Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, є документом, що регулює процес обліку та звітності витрат, понесених працівниками під час виконання службових обов’язків або виробничих завдань. Цей документ відіграє велику роль в забезпеченні прозорості та підзвітності використання коштів, виділених роботодавцями або організаціями. Складання такого звіту є обов’язковим для багатьох підприємств, установ та організацій, адже він дозволяє контролювати витрати та запобігати зловживанням.
Звіт про використання коштів/електронних грошей може мати різні форми та види, оскільки кожна організація має право встановлювати власні вимоги та правила щодо його оформлення. Проте, незважаючи на різноманітність форм, цей документ зазвичай містить детальну інформацію про суму виданих коштів або електронних грошей, мету їх використання, а також докладний опис витрат, підкріплений відповідними квитанціями, рахунками та іншими підтверджуючими документами.
Необхідність складання звіту про використання коштів/електронних грошей виникає в ситуаціях, коли працівники отримують аванс або попередню оплату для здійснення певних витрат, пов’язаних з їхньою роботою. Це може бути відрядження, закупівля матеріалів або послуг, оплата представницьких витрат тощо. Сторонами в цьому документі виступають роботодавець або організація, яка видала кошти або електронні гроші, та працівник, який їх отримав та витратив.
Вимоги до оформлення звіту про використання коштів/електронних грошей можуть різнитися залежно від внутрішніх правил та процедур організації. Проте, зазвичай, такий звіт має містити чітку інформацію про мету використання коштів, деталізацію витрат за категоріями, дати понесених витрат, суми кожної операції, а також додатки у вигляді копій квитанцій, рахунків або інших підтверджуючих документів. Працівник, який отримав кошти або електронні гроші, зобов’язаний скласти звіт та надати його в установлений строк до відповідного підрозділу організації, наприклад, бухгалтерії або фінансового відділу.
Процес складання звіту про використання коштів/електронних грошей може бути досить складним та вимагати ретельності, адже від цього залежить правильність обліку витрат та подальше відшкодування понесених працівником витрат. Працівник має забезпечити точність та повноту інформації у звіті, а також додати всі необхідні підтверджуючі документи. Роботодавець або організація, в свою чергу, зобов’язана перевірити звіт на відповідність вимогам та правилам, а також затвердити або відхилити його в залежності від результатів перевірки.
Загалом, звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, є важливим документом, який забезпечує прозорість та контроль за використанням коштів організації, дозволяючи попередити зловживання та забезпечити належне управління фінансами та ресурсами.
Приклади
Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, складається згідно з вимогами Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 року № 59, та Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 року № 5. Цей документ є обов’язковим для всіх підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та сфери діяльності.
Зазвичай, звіт про використання коштів/електронних грошей містить такі розділи та відомості:
Вступна частина: Зазначається повне найменування організації, прізвище, ім’я та по батькові працівника, який отримав кошти або електронні гроші, період відрядження або термін, на який було видано аванс, загальну суму виданих коштів або електронних грошей.
Наприклад: “ТОВ “Промбудмонтажсервіс”, інженер-проектувальник Петренко Іван Михайлович, відрядження до м. Львів з 10.05.2024 по 15.05.2024. Видано під звіт 5000 гривень”.
Детальний опис витрат: У цьому розділі наводиться розгорнутий перелік всіх витрат, понесених працівником під час відрядження або за період, на який було видано аванс. До кожної витрати додається квитанція, рахунок або інший підтверджуючий документ. Витрати можуть бути розділені на категорії, такі як проїзд, проживання, добові, інші витрати, пов’язані з виконанням службових обов’язків.
Наприклад: “Проїзд Київ-Львів-Київ потягом – 800 грн (квиток додається). Проживання в готелі “Дністер” з 10.05 по 15.05 – 2400 грн (рахунок додається). Добові за 5 днів – 1200 грн. Оренда автомобіля для переміщення у м. Львів – 600 грн (квитанція додається)”.
Підсумок: У цьому розділі підраховується загальна сума витрачених коштів або електронних грошей, зазначається сума, що підлягає поверненню працівнику у разі перевитрат, або сума, яку працівник має повернути організації у разі економії коштів.
Наприклад: “Всього витрачено: 5000 грн. Перевитрати складають 0 грн”.
Підписи: Звіт підписується працівником, який його склав, а також керівником підрозділу чи уповноваженою особою організації, яка перевіряла та затверджувала звіт.
Наприклад: “Звіт склав: Петренко І.М. (підпис) Перевірив: Сидоренко К.В., начальник відділу (підпис)”
До звіту обов’язково додаються всі підтверджуючі документи (квитанції, рахунки, квитки тощо) у належному порядку, відповідно до опису витрат.
