасних трудових відносин в умовах воєнного стану.
Вимоги до наказу про встановлення дистанційного режиму роботи на час дії воєнного стану за бажанням працівника на перший погляд здаються простими: вказати дані працівника, посаду, причину переведення на дистанційну роботу, термін дії такого режиму. Але чи завжди цього достатньо? Що робити, якщо необхідно визначити особливі умови роботи, наприклад, надання працівнику обладнання для роботи або встановлення особливого режиму звітності? Ці нюанси можуть суттєво вплинути на зміст наказу.
Наказ про встановлення дистанційного режиму роботи складають за різних умов, але найчастіше – коли працівник звертається з відповідною заявою через загрозу його безпеці або неможливість дістатися до місця роботи в умовах воєнного стану. Однак, чи знаєте ви, що роботодавець також може ініціювати таке переведення? І що робити, якщо працівник не погоджується на дистанційну роботу, а ви як роботодавець вважаєте це необхідним для забезпечення безперервності бізнес-процесів? Ці питання часто спантеличують роботодавців.
Хто ж виступає сторонами в цьому документі? З одного боку – це роботодавець, який видає наказ. З іншого – працівник, якого переводять на дистанційну роботу. Але чи завжди їхні інтереси співпадають? І що робити, якщо виникає конфлікт щодо умов дистанційної роботи?
Вимоги до оформлення наказу про встановлення дистанційного режиму роботи здаються простими: він повинен бути надрукований на фірмовому бланку підприємства, містити всі необхідні реквізити та бути підписаним уповноваженою особою. Але чи достатньо цього? Що робити, якщо у вас електронний документообіг? І як бути з ознайомленням працівника з наказом, якщо він вже фізично не знаходиться в офісі?
Складає наказ про встановлення дистанційного режиму роботи зазвичай працівник відділу кадрів або інша уповноважена особа. Але як бути, якщо у вас невелике підприємство і немає окремого кадровика? Чи може керівник сам скласти такий наказ? І як це правильно зробити, щоб не порушити вимог законодавства?
Процес складання наказу може здатися простим, але він вимагає уваги до деталей. Ви повинні чітко вказати підстави для переведення на дистанційну роботу, термін дії такого режиму, особливості організації робочого процесу. Але чи завжди цього достатньо? Що робити, якщо необхідно передбачити можливість періодичного відвідування офісу працівником або встановити особливий порядок комунікації?
У світі, де трудові відносини стають все складнішими, а умови праці постійно змінюються через зовнішні фактори, важливо бути готовим до різних ситуацій. Наказ про встановлення дистанційного режиму роботи на час дії воєнного стану за бажанням працівника – це не просто формальність. Це важливий інструмент управління персоналом та забезпечення безпеки працівників в умовах нестабільності. Але чи завжди ми вміємо правильно ним користуватися?
Пам’ятайте, що кожна ситуація унікальна, і те, що підходить для одного випадку, може не спрацювати в іншому. Тому так важливо розуміти всі нюанси складання наказу про встановлення дистанційного режиму роботи. Це допоможе вам не тільки правильно оформити трудові відносини в особливих умовах, але й забезпечити ефективну роботу підприємства та захистити права працівників у складний для країни час.
Приклади
Товариство з обмеженою відповідальністю “Назва підприємства”
Код ЄДРПОУ XXXXXXXX
НАКАЗ № ___
м. [Назва міста] “[число]” [місяць] [рік] р.
Про встановлення дистанційного режиму роботи
на час дії воєнного стану
Відповідно до статті 60-2 Кодексу законів про працю України, Закону України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану” від 15.03.2022 № 2136-IX, на підставі заяви працівника від [дата заяви],
НАКАЗУЮ:
1. Встановити [Прізвище, ім’я, по батькові працівника у давальному відмінку], [посада у давальному відмінку], дистанційний режим роботи з [дата початку] на період дії правового режиму воєнного стану.
2. Визначити робоче місце працівника за адресою: [вказати адресу].
3. Встановити наступний режим роботи:
– початок роботи: [час]
– закінчення роботи: [час]
– перерва для відпочинку і харчування: з [час] до [час]
4. Працівнику забезпечити:
– наявність надійного інтернет-зв’язку, технічних засобів для виконання роботи дистанційно та приймання/передачі інформації;
– своєчасне виконання дорученої роботи;
– дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку;
– збереження конфіденційної інформації підприємства.
5. Комунікацію між працівником та керівництвом здійснювати за допомогою [вказати засоби зв’язку: телефон, електронна пошта, месенджери тощо].
