Заява про обмін кадровими документами під час воєнного стану (якщо у працівника немає КЕП) – це особливий документ, який виник як відповідь на виклики, спричинені військовою агресією проти України. Цей документ став необхідним інструментом для забезпечення безперервності трудових відносин та захисту прав працівників в умовах, коли звичні методи комунікації та документообігу стали ускладненими або неможливими.
В умовах воєнного стану багато працівників опинилися у ситуації, коли вони фізично не могли бути присутніми на робочому місці або в офісі роботодавця для підписання необхідних кадрових документів. Водночас, не всі працівники мають кваліфікований електронний підпис (КЕП), який дозволяє підписувати документи дистанційно. Саме для вирішення цієї проблеми і була запроваджена практика використання заяви про обмін кадровими документами.
Сутність цього документа полягає в тому, що працівник висловлює свою згоду на обмін кадровими документами з роботодавцем за допомогою електронних засобів зв’язку, таких як електронна пошта або месенджери. Це дозволяє оперативно вирішувати кадрові питання, не порушуючи при цьому вимог трудового законодавства щодо письмової форми певних документів.
Важливо розуміти, що ця заява не є стандартизованим документом з чітко визначеною формою. Вона може варіюватися залежно від конкретних потреб роботодавця та працівника, а також від специфіки їхніх трудових відносин. Однак, незважаючи на відсутність єдиного шаблону, існують певні елементи, які рекомендується включати до такої заяви для забезпечення її юридичної сили та ефективності.
Зазвичай заява про обмін кадровими документами під час воєнного стану містить наступні ключові компоненти: персональні дані працівника (ПІБ, посада), звернення до роботодавця (назва підприємства, ПІБ керівника), чітко висловлене прохання або згода на обмін кадровими документами в електронній формі, перелік способів електронної комунікації, якими працівник готовий користуватися для обміну документами (наприклад, електронна пошта, Viber, Telegram тощо), а також зобов’язання підписати оригінали документів при першій можливості.
Складання такої заяви ініціюється зазвичай працівником, але може бути і результатом пропозиції роботодавця, який прагне врегулювати процес документообігу в нових умовах. Сторонами в цьому документі виступають працівник (як заявник) та роботодавець (як адресат заяви). Важливо підкреслити, що ця заява є добровільним волевиявленням працівника і не може бути нав’язана роботодавцем.
Щодо оформлення, то заява про обмін кадровими документами під час воєнного стану не має строго регламентованої форми, але повинна відповідати загальним вимогам до ділових документів. Вона має бути складена грамотно, з чітким викладенням суті питання. Рекомендується вказати дату складання заяви, а також контактні дані працівника для зворотного зв’язку.
Процес складання та подання такої заяви в умовах воєнного стану може викликати певні труднощі та спантеличення як у працівників, так і у роботодавців. Адже це нова практика, яка не має чітких законодавчих регламентацій. Тому важливо підходити до цього питання з розумінням та гнучкістю, враховуючи індивідуальні обставини кожного випадку.
Варто зазначити, що хоча ця заява і спрощує процес комунікації та обміну документами, вона не замінює собою інші обов’язкові кадрові документи. Вона лише створює правову основу для їх обміну в електронній формі. Тому після подання такої заяви роботодавець все одно повинен дотримуватися всіх вимог трудового законодавства щодо оформлення трудових відносин.
У контексті поривчастості та мінливості ситуації під час воєнного стану, важливо розуміти, що умови обміну документами можуть змінюватися. Тому в заяві рекомендується передбачити можливість внесення змін до способів комунікації або інших умов обміну документами за взаємною згодою сторін.
Загалом, заява про обмін кадровими документами під час воєнного стану стала важливим інструментом адаптації трудових відносин до надзвичайних умов. Вона дозволяє зберегти баланс між необхідністю дотримання формальних вимог трудового законодавства та потребою в гнучкості та оперативності вирішення кадрових питань в умовах війни. Цей документ є яскравим прикладом того, як правова система може адаптуватися до нових викликів, забезпечуючи при цьому захист прав та інтересів як працівників, так і роботодавців.
