Заява працівника про затримку у відрядженні на вихідні дні – це не просто формальний документ, а важливий елемент трудових відносин, який відображає баланс між професійними обов’язками та особистим життям працівника. Уявіть собі ситуацію: ви – менеджер з продажу, відправлений у відрядження до іншого міста для укладання важливої угоди. Переговори затягуються, і ось ви розумієте, що не встигаєте повернутися додому до п’ятниці, як планувалося. Що робити? Як правильно оформити своє перебування у відрядженні на вихідні дні? Ось тут і з’являється на сцені наша героїня – заява про затримку у відрядженні.
Цей документ – не просто папірець, це свого роду “страховий поліс” для працівника і роботодавця. Для працівника він гарантує, що додаткові дні відрядження будуть належним чином оформлені та оплачені. Для роботодавця – це підтвердження того, що працівник дійсно виконував свої обов’язки у вихідні дні, а не вирішував особисті справи за рахунок компанії. Але навіщо така формальність? Чому не достатньо просто повідомити керівника по телефону?
Відповідь криється у складності трудових відносин та вимогах законодавства. Заява про затримку у відрядженні на вихідні дні – це офіційний документ, який фіксує зміни в умовах роботи працівника. Він служить підставою для правильного нарахування заробітної плати, компенсацій за роботу у вихідні дні, а також для коректного обліку робочого часу. Крім того, цей документ може стати важливим доказом у разі виникнення трудових спорів.
Але як же виглядає ця заява? Зазвичай це документ формату А4, написаний від руки або надрукований на комп’ютері. У ньому працівник звертається до свого безпосереднього керівника або директора підприємства з проханням продовжити термін відрядження на вихідні дні. Важливо вказати причину затримки – наприклад, “у зв’язку з необхідністю завершення переговорів” або “через затримку в оформленні документів”. Також необхідно чітко зазначити дати додаткових днів відрядження.
Здається простим? Але в цій простоті криється глибокий сенс. Кожне слово в цій заяві має значення. Коли працівник відділу кадрів або бухгалтер бере до рук цей документ, він бачить не просто прохання, а підставу для внесення змін до наказу про відрядження, для розрахунку додаткових витрат, для обліку робочого часу.
А хто ж відповідає за складання цієї заяви? Звичайно, сам працівник. Це його відповідальність – вчасно повідомити роботодавця про зміну обставин відрядження. Але не варто думати, що це просто формальність. Кожна така заява – це міні-переговори між працівником та роботодавцем, де узгоджуються умови роботи, оплати, компенсацій.
Процес подання та розгляду заяви про затримку у відрядженні регулюється трудовим законодавством України, зокрема, Кодексом законів про працю та Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон. Ці документи встановлюють базові вимоги до оформлення відряджень та роботи у вихідні дні, забезпечуючи захист прав як працівника, так і роботодавця.
Але навіщо така увага до формальностей? Справа в тому, що правильно оформлена заява про затримку у відрядженні – це не лише показник дисциплінованості працівника, але й важливий юридичний документ. У разі виникнення спорів щодо оплати праці чи компенсацій за роботу у вихідні дні, ця заява може стати ключовим доказом того, що працівник дійсно виконував свої обов’язки у ці дні за згодою роботодавця.
Уявіть ситуацію: ви повернулися з відрядження, яке затягнулося на вихідні, але виявилося, що ці додаткові дні не були враховані при нарахуванні зарплати. Ви звертаєтесь до бухгалтерії, а там розводять руками – мовляв, немає підстав для додаткових нарахувань. І ось тут ваша заява про затримку у відрядженні стає тим самим рятівним документом, який підтверджує ваше право на додаткову оплату.
Але заява про затримку у відрядженні – це не лише інструмент захисту прав працівника. Це ще й важливий елемент корпоративної культури. Коли працівники бачать, що компанія серйозно ставиться до питань обліку робочого часу та компенсацій за понаднормову роботу, це формує атмосферу довіри та взаємоповаги між співробітниками та керівництвом.
