Кадрова документація підприємств, установ та організацій являє собою важливу складову їхньої діяльності, адже вона не лише фіксує трудові відносини між роботодавцем та працівниками, але й регламентує права, обов’язки та відповідальність сторін. Одним із ключових документів у цій сфері є накази з кадрових питань, які тривалий час зберігаються у справах установи. Для забезпечення впорядкованого обліку, зберігання та систематизації таких наказів ведеться окремий Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання.
Ведення цього журналу регламентується низкою нормативно-правових актів, зокрема Законом України “Про державну службу”, Національним стандартом України ДСТУ 4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”, а також внутрішніми інструкціями з діловодства установи. Основним його призначенням є забезпечення цілісності, доступності та контрольованості інформації про кадрові рішення, прийняті керівництвом протягом тривалого часу.
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання може мати різні форми залежно від специфіки діяльності та потреб установи. Він може вестись у вигляді окремого прошнурованого, пронумерованого та скріпленого печаткою документа або у формі електронного реєстру. Незалежно від форми, такий журнал повинен містити наступні основні реквізити: порядковий номер наказу, дату його видання, номер, коротку анотацію змісту, відомості про підписання (затвердження) та реєстрацію.
Ведення Журналу реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання є обов’язковим для всіх підприємств, установ та організацій в Україні, які здійснюють трудову діяльність найманих працівників. Це зумовлено необхідністю забезпечення цілісності та доступності інформації про прийняті кадрові рішення, адже такі накази містять важливі відомості щодо прийняття на роботу, переведення, звільнення, надання відпусток, заохочення та дисциплінарного стягнення працівників. Ведення журналу дозволяє не лише впорядкувати облік таких документів, а й полегшує їх пошук та аналіз у разі виникнення спірних ситуацій.
Вимоги до оформлення Журналу реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання передбачають, що він має бути пронумерований, прошнурований та скріплений печаткою установи. Записи в ньому повинні бути здійснені ретельно, чітко, розбірливо та без виправлень. Кожен запис має містити порядковий номер наказу, його дату, номер, коротку анотацію змісту, а також відомості про підписання (затвердження) та реєстрацію.
Ведення Журналу реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання, як правило, покладається на співробітника кадрової служби або уповноваженого працівника канцелярії установи. Ця особа несе відповідальність за своєчасне та належне внесення записів, забезпечення збереженості журналу, а також контроль за наявністю необхідних реквізитів. Організація роботи з журналом, затвердження кадрових наказів та здійснення контролю за веденням журналу покладається на керівника установи або іншу уповноважену ним особу.
Підсумовуючи, Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання є важливим інструментом забезпечення впорядкованості, доступності та збереженості інформації про кадрові рішення, прийняті на підприємстві, в установі чи організації. Ведення такого журналу є обов’язковим відповідно до чинного законодавства та сприяє ефективному управлінню персоналом, захисту трудових прав працівників і підвищенню рівня відповідальності керівництва.
Приклади
Шаблон Журналу реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання може мати такий вигляд:
Ведення Журналу реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання регламентується вимогами Закону України “Про державну службу”, Національного стандарту України ДСТУ 4163-2003 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”, а також внутрішніми нормативними документами установи.
Кожен запис у журналі має містити наступну інформацію:
Порядковий номер наказу: 123 Дата наказу: 01.04.2024 Номер наказу: 25 Анотація змісту: Прийняття на роботу Іванова Івана Івановича на посаду головного спеціаліста відділу кадрів Відомості про підписання (затвердження): Затверджено директором 01.04.2024 Відомості про реєстрацію: Зареєстровано в журналі за № 123 від 01.04.2024
Порядковий номер наказу: 124 Дата наказу: 10.04.2024 Номер наказу: 30 Анотація змісту: Переведення Петренка Петра Петровича на посаду старшого інспектора відділу охорони праці Відомості про підписання (затвердження): Затверджено директором 10.04.2024 Відомості про реєстрацію: Зареєстровано в журналі за № 124 від 10.04.2024
Порядковий номер наказу: 125 Дата наказу: 15.04.2024 Номер наказу: 35 Анотація змісту: Звільнення Сидоренка Сидора Сидоровича з посади головного бухгалтера за власним бажанням Відомості про підписання (затвердження): Затверджено директором 15.04.2024 Відомості про реєстрацію: Зареєстровано в журналі за № 125 від 15.04.2024
Ведення Журналу реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання є обов’язковим для всіх підприємств, установ та організацій в Україні, які здійснюють трудову діяльність найманих працівників. Це забезпечує впорядкованість, доступність та збереженість інформації про кадрові рішення, що має важливе значення для ефективного управління персоналом та захисту трудових прав працівників.
