Заява щодо встановлення дистанційного режиму роботи на час карантину є важливим кадровим документом, який оформлюється працівником для юридичного закріплення зміни формату своєї роботи в умовах карантинних обмежень. Цей документ набув особливої актуальності під час пандемії COVID-19 та продовжує використовуватися в умовах інших епідеміологічних загроз, військового стану чи надзвичайних ситуацій, які вимагають мінімізації фізичних контактів між людьми.
Підставою для складання такої заяви є бажання працівника перейти на дистанційний режим роботи, погоджене з роботодавцем, або вимога роботодавця про необхідність такого переходу відповідно до правил карантину. Важливо розуміти, що згідно з трудовим законодавством України, зокрема статтею 60-2 Кодексу законів про працю України, дистанційна робота передбачає виконання роботи працівником поза робочими приміщеннями чи територією власника підприємства, установи, організації, з використанням інформаційно-комунікаційних технологій.
При складанні заяви працівник повинен чітко вказати причину переходу на дистанційний режим роботи, посилаючись на конкретні нормативні акти, що регулюють карантинні обмеження. Важливо зазначити бажаний термін дії такого режиму роботи – це може бути період дії карантину, конкретний строк або безстроково з можливістю перегляду умов після завершення карантинних обмежень.
У документі обов’язково вказується адреса, за якою працівник буде виконувати роботу дистанційно, засоби зв’язку, за допомогою яких працівник підтримуватиме комунікацію з керівництвом та колегами, а також графік роботи. Якщо працівник планує використовувати власне обладнання (комп’ютер, принтер тощо), це також варто зазначити в заяві для подальшого врегулювання питань компенсації витрат.
Особлива увага приділяється питанням захисту інформації та забезпечення кібербезпеки. В заяві може бути зазначено, що працівник зобов’язується дотримуватися всіх вимог щодо захисту конфіденційної інформації та комерційної таємниці підприємства при роботі з документами та даними в домашніх умовах.
Заява подається на ім’я керівника підприємства через безпосереднього керівника або відділ кадрів. Після погодження заяви видається відповідний наказ про встановлення дистанційного режиму роботи, який разом із заявою є підставою для зміни умов праці працівника. При цьому важливо розуміти, що зміна місця виконання роботи не впливає на інші умови трудового договору – розмір заробітної плати, тривалість робочого часу, обсяг обов’язків тощо залишаються незмінними.
Документ оформлюється на стандартному аркуші паперу формату А4, де у правому верхньому куті вказуються реквізити адресата (керівника організації), нижче – дані заявника (прізвище, ім’я, по батькові, посада, структурний підрозділ). У тексті заяви чітко формулюється прохання про встановлення дистанційного режиму роботи з обґрунтуванням необхідності такого переходу та зазначенням всіх необхідних умов. Завершується заява особистим підписом працівника та датою складання.
Після подання заяви вона реєструється у відділі кадрів, розглядається керівництвом та за результатами розгляду приймається відповідне рішення. У разі позитивного рішення на підставі заяви готується наказ про встановлення дистанційного режиму роботи, з яким працівник ознайомлюється під підпис.
Приклади
Генеральному директору
ТОВ “НАЗВА КОМПАНІЇ”
Іваненку І.І.
від менеджера з продажу
відділу збуту
Петренка Василя Миколайовича
ЗАЯВА
У зв’язку із запровадженням карантинних обмежень відповідно до постанови Кабінету Міністрів України “Про встановлення карантину та запровадження обмежувальних протиепідемічних заходів з метою запобігання поширенню гострої респіраторної хвороби COVID-19” та статті 60-2 Кодексу законів про працю України, прошу встановити мені дистанційний режим роботи з “___” ________ 202_ року на період дії карантину з наступними умовами:
1. Місце виконання роботи: м. Київ, вул. _____________, буд. ___, кв. ___.
2. Засоби комунікації:
– корпоративна електронна пошта: petrenko@company.com
– робочий телефон: (050) ХХХ-ХХ-ХХ
– корпоративний месенджер у програмі Microsoft Teams
3. Графік роботи: понеділок-п’ятниця з 9:00 до 18:00, обідня перерва з 13:00 до 14:00.
4. Для виконання роботи використовуватиму:
– власний комп’ютер з доступом до мережі Інтернет
– корпоративне програмне забезпечення, встановлене відділом ІТ
– засоби захисту інформації, надані роботодавцем
Зобов’язуюсь:
– забезпечити конфіденційність робочої інформації та даних
– дотримуватися правил кібербезпеки та політики інформаційної безпеки підприємства
– бути доступним для зв’язку у робочий час
– вчасно виконувати поставлені завдання та звітувати про їх виконання
– дотримуватися правил внутрішнього трудового розпорядку
У разі необхідності готовий прибути до офісу протягом двох годин після повідомлення безпосереднього керівника.
Додаток: копія документа, що підтверджує наявність технічних можливостей для дистанційної роботи (договір з провайдером Інтернет-послуг).
“___” ________ 202_ року ___________ Петренко В.М.
