⋙ Акт приймання-передавання справ у зв’язку з відпусткою кадровика

Акт приймання-передавання справ у зв’язку з відпусткою кадровика – це важливий процедурний документ, який на перший погляд може видатися дещо спантеличеним та буденним. Адже йдеться лише про тимчасову передачу повноважень та відповідальності за певний комплекс документів на час відсутності працівника кадрової служби. Однак насправді цей акт відіграє вкрай істотну роль у забезпеченні належного діловодства та збереженості кадрових матеріалів.

Дійсно, на відміну від актів передавання документів при ліквідації чи реорганізації установи, даний акт має тимчасовий характер. Але його значущість від цього аж ніяк не применшується. Річ у тім, що документи кадрової служби завжди належать до категорії найбільш цінних та відповідальних, адже містять конфіденційну інформацію про персональні дані працівників. Тож забезпечення їх схоронності та недоторканності під час відсутності відповідальної особи є пріоритетним завданням.

Саме для цього і складається акт приймання-передавання. При його оформленні ретельно обстежується та фіксується поточний стан справ, визначаються їх переліки та номенклатурні одиниці, що передаються тимчасовому зберігачу. Це може бути як заступник на посаді, так і інша уповноважена особа. Кожна номенклатурна справа ретельно описується за назвою, крайніми датами документів, кількістю аркушів тощо. Усе це вказується в текстовій та табличній частинах акту.

У ньому ж зазначається і причина передачі – це обов’язково вказана дата виходу кадровика у відпустку та очікувана дата повернення. Сторонами акту виступають безпосередньо працівники кадрової служби – той, хто передає справи, і той, хто їх приймає на зберігання. Після складання оригіналу акту в присутності членів комісії, його підписують обидві сторони, засвідчуючи тим самим юридичну силу документа.

Загалом вимоги до оформлення акта є доволі жорсткими – він має містити усі обов’язкові реквізити, бути складеним за участю комісії зі складанням необхідної кількості примірників. Адже саме цей документ стає підставою для тимчасового переходу прав та обов’язків із забезпечення цілісності й належного зберігання кадрових матеріалів від однієї особи до іншої. Чітке дотримання порядку його складання і є запорукою безперебійної роботи кадрової служби незалежно від ситуацій з тимчасовою відсутністю працівників.

Приклади

АКТ приймання-передавання справ відділу кадрів у зв’язку з відпусткою начальника відділу

(Складений відповідно до Інструкції з діловодства в установах, підприємствах, організаціях, затвердженої наказом Державного комітету архівів України від 25.05.2005 № 64)

Згідно з наказом керівника Державної установи “Назва установи” від 15.06.2024 № 37 “Про надання відпустки” з 17 червня по 16 липня 2024 року у щорічну відпустку перебуватиме

Начальник відділу кадрів Іванова Марія Петрівна

У зв’язку з цим з 17.06.2024 по 16.07.2024 передаються на тимчасове зберігання кадрові справи відділу кадрів виконуючій обов’язки начальника відділу

Петренко Ользі Василівні, головному спеціалісту відділу кадрів

а саме:

№№ Заголовки справ Крайні Кількість справ дати аркушів

01-17 Накази з кадрових питань 2020-2024 784 02-06 Особові справи працівників 2016-2024 327 підрозділу № 5 03-12 Трудові книжки 2010-2024 185 05-09 Звіти з кадрових питань 2023-2024 95

Разом: 9 справ, за 2010-2024 роки, 1391 аркуш

Справи укомплектовані, пронумеровані та оформлені належним чином.

Передав: Особистий підпис М.П.Іванова

Прийняла: Особистий підпис О.В.Петренко

Засвідчено: комісія у складі Голова комісії Особистий підпис Посада, Ініціали та прізвище Члени комісії Особисті підписи Посади, ініціали та прізвища

Дата: 17 червня 2024 року

М.П.

