Журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян є надзвичайно важливим документом, який застосовується в різних державних установах, організаціях та підприємствах, що здійснюють свою діяльність на території України. Він призначений для упорядкованого обліку та контролю за розглядом пропозицій, заяв і скарг, які надходять від громадян. Ведення такого журналу є обов’язковим, адже він дозволяє забезпечити прозорість та відкритість у роботі з громадянами, а також підвищити рівень відповідальності посадових осіб за своєчасний і якісний розгляд звернень.
Журнал може мати різні форми та види, однак всі вони спрямовані на досягнення єдиної мети – систематизації роботи з пропозиціями, заявами і скаргами громадян. Наприклад, він може бути складений у вигляді окремого документа або ж вестися у вигляді записів у спеціальному журналі чи книзі. Також допускається ведення електронної версії журналу, яка дозволяє автоматизувати процес реєстрації та контролю. Незалежно від форми, такий журнал повинен містити інформацію про дату надходження звернення, його реєстраційний номер, короткий зміст, відомості про автора, а також відомості про результати розгляду та строки виконання.
Ведення Журналу реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян є обов’язковим для всіх державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій, незалежно від форми власності та підпорядкування. Його основне призначення – забезпечити своєчасний та ефективний розгляд звернень громадян, а також сприяти підвищенню рівня відповідальності посадових осіб за вирішення порушених у зверненнях питань. Крім того, Журнал може виступати важливим джерелом інформації для аналізу стану роботи з громадянами, виявлення проблемних питань та розробки заходів щодо їх вирішення.
Стосовно вимог до оформлення Журналу реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян, вони можуть відрізнятися залежно від специфіки діяльності установи, однак існують певні загальні правила. Зокрема, журнал має бути пронумерований, прошнурований та скріплений печаткою. Кожен запис у ньому повинен містити дату надходження звернення, його реєстраційний номер, короткий зміст, відомості про автора (ПІБ, адресу), дату та результати розгляду, строки виконання. У разі необхідності можуть вноситися додаткові відомості про хід розгляду та відповіді, надіслані заявнику.
Складання Журналу реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян, як правило, покладається на окремого працівника установи, наприклад, на спеціаліста відділу документообігу або канцелярії. Цей працівник відповідає за своєчасне та правильне ведення журналу, а також за забезпечення належного збереження документа. Організація роботи з журналом, контроль за його веденням та аналіз звернень громадян здійснюється керівником установи або уповноваженою ним особою.
Таким чином, Журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян є важливим документом, який забезпечує прозорість та відкритість у роботі з громадянами, а також підвищує відповідальність посадових осіб за своєчасний і якісний розгляд їхніх звернень. Його ведення є обов’язковим для всіх державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій в Україні, а вимоги до оформлення та порядку складання визначаються внутрішніми правилами та законодавством.
Приклади
Шаблон Журналу реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян може мати наступний вигляд:
Журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян ведеться відповідно до вимог Закону України “Про звернення громадян” та Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої Наказом Міністерства юстиції України.
Кожен запис у журналі має містити наступну інформацію:
Дата надходження: 01.04.2024 Реєстраційний номер: 123 Короткий зміст звернення: Пропозиція щодо покращення умов надання адміністративних послуг у відділі Відомості про автора: Іванов Іван Іванович, вул. Центральна, 10, м. Київ Дата та результати розгляду: 05.04.2024, надано письмову відповідь Строки виконання: 10 днів
Дата надходження: 10.04.2024 Реєстраційний номер: 124 Короткий зміст звернення: Скарга на дії посадової особи Відомості про автора: Петренко Петро Петрович, вул. Шевченка, 15, м. Одеса Дата та результати розгляду: 15.04.2024, направлено на додаткове розслідування Строки виконання: 20 днів
Дата надходження: 15.04.2024 Реєстраційний номер: 125 Короткий зміст звернення: Заява про надання адміністративної послуги Відомості про автора: Сидоренко Сидір Сидорович, вул. Франка, 7, м. Львів Дата та результати розгляду: 20.04.2024, надано адміністративну послугу Строки виконання: 15 днів
Ведення Журналу реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян забезпечує прозорість та відкритість у роботі з громадянами, а також дозволяє контролювати своєчасність та якість розгляду їхніх звернень. Він є обов’язковим документом для всіх державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій в Україні.
Журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян
| Дата | Номер заявки/скарги | ПІБ громадянина | Суть заявки/скарги | Відповідний закон України | Приклади заповнення |
|---|---|---|---|---|---|
| 16.04.2024 | З-001/2024 | Іваненко Петро | Прохання про прибирання сміття у дворі будинку | Закон України “Про поводження зі сміттям” | Мешканці просили вибрати сміття, що накопичилося у дворі, адже це порушує санітарний стан. |
| 17.04.2024 | З-002/2024 | Ковальчук Олена | Скарга на перебої з постачанням гарячої води | Житловий кодекс України | У квартирі вже другий день немає гарячої води, хоча оплата за послуги вчасна. |
| 18.04.2024 | З-003/2024 | Сидоренко Марія | Пропозиція щодо облаштування дитячого майданчика | Закон України “Про охорону дитинства” | Пропоную встановити дитячий майданчик у парку біля школи для розваг дітей з місцевості. |
Журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян
I. Загальні відомості
- Назва органу, до якого надійшло звернення:
- Дата надходження звернення:
- Реєстраційний номер звернення:
- ПІБ заявника:
- Місце проживання заявника:
- Контактний номер телефону (за бажанням):
- Категорія заявника (за бажанням):
- Зміст звернення (пропозиція, заява, скарга):
- Додатки (за наявності):
II. Рішення щодо звернення
- Дата розгляду звернення:
- Рішення (задоволено, відмовлено, частково задоволено):
- Дата надсилання відповіді заявнику:
- Спосіб надсилання відповіді (поштою, електронною поштою, особисто):
- Підпис відповідальної особи:
III. Законодавство
Звернення розглянуто відповідно до вимог таких законів України:
- Закон України “Про звернення громадян” від 04.09.2000 № 5023-III
- [Інші закони України, що стосуються тематики звернення]
IV. Приклади заповнення
1. Пропозиція
- Зміст звернення: Запропонувати нову схему благоустрою прибудинкової території.
- Рішення: Пропозиція розглянута, направлена до відповідного структурного підрозділу для вивчення можливості реалізації.
2. Заява
- Зміст звернення: Заявити про неналежне надання житлово-комунальних послуг.
- Рішення: Заяву прийнято до розгляду, створено комісію для перевірки фактів, за результатами буде надано відповідь.
3. Скарга
- Зміст звернення: Поскаржитися на дії сусідів, які заважають шумом у нічний час.
- Рішення: Скаргу прийнято до розгляду, поліційній дільниці буде надано розпорядження для проведення розслідування та вжиття заходів.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
