Акт про приймання-передавання справ (документів) від однієї установи до іншої є надзвичайно важливим документом, який засвідчує факт передачі документів і справ від установи-джерела формування до іншої, уповноваженої на їх зберігання. Цей акт виступає своєрідним офіційним передавальним актом, що закріплює перехід права володіння та відповідальності над певним комплексом документів.
За своєю суттю цей документ є дещо спантеличеним – з одного боку, він дуже простий і лаконічний, а з іншого – має велике юридичне значення. Адже саме він фіксує момент передачі документів, що тягне за собою зміну відповідальної сторони за їх збереження та використання. Тому до його оформлення ставляться високі вимоги.
Акт складається комісією у двох примірниках – для кожної із сторін по одному. Зазвичай його друкують на офіційних бланках або оформлюють у вигляді протоколу засідання комісії. У вступній частині вказується підстава для передачі документів – реорганізація, зміна функцій, порядок передачі справ до архіву тощо. Далі йде стисла передмова з зазначенням номенклатурних одиниць, строків їх зберігання та загальної кількості справ.
Основна частина акту – це таблиця, де наводяться точні назви справ із зазначенням їх індексів, строків зберігання, крайніх дат документів та номерів томів чи аркушів. Ця інформація деталізується максимально точно за кожною номенклатурною одиницею, що дозволяє повною мірою ідентифікувати передані справи. Підраховується загальна кількість справ, що передається.
В кінці акту зазначається дата його складання, прізвища, посади та підписи членів комісій обох установ. Завіряється акт відбитками печаток. Підписи членів комісій мають право скріплення документів – цим засвідчується законність передачі справ. Після цього один примірник акту передається установі, яка прийняла документи, а другий залишається в передавальної сторони.
Таким чином, акт приймання-передавання виконує важливу юридичну функцію – засвідчує перехід прав та обов’язків над документами. Його наявність виключає плутанину та непорозуміння щодо відповідальності за зберігання певних справ. Вкрай важливим є дотримання всіх вимог при його складанні, адже це запорука безперебійного руху документації та припинення чи продовження відповідальної сторони за цілісність документів.
Приклади
АКТ приймання-передавання справ (документів) від Державної установи “Назва установи” до Державного архіву Київської області
(Складений відповідно до Правил передавання документів Національного архівного фонду України на постійне зберігання, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 05.03.2020 № 833/5)
На підставі наказу Керівника Державної установи “Назва установи” від 25.03.2024 № 14 “Про передавання документів до Державного архіву Київської області” комісія у складі:
Від Державної установи “Назва установи”: Голова комісії – Прізвище, ім’я, по батькові, посада Члени комісії – Прізвище, ім’я, по батькові, посада Прізвище, ім’я, по батькові, посада
Від Державного архіву Київської області: Голова комісії – Прізвище, ім’я, по батькові, посада Члени комісії – Прізвище, ім’я, по батькові, посада
Прізвище, ім’я, по батькові, посада
Прийняла-передала згідно з описами фонду № документів постійного зберігання та з оголошенням термінів зберігання з 1990 по 2015 роки.
№ cправи Заголовок справи Крайні дати Кількість Строк документів аркушів зберігання
01-02 Накази керівника з 1992-1997 205 Постійно основної діяльності
04-16 Річні плани роботи 1993-2010 112 Постійно
06-28 Протоколи засідань 1999-2014 478 Постійно методичної ради
09-04 Особові справи 1990-2001 164 75 років звільнених працівників
11-03 Фінансова звітність 2005-2013 295 Постійно
Разом: справ постійного зберігання – 18, тимчасового (75 р.) – 8 Всього: 26 справ, за 1990-2015 роки
Справи укомплектовані, оформлені належним чином і підлягають прийманню на державне зберігання.
Передав:
Голова комісії Особистий підпис П.П.Петренко
Члени комісії Особисті підписи
Прийняв:
Голова комісії Особистий підпис І.І.Іваненко
Члени комісії Особисті підписи
Акт складено у двох примірниках
Дата складання акту: 20 квітня 2024 року
М.П. М.П.
Шаблон “Акт про приймання-передавання справ (документів) від однієї установи до іншої” може мати такий вигляд:
- Заголовок: Акт про приймання-передавання справ (документів)
- Опис: Цей акт складається з метою фіксації процесу передачі документів від однієї установи до іншої згідно з вимогами законодавства України.
- Відповідно до [назва відповідного закону України], передача документів відбувається відповідно до встановлених норм і правил.
- Приклад заповнення:
- Дата: 01.04.20XX
- Місце складання акту: м. Київ
- Сторони: Представник установи-відправника: [ПІБ, посада] Представник установи-одержувача: [ПІБ, посада]
- Опис переданих справ (документів):
- Назва справи (документу): [назва]
- Кількість: [кількість документів]
- Опис: [короткий опис]
- Опис стану справ (документів):
- Загальний стан: [стан]
- Виявлені пошкодження (якщо такі є): [опис]
- Підстава для передачі: [назва документа чи рішення, яке визначає передачу]
- Підписи сторін:
Представник установи-відправника: ___________________ Представник установи-одержувача: ___________________
Цей акт є документом, який підтверджує приймання та передавання справ (документів) між установами відповідно до чинного законодавства України.
