Цей документ являє собою важливий реєстраційний журнал, в якому обліковуються всі вхідні факсові повідомлення, що надходять до організації. Журнал дозволяє систематизувати та контролювати отримання важливої кореспонденції, забезпечуючи прозорість та ефективність діловодства.
Існують різні види та форми ведення Журналу реєстрації вхідних факсограм. Найпоширенішою є стандартна таблична форма, де фіксуються такі дані: дата отримання факсового повідомлення, відправник, номер факсу, короткий зміст документа, до кого адресовано, час надходження, відмітка про виконання. Проте, можливе й застосування розширених форм, які містять додаткові графи для більш детального обліку, наприклад, реєстрація вхідного номера, відповідальна особа, відмітка про доставку оригіналу тощо. Вибір конкретної форми Журналу залежить від специфіки діяльності організації та її документообігу.
Журнал реєстрації вхідних факсограм є вкрай необхідним документом, адже дозволяє упорядкувати процес отримання та обробки факсових повідомлень. По-перше, це спрощує подальше використання та архівування отриманої інформації. По-друге, журнал слугує засобом контролю та попередження можливих втрат чи затримок у доставці кореспонденції. По-третє, ведення Журналу є обов’язковою вимогою для більшості державних установ та комерційних організацій відповідно до нормативно-правових актів, що регулюють діловодство.
Складання Журналу реєстрації вхідних факсограм, як правило, здійснюється канцелярією або секретаріатом організації. Основними сторонами в даному документі виступають особа, яка отримала факсове повідомлення, та особа, яка його відправила. Опрацювання та занесення запису до Журналу здійснюється відповідальним працівником, який має належні повноваження.
Вимоги до оформлення Журналу реєстрації вхідних факсограм передбачають чіткість, акуратність та повноту інформації. Записи мають бути розбірливими, без виправлень та помарок. Також важливо дотримуватись хронологічного порядку реєстрації та забезпечувати збереження Журналу протягом встановленого строку. У разі необхідності, Журнал може бути витребуваний контролюючими органами для перевірки дотримання вимог діловодства.
Ведення Журналу реєстрації вхідних факсограм передбачає певну послідовність дій. Спочатку відповідальний працівник фіксує отримання факсового повідомлення, зазначаючи всі необхідні реквізити. Далі, він передає документ адресату або відповідальній особі, відмічаючи цей факт у журналі. Таким чином, Журнал слугує своєрідним “ланцюжком” руху вхідної кореспонденції, забезпечуючи прозорість та відстеження її обробки.
Отже, Журнал реєстрації вхідних факсограм є невід’ємним інструментом ефективного діловодства, який дозволяє упорядкувати процес отримання та обробки факсових повідомлень. Його ведення регламентується нормативно-правовими актами та здійснюється відповідальним працівником із дотриманням встановлених вимог. Використання Журналу сприяє прозорості, контролю та збереженню важливої кореспонденції, що є надзвичайно важливим для будь-якої організації.
Приклади
Журнал реєстрації вхідних факсограм
Дата Номер факсу Відправник Короткий зміст Адресат Час Відмітка про виконання
Наприклад:
1 січня 2023 року 0442551234 ТОВ “Альфа” Запит про надання цінової пропозиції Генеральний директор 10:15 Передано Петровій С.С. 10:20
Стаття 9 Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг”, Стаття 12 Закону України “Про телекомунікації”
15 лютого 2023 року 0671234567 ПрАТ “Бета” Повідомлення про проведення робочої зустрічі Заступник директора 14:30 Передано Іванову І.І. 14:35
Стаття 9 Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг”, Стаття 12 Закону України “Про телекомунікації”
1 березня 2023 року 0503214567 ФОП Гамма Заява про надання інформації Директор з маркетингу 09:00 Передано Сидорову В.В. 09:10
Стаття 9 Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг”, Стаття 12 Закону України “Про телекомунікації”
Журнал реєстрації вхідних факсограм:
| Дата | Номер факсограми | Зміст факсограми | Закон України | Приклад заповнення |
|---|---|---|---|---|
| 01.01.24 | Ф-001/24 | Запит щодо стану замовлення | Закон України “Про захист персональних даних” | Запитаємо про статус замовлення на постачання матеріалів для виробництва. |
| 05.01.24 | Ф-002/24 | Інформація про зміни в умовах договору | Цивільний кодекс України | Повідомляємо про внесення змін у договір оренди приміщення згідно з узгодженими умовами. |
| 10.01.24 | Ф-003/24 | Повідомлення про надходження платежу | Кодекс цивільного процесу України | Повідомляємо про надходження оплати за послуги згідно з рахунком-фактурою №1234. |
| 15.01.24 | Ф-004/24 | Запит на надання додаткової інформації | Закон України “Про доступ до публічної інформації” | Прошу надати додаткову інформацію щодо умов контракту. |
| 20.01.24 | Ф-005/24 | Запит на отримання каталогу товарів | Закон України “Про рекламу” | Прошу надати каталог товарів вашої компанії для ознайомлення. |
| 25.01.24 | Ф-006/24 | Повідомлення про перенесення зустрічі | Цивільний кодекс України | Повідомляємо про перенесення запланованої зустрічі на наступний тиждень. |
| 30.01.24 | Ф-007/24 | Запит на уточнення умов контракту | Кодекс цивільного процесу України | Прошу уточнити деякі умови нашого контракту з метою подальшого співробітництва. |
Журнал реєстрації вхідних факсограм
I. Загальні відомості
- Назва організації:
- Дата надходження факсограми:
- Реєстраційний номер факсограми:
- Від кого надійшла факсограма: (ПІБ або назва організації)
- Номер телефону та факсу відправника:
- Короткий зміст факсограми:
- Додатки до факсограми:
- Відмітка про виконання:
- Дата виконання:
- Відповідальна особа:
II. Приклади заповнення
1. Факсограма від органу державної влади
- Від кого надійшла факсограма: Міністерство фінансів України
- Номер телефону та факсу відправника: (044) 290-34-44, (044) 290-34-45
- Короткий зміст факсограми: Лист щодо змін до податкового законодавства.
- Додатки до факсограми: Копія листа Міністерства фінансів України.
- Відмітка про виконання: Ознайомлено з листом, розроблено проект наказу про внесення змін до внутрішніх документів організації.
- Дата виконання: (дата)
- Відповідальна особа: (ПІБ та посада)
2. Факсограма від контрагента
- Від кого надійшла факсограма: ТОВ “АБВ”
- Номер телефону та факсу відправника: (050) 123-45-67, (050) 123-45-68
- Короткий зміст факсограми: Рахунок-фактура № 12345 від (дата) на суму (сума) гривень.
- Додатки до факсограми: Рахунок-фактура № 12345 від (дата).
- Відмітка про виконання: Рахунок-фактура отриманий, проведено оплату за фактурою.
- Дата виконання: (дата)
- Відповідальна особа: (ПІБ та посада)
Важливо! Цей шаблон є лише зразком. До нього можна додавати інші графи та стовпчики, які необхідні для ведення обліку вхідних факсограм у вашій організації.
Зверніть увагу, що вхідні факсограми зберігаються протягом 3 років з моменту їх надходження.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