Приклади
[Назва підприємства, установи, організації]
[Посада керівника]
[ПІБ керівника]
[ПІБ працівника]
[Посада працівника]
Заява
про обмін кадровими документами під час воєнного стану
У зв’язку з введенням воєнного стану в Україні відповідно до Закону України «Про правовий режим воєнного стану» від 12.05.2015 № 389-VIII та Указу Президента України «Про введення воєнного стану в Україні» від 24.02.2022 № 64/2022, затвердженого Законом України від 24.02.2022 № 2102-IX, керуючись положеннями Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX, прошу дозволити мені здійснювати обмін кадровими документами в електронній формі без використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП) на період дії воєнного стану та протягом 30 днів з дня його припинення або скасування.
Для обміну кадровими документами прошу використовувати такі засоби електронного зв’язку:
1. Електронна пошта: [вказати адресу електронної пошти]
2. Месенджер (Viber, Telegram, WhatsApp тощо): [вказати номер телефону або нік у месенджері]
Підтверджую, що документи, надіслані мною з вказаної електронної пошти та/або месенджера, вважаються такими, що підписані мною особисто. Зобов’язуюсь при першій можливості підписати оригінали документів власноручно.
Також прошу надсилати мені кадрові документи, які потребують мого ознайомлення чи підпису, на вказані засоби зв’язку. Ознайомлення з документами, надісланими в електронній формі, підтверджуватиму відповідним повідомленням у тому ж засобі зв’язку.
Цим повідомляю, що ознайомлений(а) з вимогами Закону України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI та даю згоду на обробку моїх персональних даних з метою реалізації трудових відносин.
[Дата] [Підпис] [ПІБ працівника]
Заяву отримано та погоджено:
[Посада керівника] [Підпис] [ПІБ керівника] [Дата]
Цей шаблон заяви про обмін кадровими документами під час воєнного стану розроблено з урахуванням актуального законодавства України та практичних потреб роботодавців і працівників в умовах воєнного стану. Він надає базову структуру, яку можна адаптувати відповідно до конкретних обставин та потреб.
При використанні цього шаблону важливо звернути увагу на кілька ключових моментів. По-перше, у вступній частині заяви зазначаються актуальні нормативно-правові акти, які регулюють питання трудових відносин в умовах воєнного стану. Це надає заяві юридичної обґрунтованості.
У основній частині заяви працівник чітко висловлює своє прохання щодо обміну кадровими документами в електронній формі. Важливо, що тут вказується конкретний період, на який поширюється ця згода – на час дії воєнного стану та 30 днів після його припинення. Це допомагає уникнути непорозумінь щодо тривалості дії такої домовленості.
Особливу увагу слід приділити розділу, де вказуються засоби електронного зв’язку. Тут працівник повинен чітко зазначити ті канали комунікації, якими він готовий користуватися для обміну документами. Це можуть бути як електронна пошта, так і популярні месенджери. Важливо вказати актуальні та коректні контактні дані.
У заяві також міститься важливе підтвердження того, що документи, надіслані з вказаних засобів зв’язку, вважаються особисто підписаними працівником. Це положення має crucial значення для забезпечення юридичної сили електронного документообігу.
Зобов’язання підписати оригінали документів при першій можливості є важливим елементом заяви. Воно демонструє готовність працівника дотримуватися формальних вимог трудового законодавства, як тільки це стане можливим.
Розділ про ознайомлення з документами, надісланими в електронній формі, та спосіб підтвердження такого ознайомлення є важливим для роботодавця. Він допомагає уникнути ситуацій, коли працівник може стверджувати, що не отримував або не ознайомлювався з певними документами.
Заключна частина заяви містить згоду на обробку персональних даних, що є необхідним елементом відповідно до Закону України “Про захист персональних даних”.
При заповненні шаблону слід звернути особливу увагу на правильність та актуальність усіх особистих даних, контактної інформації та дат. Також важливо, щоб заява була підписана як працівником, так і представником роботодавця, що підтверджує взаємну згоду на такий спосіб обміну документами.
Цей шаблон може бути адаптований залежно від конкретних потреб та обставин. Наприклад, можна додати додаткові пункти щодо конфіденційності інформації, яка передається електронними каналами зв’язку, або уточнити процедуру зміни засобів зв’язку у разі необхідності.
