Доповідна записка керівника кадрової служби про вжиті заходи із з’ясування причин відсутності працівника є важливим документом у внутрішньому управлінні підприємства чи організації. Цей вид документа використовується для інформування вищого керівництва про проведені дії щодо встановлення причин відсутності працівника та з’ясування обставин, що спричинили цю відсутність.
Існують різні види та форми доповідних записок про з’ясування причин відсутності працівника. Це може бути відомість про проведення розмови з працівником для уточнення причин відсутності, анкетування колег чи свідків, перевірка медичної документації або інші відповідні дії. Кожна ситуація вимагає індивідуального підходу та вжиття відповідних заходів для встановлення обставин відсутності.
Головною метою доповідної записки про вжиті заходи щодо з’ясування причин відсутності працівника є інформування вищого керівництва про проведені дії та отримані результати. Це дозволяє керівництву приймати обґрунтовані рішення щодо подальших дій у відношенні до працівника, а також організації робочого процесу в цілому.
До доповідної записки встановлені певні вимоги. Вона має бути оформлена на офіційному бланку підприємства чи організації, містити повне найменування організації, дату складання, повне ПІБ керівника кадрової служби, який складає доповідну записку, а також детально описати проведені заходи та отримані результати.
Сторонами в документі виступають керівник кадрової служби та вище розташоване керівництво підприємства чи організації, яке отримує цей документ для подальшої обробки та прийняття відповідних рішень.
Доповідна записка складається самим керівником кадрової служби або особою, яка має відповідну повноваження та компетенцію для цього. Вона підписується цим керівником та подається до вищого керівництва для подальшої обробки та врахування. Враховуючи важливість цього документа, його складання вимагає відповідального та уважного підходу з боку кадрової служби.
Приклади
Доповідна записка
Дата: [дата складання]
Шановне керівництво,
Я, [ПІБ керівника кадрової служби], керівник кадрової служби підприємства/організації [назва підприємства/організації], згідно зі статтею [вказати номер і назву статті] Трудового кодексу України та виконуючи свої обов’язки, повідомляю вам про вжиті заходи із з’ясування причин відсутності працівника [ПІБ працівника] з [дата по дату].
Згідно з Трудовим кодексом України, керівництво має право вживати заходів для встановлення причин відсутності працівника на роботі. У випадках, коли працівник не з’являється на роботу або відсутність триває протягом тривалого періоду, це може вплинути на робочий процес і ефективність підприємства.
При виявленні відсутності працівника, ми здійснюємо такі заходи:
- Звернення до кадрових документів для перевірки можливих причин відсутності (відпустка, хвороба, відрядження тощо).
- Проведення спілкування з колегами працівника для отримання додаткової інформації щодо причин відсутності.
- Звернення до медичної документації для перевірки медичного заключення, якщо відсутність пов’язана з хворобою.
- При необхідності залучення правового відділу для консультації щодо подальших дій.
Наприклад, у випадку, коли працівник Іванов Петро Миколайович був відсутній на роботі з 10 по 14 квітня 2024 року, ми провели перевірку та виявили, що він був у відпустці за власний рахунок.
Прошу прийняти до уваги цю інформацію та врахувати її при подальшому управлінні персоналом.
З повагою,
[Підпис керівника кадрової служби] [ПІБ керівника кадрової служби] [Посада керівника кадрової служби]
Шаблон Доповідної записки керівника кадрової служби про вжиті заходи із з’ясування причин відсутності працівника
[Місто], [Дата]
[Назва підприємства]
[П.І.Б. керівника]
[Посада керівника]
Від [П.І.Б. керівника кадрової служби]
[Посада]
Доповідна записка
Про вжиті заходи із з’ясування причин відсутності [П.І.Б. працівника]
На Ваше доручення від [дата] мною було вжито заходів щодо з’ясування причин відсутності на роботі [П.І.Б. працівника], [посада], з [дата].
Зокрема:
- [Дата]: проведено телефонну розмову з [П.І.Б. працівника]. Він/вона повідомив(ла), що [причина відсутності].
