Існує чимало різноманітних видів і форм ведення Журналу реєстрації вихідних факсограм. Найпоширенішим варіантом є стандартна таблична форма, де фіксуються такі основні реквізити: дата відправлення факсу, номер факсограми, кому адресовано, короткий зміст документа, час відправлення, підпис відповідальної особи. Проте, можливе застосування і більш деталізованих форм, які містять додаткові графи, наприклад, для реєстрації вихідного номера, обліку відмови від прийому факсу тощо. Вибір конкретної форми Журналу зазвичай залежить від внутрішніх потреб та специфіки діяльності організації.
Ведення Журналу реєстрації вихідних факсограм є вкрай важливим, оскільки дозволяє упорядкувати процес передачі факсових повідомлень, забезпечуючи належний контроль та збереження важливої кореспонденції. По-перше, сам факт реєстрації вихідних факсів у Журналі унеможливлює їх втрату чи неконтрольовану відправку. По-друге, ведення Журналу є обов’язковою вимогою для більшості організацій відповідно до нормативно-правових актів, що регулюють питання діловодства. По-третє, у разі виникнення спірних ситуацій чи необхідності підтвердження фактів відправлення, Журнал може слугувати вагомим доказовим матеріалом.
Складання Журналу реєстрації вихідних факсограм, як правило, здійснюється працівниками канцелярії або секретаріату. Основними сторонами в даному документі виступають особа, яка відправляє факсове повідомлення, та особа, якій воно адресовано. Відповідальний працівник, який має належні повноваження, здійснює реєстрацію та подальше опрацювання записів у Журналі.
До оформлення Журналу реєстрації вихідних факсограм висуваються чіткі вимоги. Записи мають бути розбірливими, акуратними, без будь-яких виправлень чи помарок. Важливо дотримуватися хронологічної послідовності реєстрації та забезпечувати збереження Журналу протягом встановленого строку. У разі необхідності, Журнал може бути витребуваний контролюючими органами для перевірки.
Ведення Журналу реєстрації вихідних факсограм передбачає чітку послідовність дій. Спочатку відповідальний працівник фіксує факт відправлення факсового повідомлення, зазначаючи всі необхідні реквізити. Далі, він здійснює відмітку про виконання, тобто підтвердження отримання адресатом переданого документа. Таким чином, Журнал слугує своєрідним “ланцюжком” руху вихідної кореспонденції, забезпечуючи прозорість та відстеження процесу її обробки.
Отже, Журнал реєстрації вихідних факсограм є невід’ємним інструментом ефективного діловодства, який дозволяє упорядкувати процес передачі факсових повідомлень. Його ведення регламентується нормативно-правовими актами та здійснюється відповідальним працівником із дотриманням встановлених вимог. Використання Журналу сприяє прозорості, контролю та збереженню важливої кореспонденції, що є надзвичайно важливим для будь-якої організації.
Приклади
Журнал реєстрації вихідних факсограм (електронних повідомлень)
Дата Номер факсу (електронного повідомлення) Адресат Короткий зміст Час відправлення Відмітка про підтвердження отримання
Наприклад:
1 січня 2023 року 0442551234 ТОВ “Альфа” Цінова пропозиція 10:20 Отримано підтвердження про доставку 10:25
Стаття 9 Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг”, Стаття 12 Закону України “Про телекомунікації”
15 лютого 2023 року електронне повідомлення №1 ПрАТ “Бета” Запрошення на робочу зустріч 14:40 Отримано підтвердження прочитання 14:45
Стаття 9 Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг”, Стаття 6 Закону України “Про інформацію”
1 березня 2023 року 0503214567 ФОП Гамма Відповідь на запит про інформацію 09:15 Отримано підтвердження доставки 09:20
Стаття 9 Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг”, Стаття 12 Закону України “Про телекомунікації”
Журнал реєстрації вихідних факсограм:
| Дата | Номер факсограми | Зміст факсограми | Закон України | Приклад заповнення |
|---|---|---|---|---|
| 01.01.24 | Ф-001/24 | Повідомлення про відправлення документів | Кодекс цивільного процесу України | Повідомляємо про відправлення документів щодо укладення нового договору. |
| 05.01.24 | Ф-002/24 | Лист-запрошення на конференцію | Закон України “Про телекомунікації” | Надсилаємо лист-запрошення на участь у конференції з питань розвитку бізнесу. |
| 10.01.24 | Ф-003/24 | Запит на інформацію про стан рахунку | Кодекс цивільного процесу України | Надсилаємо запит на інформацію щодо стану нашого рахунку та звітності за останній квартал. |
| 15.01.24 | Ф-004/24 | Повідомлення про зміну контактних даних | Кодекс цивільного процесу України | Повідомляємо про зміну наших контактних даних для подальшого зв’язку. |
| 20.01.24 | Ф-005/24 | Лист з подякою за співпрацю | Закон України “Про телекомунікації” | Висловлюємо подяку за успішно проведений проект та відмінну співпрацю. |
| 25.01.24 | Ф-006/24 | Повідомлення про зміну графіку роботи | Кодекс цивільного процесу України | Повідомляємо про зміни в графіку роботи наступного тижня з причини святкування свята компанії. |
| 30.01.24 | Ф-007/24 | Лист з проханням про співпрацю | Закон України “Про телекомунікації” | Надсилаємо лист з проханням про можливість співпраці та партнерства у майбутньому. |
Журнал реєстрації вихідних факсограм (електронних повідомлень)
I. Загальні відомості
- Назва організації:
- Дата надсилання факсограми/електронного повідомлення:
- Реєстраційний номер факсограми/електронного повідомлення:
- Кому направлено факсограму/електронне повідомлення: (ПІБ або назва організації)
- Номер телефону та факсу одержувача: (за наявності)
- Адреса електронної пошти одержувача:
- Тема факсограми/електронного повідомлення:
- Короткий зміст факсограми/електронного повідомлення:
- Додатки до факсограми/електронного повідомлення:
- Відмітка про виконання:
- Дата виконання:
- Відповідальна особа:
II. Приклади заповнення
1. Факсограма до органу державної влади
- Кому направлено факсограму: Міністерство фінансів України
- Номер телефону та факсу одержувача: (044) 290-34-44, (044) 290-34-45
- Адреса електронної пошти одержувача:
- Тема факсограми/електронного повідомлення: Відповідь на лист щодо змін до податкового законодавства.
- Короткий зміст факсограми/електронного повідомлення: Надаємо проект наказу про внесення змін до внутрішніх документів організації у зв’язку зі змінами до податкового законодавства.
- Додатки до факсограми/електронного повідомлення: Проект наказу про внесення змін до внутрішніх документів організації.
- Відмітка про виконання: Факсограма відправлена.
- Дата виконання: (дата)
- Відповідальна особа: (ПІБ та посада)
2. Електронне повідомлення до контрагента
- Кому направлено факсограму: ТОВ “АБВ”
- Адреса електронної пошти одержувача:
- Тема факсограми/електронного повідомлення: Підтвердження оплати за рахунком-фактурою № 12345 від (дата).
- Короткий зміст факсограми/електронного повідомлення: Інформуємо, що оплата за рахунком-фактурою № 12345 від (дата) на суму (сума) гривень проведена (дата).
- Додатки до факсограми/електронного повідомлення: Квитанція про оплату.
- Відмітка про виконання: Електронне повідомлення відправлене.
- Дата виконання: (дата)
- Відповідальна особа: (ПІБ та посада)
Важливо! Цей шаблон є лише зразком. До нього можна додавати інші графи та стовпчики, які необхідні для ведення обліку вихідних факсограм та електронних повідомлень у вашій організації.
Зверніть увагу, що вихідні факсограми та електронні повідомлення зберігаються протягом 3 років з моменту їх надсилання.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
