Згода на виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника є важливим документом у сфері трудових відносин в Україні. Цей документ відображає добровільне рішення працівника взяти на себе додаткові обов’язки колеги, який з певних причин тимчасово відсутній на робочому місці. Така згода є свідченням гнучкості трудових відносин та готовності працівників до співпраці задля забезпечення безперервності робочого процесу.
Існує кілька видів та форм згоди на виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. Найпоширенішою є загальна форма згоди, яка передбачає повне виконання обов’язків відсутнього колеги. Однак, залежно від специфіки роботи та тривалості відсутності основного працівника, можуть існувати й інші форми. Наприклад, може бути оформлена згода на часткове виконання обов’язків, коли працівник погоджується виконувати лише найбільш критичні функції відсутнього колеги. Також може бути форма згоди з обмеженням у часі, коли працівник погоджується виконувати додаткові обов’язки лише протягом певного періоду.
Цей документ необхідний з кількох важливих причин. По-перше, він є юридичним підтвердженням добровільної згоди працівника на виконання додаткових обов’язків. Це важливо для захисту прав працівника, адже згідно з трудовим законодавством України, роботодавець не може примусово покласти на працівника виконання обов’язків, які не передбачені його трудовим договором. По-друге, цей документ служить підставою для оформлення наказу про покладення обов’язків та, за певних умов, для нарахування додаткової оплати за виконану роботу. По-третє, згода допомагає уникнути можливих трудових спорів у майбутньому, чітко фіксуючи домовленості між працівником та роботодавцем.
Вимоги до згоди на виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника включають чітке зазначення посади та ПІБ працівника, який дає згоду, посади та ПІБ відсутнього працівника, причини його відсутності, періоду, на який даєтся згода, переліку обов’язків, які працівник погоджується виконувати. Важливо, щоб документ був складений з урахуванням норм трудового законодавства України та внутрішніх правил підприємства.
Складання такої згоди відбувається за умов, коли виникає необхідність забезпечити виконання обов’язків працівника, який тимчасово відсутній на робочому місці. Це може бути пов’язано з різними обставинами: щорічна відпустка, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, тривала хвороба, відрядження тощо. Важливо розуміти, що ініціатива щодо надання такої згоди може виходити як від роботодавця, так і від самого працівника, який готовий взяти на себе додаткові обов’язки.
У згоді на виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника сторонами виступають працівник, який дає згоду, та роботодавець. Працівник є ініціатором та автором документа, а роботодавець – стороною, яка приймає цю згоду. Однак, важливо розуміти, що фактично в цій ситуації є три сторони: працівник, який дає згоду, роботодавець та працівник, який тимчасово відсутній. Хоча останній не є безпосередньою стороною документа, його посада та обов’язки є ключовим фактором, який визначає зміст згоди.
Вимоги до оформлення згоди на виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника не є настільки суворими, як до наказів чи інших офіційних документів підприємства, але все ж вимагають дотримання певних правил. Згода повинна бути оформлена у письмовій формі, містити всю необхідну інформацію: ПІБ та посаду працівника, який дає згоду, дату складання документа, чітке формулювання згоди, перелік обов’язків, період їх виконання, підпис працівника. Бажано, щоб документ був складений у двох примірниках – один для працівника, інший для роботодавця.
Складання згоди на виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника – це відповідальний процес, який зазвичай здійснюється самим працівником, можливо, за допомогою відділу кадрів або юридичного відділу підприємства. При підготовці згоди важливо чітко розуміти обсяг додаткових обов’язків, які працівник буде виконувати, та період їх виконання. Також варто обговорити з керівництвом питання додаткової оплати за виконання цих обов’язків та відобразити це в документі.
Згода на виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника є важливим інструментом регулювання трудових відносин, який дозволяє забезпечити гнучкість у розподілі обов’язків та ефективне функціонування підприємства навіть за відсутності ключових співробітників. Водночас, цей документ захищає права працівника, забезпечуючи добровільність прийняття на себе додаткових обов’язків та створюючи підстави для отримання додаткової винагороди за виконану роботу.