Шаблон “Акт приймання-передавання справ у зв’язку з відпусткою кадровика” може мати наступний вигляд:

Опис: Цей акт складається для оформлення передачі справ у зв’язку з тимчасовою відсутністю кадровика у зв’язку з відпусткою.
Відповідно до [назва відповідного закону України], установа зобов’язана забезпечувати правильну передачу справ у випадку відпустки або іншої тимчасової відсутності працівника.
Приклад заповнення:
- Дата: 01.04.20XX
- Місце складання акту: м. Київ
- Сторони: Представник установи-відправника справ: [ПІБ, посада] Представник установи-одержувача справ: [ПІБ, посада]
- Опис переданих справ:
  - Назва справи: [назва]
  - Кількість справ: [кількість]
  - Опис: [короткий опис]
- Підстава для передачі: Відпустка кадровика на підставі [пояснення, наприклад, внутрішнього наказу про відпустку]
- Процедура передачі: Справи передані у присутності обох сторін із складанням цього акту.
- Відмітки про отримання: Справи отримані представником установи-одержувача.
- Підписи сторін:
  Представник установи-відправника справ: ___________________ Представник установи-одержувача справ: ___________________

Цей акт є важливим документом, який підтверджує правильну передачу справ у зв’язку з тимчасовою відсутністю кадровика у зв’язку з відпусткою, згідно з вимогами законодавства України.

Акт приймання-передавання справ у зв’язку з відпусткою кадровика

[Місце складання акту]

[Дата]

№ [номер акту]

Акт приймання-передавання справ у зв’язку з відпусткою кадровика

[Назва установи]

в особі [прізвище, ім’я, по батькові], [посада], діючого на підставі [документ, що підтверджує повноваження], з одного боку,

та

[Прізвище, ім’я, по батькові], [посада] (далі – “заступник”), діючий на підставі [документ, що підтверджує повноваження], з іншого боку,

склали цей акт про таке:

1. [Прізвище, ім’я, по батькові], [посада] (далі – “кадровик”), йде у відпустку з [дата] по [дата].

2. На період відсутності кадровика його/її обов’язки виконуватиме заступник.

3. Цим актом кадровик передає, а заступник приймає наступні справи:

№ п/п	Назва справи	Кількість томів	Кількість справ
1	Особові справи працівників	[Кількість томів]	[Кількість справ]
2	Трудові книжки	[Кількість томів]	[Кількість справ]
3	Накази з особового складу	[Кількість томів]	[Кількість справ]
4	Графіки відпусток	[Кількість томів]	[Кількість справ]
…	…	…	…

4. Передані справи оглянуті заступником і знаходяться в належному стані, без пошкоджень, у повному комплекті.

5. Цей акт складено в [кількість] екземплярах, по одному для кожної сторони.

[Прізвище, ім’я, по батькові]

[Посада]

[Підпис]

Заступник

[Прізвище, ім’я, по батькові]

[Підпис]

Примітки:

Цей шаблон акту приймання-передавання справ у зв’язку з відпусткою кадровика є базовим і може бути доповнений та змінений відповідно до потреб конкретної установи.
У тексті акту необхідно вказати [місце складання акту], [дата], [номер акту], [назва установи], [прізвище, ім’я, по батькові], [посада], [документ, що підтверджує повноваження], [дата] початку та закінчення відпустки.
До акту можна додати опис справ, що передаються, з зазначенням їх тематики, хронології та інших характеристик.

Ось шаблон Акт приймання-передавання справ у зв’язку з відпусткою кадровика з вказівкою відповідних законів України та прикладами заповнення:

Акт приймання-передавання справ

Дата: [дата]

Ми, нижче підписані, [прізвище, ім’я, по батькові] – [посада] [назва організації], та [прізвище, ім’я, по батькові] – [посада] [назва організації], провели передачу справ у зв’язку з відпусткою [прізвище, ім’я, по батькові] з посади [посада].

Перелік переданих справ:

[назва справи] від [дата] № [номер]
[назва справи] від [дата] № [номер]
…

Передача справ проведена відповідно до вимог ст. 21 Закону України “Про працю”, ст. 22 Закону України “Про державні органи та органи місцевого самоврядування”.

Ми, нижче підписані, підтверджуємо, що всі справи були передані у повному обсязі та в порядку, встановленому законодавством України.

У зв’язку з цим, ми, нижче підписані, вирішили підтвердити передачу справ та повідомити про це до відповідних органів.

[Посада] [назва організації]: [прізвище, ім’я, по батькові]

Дата: [дата]

Примітка: Акт приймання-передавання справ повинен бути підписаний обома сторонами та скріплений печаткою.

Приклад заповнення:

Акт приймання-передавання справ

Дата: 10.05.2023

Ми, нижче підписані, О.О. Петров – начальник відділу кадрів, та І.І. Іванова – заступник начальника відділу кадрів, провели передачу справ у зв’язку з відпусткою О.О. Петрова з посади начальника відділу кадрів.

Перелік переданих справ: