Журнал оперативного обліку щорічних відпусток працівників

Журнал оперативного обліку щорічних відпусток працівників є важливим кадровим документом у системі управління персоналом будь-якого підприємства, установи чи організації в Україні. Цей документ служить ключовим інструментом для систематизації та впорядкування інформації про відпустки співробітників протягом календарного року.

Сутність даного журналу полягає в тому, що він дозволяє роботодавцю вести чіткий облік використання працівниками їхнього права на щорічну відпустку, передбаченого Кодексом законів про працю України та Законом України “Про відпустки”. У журналі фіксуються як основні щорічні відпустки, так і додаткові, що надаються працівникам відповідно до законодавства, колективного договору чи інших нормативних актів підприємства.

Необхідність ведення такого журналу зумовлена потребою роботодавця контролювати рівномірність надання відпусток протягом року, щоб забезпечити безперервність робочого процесу та уникнути ситуацій, коли значна кількість працівників перебуває у відпустці одночасно. Крім того, журнал допомагає відстежувати використання працівниками належних їм днів відпочинку та планувати кадрову роботу на майбутні періоди.

Відповідальність за ведення журналу зазвичай покладається на працівника відділу кадрів або іншу уповноважену особу, яка займається кадровим діловодством. У невеликих організаціях цим може займатися безпосередньо керівник або призначений ним співробітник. Важливо, щоб особа, яка веде журнал, мала достатню кваліфікацію та розуміння трудового законодавства.

Журнал може вестися як у паперовій, так і в електронній формі, проте обов’язково повинен містити певні реквізити: прізвище, ім’я та по батькові працівника, його посаду, структурний підрозділ, дати початку та закінчення відпустки, її тривалість у календарних днях, підставу надання (наказ або розпорядження), відмітку про фактичне використання відпустки.

Особливу увагу при веденні журналу слід приділяти точності внесення даних та своєчасності їх оновлення. Усі записи повинні відповідати наказам про надання відпусток та іншим документам, що є підставою для їх оформлення. Важливо також враховувати можливі зміни у датах відпусток, їх перенесення чи відкликання працівників з відпустки, що також має бути належним чином відображено в журналі.

Цей документ має важливе юридичне значення, оскільки може слугувати доказом у трудових спорах щодо надання відпусток, їх оплати чи компенсації за невикористані дні відпочинку. Тому всі записи в журналі повинні вестися акуратно, без виправлень та помарок, а сам журнал має зберігатися в належних умовах протягом установленого законодавством терміну.

При створенні журналу важливо враховувати специфіку підприємства, чисельність персоналу та особливості організації роботи. Для великих підприємств може бути доцільним ведення окремих журналів по структурних підрозділах з подальшим зведенням інформації в єдину базу даних. Це дозволяє оптимізувати процес обліку відпусток та зробити його більш зручним для користування.

Приклади

Відповідно до статті 79 Кодексу законів про працю України та статті 10 Закону України “Про відпустки”, черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації.

ЖУРНАЛ
оперативного обліку щорічних відпусток працівників
ТОВ “Назва підприємства”
на 2024 рік

Розпочато: 01 січня 2024 року
Закінчено: 31 грудня 2024 року

№ з/п | ПІБ працівника | Посада | Структурний підрозділ | Вид відпустки | Період, за який надається відпустка | Тривалість відпустки (календарних днів) | Дата початку відпустки | Дата закінчення відпустки | № та дата наказу | Підпис працівника | Примітки

Приклад заповнення:

1 | Петренко Іван Васильович | Менеджер з продажу | Відділ продажу | Щорічна основна | 12.05.2023-11.05.2024 | 24 | 15.06.2024 | 08.07.2024 | №45-В від 01.06.2024 | [підпис] | Відпустка використана повністю

2 | Коваленко Марія Іванівна | Бухгалтер | Бухгалтерія | Щорічна основна та додаткова за ненормований робочий день | 01.02.2023-31.01.2024 | 24+7 | 01.08.2024 | 31.08.2024 | №67-В від 15.07.2024 | [підпис] | –

