Службова записка на відрядження

Службова записка на відрядження

Службова записка на відрядження – це документ, що вказує на потребу відрядити працівника або групу працівників до іншого населеного пункту для виконання службових завдань, які не можуть бути виконані на постійному місці роботи.

Призначення та потреба:

  • Організаційне. Записка стає підтвердженням необхідності відрядження, обґрунтовує його потребу.
  • Фінансове. На основі службової записки фінансовий відділ планує та відшукує кошти на оплату витрат, пов’язаних з відрядженням (проїзд, проживання, добові тощо).

Умови складання: Службова записка складається, коли:

  • Працівник не може виконати певні службові завдання на своєму постійному робочому місці.
  • Необхідно провести зустрічі, консультації, переговори, участь у заходах тощо в іншому населеному пункті.

Сторони документу:

  • Ініціатор (працівник, що просить про відрядження або керівник підрозділу).
  • Керівник підприємства/організації, який розглядає та затверджує записку.

Вимоги до оформлення:

  • Заголовок “Службова записка”.
  • Дата складання.
  • Ініціатор (від кого).
  • Особа, якій адресовано записку (кому).
  • Обґрунтування необхідності відрядження (мета, завдання, терміни тощо).
  • Підпис ініціатора.
  • Підпис керівника з відміткою про рішення (затвердити/не затвердити).

Хто і як його складає:

  1. Ініціатор (працівник або його керівник) готує проект записки, вказуючи всю необхідну інформацію.
  2. Записка передається на розгляд керівнику підприємства або особі, що має право затверджувати відрядження.
  3. Керівник приймає рішення (затверджує або відхиляє записку) і ставить свій підпис.

Службова записка на відрядження є важливим документом для оформлення відрядження, тому необхідно віднестись до її складання відповідально та уважно.

Приклади

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА НА ВІДРЯДЖЕННЯ

Дата: [дата]

До: [Ім’я, посада керівника підприємства]

Від: [Ім’я, посада ініціатора]

Тема: Про відрядження

На підставі Закону України “Про відрядження в межах України” від [дата закону, якщо є актуальний на момент написання] та враховуючи необхідність виконання службових завдань, які не можуть бути виконані на постійному місці роботи, прошу дозволити відрядити:

Працівник: [ПІБ]

Посада: [посада]

Місце відрядження: [місто, країна]

Термін відрядження: з [дата початку] по [дата закінчення]

Мета відрядження: [зустріч з партнерами, участь у конференції, вирішення технічних питань на заводі тощо]

Очікувані витрати:

  • Проїзд: [сума або “згідно діючих тарифів”]
  • Проживання: [сума або “згідно умов готелю”]
  • Добові: [сума або “згідно нормативів”]

Підстава для відрядження: [Наприклад: “Виконання договору №… від …”, “Участь у виставці за запрошенням компанії …”]

Приклад заповнення: Дата: 18.08.2023

До: Іваненко І.П., генеральний директор ТОВ “УкрПартнер”

Від: Петренко В.М., начальник відділу продажів

Тема: Про відрядження

Підпишіться на наш Телеграм. Там ви знайдете анонси нових матеріалів та приємні бонуси

На підставі Закону України “Про відрядження в межах України” від 15.05.2017 та враховуючи потребу у переговорах з новим партнером, прошу дозволити відрядити:

Працівник: Петренко В.М.

Посада: начальник відділу продажів

Місце відрядження: Львів, Україна

Термін відрядження: з 25.08.2023 по 27.08.2023

Мета відрядження: Переговори з представниками ТОВ “ЛьвівПартнер” щодо співпраці

Очікувані витрати:

  • Проїзд: згідно діючих тарифів
  • Проживання: 3000 грн. за 2 ночі
  • Добові: згідно нормативів

Підстава для відрядження: Виконання договору співпраці №123 від 01.08.2023.

[Підпис ініціатора] ________________ Петренко В.М.

У разі затвердження:

Затверджую:

[Підпис керівника] ________________ Іваненко І.П.

Дата: _________

Службова записка

До: Директор Від: [Ваше ім’я] Дата: [Сьогоднішня дата] Тема: Відрядження

Я пишу, щоб попросити вашого дозволу на відрядження до [місто призначення] з [початок відрядження] по [кінець відрядження]. Мета мого відрядження – [мета відрядження].

Я планую відвідати наступні місця:

  • [Місце 1]
  • [Місце 2]
  • [Місце 3]

Я планую провести в кожному місці [кількість днів].

Я заздалегідь забронював готель і авіаквитки. Я також заздалегідь подав заяву на відшкодування витрат на відрядження.

Я вважаю, що це відрядження є необхідним для виконання моїх обов’язків на посаді. Я докладу всіх зусиль для того, щоб відрядження було ефективним і результативним.

Дякую за ваш час і увагу.

З повагою, [Ваше ім’я]

Приклади заповнення:

  • [Місце призначення] – місто, в яке ви їдете.
  • [Початок відрядження] – дата, коли ви виїжджаєте з дому.
  • [Кінець відрядження] – дата, коли ви повертаєтеся додому.
  • [Мета відрядження] – причина вашого відрядження.
  • [Кількість днів] – кількість днів, на які ви їдете.
  • [Готель] – назва готелю, в якому ви зупиняєтеся.
  • [Авіаквитки] – номери ваших авіаквитків.
  • [Відшкодування витрат] – сума, яку ви вимагаєте відшкодувати за відрядження.

Завантажити шаблон з прикладом написання

Скачати приклади

Вам потрібен інший зразок? Оберіть необхідний бланк на сторінці.

Рейтинг
( 1 оцінка, середнє 5 з 5 )
Сподобалася стаття? Поділитися з друзями:
Роби Бізнес, Укр
Додати коментар

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: