⋙ Наказ про створення структурного підрозділу організації та внесення змін до штатного розпису

Цей важливий документ регулює ключові аспекти організаційної структури підприємства, відображаючи його еволюцію та необхідність постійного вдосконалення.

Насамперед, варто зазначити, що наказ про створення структурного підрозділу є офіційним розпорядчим документом, який видається керівником організації. Він визначає порядок формування нового структурного підрозділу, його функції, повноваження, підпорядкованість та відповідальність. Цей наказ може бути викликаний різними причинами – від розширення діяльності підприємства та необхідності оптимізації внутрішньої структури до змін у законодавстві, які вимагають створення нових підрозділів. Наприклад, коли організація відкриває новий офіс у іншому місті, виникає потреба сформувати там окремий структурний підрозділ, підпорядкований головному офісу.

Крім того, наказ про створення структурного підрозділу часто супроводжується внесенням змін до штатного розпису організації. Це пов’язано з тим, що нові підрозділи потребують відповідної кількості штатних одиниць – від керівних посад до рядових виконавців. Таким чином, наказ виступає своєрідним каталізатором для перегляду та оновлення організаційної структури підприємства, забезпечуючи її відповідність поточним потребам.

Варто зазначити, що існують різні форми та види таких наказів, які можуть відрізнятися залежно від специфіки діяльності, масштабів та складності організації. Наприклад, наказ може стосуватися створення нового відділу, філії, представництва чи іншого структурного підрозділу. Також можуть передбачатися зміни у підпорядкуванні, назві або функціях вже існуючих підрозділів. Крім того, наказ може включати положення щодо реорганізації та ліквідації певних структурних одиниць.

Процес формування та оформлення наказу про створення структурного підрозділу та внесення змін до штатного розпису є досить регламентованим. Як правило, ініціатором виступає керівництво організації або профільний HR-підрозділ, які аналізують поточну ситуацію та визначають необхідні трансформації. Підготовлений проект наказу узгоджується з юридичною службою, бухгалтерією та іншими зацікавленими сторонами, щоб забезпечити відповідність чинному законодавству та внутрішнім політикам. Після затвердження керівником, наказ доводиться до відома всіх працівників, яких він стосується.

Варто також зазначити, що наказ про створення структурного підрозділу та внесення змін до штатного розпису має відповідати встановленим вимогам щодо оформлення. Він повинен містити чітку інформацію про мету, дату набрання чинності, перелік створюваних або реорганізованих підрозділів, їхні функції та повноваження, кількість штатних одиниць, джерела фінансування тощо. Крім того, наказ має бути належним чином підписаний керівником організації та скріплений печаткою.

Загалом, наказ про створення структурного підрозділу та внесення змін до штатного розпису є важливим інструментом управління організацією, який дозволяє оперативно реагувати на внутрішні та зовнішні зміни, забезпечуючи ефективне функціонування та розвиток підприємства. Ретельне дотримання вимог щодо його підготовки та затвердження гарантує законність та обґрунтованість управлінських рішень, а також захищає права та інтереси всіх працівників.

Приклади

Наказ про створення структурного підрозділу організації та внесення змін до штатного розпису є важливим документом, який регламентує процес формування нових структурних одиниць у межах підприємства. Відповідно до Закону України “Про організації роботодавців, їх об’єднання, права і гарантії їх діяльності”, керівник організації має право приймати рішення щодо оптимізації структури та штатного розпису з урахуванням потреб виробництва. Тому наказ про створення нового структурного підрозділу та супутні зміни в штатному розкладі є цілком законним та необхідним заходом.

Типовий наказ про створення структурного підрозділу організації міститиме таку інформацію:

Найменування організації, її організаційно-правова форма та місцезнаходження.
Номер та дата наказу.
Підстава для видання наказу (аналіз поточної ситуації, рішення керівництва, вимоги законодавства тощо).
Найменування нового структурного підрозділу, його місцезнаходження (у разі відокремленого підрозділу), підпорядкованість.
Мета та основні функції новоствореного підрозділу.
Штатна чисельність підрозділу, посади та їх кількість.
Джерела фінансування діяльності підрозділу.
Відповідальна особа за організацію роботи новоствореного підрозділу.
Строки та порядок введення в дію наказу.
Підпис керівника організації або уповноваженої особи.

Наприклад, наказ може мати таке формулювання:

НАКАЗ про створення відділу маркетингу та внесення змін до штатного розпису

м. Київ 01 вересня 2023 року № 125

Відповідно до Закону України “Про організації роботодавців, їх об’єднання, права і гарантії їх діяльності”, з метою підвищення ефективності маркетингової діяльності та розширення присутності продукції підприємства на цільових ринках

НАКАЗУЮ:

Створити у складі ТОВ “Альфа” відділ маркетингу, підпорядкувавши його безпосередньо комерційному директору.
Затвердити структуру та штатну чисельність відділу маркетингу у кількості 5 осіб:

начальник відділу маркетингу – 1 од.;
маркетолог – 2 од.;
менеджер з реклами – 1 од.;
спеціаліст з аналітики – 1 од.

Фінансування діяльності відділу маркетингу здійснювати за рахунок коштів загального фонду підприємства.
Призначити начальником відділу маркетингу Петренка І.І.
Контроль за виконанням цього наказу покласти на комерційного директора Іваненка А.А.
Наказ набирає чинності з 01 жовтня 2023 року.

Генеральний директор Іваненко О.С.

Таким чином, наказ про створення структурного підрозділу та внесення змін до штатного розпису є комплексним документом, який забезпечує юридичну основу для трансформації організаційної структури підприємства відповідно до його потреб.

Наказ

Про створення структурного підрозділу організації та внесення змін до штатного розпису

На виконання вимог законодавства України, зокрема закон України “Про організацію державної служби” та [інші відповідні закони], з метою оптимізації робочих процесів та підвищення ефективності діяльності організації:

Створити новий структурний підрозділ – [назва підрозділу].
Затвердити робочу штатну одиницю для цього підрозділу, згідно з прикладеним списком посад та зазначити їх функціональні обов’язки.
Внести зміни до штатного розпису, додавши нову штатну одиницю та визначивши відповідальних за кожну посаду.
Переглянути та затвердити положення про новий підрозділ.
Забезпечити інформування працівників організації про внесені зміни та їх відповідальність.

Заступник директора з кадрової роботи [підпис] (П.І.Б)

Дата: [дата]

Приклад заповнення:

Новий структурний підрозділ – Відділ інноваційного розвитку

Штатна одиниця: Начальник відділу інноваційного розвитку

Функціональні обов’язки:

Розробка стратегії інноваційного розвитку організації
Координація процесу впровадження нових технологій та інноваційних рішень
Взаємодія з науковими установами та іншими партнерами для спільного проведення досліджень та проектів
Аналіз ринку та конкурентного середовища для виявлення можливостей розвитку

Штатна одиниця: Фахівець з інноваційних технологій

Функціональні обов’язки:

Вивчення та аналіз новітніх технологій у відповідній галузі
Участь у впровадженні інноваційних проектів та програм
Підготовка звітів та аналітичних матеріалів з питань інноваційного розвитку
Консультування колег щодо використання новітніх технологій

Такі приклади заповнення можуть бути корисними для підготовки наказу та штатного розпису.

Наказ про створення структурного підрозділу організації та внесення змін до штатного розпису

[Місце видання]

[Дата]

№ [Номер наказу]

Про створення структурного підрозділу організації та внесення змін до штатного розпису

На виконання [назва документа, на підставі якого видається наказ],

НАКАЗУЮ:

Створити в структурі [назва організації] [назва структурного підрозділу] (далі – [назва структурного підрозділу]).
[Назва структурного підрозділу] підпорядковується [посада керівника] [назва вищестоящого структурного підрозділу] (далі – [посада керівника]).
Затвердити Положення про [назва структурного підрозділу] (додаток 1 до цього наказу).
Внести до штатного розпису [назва організації] зміни згідно з додатком 2 до цього наказу.
[Посада керівника] [назва структурного підрозділу] розробити та подати на затвердження штатний розпис [назва структурного підрозділу] до [дата].
Контроль за виконанням цього наказу покласти на [посада керівника] [прізвище, ініціали керівника].

[Прізвище, ініціали керівника]

[Посада керівника]

[Назва організації]

ДОДАТОК 1

Положення про [назва структурного підрозділу]

1. Загальні положення

1.1. [Назва структурного підрозділу] (далі – [назва структурного підрозділу]) є структурним підрозділом [назва організації] (далі – [назва організації]).

1.2. [Назва структурного підрозділу] створюється та ліквідується за наказом [посада керівника] [назва організації].

1.3. [Назва структурного підрозділу] у своїй діяльності керується цим Положенням, а також чинним законодавством України.

2. Мета та завдання [назва структурного підрозділу]

2.1. Метою діяльності [назва структурного підрозділу] є [опис мети].

2.2. Основними завданнями [назва структурного підрозділу] є:

[завдання 1];
[завдання 2];
[інші завдання].

3. Функції [назва структурного підрозділу]

3.1. [Назва структурного підрозділу] виконує такі функції:

[функція 1];
[функція 2];
[інші функції].

4. Структура [назва структурного підрозділу]

4.1. До складу [назва структурного підрозділу] входять:

[перелік відділів, секторів, груп];
[посади керівників цих підрозділів].

5. Керування [назва структурного підрозділу]

5.1. [Назва структурного підрозділу] очолює [посада керівника] [назва структурного підрозділу], який призначається та звільняється з посади за наказом [посада керівника] [назва організації].

5.2. [Посада керівника] [назва структурного підрозділу] здійснює керівництво діяльністю [назва структурного підрозділу], несе відповідальність за виконання поставлених перед [назва структурного підрозділу] завдань.

6. Права та обов’язки [назва структурного підрозділу]

6.1. [Назва структурного підрозділу] має право:

[перелік прав];

6.2. [Назва структурного підрозділу] зобов’язана:

[перелік обов’язків].

7. Фінансування [назва структурного підрозділу]

7.1. Фінансування [назва структурного підрозділу] здійснюється за рахунок [джерела фінансування].

7.2. Кошти, що виділяються на утримання [назва структурного підрозділу], використовуються на:

[витрати 1];
[витрати 2];
[інші витрати].

7.3. [Посада керівника] [назва структурного підрозділу] щоквартально звітує перед [посада керівника] [назва організації] про використання коштів, виділених на утримання [назва структурного підрозділу].

8. Прикінцеві положення

8.1. Цей наказ набирає чинності з дня його підписання.

8.2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на [посада керівника] [прізвище, ініціали керівника].