6. [Прізвище та ініціали відповідальної особи], [посада відповідальної особи], ознайомити працівника з даним наказом під підпис.
7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на [посада та ПІБ відповідальної особи у знахідному відмінку].
[Посада керівника] [підпис] [ініціали, прізвище]
З наказом ознайомлений:
[підпис працівника] [дата ознайомлення]
Примітки:
1. При заповненні наказу вказуйте конкретні дати та умови відповідно до ситуації та домовленостей з працівником.
2. Відповідно до статті 60-2 КЗпП України, дистанційна робота – це форма організації праці, за якої робота виконується працівником поза робочими приміщеннями чи територією власника або уповноваженого ним органу, в будь-якому місці за вибором працівника та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.
3. Згідно з Законом України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану”, на час воєнного стану роботодавець може в односторонньому порядку змінювати істотні умови праці працівника, але лише з метою відвернення або ліквідації наслідків збройної агресії проти України.
4. У разі зміни місця роботи працівником, він повинен повідомити про це роботодавця.
Приклад заповнення:
Товариство з обмеженою відповідальністю “Сонячний промінь”
Код ЄДРПОУ 12345678
НАКАЗ № 78
м. Київ “15” серпня 2023 р.
Про встановлення дистанційного режиму роботи
на час дії воєнного стану
Відповідно до статті 60-2 Кодексу законів про працю України, Закону України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану” від 15.03.2022 № 2136-IX, на підставі заяви працівника від 14.08.2023,
НАКАЗУЮ:
1. Встановити Іваненку Івану Івановичу, менеджеру з продажу, дистанційний режим роботи з 16.08.2023 на період дії правового режиму воєнного стану.
2. Визначити робоче місце працівника за адресою: м. Львів, вул. Шевченка, 10, кв. 5.
3. Встановити наступний режим роботи:
– початок роботи: 09:00
– закінчення роботи: 18:00
– перерва для відпочинку і харчування: з 13:00 до 14:00
4. Працівнику забезпечити:
– наявність надійного інтернет-зв’язку, технічних засобів для виконання роботи дистанційно та приймання/передачі інформації;
– своєчасне виконання дорученої роботи;
– дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку;
– збереження конфіденційної інформації підприємства.
5. Комунікацію між працівником та керівництвом здійснювати за допомогою корпоративної електронної пошти та месенджера Slack.
6. Петренко О.В., інспектору з кадрів, ознайомити працівника з даним наказом під підпис.
7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника директора з персоналу Сидоренка С.С.
Директор [підпис] П.П. Петренко
З наказом ознайомлений:
[підпис працівника] 15.08.2023
Ось шаблон Наказу про встановлення дистанційного режиму роботи на час дії воєнного стану за бажанням працівника, який ви можете використовувати як основу. Цей шаблон враховує основні вимоги законодавства України та містить всі необхідні елементи.
При використанні цього шаблону важливо пам’ятати про кілька ключових моментів:
1. Переконайтеся, що ви правильно вказали підставу для видання наказу – заяву працівника.
2. Чітко визначте дату початку дистанційної роботи та вкажіть, що цей режим діє на період воєнного стану.
3. Важливо вказати адресу, за якою працівник буде виконувати роботу дистанційно.
4. Режим роботи має бути чітко визначений, включаючи час початку та закінчення роботи, а також перерву на обід.
5. Обов’язково вкажіть засоби комунікації між працівником та керівництвом.
6. Не забудьте про необхідність ознайомлення працівника з наказом під підпис.
7. Пам’ятайте, що згідно з законодавством, на час воєнного стану ви маєте право в односторонньому порядку змінювати істотні умови праці, але лише з метою відвернення або ліквідації наслідків збройної агресії.
Цей шаблон є універсальним, але кожна ситуація може мати свої особливості. Тому при необхідності не соромтеся звертатися за консультацією до фахівця з трудового права або до вашого юридичного відділу для уточнення деталей.
На підставі статті 60-2 Кодексу законів про працю України, з урахуванням заяви працівника та з метою забезпечення безпеки під час дії воєнного стану ухвалюю:
1. Встановити для [ПІБ працівника, його посада] дистанційний режим роботи на період дії воєнного стану, починаючи з [дата початку дистанційного режиму].
2. Забезпечити виконання працівником службових обов’язків у повному обсязі відповідно до умов дистанційної роботи.
3. Внести зміни до відповідних кадрових документів.