Приклади
Директору ТОВ “Сонячний промінь”
Петренку О.В.
від бухгалтера
Коваленко Марії Іванівни
Згода на виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника
Я, Коваленко Марія Іванівна, бухгалтер ТОВ “Сонячний промінь”, керуючись статтею 31 Кодексу законів про працю України, даю свою добровільну згоду на виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника – головного бухгалтера Сидоренко Ольги Петрівни, яка перебуватиме у щорічній відпустці з 1 вересня 2024 року по 28 вересня 2024 року.
Погоджуюся виконувати наступні обов’язки головного бухгалтера:
1. Організація та ведення бухгалтерського обліку на підприємстві.
2. Контроль за раціональним використанням матеріальних, трудових і фінансових ресурсів.
3. Забезпечення складання та подання фінансової звітності у встановлені терміни.
4. Здійснення розрахунків з контрагентами та податковими органами.
5. Підписання фінансових документів у межах повноважень головного бухгалтера.
Прошу встановити мені доплату за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника відповідно до статті 105 Кодексу законів про працю України.
Усвідомлюю, що під час виконання обов’язків головного бухгалтера я несу повну відповідальність за свої дії відповідно до чинного законодавства України.
Дата: 25 серпня 2024 року
Підпис: ____________ Коваленко М.І.
ПОГОДЖЕНО:
Директор ТОВ “Сонячний промінь” ____________ Петренко О.В.
Дата: 25 серпня 2024 року
Цей шаблон згоди на виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника розроблено з урахуванням вимог чинного законодавства України та може бути адаптований відповідно до конкретних умов та потреб підприємства. При його використанні важливо враховувати актуальні зміни в законодавстві та консультуватися з юридичним відділом для забезпечення повної відповідності документа правовим нормам.
Документ чітко відображає добровільний характер згоди працівника на виконання додаткових обов’язків, що відповідає вимогам статті 31 Кодексу законів про працю України. Важливо, що в згоді вказано конкретний період виконання обов’язків, який співпадає з періодом відпустки основного працівника.
У документі детально перераховано основні обов’язки, які працівник погоджується виконувати. Це важливо для чіткого розуміння обсягу додаткової роботи та відповідальності, яку бере на себе працівник.
Згадка про прохання встановити доплату відповідає вимогам статті 105 Кодексу законів про працю України, яка передбачає доплату за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. Конкретний розмір доплати може бути визначений у наказі про покладення обов’язків.
Включення пункту про усвідомлення відповідальності є важливим аспектом, який підкреслює серйозність намірів працівника та його готовність до виконання додаткових обов’язків.
Наявність місця для підпису директора в графі “ПОГОДЖЕНО” перетворює цей документ на двосторонню угоду, що додатково захищає інтереси обох сторін.
При складанні подібної згоди важливо враховувати специфіку конкретної посади та підприємства, а також забезпечити, щоб обсяг додаткових обов’язків був реалістичним і не призводив до надмірного навантаження на працівника.
Згода на виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника може бути оформлена так:
___
[Назва підприємства]
[Адреса підприємства]
[Прізвище, ім’я, по батькові працівника]
[Посада]
[Дата]
Я, [прізвище, ім’я, по батькові], який обіймає посаду [назва посади], надаю свою згоду на тимчасове виконання обов’язків [назва посади відсутнього працівника], які належать до компетенції [прізвище, ім’я, по батькові тимчасово відсутнього працівника], на період його відсутності з [вказати дату початку] до [вказати дату закінчення або термін виконання обов’язків].
Мені відомо, що відповідно до статті 105 Кодексу законів про працю України, за виконання додаткових обов’язків передбачена відповідна доплата, і я погоджуюсь із встановленими умовами.
