⋙ Зразок Журналу реєстрації заяв【Оновлена версія】

Журнал реєстрації заяв – це фундаментальний документ у системі діловодства будь-якої організації, який відіграє ключову роль у забезпеченні прозорості та ефективності документообігу. Цей, на перший погляд, простий інструмент є насправді потужним засобом контролю та управління інформаційними потоками в установі. У світі, де інформація стає все більш цінним ресурсом, а вимоги до її обробки та зберігання постійно зростають, журнал реєстрації заяв набуває особливого значення, стаючи своєрідним літописом життя організації.

Сутність цього документа полягає в тому, що він фіксує всі вхідні заяви, які надходять до установи, незалежно від їх джерела чи змісту. Кожна заява, будь то звернення громадянина, запит на отримання інформації чи скарга клієнта, знаходить своє відображення в цьому журналі. Це дозволяє не лише вести облік документів, але й відстежувати їх рух, контролювати терміни розгляду та виконання, забезпечувати збереження важливої інформації.

Журнал реєстрації заяв може мати різні форми та види, залежно від специфіки організації та її потреб. У деяких установах він ведеться в паперовому вигляді, в інших – як електронна база даних. Незалежно від форми, ключовими елементами журналу зазвичай є: порядковий номер заяви, дата її надходження, інформація про заявника, короткий зміст заяви, відомості про виконавця та результат розгляду. Кожен з цих елементів відіграє важливу роль у забезпеченні повноти та достовірності інформації.

Складання та ведення журналу реєстрації заяв вимагає не лише технічних навичок, але й розуміння принципів діловодства та законодавства у сфері роботи з документами. Особа, відповідальна за ведення журналу, повинна бути уважною до деталей, мати гарну пам’ять та вміти швидко орієнтуватися в великих обсягах інформації. Адже часто саме від правильності та своєчасності реєстрації заяви залежить ефективність її розгляду та вирішення питання, з яким звернувся заявник.

Законодавство України встановлює певні вимоги до ведення журналів реєстрації заяв, особливо в державних установах. Зокрема, Закон України “Про звернення громадян” та відповідні підзаконні акти визначають терміни розгляду звернень, порядок їх реєстрації та зберігання. Ці норми покликані забезпечити прозорість роботи органів влади та захист прав громадян на своєчасний розгляд їхніх звернень.

У контексті сучасних тенденцій діджиталізації та переходу до електронного документообігу, журнал реєстрації заяв також зазнає трансформації. Все частіше він інтегрується в комплексні системи управління документами, що дозволяє автоматизувати процес реєстрації, спростити пошук інформації та забезпечити більш ефективний контроль за виконанням заяв. Однак, незалежно від форми, ключова функція журналу залишається незмінною – забезпечення надійного обліку та контролю за рухом документів.

Особливу увагу при веденні журналу реєстрації заяв слід приділяти захисту персональних даних. Адже часто заяви містять конфіденційну інформацію про заявників, яка потребує належного захисту. Тому важливо забезпечити обмежений доступ до журналу, використовувати захищені системи зберігання даних та дотримуватися принципів конфіденційності при роботі з інформацією.

Журнал реєстрації заяв має не лише практичне, але й юридичне значення. У разі виникнення спорів чи конфліктних ситуацій, він може стати важливим доказом у суді, підтверджуючи факт та дату надходження заяви, а також дії, вжиті для її розгляду. Тому важливо забезпечити належне зберігання журналу протягом встановленого законодавством терміну.

У багатьох організаціях журнал реєстрації заяв стає своєрідним барометром їхньої діяльності. Аналіз кількості та характеру заяв, що надходять, дозволяє виявити проблемні аспекти в роботі установи, зрозуміти потреби та очікування клієнтів чи громадян. Це робить журнал не просто інструментом обліку, але й важливим джерелом інформації для прийняття управлінських рішень.