Отже, заява працівника про затримку у відрядженні на вихідні дні – це не просто формальний документ. Це важливий інструмент комунікації між працівником та роботодавцем, це гарантія правильного обліку робочого часу та оплати праці, це елемент правової культури на підприємстві. І кожен, хто складає або розглядає таку заяву, бере участь у формуванні здорових трудових відносин, заснованих на взаємній повазі та дотриманні закону.
Приклади
[Посада керівника у давальному відмінку]
[Назва підприємства у родовому відмінку]
[Прізвище та ініціали керівника у давальному відмінку]
[Посада працівника у родовому відмінку]
[Прізвище, ім’я та по батькові працівника у родовому відмінку]
Заява
У зв’язку з [вказати причину затримки, наприклад: “необхідністю завершення переговорів з потенційним партнером” або “затримкою у виконанні запланованих робіт через технічні проблеми”] прошу продовжити термін мого відрядження до [назва міста] на [кількість днів прописом] календарних дні, а саме на [дата або дати, наприклад: “суботу та неділю, 15 та 16 травня 2024 року”].
Зобов’язуюсь надати всі необхідні документи, що підтверджують виробничу необхідність перебування у відрядженні у вихідні дні.
[Дата складання заяви] [Підпис працівника]
Погоджено:
[Посада безпосереднього керівника] [Підпис] [Ініціали, прізвище]
[Дата погодження]
Не заперечую:
[Посада керівника підприємства] [Підпис] [Ініціали, прізвище]
[Дата]
Цей шаблон Заяви працівника про затримку у відрядженні на вихідні дні розроблено відповідно до вимог Кодексу законів про працю України (зокрема, статей 62 та 63 щодо надурочних робіт та компенсації за роботу у вихідний день) та Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 № 59 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 17.03.2011 № 362).
При використанні цього шаблону важливо враховувати наступне:
Заява адресується безпосередньому керівнику або керівнику підприємства, залежно від встановленого на підприємстві порядку. Важливо вказати повну назву посади та прізвище з ініціалами керівника у давальному відмінку.
У “шапці” заяви також вказується повна назва посади працівника та його прізвище, ім’я та по батькові у родовому відмінку.
Причина затримки у відрядженні повинна бути вказана максимально конкретно та відображати реальну виробничу необхідність. Наприклад: “У зв’язку з необхідністю завершення налаштування обладнання на об’єкті замовника, що не може бути перервано без ризику втрати досягнутих результатів”.
Важливо чітко вказати дати додаткових днів відрядження. Рекомендується вказати як день тижня, так і конкретну дату, щоб уникнути можливих непорозумінь.
Фраза про зобов’язання надати підтверджуючі документи є важливою, оскільки відповідно до п. 1.5 Інструкції про службові відрядження, якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства.
Дата складання заяви повинна передувати датам затримки у відрядженні. Бажано подавати таку заяву якомога раніше, щойно стає відомо про необхідність затримки.
Погодження безпосереднього керівника та резолюція керівника підприємства є важливими елементами документа, які підтверджують, що роботодавець дав згоду на роботу працівника у вихідні дні.
Пам’ятайте, що ця заява є підставою для внесення змін до наказу про відрядження та правильного розрахунку компенсацій за роботу у вихідні дні. Тому важливо зберігати копію заяви з відповідними візами керівництва.
Крім того, рекомендується додати до заяви документи, що підтверджують виробничу необхідність затримки у відрядженні (наприклад, лист від приймаючої сторони, акт виконаних робіт тощо). Це допоможе уникнути можливих непорозумінь при розрахунку заробітної плати та компенсацій.
Прошу продовжити термін мого відрядження до міста Києва на вихідні дні з 21 по 22 жовтня 2024 року у зв’язку з необхідністю завершення роботи над проектом, яка не була завершена в робочі дні через об’єктивні обставини. Відповідно до статті 121 Кодексу законів про працю України, прошу оплатити час перебування у відрядженні з урахуванням вихідних днів, а також компенсувати додаткові витрати, пов’язані з перебуванням у відрядженні.
Зобов’язуюся надати звіт про результати роботи та всі необхідні підтверджуючі документи, які стосуються перебування у відрядженні, після повернення.
Приклад заповнення: Працівник Петренко Іван Іванович, відряджений до міста Києва з 18 жовтня 2024 року, просить продовжити термін відрядження на вихідні дні 21 та 22 жовтня через необхідність завершення робочих питань за проектом.