[Підпис працівника]
[Дата підпису]
___
Приклад заповнення:
___
Товариство з обмеженою відповідальністю “Фактор”
вул. Грушевського, 22, м. Львів
Коваленко Олена Іванівна
заступник начальника відділу постачання
1 жовтня 2024 року
Я, Коваленко Олена Іванівна, яка обіймає посаду заступника начальника відділу постачання, надаю свою згоду на тимчасове виконання обов’язків начальника відділу постачання, які належать до компетенції Мельника Івана Олексійовича, на період його відсутності з 2 жовтня 2024 року до 15 жовтня 2024 року.
Мені відомо, що відповідно до статті 105 Кодексу законів про працю України, за виконання додаткових обов’язків передбачена відповідна доплата, і я погоджуюсь із встановленими умовами.
[Підпис працівника]
1 жовтня 2024 року
Шаблон заяви про згоду на виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника
[Назва підприємства]
[Місто]
[Дата]
Від [Прізвище, ім’я, по батькові],
[Посада]
Заява
Я, [Прізвище, ім’я, по батькові], [посада] підприємства [назва підприємства], повідомляю, що погоджуюсь тимчасово виконувати обов’язки [посада тимчасово відсутнього працівника] з [дата початку] по [дата закінчення] у зв’язку з [причина відсутності основного працівника, наприклад: відпусткою, хворобою].
Згідно з чинним законодавством, я розумію, що за виконання додаткових обов’язків маю право на додаткову оплату.
[Підпис]
[Прізвище, ім’я, по батькові]
[Дата]
Примітки:
- Ця заява є добровільним виявом згоди працівника на виконання додаткових обов’язків.
- Заява оформлюється у довільній формі, але обов’язково повинна містити зазначені вище реквізити.
- Зразок цієї заяви можна додати до наказу про покладення додаткових обов’язків.
Чому важлива ця заява:
- Підтверджує згоду працівника на виконання додаткової роботи.
- Є підставою для видання наказу про покладення додаткових обов’язків.
- Забезпечує правові гарантії як для працівника (додаткова оплата), так і для роботодавця (виконання виробничих завдань).
Законодавча база:
- Кодекс законів про працю України (стаття 31) регулює питання виконання додаткової роботи.
Приклад заповнення:
ТОВ “Компанія”
Львів
15.03.2024
Від Івана Петровича Сидоренка,
Інженера
Заява
Я, Іван Петрович Сидоренко, інженер підприємства ТОВ “Компанія”, повідомляю, що погоджуюсь тимчасово виконувати обов’язки головного бухгалтера з 20.03.2024 по 05.04.2024 у зв’язку з відпусткою Марії Іванівни Петренко.
[Підпис]
Іван Петрович Сидоренко
15.03.2024
Наказ про покладення обов’язків тимчасово відсутнього працівника
Згідно з Законом України “Про працю” від 25.09.1992 р. (стаття 40), у разі тимчасової відсутності працівника, роботодавець повинен покласти на іншого працівника обов’язки тимчасово відсутнього працівника.
Наказ про покладення обов’язків тимчасово відсутлого працівника повинен містити наступну інформацію:
* Ознаку тимчасової відсутності працівника (наприклад, відпустка, хвороба, тощо);
* Очікувані зміни в робочому процесі або організації робочого місця;
* Очікувані зміни в оплаті праці або інших соціальних гарантіях.
Наприклад, наказ може виглядати наступним чином:
“Виміркована компанія повідомляє, що з 1 жовтня 2023 року до 15 жовтня 2023 року буде тимчасово відсутній працівник відділу виробництва. У зв’язку з цим, покладені на працівника відділу виробництва обов’язки тимчасово відсутнього працівника. Працівник повинен бути готовий до виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника з 1 жовтня 2023 року. Очікувані зміни в робочому процесі полягають у тому, що працівник повинен бути готовий до виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. Очікувані зміни в оплаті праці полягають у тому, що працівник, який виконуватиме обов’язки тимчасово відсутнього працівника, отримуватиме повну зарплату. Працівник повинен бути готовий до виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника протягом 2 тижнів.”
Працівник повинен підписати наказ, підтверджуючи отримання інформації про покладення обов’язків тимчасово відсутлого працівника.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