Підсумовуючи, можна сказати, що журнал реєстрації заяв є важливим елементом системи управління документами в будь-якій організації. Він забезпечує прозорість, контрольованість та ефективність роботи з вхідними документами, сприяє захисту прав заявників та допомагає організації краще розуміти та задовольняти потреби своїх клієнтів чи громадян. У світі, де інформація стає все більш цінним ресурсом, роль такого інструменту як журнал реєстрації заяв лише зростатиме, адаптуючись до нових технологічних можливостей та вимог часу.

Приклади

Журнал реєстрації заяв
Товариства з обмеженою відповідальністю “Промінь”

Журнал розпочато: 01 січня 2024 року
Журнал закінчено: ______________

Відповідно до Закону України “Про звернення громадян”, Закону України “Про доступ до публічної інформації” та Інструкції з діловодства ТОВ “Промінь”

Цей шаблон журналу реєстрації заяв містить основні елементи, необхідні для ефективного обліку та контролю за рухом документів в організації. Він розроблений з урахуванням вимог українського законодавства та типової практики ведення діловодства.

На початку журналу вказано назву організації, дату початку ведення журналу та посилання на відповідні законодавчі акти, що регулюють роботу зі зверненнями громадян та доступ до інформації.

Структура журналу включає такі колонки: порядковий номер заяви, дата надходження, ПІБ заявника, адреса заявника, короткий зміст заяви, резолюція керівництва, виконавець, термін виконання та відмітка про виконання. Ця структура дозволяє відстежувати весь життєвий цикл заяви від моменту її надходження до виконання.

У наведених прикладах заповнення відображено різні типи заяв, які можуть надходити до організації: заяви про прийняття на роботу, надання відпустки, видачу копій документів, переведення на іншу посаду та надання матеріальної допомоги. Це демонструє універсальність журналу для різних кадрових та адміністративних процесів.

При використанні цього шаблону в конкретній організації можуть бути внесені зміни відповідно до специфіки її діяльності та внутрішніх правил діловодства. Наприклад, можуть бути додані додаткові колонки для більш детального відстеження руху документів або змінені формулювання відповідно до прийнятої в організації термінології.

Важливо пам’ятати, що журнал реєстрації заяв є офіційним документом, який може мати юридичне значення, тому всі записи в ньому повинні вестися акуратно, без виправлень та підчисток. У разі необхідності внесення змін, це повинно бути зроблено таким чином, щоб можна було прочитати початковий запис.

Журнал реєстрації заяв

Цей журнал призначений для обліку всіх заяв, поданих працівниками підприємства або організації, з метою забезпечення контролю за їх своєчасним розглядом і вирішенням відповідно до чинного законодавства України. Ведення журналу реєстрації заяв здійснюється згідно зі статтями Кодексу законів про працю України, які регулюють права та обов’язки працівників і роботодавців у частині подачі та розгляду заяв.

До журналу вносяться такі дані: номер реєстрації заяви, дата її подання, прізвище, ім’я, по батькові заявника, суть заяви, підрозділ або посада працівника, що подав заяву, прізвище відповідальної особи, яка отримала заяву, та відмітка про дату виконання або результат розгляду заяви.

Кожна заява реєструється в порядку її надходження з присвоєнням унікального номера, що дозволяє легко відстежити статус її розгляду. Реєстрація заяв відбувається в день їх подання, що забезпечує оперативність їх обробки та виконання.

Підпишіться на наш Телеграм. Там ви знайдете анонси нових матеріалів та приємні бонуси

Приклад заповнення:

1. Номер заяви: 001
Дата подання: 10 жовтня 2024 року
Прізвище, ім’я, по батькові заявника: Іваненко Олександр Петрович
Суть заяви: надання щорічної відпустки
Підрозділ або посада: відділ кадрів
Відповідальна особа: Петренко Іван Іванович
Дата виконання: 12 жовтня 2024 року
Результат: відпустку надано з 15 жовтня 2024 року

2. Номер заяви: 002
Дата подання: 12 жовтня 2024 року
Прізвище, ім’я, по батькові заявника: Коваленко Марія Сергіївна
Суть заяви: зміна умов праці
Підрозділ або посада: бухгалтерія
Відповідальна особа: Гриценко Василь Васильович
Дата виконання: 15 жовтня 2024 року
Результат: зміни до трудового договору погоджені