(підпис)
Погоджено:
Начальник відділу збуту ___________ Сидоренко О.П. ___.___.202_
(підпис)
Начальник відділу кадрів ___________ Коваленко М.І. ___.___.202_
(підпис)
У зв’язку з запровадженням карантину, відповідно до постанови Кабінету Міністрів України та рекомендацій Міністерства охорони здоров’я України, а також згідно з положеннями Кодексу законів про працю України, прошу встановити мені дистанційний режим роботи на період дії карантинних заходів.
Зобов’язуюся забезпечити виконання своїх трудових обов’язків у повному обсязі та в строки, визначені трудовим договором, із застосуванням засобів дистанційного зв’язку та відповідних інформаційних технологій. Підтверджую, що маю всі необхідні технічні можливості для виконання роботи в дистанційному режимі, зокрема доступ до Інтернету, обладнання для виконання завдань та засоби зв’язку.
Приклад заповнення може включати конкретну дату початку дистанційної роботи та зазначення наявності необхідного обладнання, наприклад: прошу перевести мене на дистанційну роботу з 1 листопада 2024 року, маю доступ до корпоративної електронної пошти, службовий ноутбук та необхідні програмні засоби для виконання обов’язків.
Прошу також передбачити можливість повернення до звичайного режиму роботи після завершення карантину відповідно до рішення керівництва підприємства та умов, визначених законодавством України.
Шаблон заяви щодо встановлення дистанційного режиму роботи на час карантину
[Назва підприємства]
ЗАЯВА
про переведення на дистанційний режим роботи
Я, [Прізвище, Ім’я, По батькові] працівник [Назва підприємства], що обіймаю посаду [Посада], прошу перевести мене на дистанційний режим роботи на період дії карантину, оголошеного [Вказати органом, який оголосив карантин].
Я погоджуюсь з тим, що під час дистанційної роботи буду виконувати всі свої трудові обов’язки, дотримуватися встановленого режиму роботи та використовувати надані роботодавцем засоби зв’язку та технічні засоби для виконання роботи.
Я розумію, що під час дистанційної роботи я несу відповідальність за збереження конфіденційної інформації підприємства та дотримання вимог внутрішніх нормативних документів.
[Дата] [Підпис працівника]
[Прізвище, Ім’я, По батькові] працівника
[Номер телефону]
[Електронна пошта]
Пояснення:
- Заява є добровільним зверненням працівника до роботодавця з проханням перевести його на дистанційний режим роботи.
- Підстава для переведення – оголошений карантин.
- Зміст заяви має містити інформацію про працівника, його посаду, прохання про переведення на дистанційну роботу та згоду з умовами дистанційної роботи.
- Законні підстави: Можливість переведення на дистанційну роботу на час карантину передбачена Кодексом законів про працю України (стаття 60).
Приклад заповнення:
[ТОВ “ІТ Компанія”]]
ЗАЯВА
про переведення на дистанційний режим роботи
Я, Петренко Іван Петрович, працівник ТОВ “ІТ Компанія”, що займаю посаду програміста, прошу перевести мене на дистанційний режим роботи на період дії карантину, оголошеного Кабінетом Міністрів України.
… (далі заповнюється за аналогією)
Важливо:
- Заява повинна бути складена у двох примірниках: один для працівника, інший – для роботодавця.
- Роботодавець на підставі заяви працівника видає наказ про переведення на дистанційний режим роботи.
- У наказі необхідно зазначити період дії дистанційного режиму роботи, особливості організації роботи та інші необхідні умови.
Рекомендації:
- Рекомендується складати додаткову угоду до трудового договору, в якій будуть детально прописані умови дистанційної роботи.
- Для забезпечення ефективної роботи в дистанційному режимі необхідно забезпечити працівника необхідними технічними засобами та програмним забезпеченням.
Заява щодо встановлення дистанційного режиму роботи на час карантину
У зв’язку з введенням карантину на території України, а також з урахуванням вимог Закону України “Про профілактичні заходи щодо поширення хвороб” та інших законодавчих актів України, вирішено встановити дистанційний режим роботи для працівників організації.
Дистанційний режим роботи передбачає, що працівники організації виконуватимуть свої обов’язки з дому або з інших місць, які не є офіційними місцями роботи, за допомогою сучасних інформаційних технологій.
Повноваження працівників організації, які будуть працювати в дистанційному режимі, наступні:
* виконувати задачі, які передбачені їхньою посадовою інструкцією;
* приймати рішення, пов’язані з виконанням своїх обов’язків;
* представляти інтереси організації в зовнішніх відносинах;
* керувати персоналом, підпорядкованим їм.
Обов’язки працівників організації, які будуть працювати в дистанційному режимі, наступні:
* виконувати свої повноваження з належною сміливістю та відповідальністю;
* дотримуватися законодавства України та внутрішніх регламентів організації;
* зберігати таємницю інформації, що належить до компетенції організації;
* виконувати інші обов’язки, пов’язані з їхньою посадовою інструкцією.
Термін дії дистанційного режиму роботи наступний:
* з дати введення карантину до дати його скасування.
Приклад заповнення:
* Ф.І.О.: Іванченко Олексій Олексійович
* Посада: начальник відділу
* Дата введення карантину: 01.03.2020
* Дата скасування карантину: 01.06.2020
У разі змін або скасування дистанційного режиму роботи працівник повинен бути повідомлений про це письмово.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