3 | Сидоренко Олег Петрович | Інженер | Технічний відділ | Щорічна основна | 15.03.2023-14.03.2024 | 24 | 10.07.2024 | 02.08.2024 | №58-В від 25.06.2024 | [підпис] | Відпустка перенесена з травня на прохання працівника

Правила ведення журналу:

1. Журнал ведеться протягом календарного року.
2. Усі записи здійснюються чорнилом або кульковою ручкою розбірливим почерком.
3. Виправлення помилок допускається лише шляхом закреслення неправильного запису та внесення правильного з приміткою “Виправленому вірити” і підписом відповідальної особи.
4. У графі “Вид відпустки” вказується повна назва відпустки відповідно до Закону України “Про відпустки”.
5. У графі “Період, за який надається відпустка” зазначається робочий рік, за який надається відпустка.
6. Тривалість відпустки вказується у календарних днях, при цьому святкові та неробочі дні не враховуються.
7. Підпис працівника ставиться після ознайомлення з наказом про надання відпустки.
8. У примітках зазначається інформація про перенесення відпустки, поділ її на частини, відкликання з відпустки тощо.

Відповідальна особа за ведення журналу: [посада, ПІБ, підпис]

Журнал пронумеровано, прошнуровано та скріплено печаткою підприємства
Кількість сторінок: ___
Керівник підприємства: [підпис, ПІБ]

Журнал оперативного обліку щорічних відпусток працівників є документом, який ведеться кадровою службою підприємства або установи для контролю за використанням відпусток працівниками. Його оформлення регулюється законодавством України, зокрема, Кодексом законів про працю України та Законом України «Про відпустки». Основною метою цього журналу є забезпечення належного планування відпусток, щоб уникнути затримок у виконанні робочих процесів і забезпечити своєчасний відпочинок працівників відповідно до їхніх прав. Журнал може бути паперовим або електронним, проте, незалежно від формату, він повинен мати чітку структуру і бути доступним для контролю в будь-який момент.

Журнал ведеться за допомогою таблиці, де кожен працівник має свою індивідуальну картку з обліку відпусток. Основні графи, що рекомендується включати в журнал:

1. Номер запису – порядковий номер запису для уникнення плутанини.
2. ПІБ працівника – повне ім’я працівника, для якого ведеться облік відпусток.
3. Посада – посада працівника відповідно до його трудового договору.
4. Структурний підрозділ – відділ або департамент, де працює працівник, для забезпечення контролю на рівні відділів.
5. Дата початку відпустки – точна дата початку щорічної відпустки.
6. Дата закінчення відпустки – дата, коли працівник має повернутися до роботи.
7. Кількість календарних днів – загальна кількість днів щорічної відпустки.
8. Вид відпустки – тут може зазначатися, чи це основна щорічна відпустка, додаткова або відпустка за власний рахунок, що передбачено ст. 4 Закону України «Про відпустки».
9. Підстава для надання відпустки – реквізити документа, що є підставою для відпустки, зазвичай це наказ по підприємству.
10. Примітки – інформація про можливі коригування чи уточнення, наприклад, перенесення відпустки або її поділ на частини.

Заповнення журналу виконується відповідальною особою, зазвичай кадровиком, який отримує від працівника заяву на відпустку і оформляє відповідний наказ. Усі записи повинні вноситися вчасно, щоб запобігти ситуаціям, коли відпустка не погоджена і не врахована у графіку.

Приклад заповнення журналу:

1. Номер запису: 1
ПІБ працівника: Іваненко Іван Іванович
Посада: менеджер з продажу
Структурний підрозділ: відділ продажу
Дата початку відпустки: 01.06.2024
Дата закінчення відпустки: 14.06.2024
Кількість календарних днів: 14
Вид відпустки: щорічна основна
Підстава для надання відпустки: наказ № 45 від 20.05.2024
Примітки: відсутні

2. Номер запису: 2
ПІБ працівника: Петренко Олена Михайлівна
Посада: бухгалтер
Структурний підрозділ: фінансовий відділ
Дата початку відпустки: 15.07.2024
Дата закінчення відпустки: 28.07.2024
Кількість календарних днів: 14
Вид відпустки: щорічна основна
Підстава для надання відпустки: наказ № 63 від 01.07.2024
Примітки: відпустка поділена на дві частини

Цей журнал є частиною кадрової документації, і його ведення важливо для забезпечення дотримання трудових прав працівників та запобігання порушень в управлінні персоналом.