Журнал реєстрації заяв

[Назва підприємства, установи, організації]

[Підрозділ]

[Рік]

№ з/п	Дата реєстрації	Прізвище, ім’я, по батькові заявника	Посада заявника	Контактний телефон	Зміст заяви	Виконавець	Термін виконання	Дата виконання	Примітки
1
2
…

Пояснення до граф:

№ з/п: Порядковий номер запису.
Дата реєстрації: Дата, коли заява була зареєстрована.
Прізвище, ім’я, по батькові заявника: ПІБ особи, яка подала заяву.
Посада заявника: Посада заявника на підприємстві (якщо є).
Контактний телефон: Контактний номер телефону заявника для зв’язку.
Зміст заяви: Короткий зміст заяви, що дозволяє швидко зрозуміти її суть.
Виконавець: Прізвище виконавця, відповідального за розгляд заяви.
Термін виконання: Встановлений термін для розгляду і виконання заяви.
Дата виконання: Дата фактичного виконання заяви.
Примітки: Додаткові коментарі або відомості щодо заяви.

Правила ведення журналу:

Журнал ведеться в одному примірнику і зберігається у відділі кадрів або іншому відповідальному підрозділі.
Записи в журналі здійснюються в хронологічному порядку.
Записи в журналі мають бути чіткими, зрозумілими та без виправлень.
У випадку виправлення помилки, вона закреслюється однією лінією так, щоб залишалось можливим прочитати виправлений текст, і вноситься правильна інформація. Поруч із виправленням ставиться підпис особи, яка внесла виправлення.
Журнал повинен бути пронумерований, прошнурований і скріплений печаткою.

Нормативно-правова база:

Ведення журналу реєстрації заяв є обов’язковим для підприємств, установ та організацій згідно з вимогами чинного законодавства України, зокрема Кодексу законів про працю України та Закону України «Про звернення громадян».

Приклад заповнення:

№ з/п	Дата реєстрації	Прізвище, ім’я, по батькові заявника	Посада заявника	Контактний телефон	Зміст заяви	Виконавець	Термін виконання	Дата виконання	Примітки
1	15.03.2024	Петренко Іван Петрович	Інженер	(099) 123-45-67	Прохання про надання відпустки	Петрова О.М.	20.03.2024	19.03.2024	Відпустка надана

Важливо:

Формат журналу може бути адаптований до специфіки діяльності підприємства.
Рекомендується використовувати електронний варіант журналу для зручності пошуку та збереження інформації.
Записи в журналі мають бути достовірними і зберігатися протягом встановленого законодавством строку.

Мета ведення журналу:

Контроль за розглядом звернень працівників та інших осіб.
Забезпечення своєчасного та якісного виконання заяв.
Аналіз звернень для виявлення проблемних питань та розробки заходів щодо їх вирішення.

Журнал реєстрації заяв

[Дата]

[Повна назва організації]

[Місце розташування організації]

№ п/п Дата заявлення Ім’я та прізвище заявника Опис заявлення Статус заявлення

1. [дата] [ім’я та прізвище заявника] [опис заявлення] [статус заявлення]

2. [дата] [ім’я та прізвище заявника] [опис заявлення] [статус заявлення]

3. [дата] [ім’я та прізвище заявника] [опис заявлення] [статус заявлення]

…

Поводженням до Закону України “Про працю” від 10 травня 1971 року № 3215-12, що регламентує порядок реєстрації заяв, та Закону України “Про соціальний захист працівників” від 10 липня 2003 року № 1020-IV, що забезпечує соціальний захист працівників.

Заявлення реєструються в журналі реєстрації заяв, який є офіційним документом організації.

[імена керівника організації]

[підпис керівника організації]

Примітка: текст є прикладом, його зміст може бути змінений в залежності від конкретної ситуації та вимог організації.