Дата: [дата видання наказу]
Підпис: [підпис керівника]
Печатка: [печатка установи, якщо є]
Шаблон наказу про встановлення дистанційного режиму роботи на час дії воєнного стану
[Назва підприємства, установи, організації]
НАКАЗ
№ [Номер наказу] від [Дата]
Про встановлення дистанційного режиму роботи для працівників
З метою забезпечення безпеки працівників у період дії воєнного стану та враховуючи прохання працівників, керуючись [вказати відповідні статті КЗпП України, наприклад: статтями 32, 174 КЗпП України], наказую:
- Встановити дистанційний режим роботи для наступних працівників: [перелік працівників з зазначенням посад].
- Термін дії дистанційного режиму роботи: з [дата початку] по [дата закінчення] або до закінчення дії воєнного стану.
- Роботодавця забезпечити працівників усіма необхідними технічними засобами та програмним забезпеченням для виконання ними своїх обов’язків у дистанційному режимі.
- Працівникам дотримуватися режиму роботи, встановленого для дистанційного режиму, та виконувати всі доручення керівництва.
- Контроль за виконанням цього наказу покласти на [прізвище, посада відповідальної особи].
Директор
[Підпис]
[Прізвище, ім’я, по батькові]
[Печатка організації]
Пояснення до шаблону:
- Назва підприємства: Вказується повна офіційна назва організації.
- Номер і дата: Присвоюється унікальний номер наказу та дата його видання.
- Підстава: Зазначаються відповідні статті Кодексу законів про працю України, які регулюють дистанційну роботу та особливості її застосування в період воєнного стану.
- Перелік працівників: Вказується конкретний перелік працівників, яким встановлюється дистанційний режим роботи.
- Термін дії: Визначається період, протягом якого діятиме дистанційний режим роботи.
- Забезпечення працівників: Роботодавець зобов’язаний забезпечити працівників всіма необхідними засобами для роботи віддалено.
- Режим роботи: Встановлюється режим роботи для працівників, які працюють дистанційно.
- Контроль: Визначається особа, відповідальна за контроль виконання наказу.
Приклад заповнення:
[ТОВ “ІТ Компанія”]
НАКАЗ
№ 123 від 01.04.2024
Про встановлення дистанційного режиму роботи для працівників
З метою забезпечення безпеки працівників у період дії воєнного стану та враховуючи прохання працівників, керуючись статтями 32, 174 КЗпП України, наказую:
- Встановити дистанційний режим роботи для наступних працівників: Іванова Івана Івановича (програміст), Петрова Петра Петровича (дизайнер), Сидорова Сидора Сидоровича (менеджер з продажів).
- Термін дії дистанційного режиму роботи: з 01.04.2024 по кінець дії воєнного стану.
- Роботодавця забезпечити працівників ноутбуками, доступом до корпоративної мережі та необхідним програмним забезпеченням.
- Працівникам дотримуватися робочого графіку з 9:00 до 18:00 та бути на зв’язку з керівництвом протягом робочого часу.
- Контроль за виконанням цього наказу покласти на Ковальчук Олену Василівну, начальника відділу кадрів.
Директор
[Підпис]
[Сидоров Максим Олегович]
[Печатка ТОВ “ІТ Компанія”]
Ось шаблон Наказу про встановлення дистанційного режиму роботи на час дії воєнного стану за бажанням працівника з вказівкою відповідних законів України та прикладами заповнення:
Наказ про встановлення дистанційного режиму роботи [прізвище та ініціали працівника]
Враховуючи, що [прізвище та ініціали працівника] працює на посаді [назва посади] з [дата початку роботи], на підставі статті 32 Закону України “Про працю” та статті 15 Закону України “Про воєнний стан”, я, [прізвище та ініціали керівника], наказую:
Встановити дистанційний режим роботи для [прізвище та ініціали працівника] на час дії воєнного стану з [дата початку дистанційної роботи] по [дата закінчення дистанційної роботи].
Підстава встановлення дистанційного режиму роботи: бажання працівника.
Умови дистанційної роботи: [вказати умови дистанційної роботи, наприклад, використання електронних засобів зв’язку, виконання завдань у віддаленому режимі тощо].
Копія цього наказу буде надана [прізвище та ініціали працівника] для ознайомлення.
Наказ вступає в силу з моменту підписання.
Місце для підпису: ______________________________________
Дата: _______________________________________________
Примітка: у тексті наказу повинні бути вказані конкретні статті законів України, які регламентують процедуру встановлення дистанційного режиму роботи на час дії воєнного стану. Крім того, текст наказу повинен бути чітким, зрозумілим і не містити суперечливих положень.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