Шаблон Журналу оперативного обліку щорічних відпусток працівників

Призначення:

Журнал слугує для систематичного фіксування інформації про надання щорічних відпусток працівникам підприємства. Це дозволяє контролювати використання відпусток, планувати графіки відпусток та уникнути помилок у розрахунках.

Структура журналу:

Журнал може мати різну кількість граф залежно від специфіки підприємства та вимог внутрішніх документів. Орієнтовний перелік граф:

• № п/п: Порядковий номер запису.
• ПІБ працівника: Повне ім’я працівника.
• Посада: Посада, яку займає працівник.
• Підрозділ: Підрозділ, в якому працює працівник.
• Дата народження: Дата народження працівника (для визначення стажу).
• Дата прийняття на роботу: Дата прийняття працівника на роботу (для визначення кількості відпустки).
• Кількість днів відпустки: Загальна кількість днів щорічної відпустки, що належить працівнику за законом.
• Період використання відпустки: Початкова і кінцева дата відпустки.
• Наказ про надання відпустки: Номер і дата наказу про надання відпустки.
• Підстава для надання відпустки: Наприклад, графік відпусток, заява працівника тощо.
• Фактично використано днів: Кількість днів відпустки, яку фактично використав працівник.
• Примітки: Для додаткової інформації, наприклад, про перенесення, скорочення або продовження відпустки.

Законне підґрунтя:

Ведення журналу обліку відпусток передбачено законодавством України про працю. Зокрема, Кодекс законів про працю України визначає порядок надання щорічних відпусток, а також вимоги до обліку використання відпусток.

Приклад заповнення:

Рекомендації:

• Журнал слід вести систематично, вносячи записи про кожного працівника одразу після надання відпустки.
• Для зручності можна використовувати електронну таблицю або спеціальне програмне забезпечення для обліку відпусток.
• Журнал слід зберігати протягом встановленого законодавством строку.

Важливо:

Цей шаблон є лише прикладом і може бути адаптований до специфіки вашого підприємства. Рекомендується проконсультуватися з юристом або кадровиком для уточнення всіх нюансів ведення обліку відпусток.

Додаткові відомості:

Крім основної інформації про відпустки, в журналі можна відображати додаткові дані, такі як:

• Види відпусток (щорічна основна, додаткова за шкідливі умови праці тощо).
• Невикористані дні відпустки за попередні роки.
• Причини перенесення, скорочення або продовження відпустки.

Журнал оперативного обліку щорічних відпусток працівників є документом, який використовується для обліку відпусток працівників, які отримують щорічні відпустки відповідно до закону України “Про працю” та інших нормативних актів.

У журналі оперативного обліку щорічних відпусток працівників повинні бути зазначені наступні дані:

* номер працівника;
* дата початку відпустки;
* дата кінця відпустки;
* кількість днів відпустки;
* причини відпустки (щорічна відпустка, медична відпустка, відпустка для догляду за дитиною, інша причина);
* дата прийняття рішення про відпустку;
* підпис працівника;
* підпис керівника підприємства.

Журнал оперативного обліку щорічних відпусток працівників повинен бути затверджений керівництвом підприємства та бути доступним для працівників.

Закон України “Про працю” стверджує, що працівник має право на щорічну відпустку не менше 28 днів, яка повинна бути надана йому протягом року. Відпустка повинна бути надана не пізніше ніж за 60 днів до початку відпустки.

Приклад заповнення журналу оперативного обліку щорічних відпусток працівників:

У випадку якщо працівник не отримав щорічну відпустку, він повинен повідомити про це керівництво підприємства, яке повинне надати йому відпустку не пізніше ніж за 60 днів до початку відпустки.

Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення

Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)

Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.