Шаблон заяви працівника про затримку у відрядженні на вихідні дні
[Назва підприємства]
Заява
Я, [Прізвище, ім’я, по батькові], [посада], повідомляю, що згідно з наказом про відрядження № [номер наказу] від [дата] я був(ла) направлений(а) у відрядження до [місто] з [дата початку] по [дата закінчення].
У зв’язку з [вказати причину затримки, наприклад: необхідністю проведення додаткових переговорів, виникненням форс-мажорних обставин тощо], я прошу дозволити мені затриматися у відрядженні до [нова дата закінчення].
Згідно з Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59, я розумію, що за дні затримки на вихідні або святкові дні мені не відшкодовуються добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати (крім витрат на проїзд з місця відрядження до місця постійної роботи).
Прошу врахувати мою заяву та оформити відповідний наказ.
Дата: [дата] Підпис: [підпис працівника]
[Прізвище, ім’я, по батькові]
Пояснення до заповнення:
- Причина затримки: чітко вкажіть причину, через яку ви просите продовжити відрядження.
- Дата закінчення: вкажіть нову дату, до якої ви плануєте затриматися у відрядженні.
- Нормативна база: посилання на Інструкцію про службові відрядження в межах України та за кордон підтверджує вашу обізнаність про правила відшкодування витрат під час відрядження.
Важливо:
- Заява повинна бути складена у двох примірниках: один для вас, другий для подання до бухгалтерії та відділу кадрів.
- Керівник підприємства розглядає вашу заяву і приймає рішення про продовження відрядження.
- У разі погодження, видається новий наказ про відрядження або вносяться зміни до попереднього.
Приклад заповнення:
[Назва підприємства]
Заява
Я, Петров Петро Петрович, менеджер з продажів, повідомляю, що згідно з наказом про відрядження № 123 від 01.01.2024 я був направлений у відрядження до міста Львів з 05.01.2024 по 10.01.2024.
У зв’язку з необхідністю проведення додаткових переговорів з клієнтом, я прошу дозволити мені затриматися у відрядженні до 12.01.2024.
Згідно з Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59, я розумію, що за дні затримки на вихідні мені не відшкодовуються добові витрати.
Прошу врахувати мою заяву та оформити відповідний наказ.
Дата: 08.01.2024 Підпис: [підпис Петрова П.П.]
Петров Петро Петрович
Зверніть увагу:
Цей шаблон є зразком і може бути адаптований до конкретної ситуації. Рекомендується звернутися за консультацією до кадровика або бухгалтера вашого підприємства.
Нормативно-правова база:
- Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59
Заява працівника про затримку у відрядженні на вихідні дні
Я, [ім’я працівника], працюю на підприємстві [назва підприємства], заявляю про затримку у відрядженні на вихідні дні з [дата початку затримки] по [дата закінчення затримки].
Причина затримки: [причина затримки, наприклад, нестача персоналу, нестача ресурсів, тощо].
Я прослю про допомогу у вирішенні питання про затримку у відрядженні на вихідні дні.
Дата подання заяви: [дата подання заяви].
Підпис: [підпис працівника].
Закон України, який регулює затримку у відрядженні на вихідні дні:
* Закон України “Про працю” від 25 березня 1992 року.
* Положення про працю, затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 24 червня 1994 року.
Приклади заповнення:
* “Я, Іван Іванович, працюю на підприємстві «Хімічна компанія», заявляю про затримку у відрядженні на вихідні дні з 15 березня 2022 року по 20 березня 2022 року. Причина затримки – нестача персоналу. Я прослю про допомогу у вирішенні питання про затримку у відрядженні на вихідні дні. Дата подання заяви: 15 березня 2022 року. Підпис: Іван Іванович.”
* “Я, Олена Олексіївна, працюю на підприємстві «Металургійна компанія», заявляю про затримку у відрядженні на вихідні дні з 20 червня 2022 року по 25 червня 2022 року. Причина затримки – нестача ресурсів. Я прослю про допомогу у вирішенні питання про затримку у відрядженні на вихідні дні. Дата подання заяви: 20 червня 2022 року. Підпис: Олена Олексіївна.”
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