Важливо пам’ятати, що хоча ця заява і спрощує процес комунікації та обміну документами в умовах воєнного стану, вона не звільняє сторони від виконання інших вимог трудового законодавства. Тому роботодавцю слід уважно стежити за змінами в законодавстві та своєчасно адаптувати свої внутрішні процедури відповідно до нових вимог.
[Назва установи]
[Адреса установи]
від [ПІБ працівника]
[Посада працівника]
[Адреса працівника]
[Дата]
Заява
У зв’язку з неможливістю використання кваліфікованого електронного підпису під час виконання своїх обов’язків та обміну кадровими документами через введення воєнного стану в Україні, прошу дозволити здійснювати обмін кадровими документами у паперовій формі. Обмін документами передбачатиме їхнє надсилання поштовими засобами зв’язку або передання особисто через представників, враховуючи необхідність збереження правомірності таких документів та дотримання вимог законодавства України.
Посилаюся на норми Закону України «Про правовий режим воєнного стану», який регулює питання правового статусу та обов’язків працівників під час воєнного стану, а також Закону України «Про електронні довірчі послуги», який визначає правові аспекти використання кваліфікованого електронного підпису, з урахуванням поточної ситуації в країні.
Зазначаю, що передача документів відбуватиметься з дотриманням усіх вимог щодо конфіденційності та захисту персональних даних, передбачених чинним законодавством. Прошу затвердити порядок, за яким документи будуть оброблятися та обмінюватися між мною і [назва установи] у паперовій формі, без необхідності використання електронного підпису.
Додатково прошу повідомити про можливі альтернативні шляхи обміну кадровими документами, які відповідають вимогам закону та забезпечують оперативність і точність обміну інформацією в умовах воєнного стану.
З повагою,
[Підпис] [ПІБ працівника]
—
Приклад заповнення:
Заява від Іваненка Івана Івановича, посада: інженер, адреса: м. Київ, вул. Шевченка, 12, дата: 3 жовтня 2024 року.
Текст заяви: У зв’язку з неможливістю використання кваліфікованого електронного підпису під час виконання своїх обов’язків у зв’язку з воєнним станом прошу дозволити здійснювати обмін кадровими документами у паперовій формі.
[Підпис] Іваненко І.І.
Шаблон заяви про обмін кадровими документами під час воєнного стану (без КЕП)
[Назва установи]
ЗАЯВА
Я, [Прізвище, ім’я, по батькові працівника], [посада], повідомляю, що згідно із Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо спрощення процедур під час воєнного стану» та з метою забезпечення безперебійної роботи підприємства, погоджуюсь на обмін кадровими документами в електронному вигляді без використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
Я розумію, що така форма обміну документами є тимчасовою і діє протягом дії воєнного стану.
Прошу надсилати мені кадрові документи на електронну адресу [Вказати електронну адресу працівника] або іншим способом, про який ми домовимося додатково.
Я підтверджую, що ознайомлений(а) з усіма умовами обміну кадровими документами в електронному вигляді та погоджуюсь з ними.
Дата Підпис
[Підпис працівника] [Розшифровка підпису]
Примітка:
- Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо спрощення процедур під час воєнного стану» передбачає можливість спрощеного обміну документами в електронному вигляді під час воєнного стану.
- Зразок заповнення:
- У полі «Назва установи» вказується повна назва підприємства, установи або організації.
- У полі «Прізвище, ім’я, по батькові працівника» зазначаються персональні дані працівника.
- У полі «Посада» вказується посада, яку займає працівник на підприємстві.
- У полі «Електронна адреса» вказується діюча електронна адреса працівника.
- У полі «Дата» проставляється дата складання заяви.
- У полі «Підпис» працівник власноруч підписує заяву.
- У полі «Розшифровка підпису» працівник розписується.
Додаткова інформація:
- Цей шаблон заяви є зразком і може бути адаптований до специфіки конкретного підприємства.
- Рекомендується складати таку заяву в двох примірниках: один для працівника, другий – для кадрової служби підприємства.
- Для забезпечення безпеки обміну документами рекомендується використовувати захищені канали зв’язку (наприклад, шифрування).
- Після закінчення воєнного стану підприємство повертається до стандартної процедури обміну кадровими документами.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
