Службова записка на списання матеріальних цінностей — це документ, який підтверджує необхідність списання матеріальних цінностей, що знаходяться на балансі підприємства або організації. Він є однією з основних підстав для здійснення такого списання в бухгалтерському обліку.
Необхідність: Службова записка потрібна для того, щоб зафіксувати обгрунтування та підтвердити законність списання активів. Вона допомагає уникнути помилок або зловживань під час проведення таких операцій.
Умови складання: Зазвичай записка складається у таких випадках:
- Знос або фізичне знищення цінностей (наприклад, зношене обладнання).
- Втрата актуальності або корисності (наприклад, застаріле програмне забезпечення).
- Втрата (крадіжка, загублення).
- Пошкодження, що робить використання неможливим.
- Зміни в законодавстві, які вимагають списання.
Сторони документа:
- Підготовник: особа або підрозділ, який ініціює процес списання.
- Одержувач: зазвичай це керівництво підприємства або відповідальний за бухгалтерію співробітник.
Вимоги до оформлення:
- Назва документа («Службова записка на списання матеріальних цінностей»).
- Дата і місце складання.
- Посилання на відповідні документи, що підтверджують необхідність списання (акти, звіти тощо).
- Перелік матеріальних цінностей, що підлягають списанню, з вказівкою їхньої вартості, кількості та інших характеристик.
- Обгрунтування причин списання.
- Підпис підготовника і дата.
- Підпис і резолюція керівництва.
Хто і як його складає:
Зазвичай службову записку складає співробітник, відповідальний за зберігання або використання матеріальних цінностей (наприклад, сторож, бухгалтер, завідуючий складом тощо). Документ підготовлюється на основі відомостей з інвентаризації, а також інших документів, що підтверджують необхідність списання. Після цього записка надсилається на розгляд керівництву, яке приймає рішення про списання матеріальних цінностей.
Приклади
Службова записка на списання матеріальних цінностей
До: [П.І.Б. керівника підприємства/організації]
Від: [П.І.Б. співробітника, що ініціює списання]
Дата: [дата]
Місце: [місце складання]
Посилання на законодавство:
- Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” (ст. 10, п. 3.3 щодо порядку списання активів);
- [Інші відповідні нормативні документи].
Перелік матеріальних цінностей для списання:
- Назва матеріальної цінності: Ноутбук “XYZ”
- Кількість: 1 шт.
- Причина списання: зношеність, відсутність можливості ремонту
- Вартість: 10,000 грн.
- [Інші позиції…]
Обгрунтування причин списання:
Згідно проведеної інвентаризації від [дата] та акту № [номер акту] від [дата], матеріальні цінності, перелічені вище, втратили свою функціональність/експлуатаційні характеристики/інша причина і не підлягають подальшому використанню.
Висновок:
На підставі вищезазначеного просимо розглянути можливість списання вказаних матеріальних цінностей з бухгалтерського обліку та здійснити відповідні дії згідно діючого законодавства.
Підготовив: __________________ [П.І.Б. співробітника] Дата: [дата]
Резолюція керівника:
[Текст резолюції, наприклад, “Згоден”, “Не згоден”, “Потребує додаткового розгляду” тощо.]
(◕‿◕) Ми у Telegram: Анонси нових статей та бонусні матеріали
______________ [П.І.Б. керівника] Дата: [дата]
Цей шаблон є узагальненим та може вимагати конкретизації та додаткового оформлення в залежності від вимог вашої організації та специфіки діяльності.
Службова записка
До: [Керівник]
Від: [Ваше ім’я]
Дата: [Дата]
Тема: Списання матеріальних цінностей
Я пишу, щоб запропонувати списання наступних матеріальних цінностей:
- Найменування: [Найменування матеріальних цінностей]
- Кількість: [Кількість]
- Одиниця виміру: [Одиниця виміру]
- Причина списання: [Причина списання]
Матеріальні цінності, зазначені вище, непридатні до подальшого використання і не підлягають ремонту. Я вважаю, що списання цих матеріальних цінностей є найкращим способом запобігти їх подальшому зносу та збиткам.
Дякую за ваш час і увагу до цієї справи.
З повагою, [Ваше ім’я]
Відповідні закони:
- Закон України “Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні”
- Інструкція з обліку необоротних активів, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 30.09.2009 № 1130
Приклади заповнення:
Тема: Списання матеріальних цінностей
Найменування: Офісний стіл
Кількість: 1
Одиниця виміру: шт.
Причина списання: Стіл пошкоджений внаслідок переїзду.
Підписи:
[Керівник] [Ваше ім’я]
Завантажити шаблон з прикладом написання
Вам потрібен інший зразок? Оберіть необхідний бланк на сторінці.