- [Дата]: надіслано лист на електронну адресу [П.І.Б. працівника] з проханням надати пояснення щодо причин відсутності.
- [Дата]: проведено бесіду з [П.І.Б. працівника] після його/її виходу на роботу.
В результаті вжитих заходів з’ясовано, що:
[П.І.Б. працівника] був(ла) відсутній(ня) на роботі з [дата] по [дата] з [причина].
[Висновок: наприклад, вважаю, що причини відсутності поважні/неповажні].
[Пропозиції: наприклад, пропоную застосувати до [П.І.Б. працівника] дисциплінарне стягнення у вигляді [вид стягнення]/не застосовувати дисциплінарне стягнення].
[Підпис]
[Дата]
Приклади заповнення:
[Місто]: Київ
[Дата]: 2024-03-28
[Назва підприємства]: ТОВ “Експеримент”
[П.І.Б. керівника]: Петренко Іван Іванович
[Посада керівника]: Генеральний директор
[Від]: Сидоренко О.П.
[Посада]: Начальник відділу кадрів
[Дата]: 2024-03-28
[П.І.Б. працівника]: Шевченко Олена Петрівна
[Посада]: бухгалтер
[Дата]: 2024-03-25 – 2024-03-28
[Причина відсутності]: тимчасова непрацездатність у зв’язку з хворобою.
[Висновок]: Вважаю, що причини відсутності поважні.
[Пропозиції]: Не застосовувати дисциплінарне стягнення.
[Підпис]: _____________
[Дата]: _____________
Доповідна записка керівника кадрової служби про вжиті заходи із з’ясування причин відсутності працівника складається відповідно до статей 149, 151 Кодексу законів про працю України та з метою інформування керівництва про перебіг процесу збору пояснень від працівника та докази його відсутності на робочому місці.
Текст доповідної записки:
Директору ТОВ “Назва компанії” (прізвище та ініціали) від начальника відділу кадрів (прізвище, ім’я, по батькові)
Доповідна записка
На виконання Вашого доручення щодо з’ясування причин відсутності на роботі (прізвище, ім’я, по батькові працівника), який обіймає посаду (назва посади) у (назва структурного підрозділу), повідомляю наступне:
- (Дата) року (прізвище, ім’я, по батькові працівника) було направлено лист з пропозицією надати письмове пояснення причин відсутності на роботі (вказати період відсутності).
- Станом на (дата) від (прізвище, ім’я, по батькові працівника) письмових пояснень не надходило.
- До відділу кадрів надійшла доповідна записка від (посада, прізвище, ініціали працівника, що засвідчив факт відсутності) із зазначенням обставин відсутності (прізвище, ім’я, по батькові працівника) на робочому місці (стисло викласти зміст доповідної).
- Пропоную розглянути питання щодо притягнення (прізвище, ім’я, по батькові працівника) до дисциплінарної відповідальності за прогул без поважних причин відповідно до чинного законодавства України.
Начальник відділу кадрів (підпис) (прізвище, ініціали)
Приклади заповнення:
Директору ТОВ “Світанок” Крутько О.В. від начальника відділу кадрів Журавської Л.П.
Доповідна записка
На виконання Вашого доручення щодо з’ясування причин відсутності на роботі Петренко Марії Іванівни, яка обіймає посаду головного бухгалтера у бухгалтерії, повідомляю наступне:
- 17 квітня 2023 року Петренко М.І. було направлено лист з пропозицією надати письмове пояснення причин відсутності на роботі 14 квітня 2023 року.
- Станом на 20 квітня 2023 року від Петренко М.І. письмових пояснень не надходило.
- До відділу кадрів надійшла доповідна записка від начальника бухгалтерії Лісовської О.М. із зазначенням обставин відсутності Петренко М.І. на робочому місці протягом всього робочого дня 14 квітня 2023 року.
- Пропоную розглянути питання щодо притягнення Петренко М.І. до дисциплінарної відповідальності за прогул без поважних причин відповідно до чинного законодавства України.
Начальник відділу кадрів (підпис) Журавська Л.П.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