Такий шаблон звіту про використання коштів/електронних грошей допомагає забезпечити прозорість та контроль за використанням коштів організації, а також спрощує облік та звітність витрат, понесених працівниками під час виконання службових обов’язків або виробничих завдань.
Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт
- Інформація про працівника Прізвище, ім’я, по батькові: Іваненко Іван Іванович Посада: Менеджер з продажу Підрозділ: Відділ збуту
- Інформація про відрядження Мета відрядження: Участь у бізнес-зустрічі з партнерами Місце відрядження: м. Львів Період відрядження: з 01.05.2024 по 03.05.2024
- Отримані кошти Сума отриманих коштів: 5000 грн Дата отримання коштів: 30.04.2024
- Витрати під час відрядження
- Проїзд Дата: 01.05.2024 Вид транспорту: Потяг Сума: 800 грн
- Проживання Дата: 01.05.2024 – 03.05.2024 Готель: “Львів” Сума: 2000 грн
- Харчування Дата: 01.05.2024 Ресторан: “Українські страви” Сума: 500 грн
Дата: 02.05.2024 Ресторан: “Львівська кухня” Сума: 500 грн
Дата: 03.05.2024 Ресторан: “Кав’ярня” Сума: 500 грн
- Інші витрати Дата: 02.05.2024 Послуги зв’язку Сума: 200 грн
- Загальні витрати Загальна сума витрат: 4500 грн
- Повернення залишку коштів Залишок коштів: 500 грн Дата повернення: 05.05.2024
- Висновок Всі витрати підтверджені відповідними документами (квитанції, рахунки). Невикористані кошти в сумі 500 грн повернено до каси підприємства.
- Підписи Працівник: Іваненко І.І. _____________________ Дата: 05.05.2024 Бухгалтер: Петрова О.О. _____________________ Дата: 06.05.2024
Цей звіт складений відповідно до норм Податкового кодексу України та інших чинних нормативних актів.
Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт
Цей Звіт (далі – «Звіт») складено відповідно до:
- Наказу Міністерства фінансів України від 28.09.2015 № 841 “Про затвердження форми Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання” (зі змінами);
- Податкового кодексу України (від 02.12.2010 № 2755-VI) (далі – «ПКУ»).
I. Загальна інформація
- Прізвище, ім’я та по батькові підзвітного:
- Посада підзвітного:
- Назва підприємства, установи, організації, куди видано кошти/електронні гроші:
- Мета використання коштів/електронних грошей:
- Дата видачі коштів/електронних грошей:
- Сума коштів/електронних грошей, виданих:
- Дата початку відрядження:
- Дата закінчення відрядження:
- Місце відрядження:
II. Використання коштів/електронних грошей
| Дата | Витрати | Сума, грн | Квитанція/чек |
|---|---|---|---|
| Разом: |
III. Підтвердні документи
До цього Звіту додаються такі підтвердні документи:
- Квитанції/чеки, що підтверджують витрати коштів/електронних грошей;
- Копії проїзних документів (квитки, посадочні талони тощо);
- Інші документи, що підтверджують витрати коштів/електронних грошей.
IV. Висновки
Підзвітний використав(ла) кошти/електронні гроші, видані на відрядження або під звіт, у сумі [сума витрат] грн, що підтверджується доданими до цього Звіту документами.
V. Підпис підзвітного
[Дата]
[Прізвище, ім’я та по батькові]
VI. Затвердження
Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, перевірено та затверджено.
[Дата]
[Посада керівника]
[Прізвище, ім’я та по батькові]
[Підпис]
[Печатка]
Приклади заповнення:
- Мета використання коштів/електронних грошей:
- Участь у конференції
- Зустріч з партнерами
- Закупівля товарів/послуг
- Інше (зазначити)
- Витрати:
- Проїзд
- Проживання
- Харчування
- Добові
- Інші (зазначити)
- Підтвердні документи:
- Квитанція на оплату проїзду
- Рахунок за проживання
- Чеки на харчування
- Довідка про добові
- Інші (зазначити)
Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження
Вимоги до звітності про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження, встановлені Законом України “Про державне управління” та Законом України “Про державні закупівлі”.
У звіті про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження, повинні бути зазначені наступні дані:
- Назва та адреса організації, яка отримала кошти/електронні гроші;
- Дата та номер рішення про виділення коштів/електронних грошей;
- Кількість виділеного коштів/електронних грошей;
- Мета використання коштів/електронних грошей;
- Опис виконаних робіт або послуг;
- Кількість виконаних робіт або послуг;
- Кількість виконаних робіт або послуг, які були виконані за кордоном;
- Кількість виконаних робіт або послуг, які були виконані в Україні;
- Кількість виконаних робіт або послуг, які були виконані в інших країнах.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
