Управління персоналом організації передбачає постійний розгляд різноманітних заяв та звернень працівників, що стосуються найрізноманітніших аспектів трудових відносин. Це може бути, наприклад, заява про надання відпустки, про переведення на іншу посаду, про виплату премії чи матеріальної допомоги, про надання соціальної відпустки тощо. Для впорядкованого обліку та контролю за розглядом таких заяв і ведеться Журнал реєстрації заяв з кадрових питань.
Необхідність ведення цього журналу регламентується Національним стандартом України ДСТУ 4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” та внутрішніми нормативними актами установи. Його основне призначення полягає у систематизації, зберіганні та наданні оперативного доступу до інформації щодо заяв, поданих працівниками у кадрових питаннях.
Журнал реєстрації заяв з кадрових питань може мати різні форми залежно від потреб та специфіки конкретної установи. Як правило, він ведеться у вигляді окремого прошнурованого, пронумерованого та скріпленого печаткою документа. Водночас, допустимо вести журнал і в електронному вигляді, що дозволяє автоматизувати процес реєстрації та пошуку необхідної інформації. Незалежно від форми, такий журнал повинен містити наступні основні реквізити: порядковий номер заяви, дату її надходження, прізвище, ім’я та по батькові працівника, короткий зміст заяви, відомості про розгляд (результати, дату, резолюцію) та виконання.
Ведення Журналу реєстрації заяв з кадрових питань є обов’язковим для всіх підприємств, установ та організацій в Україні, незалежно від форми власності та виду економічної діяльності. Це пояснюється тим, що розгляд звернень працівників у кадрових питаннях є важливим елементом управління персоналом та забезпечення дотримання трудових прав. Наявність такого журналу дозволяє не лише впорядкувати облік заяв, а й підвищити рівень відповідальності керівництва за своєчасне та об’єктивне їх вирішення.
Вимоги до оформлення Журналу реєстрації заяв з кадрових питань передбачають, що він має бути пронумерований, прошнурований і скріплений печаткою установи. Записи в ньому повинні бути чіткими, розбірливими та виконані без виправлень. Кожен запис має містити порядковий номер заяви, дату її надходження, прізвище, ім’я та по батькові працівника, короткий зміст заяви, відомості про розгляд (результати, дату, резолюцію) та виконання.
Ведення Журналу реєстрації заяв з кадрових питань, як правило, покладається на співробітника кадрової служби або уповноваженого працівника установи. Ця особа несе відповідальність за своєчасне та правильне внесення записів до журналу, забезпечення його збереженості, а також контроль за наявністю необхідних реквізитів. Організація роботи з журналом, розгляд заяв та здійснення контролю за веденням журналу здійснюється керівником установи або іншою уповноваженою ним особою.
Таким чином, Журнал реєстрації заяв з кадрових питань є важливим елементом документообігу організації, який забезпечує впорядкований облік та контроль за розглядом звернень працівників у трудовій сфері. Його ведення регламентується чинним законодавством та сприяє підвищенню відповідальності керівництва за дотримання прав та інтересів персоналу.
Приклади
Журнал реєстрації заяв з кадрових питань
Дата Номер заяви ПІБ Зміст заяви Відповідно до законодавства Підпис заявника Підпис відповідальної особи
Наприклад:
1 січня 2023 року 1 Іванов Іван Іванович Заява на надання відпустки без збереження заробітної плати тривалістю 10 календарних днів з 15.01.2023 по 24.01.2023 включно
Стаття 26 Кодексу законів про працю України, Стаття 84 Кодексу законів про працю України
Іванов І.І. Петрова С.С.
15 лютого 2023 року 2 Петрова Марія Сергіївна Заява про переведення на іншу посаду (нижчої кваліфікації) у зв’язку з виробничою необхідністю
Стаття 32 Кодексу законів про працю України, Стаття 33 Кодексу законів про працю України
Петрова М.С. Сидоров В.В.
1 березня 2023 року 3 Сидоров Василь Васильович Заява про звільнення за власним бажанням з 15.03.2023
Стаття 38 Кодексу законів про працю України
Сидоров В.В. Іванов І.І.
Журнал реєстрації заяв з кадрових питань:
| Дата | Номер заяви | Зміст заяви | Закон України | Приклад заповнення |
|---|---|---|---|---|
| 01.01.24 | З-001/24 | Заява про надання відпустки | Кодекс законів про працю | Прошу надати мені відпустку згідно зі змінами у графіку роботи з 15.02.2024 по 20.02.2024. |
| 05.01.24 | З-002/24 | Заява про зміну умов трудового договору | Кодекс законів про працю | Прошу змінити умови мого трудового договору щодо оплати праці згідно зі змінами в графіку роботи з 01.03.2024. |
| 10.01.24 | З-003/24 | Заява про переведення на іншу посаду | Кодекс законів про працю | Прошу перевести мене на посаду керівника відділу згідно з моїми кваліфікаційними характеристиками та досвідом роботи. |
| 15.01.24 | З-004/24 | Заява про звільнення за власним бажанням | Кодекс законів про працю | Заявляю про своє бажання звільнитися з роботи з 01.04.2024. |
| 20.01.24 | З-005/24 | Заява про продовження терміну відпустки | Кодекс законів про працю | Прошу продовжити термін моєї відпустки з особистих причин на 5 днів. |
| 25.01.24 | З-006/24 | Заява про призначення матеріальної допомоги | Кодекс законів про працю | Прошу призначити мені матеріальну допомогу у зв’язку зі складними життєвими обставинами. |
| 30.01.24 | З-007/24 | Заява про перерахунок заробітної плати | Кодекс законів про працю | Прошу перерахувати мою заробітну плату за останній місяць з урахуванням премій та додаткових винагород. |
Журнал реєстрації заяв з кадрових питань
I. Загальні відомості
- Назва організації:
- Дата подання заяви:
- Реєстраційний номер заяви:
- ПІБ працівника, який подав заяву:
- Короткий зміст заяви:
- Підстава для подання заяви:
- Додатки до заяви:
- Рішення керівника організації:
- Дата ознайомлення з рішенням:
II. Приклади заповнення
1. Заява про прийняття на роботу
- ПІБ працівника: (ПІБ)
- Короткий зміст заяви: Про прийняття на роботу на посаду (назва посади).
- Підстава для подання заяви: (Відповідно до оголошення про вакансію, за направленням центру зайнятості, тощо).
- Додатки до заяви: (Резюме, копія диплома, копія трудової книжки, тощо).
- Рішення керівника організації: (Прийняти на роботу, відмовити у прийнятті на роботу).
- Дата ознайомлення з рішенням: (дата)
2. Заява про звільнення
- ПІБ працівника: (ПІБ)
- Короткий зміст заяви: Про звільнення з посади (назва посади) за власним бажанням.
- Підстава для подання заяви: (Власне бажання).
- Додатки до заяви: (Відсутні).
- Рішення керівника організації: (Звільнити, відмовити у звільненні).
- Дата ознайомлення з рішенням: (дата)
Важливо! Цей шаблон є лише зразком. До нього можна додавати інші графи та стовпчики, які необхідні для ведення обліку заяв з кадрових питань у вашій організації.
Зверніть увагу, що заяви з кадрових питань зберігаються протягом 75 років з моменту їх написання.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
