Службова записка на відрядження – це документ, що вказує на потребу відрядити працівника або групу працівників до іншого населеного пункту для виконання службових завдань, які не можуть бути виконані на постійному місці роботи.
Призначення та потреба:
- Організаційне. Записка стає підтвердженням необхідності відрядження, обґрунтовує його потребу.
- Фінансове. На основі службової записки фінансовий відділ планує та відшукує кошти на оплату витрат, пов’язаних з відрядженням (проїзд, проживання, добові тощо).
Умови складання: Службова записка складається, коли:
- Працівник не може виконати певні службові завдання на своєму постійному робочому місці.
- Необхідно провести зустрічі, консультації, переговори, участь у заходах тощо в іншому населеному пункті.
Сторони документу:
- Ініціатор (працівник, що просить про відрядження або керівник підрозділу).
- Керівник підприємства/організації, який розглядає та затверджує записку.
Вимоги до оформлення:
- Заголовок “Службова записка”.
- Дата складання.
- Ініціатор (від кого).
- Особа, якій адресовано записку (кому).
- Обґрунтування необхідності відрядження (мета, завдання, терміни тощо).
- Підпис ініціатора.
- Підпис керівника з відміткою про рішення (затвердити/не затвердити).
Хто і як його складає:
- Ініціатор (працівник або його керівник) готує проект записки, вказуючи всю необхідну інформацію.
- Записка передається на розгляд керівнику підприємства або особі, що має право затверджувати відрядження.
- Керівник приймає рішення (затверджує або відхиляє записку) і ставить свій підпис.
Службова записка на відрядження є важливим документом для оформлення відрядження, тому необхідно віднестись до її складання відповідально та уважно.
Приклади
СЛУЖБОВА ЗАПИСКА НА ВІДРЯДЖЕННЯ
Дата: [дата]
До: [Ім’я, посада керівника підприємства]
Від: [Ім’я, посада ініціатора]
Тема: Про відрядження
На підставі Закону України “Про відрядження в межах України” від [дата закону, якщо є актуальний на момент написання] та враховуючи необхідність виконання службових завдань, які не можуть бути виконані на постійному місці роботи, прошу дозволити відрядити:
Працівник: [ПІБ]
Посада: [посада]
Місце відрядження: [місто, країна]
Термін відрядження: з [дата початку] по [дата закінчення]
Мета відрядження: [зустріч з партнерами, участь у конференції, вирішення технічних питань на заводі тощо]
Очікувані витрати:
- Проїзд: [сума або “згідно діючих тарифів”]
- Проживання: [сума або “згідно умов готелю”]
- Добові: [сума або “згідно нормативів”]
Підстава для відрядження: [Наприклад: “Виконання договору №… від …”, “Участь у виставці за запрошенням компанії …”]
Приклад заповнення: Дата: 18.08.2023
До: Іваненко І.П., генеральний директор ТОВ “УкрПартнер”
Від: Петренко В.М., начальник відділу продажів
Тема: Про відрядження
(◕‿◕) Ми у Telegram: Анонси нових статей та бонусні матеріали
На підставі Закону України “Про відрядження в межах України” від 15.05.2017 та враховуючи потребу у переговорах з новим партнером, прошу дозволити відрядити:
Працівник: Петренко В.М.
Посада: начальник відділу продажів
Місце відрядження: Львів, Україна
Термін відрядження: з 25.08.2023 по 27.08.2023
Мета відрядження: Переговори з представниками ТОВ “ЛьвівПартнер” щодо співпраці
Очікувані витрати:
- Проїзд: згідно діючих тарифів
- Проживання: 3000 грн. за 2 ночі
- Добові: згідно нормативів
Підстава для відрядження: Виконання договору співпраці №123 від 01.08.2023.
[Підпис ініціатора] ________________ Петренко В.М.
У разі затвердження:
Затверджую:
[Підпис керівника] ________________ Іваненко І.П.
Дата: _________
Службова записка
До: Директор Від: [Ваше ім’я] Дата: [Сьогоднішня дата] Тема: Відрядження
Я пишу, щоб попросити вашого дозволу на відрядження до [місто призначення] з [початок відрядження] по [кінець відрядження]. Мета мого відрядження – [мета відрядження].
Я планую відвідати наступні місця:
- [Місце 1]
- [Місце 2]
- [Місце 3]
Я планую провести в кожному місці [кількість днів].
Я заздалегідь забронював готель і авіаквитки. Я також заздалегідь подав заяву на відшкодування витрат на відрядження.
Я вважаю, що це відрядження є необхідним для виконання моїх обов’язків на посаді. Я докладу всіх зусиль для того, щоб відрядження було ефективним і результативним.
Дякую за ваш час і увагу.
З повагою, [Ваше ім’я]
Приклади заповнення:
- [Місце призначення] – місто, в яке ви їдете.
- [Початок відрядження] – дата, коли ви виїжджаєте з дому.
- [Кінець відрядження] – дата, коли ви повертаєтеся додому.
- [Мета відрядження] – причина вашого відрядження.
- [Кількість днів] – кількість днів, на які ви їдете.
- [Готель] – назва готелю, в якому ви зупиняєтеся.
- [Авіаквитки] – номери ваших авіаквитків.
- [Відшкодування витрат] – сума, яку ви вимагаєте відшкодувати за відрядження.
Завантажити шаблон з прикладом написання
Вам потрібен інший зразок? Оберіть необхідний бланк на сторінці.
