Журнал реєстрації зобов’язань про нерозголошення персональних даних

Юридичний світ, особливо в галузі захисту даних, сповнений важливих документів та процедур, які часто можуть здатися заплутаними та бюрократичними для непосвяченого ока. Проте кожен з цих інструментів, включно з Журналом реєстрації зобов’язань про нерозголошення персональних даних, має свою незамінну роль у забезпеченні належного поводження з конфіденційною інформацією.

Уявіть собі лабіринт таємниць, де кожна інформаційна цінність потребує ретельного захисту від непроханих гостей чи цікавих очей. Саме тут Журнал реєстрації постає як стражник, який пильнує та контролює доступ до цих скарбів. Його основна функція – чітко фіксувати та відстежувати зобов’язання про нерозголошення, які беруть на себе особи, наділені привілеєм доступу до персональних даних.

Цей документ може мати різні форми та види, залежно від потреб організації чи юридичної сфери. Деякі компанії можуть віддавати перевагу паперовій версії, інші ж обиратимуть електронну базу даних для більшої зручності та ефективності управління. Незалежно від форми, Журнал реєстрації є обов’язковим, адже він забезпечує прозорість та підзвітність у поводженні з конфіденційною інформацією.

Створення такого документа – це ретельний процес, який вимагає уваги до деталей та дотримання чітких правил. Сторонами в ньому виступають організація, що володіє персональними даними, та особи, які отримують доступ до них у межах своїх професійних обов’язків. Кожна сторона бере на себе зобов’язання щодо нерозголошення та належної обробки цієї інформації.

Вимоги до оформлення Журналу реєстрації можуть варіюватися залежно від галузі чи юрисдикції, але, зазвичай, він має містити певні ключові елементи. По-перше, необхідно чітко ідентифікувати особу, яка бере на себе зобов’язання про нерозголошення, включаючи її ім’я, посаду та контактну інформацію. Далі слід детально описати характер персональних даних, до яких надається доступ, а також мету та обсяг їх використання. Нарешті, Журнал має фіксувати дату та умови, за яких було взято зобов’язання, а також строк його дії.

Складання Журналу реєстрації зобов’язань про нерозголошення персональних даних, як правило, є обов’язком відповідального працівника або юридичного відділу організації. Цей процес вимагає ретельності, уважності та розуміння законодавчих норм та внутрішніх політик у сфері захисту даних. Кожен запис у Журналі має бути виконаний своєчасно та точно, адже від цього залежить дотримання принципів конфіденційності та безпеки інформації.

Таким чином, Журнал реєстрації зобов’язань про нерозголошення персональних даних є невід’ємною частиною комплексної системи захисту конфіденційної інформації. Він слугує своєрідним сторожем, який пильнує за тим, щоб таємниці залишалися захищеними, а довіра зберігалася непорушною. І хоча цей документ може здаватися дрібницею на фоні величі юридичного світу, саме така увага до деталей та прозорість гарантують, що найціннішу інформацію буде захищено від незаконного розголошення та неналежного використання.

Приклади

Журнал реєстрації зобов’язань про нерозголошення персональних даних

Назва організації: ТОВ “Приклад” Юридична адреса: вул. Зразкова, 1, м. Київ, 01001, Україна Відповідно до Закону України “Про захист персональних даних” та Закону України “Про інформацію”, ТОВ “Приклад” веде облік осіб, які отримали доступ до персональних даних і взяли на себе зобов’язання щодо їх нерозголошення.

№ з/п

Прізвище, ім’я, по батькові особи, що взяла на себе зобов’язання

Посада особи

Мета надання доступу до персональних даних

Категорія персональних даних, до яких надано доступ

Дата взяття зобов’язання та строк його дії

Підпис особи

Іванов Іван Петрович

Менеджер з персоналу

Ведення кадрового обліку, оформлення трудових відносин

Ідентифікаційні дані, контактна інформація, інформація про освіту, кваліфікацію, членство в професійних спілках, сімейний стан

01.03.2024 Строк дії: до припинення трудових відносин

[Підпис]

Петренко Олена Василівна

Бухгалтер

Нарахування заробітної плати, оподаткування

Ідентифікаційні дані, інформація про доходи, сімейний стан, відомості про членів сім’ї

05.04.2024 Строк дії: до припинення трудових відносин

[Підпис]

Сидоренко Андрій Миколайович

Системний адміністратор

Забезпечення функціонування інформаційних систем, технічний супровід

Обмежений доступ до всіх категорій персональних даних працівників у межах виконання службових обов’язків

10.05.2024 Строк дії: до припинення трудових відносин

[Підпис]

Цей Журнал ведеться відповідно до внутрішньої Політики захисту персональних даних ТОВ “Приклад” та є невід’ємною частиною комплексу заходів із забезпечення конфіденційності та цілісності персональних даних.

Журнал реєстрації зобов’язань про нерозголошення персональних даних

Цей журнал призначений для документування зобов’язань осіб щодо нерозголошення персональних даних відповідно до законодавства України. Він складається з таблиці, в якій вказуються такі дані: № зобов’язання, ПІБ особи, яка бере на себе зобов’язання, посада цієї особи, дата прийняття зобов’язання, відомості про відповідне законодавство та приклади обов’язків, які включають у себе зобов’язання.

Журнал реєстрації зобов’язань про нерозголошення персональних даних

[Назва організації]

Журнал реєстрації зобов’язань про нерозголошення персональних даних

[Дата початку] – [Дата закінчення]

ПРИКЛАДИ ЗАПОВНЕННЯ:

• [Назва організації]: ТОВ “Моя компанія”
• [Дата початку]: 2024-04-01
• [Дата закінчення]: 2024-04-30
• [ПІБ]: Петренко Іван Васильович
• [Посада]: Юрист
• [Підпис]: [Підпис]

Зверніть увагу: Цей шаблон є лише зразком і може бути змінений відповідно до потреб вашої організації.

Додаткові відомості:

• Згідно зі статтею 28 Закону України “Про захист персональних даних” обробник персональних даних зобов’язаний вести журнал реєстрації зобов’язань про нерозголошення персональних даних.
• Журнал реєстрації зобов’язань про нерозголошення персональних даних повинен містити такі відомості:
  • Дата;
  • ПІБ особи, яка дала зобов’язання про нерозголошення персональних даних;
  • Посада особи, яка дала зобов’язання про нерозголошення персональних даних;
  • Підпис особи, яка дала зобов’язання про нерозголошення персональних даних.
• Журнал реєстрації зобов’язань про нерозголошення персональних даних повинен зберігатися протягом 75 років.

Ось шаблон Журналу реєстрації зобов’язань про нерозголошення персональних даних, що відповідає законодавству України:

Згідно з Законом України “Про захист персональних даних” від 01.06.2010 р. № 2297-VI, особи, що підписали цей журнал, зобов’язуються не розголошувати, не передавати, не використовувати та не зберігати персональні дані, отримані у процесі виконання своїх обов’язків, без згоди власника даних.

Примітка: у випадку, якщо особа, що підписує, є представником організації/компанії, то потрібно вказати повне найменування організації/компанії та посаду особи.

Приклад заповнення:

У разі порушення зобов’язання про нерозголошення персональних даних, особи, що підписали цей журнал, беруть на себе відповідальність за шкоду, заподіяну власнику даних, згідно з чинним законодавством України.

Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення

Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)

Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.