Акт про приймання-передавання справ (документів) від однієї установи до іншої
[Місце складання акту]
[Дата]
№ [номер акту]
Акт про приймання-передавання справ (документів)
[Назва установи, яка передає справи (документи)]
в особі [прізвище, ім’я, по батькові], [посада], діючого на підставі [документ, що підтверджує повноваження], з одного боку,
та
[Назва установи, яка приймає справи (документи)]
в особі [прізвище, ім’я, по батькові], [посада], діючого на підставі [документ, що підтверджує повноваження], з іншого боку,
склали цей акт про таке:
1. [Назва установи, яка передає справи (документи)] передає, а [Назва установи, яка приймає справи (документи)] приймає наступні справи (документи):
| № п/п | Назва справи (документа) | Кількість томів | Кількість справ |
|---|---|---|---|
| 1 | [Назва справи (документа)] | [Кількість томів] | [Кількість справ] |
| 2 | [Назва справи (документа)] | [Кількість томів] | [Кількість справ] |
| 3 | [Назва справи (документа)] | [Кількість томів] | [Кількість справ] |
| … | … | … | … |
2. Передані справи (документи) оглянуті комісією, що складається з:
- [Прізвище, ім’я, по батькові], [посада] – голова комісії;
- [Прізвище, ім’я, по батькові], [посада] – член комісії;
- [Прізвище, ім’я, по батькові], [посада] – член комісії.
3. Передані справи (документи) в належному стані, без пошкоджень, у повному комплекті.
4. Цей акт складено в [кількість] екземплярах, по одному для кожної сторони.
[Прізвище, ім’я, по батькові]
[Посада]
[Підпис]
[Прізвище, ім’я, по батькові]
[Посада]
[Підпис]
Голова комісії
[Прізвище, ім’я, по батькові]
[Підпис]
Члени комісії:
[Прізвище, ім’я, по батькові]
[Підпис]
[Прізвище, ім’я, по батькові]
[Підпис]
Примітки:
- Цей шаблон акту про приймання-передавання справ (документів) є базовим і може бути доповнений та змінений відповідно до потреб конкретних установ.
- У тексті акту необхідно вказати [місце складання акту], [дата], [номер акту], [назва установи, яка передає справи (документи)], [назва установи, яка приймає справи (документи)], [прізвище, ім’я, по батькові], [посада], [документ, що підтверджує повноваження], [кількість томів], [кількість справ], [прізвище, ім’я, по батькові] голови та членів комісії.
- До акту можна додати опис справ (документів), що передаються, з зазначенням їх тематики, хронології та інших характеристик.
Ось шаблон Акт про приймання-передавання справ (документів) від однієї установи до іншої з вказівкою відповідних законів України та прикладами заповнення:
Акт про приймання-передавання справ (документів)
Установа, що передає: [назва установи, що передає] Установа, що приймає: [назва установи, що приймає]
Дата: [дата]
Ми, нижче підписані, [прізвище, ім’я, по батькові] – представник установи, що передає, та [прізвище, ім’я, по батькові] – представник установи, що приймає, провели інвентаризацію та передачу справ (документів) згідно з вимогами ст. 12 Закону України “Про архівні установи та Національний архівний фонд”, ст. 15 Закону України “Про документообіг”.
Перелік переданих справ (документів):
- [назва документа] від [дата] № [номер]
- [назва документа] від [дата] № [номер]
- …
Установа, що передає, підтверджує, що передані справи (документи) є повними та автентичними, і що вони не містять жодних прихованих умов або обмежень.
Установа, що приймає, підтверджує, що вона приймає передані справи (документи) та зобов’язується зберігати їх відповідно до вимог законодавства України.
Установа, що передає: [прізвище, ім’я, по батькові] Установа, що приймає: [прізвище, ім’я, по батькові]
Дата: [дата]
Примітка: Акт про приймання-передавання справ (документів) повинен бути підписаний представниками обох установ та скріплений печатками.
Приклад заповнення:
Акт про приймання-передавання справ (документів)
Установа, що передає: Державний архів міста Києва Установа, що приймає: Центральний державний архів України
Дата: 15.02.2023
Ми, нижче підписані, О.О. Петров – представник Державного архіву міста Києва, та І.І. Іванова – представник Центрального державного архіву України, провели інвентаризацію та передачу справ (документів) згідно з вимогами ст. 12 Закону України “Про архівні установи та Національний архівний фонд”, ст. 15 Закону України “Про документообіг”.
Перелік переданих справ (документів):
- Протокол засідання міської ради від 10.01.2022 № 1
- Рішення міської ради від 15.02.2022 № 2
- …
Установа, що передає: О.О. Петров Установа, що приймає: І.І. Іванова
Дата: 15.02.2023
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