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання:
| Дата | Номер наказу | Зміст наказу | Закон України | Приклад заповнення |
|---|---|---|---|---|
| 01.01.24 | 001/24 | Призначення на посаду керівника відділу кадрів | Кодекс законів про працю | Призначити Іванова Петра Петровича на посаду керівника відділу кадрів з 01.02.2024. |
| 05.01.24 | 002/24 | Затвердження штатного розпису підрозділу | Закон України “Про зайнятість населення” | Затвердити штатний розпис відділу кадрів згідно зі змінами з 01.03.2024. |
| 10.01.24 | 003/24 | Установлення нових тарифів на оплату праці | Кодекс законів про працю | Встановити нові тарифи на оплату праці згідно з рішенням керівництва підприємства з 01.04.2024. |
| 15.01.24 | 004/24 | Проведення атестації працівників | Кодекс законів про працю | Запровадити систему атестації працівників з метою оцінки їх професійних навичок та знань з 01.05.2024. |
| 20.01.24 | 005/24 | Зміни у трудовому договорі | Кодекс законів про працю | Внести зміни до трудового договору з працівником Івановим І.І. щодо умов оплати праці з 01.06.2024. |
| 25.01.24 | 006/24 | Призначення стипендій студентам-практикантам | Закон України “Про вищу освіту” | Призначити стипендії студентам-практикантам згідно з рішенням вченої ради з 01.07.2024. |
| 30.01.24 | 007/24 | Визначення процедури підвищення кваліфікації | Кодекс законів про працю | Затвердити процедуру підвищення кваліфікації працівників згідно з внутрішніми положеннями підприємства з 01.08.2024. |
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання
I. Загальні відомості
- Назва організації:
- Дата видання наказу:
- Реєстраційний номер наказу:
- Короткий зміст наказу:
- Підстава видання наказу:
- ПІБ особи, яка видала наказ:
- ПІБ особи, яка ознайомлена з наказом:
- Дата ознайомлення з наказом:
II. Текст наказу
[В цьому розділі описується текст наказу, який може включати в себе такі пункти:]
- Кадровий захід (прийняття на роботу, переведення, звільнення, тощо).
- ПІБ працівника, щодо якого видається наказ.
- Посада, на яку приймається, переводиться або з якої звільняється працівник.
- Дата початку роботи, переведення або звільнення.
- Підстава для кадрового заходу (трудовий договір, заява працівника, тощо).
- Інші необхідні положення.
III. Законодавство
Цей наказ видано відповідно до вимог таких законів України:
- Кодекс законів про працю України від 21.12.1971 № 43-XI
- [Інші закони України, що стосуються даного кадрового питання]
IV. Приклади заповнення
1. Наказ про прийняття на роботу
- Короткий зміст наказу: Прийняття на роботу (ПІБ) на посаду (назва посади).
- Підстава видання наказу: Трудовий договір від (дата) № (номер).
- Текст наказу:
- Прийняти на роботу (ПІБ) на посаду (назва посади) з (дата).
- Ознайомити (ПІБ) з правилами внутрішнього трудового розпорядку та посадовою інструкцією.
- Виплачувати (ПІБ) заробітну плату в розмірі (сума) гривень щомісяця.
- Відповідальна особа:
- Кадровий відділ.
2. Наказ про звільнення
- Короткий зміст наказу: Звільнення (ПІБ) з посади (назва посади).
- Підстава видання наказу: (Заява працівника, закінчення строку дії трудового договору, тощо).
- Текст наказу:
- Звільнити (ПІБ) з посади (назва посади) з (дата) за (підстава звільнення).
- Видати (ПІБ) трудову книжку та остаточний розрахунок.
- Відповідальна особа:
- Кадровий відділ.
Важливо! Цей шаблон є лише зразком. До нього можна додавати інші графи та стовпчики, які необхідні для ведення обліку наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання у вашій організації.
Зверніть увагу, що термін зберігання наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання становить 75 років.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
