Службова записка на придбання матеріалів

Службова записка на придбання матеріалів – це документ, який призначений для інформування або отримання відповідної згоди/дозволу від керівництва або відповідного відділу організації щодо придбання певних матеріалів чи товарів.

Для чого він потрібен:

1. Інформування: службова записка дозволяє повідомити керівництво про потребу в придбанні певних матеріалів.
2. Обгрунтування: в документі можна вказати причини, чому саме ці матеріали потрібні, їх кількість, вартість тощо.
3. Документація: службова записка стає частиною документації організації, що дозволяє зберігати інформацію про всі проведені операції.

За яких умов його складають:

1. Коли є потреба в придбанні нових матеріалів.
2. Коли потрібно замінити старі матеріали новими.
3. У випадку зміни постачальників або умов поставки.

Хто виступає сторонами в документі:

1. Автор (ініціатор): особа або відділ, який ініціює придбання.
2. Адресат: керівництво або відділ, який здійснює придбання або дает згоду на таке придбання.

Вимоги до оформлення:

1. Назва документа: “Службова записка”.
2. Дата і номер документа.
3. Від кого: вказується посада і прізвище ініціатора.
4. Кому: посада особи або назва відділу, якому адресовано записку.
5. Текст: детальна інформація про необхідність придбання, обгрунтування, вартість, кількість тощо.
6. Підпис ініціатора.
7. Підпис адресата (після розгляду записки).

Як його складає:

1. Визначення потреби: перш за все, вам потрібно визначити, чому саме ці матеріали потрібні, у якій кількості та за якою ціною.
2. Складання тексту: у тексті записки вказується детальна інформація про матеріали, їх призначення, вартість, кількість тощо.
3. Підписання документа від імені ініціатора та надсилання його адресату.
4. Розгляд документа адресатом, його підписання або внесення зауважень/виправлень.

Приклади

Службова записка

До: [Посада особи або назва відділу, якому адресовано записка]

Від: [Посада особи, яка ініціює придбання]

Дата: [ДД.ММ.РРРР]

Номер записки: [№]

Предмет: Придбання матеріалів

Шановний(а) [Прізвище адресата]!

Відповідно до [закон або нормативний акт, який регулює придбання матеріалів, наприклад: “Закон України “Про державні закупівлі” від ДД.ММ.РРРР №XXXX”] просимо затвердити придбання наступних матеріалів:

1. Назва матеріалу: [наприклад: “Папір А4”]
   • Кількість: [наприклад: “10 рулонів”]
   • Орієнтовна вартість: [наприклад: “300 гривень”]
   • Причина придбання: [наприклад: “Для друку документації відділу”]
2. [І так далі для кожного матеріалу]

Обгрунтування: [Короткий опис необхідності придбання, наприклад: “У зв’язку з великим обсягом робіт та потребою в друку документації, потрібно забезпечити відділ необхідною кількістю паперу.”]

З повагою,

[Підпис ініціатора]

[П.І.Б. ініціатора]

Для службового використання:

[Підпис адресата] – Затверджую / Не затверджую

[Дата розгляду]

Службова записка

До: [Ім’я керівника] Від: [Ваше ім’я] Дата: [Сьогоднішня дата] Тема: Придбання матеріалів

Я пишу, щоб попросити вашого дозволу на придбання наступних матеріалів:

• [Назва матеріалу 1] – [Кількість] штук
• [Назва матеріалу 2] – [Кількість] штук
• [Назва матеріалу 3] – [Кількість] штук

Вартість цих матеріалів становить [сума] гривень.

Я вважаю, що ці матеріали необхідні для виконання моїх обов’язків на посаді. Я докладу всіх зусиль для того, щоб використовувати ці матеріали ефективно і раціонально.

Дякую за ваш час і увагу.

З повагою, [Ваше ім’я]

Приклади заповнення:

• [Назва матеріалу 1] – папір А4
• [Кількість] штук – 500 штук
• [Назва матеріалу 2] – олівці
• [Кількість] штук – 100 штук
• [Назва матеріалу 3] – ручки
• [Кількість] штук – 50 штук

Відповідні закони:

• Закон України «Про закупівлі»
• Наказ Міністерства економічного розвитку та торгівлі України від 25.12.2015 № 1769-р «Про затвердження Змін до Порядку проведення процедур закупівлі товарів, робіт і послуг за бюджетними коштами»

Службова записка на придбання канцелярських товарів

До: [Ім’я керівника] Від: [Ваше ім’я] Дата: [Сьогоднішня дата] Тема: Придбання канцтоварів

Я пишу, щоб попросити вашого дозволу на придбання наступних канцтоварів:

• [Назва канцтовару 1] – [Кількість] штук
• [Назва канцтовару 2] – [Кількість] штук
• [Назва канцтовару 3] – [Кількість] штук

Вартість цих канцтоварів становить [сума] гривень.

Я вважаю, що ці канцтовари необхідні для виконання моїх обов’язків на посаді. Я докладу всіх зусиль для того, щоб використовувати ці канцтовари ефективно і раціонально.

Дякую за ваш час і увагу.

З повагою, [Ваше ім’я]

Приклади заповнення:

• [Назва канцтовару 1] – олівці
• [Кількість] штук – 100 штук
• [Назва канцтовару 2] – ручки
• [Кількість] штук – 50 штук
• [Назва канцтовару 3] – папір А4
• [Кількість] штук – 500 штук

Відповідні закони:

• Закон України «Про публічні закупівлі»
• Наказ Міністерства економічного розвитку та торгівлі України від 25.12.2015 № 1769-р «Про затвердження Змін до Порядку проведення процедур закупівлі товарів, робіт і послуг за бюджетними коштами»

Завантажити шаблон з прикладом написання

Скачати приклади

Вам потрібен інший зразок? Оберіть необхідний бланк на сторінці.