Рахунок-фактура

Рахунок-фактура є специфічним документом, який використовується в бухгалтерському обліку та податковому обліку в Україні. Він існує для того, щоб підтвердити оподатковувані операції з ПДВ, а також для коректного відображення таких операцій в бухгалтерському обліку.

Рахунок-фактура використовується при реалізації товарів (робіт, послуг) між платниками ПДВ. Таким чином, основна мета цього документа – це відображення інформації, необхідної для нарахування, обліку та сплати податку на додану вартість. Також інколи рахунок-фактуру можуть виписувати і не платники податку, скажімо, ФОП чи навіть фізичними особами, для зручного отримання коштів за послуги та/або матеріальні цінності.

Рахунок-фактура може бути виготовлений у різних формах, залежно від специфіки операції. Наприклад, може бути стандартний рахунок-фактура, рахунок-фактура для компенсуючих товарів або рахунок-фактура для операцій імпорту.

До рахунку-фактури висуваються конкретні вимоги щодо його оформлення. Документ повинен містити певну інформацію, зокрема: найменування та адресу продавця та покупця, реєстраційний номер платника ПДВ, дату складання, найменування товару (роботи, послуги), їх кількість, ціну без ПДВ, суму ПДВ та інші необхідні реквізити.

Стосовно учасників у документі: сторонами в рахунку-фактурі виступають продавець (який є платником ПДВ і який реалізує товар, роботу чи послугу) та покупець (який також є платником ПДВ).

Щодо складання рахунку-фактури: цей документ зазвичай складається продавцем на підставі укладеного договору або іншого правочину, який передбачає передачу товару (роботи, послуг). За наявності електронної системи обліку, рахунок-фактура може бути сформований і переданий в електронному вигляді.

Додатково важливо зазначити, що рахунок-фактура повинен бути складений протягом п’яти календарних днів з дня настання податкового кредиту.

Зберігання рахунків-фактур повинно здійснюватися протягом трьох років з дати закінчення звітного періоду, в якому було здійснено операцію.

Реквізити

Для його коректного оформлення рахунку-фактури потрібно забезпечити наявність певних реквізитів. Ось основні реквізити рахунку-фактури:

1. Найменування документа: Слово “Рахунок-фактура” повинно бути чітко вказано.
2. Серія та номер: Серія (якщо є) та порядковий номер документа.
3. Дата складання: Чітко вказана дата, коли документ було сформовано.
4. Відомості про продавця:
   • Повне найменування або ПІБ (у разі ФОП);
   • Юридична адреса;
   • Реєстраційний номер платника податку;
   • Реєстраційний номер платника ПДВ.
5. Відомості про покупця:
   • Повне найменування або ПІБ (у разі ФОП);
   • Юридична адреса;
   • Реєстраційний номер платника податку;
   • Реєстраційний номер платника ПДВ.
6. Відомості про товари (роботи, послуги):
   • Повне найменування товару, роботи або послуги;
   • Одиниця виміру (наприклад, кг, шт., год.);
   • Кількість;
   • Ціна без ПДВ за одиницю;
   • Загальна вартість без ПДВ;
   • Сума ПДВ;
   • Загальна вартість з ПДВ.
7. Всього до сплати: Загальна сума до оплати з урахуванням ПДВ.
8. Підписи сторін: Підписи представників продавця та покупця. Це можуть бути підписи керівників, головних бухгалтерів або інших уповноважених осіб.
9. Печатка: У разі необхідності — печатка юридичної особи або підприємця.

Ці реквізити є основними та обов’язковими при формуванні рахунку-фактури. Зауважте, що потрібно ретельно вивчити вимоги чинного законодавства України, оскільки вони можуть змінюватися.

Обов’язковість підпису та печатки в рахунку-інвойсі

У відмінність від рахунку-фактури, рахунок-інвойс (або просто “інвойс”) — це комерційний документ, який використовується для підтвердження здійснення операцій продажу чи надання послуг, але не має статусу податкового документа для обліку ПДВ в Україні.

Оскільки інвойс є комерційним документом, то його форма та реквізити можуть змінюватися в залежності від практики бізнесу та угод між сторонами. Проте підпис та печатка в інвойсі є важливим для підтвердження дійсності документа та відповідальності сторони, яка його видала.

Обов’язковість підпису в інвойсі може визначатися договірними умовами між сторонами. Якщо в угоді між покупцем та продавцем прямо вказано на необхідність наявності підпису в інвойсі, то такий підпис є обов’язковим.

Тому при формуванні інвойсу завжди рекомендується звертати увагу на умови угоди, що була укладена між сторонами, та наявність вимог до оформлення такого документа.

Чи є рахунок-фактура первинним документом?

Так, рахунок-фактура є первинним документом. Відповідно до Податкового кодексу України, рахунок-фактура є первинним податковим документом, що підтверджує оподатковувані операції з податком на додану вартість (ПДВ).

При проведенні операцій, що підлягають оподаткуванню ПДВ, платники цього податку зобов’язані складати та видавати рахунки-фактури, а також приймати ці документи при отриманні товарів (робіт, послуг).

Отже, рахунок-фактура є не лише первинним документом, але й ключовим податковим документом для обліку операцій з ПДВ в Україні.

Обмеження

Також у рахунку-фактурі існують певні обмеження та вимоги, які встановлені Податковим кодексом України та іншими нормативно-правовими актами. Ось деякі з них:

1. Термін видачі: Рахунок-фактура має бути виписаний та наданий покупцю не пізніше наступного робочого дня після дати відвантаження товарів або надання послуг.
2. Термін дії для входу в облік: Покупець має право включити суму ПДВ, вказану у рахунку-фактурі, до податкового кредиту лише протягом 365 днів з дати його отримання.
3. Обов’язкові реквізити: Як я вже зазначав раніше, рахунок-фактура має містити певні обов’язкові реквізити, що відображають інформацію про операцію та сторони угоди.
4. Коригування: Якщо після видачі рахунку-фактури виявляється, що він містить неточності, то потрібно скласти коригувальний рахунок-фактуру.
5. Електронний формат: Є можливість ведення рахунків-фактур у електронній формі, проте це потребує дотримання певних вимог та використання електронного цифрового підпису.
6. Серійний номер: Кожен рахунок-фактура має мати унікальний серійний номер.
7. Відмова від ПДВ: Якщо платник ПДВ вирішив застосовувати спрощену систему оподаткування або інші режими, що передбачають відмову від ПДВ, то він не має права формувати рахунки-фактури.

Ці обмеження та вимоги стосуються діяльності платників ПДВ у Україні. При цьому завжди варто консультуватися з актуальним законодавством або звертатися до спеціалістів, оскільки правила можуть змінюватися.

Приклади

Шаблон рахунку-фактури

Рахунок-фактура

[Назва організації]

[Дата]

[ПІБ покупця]

[Номер рахунку-фактури]

Зміст

Додаткові положення

Важливо:

• Рахунок-фактура є документом, який підтверджує факт постачання товарів, робіт або послуг і є підставою для їх оплати.
• Рахунок-фактура може бути складений у письмовій формі або в електронній формі.
• Рахунок-фактура повинен бути підписаний уповноваженою особою постачальника.
• Рахунок-фактура повинен бути зареєстрований в Єдиному реєстрі податкових накладних.

Закони, що регулюють порядок оформлення рахунків-фактур:

• Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”.
• Закон України “Про податок на додану вартість”.

Приклади заповнення

Приклад 1

Рахунок-фактура

[Назва організації]

[Дата]

[ПІБ покупця]

[Номер рахунку-фактури]

Зміст

Товар: 100 одиниць товару “Комп’ютер” за ціною 1000 гривень за одиницю, загальна вартість товару 100000 гривень.

ПДВ: 20% від вартості товару, загальна сума ПДВ 20000 гривень.

Всього: 120000 гривень.

Додаткові положення:

• Термін оплати – 10 днів.
• Спосіб оплати – безготівковий розрахунок.

Приклад 2

Рахунок-фактура

[Назва організації]

[Дата]

[ПІБ покупця]

[Номер рахунку-фактури]

Зміст

Послуга: Надання послуг з ремонту автомобіля за ціною 5000 гривень.

ПДВ: 20% від вартості послуги, загальна сума ПДВ 1000 гривень.

Всього: 6000 гривень.

Додаткові положення:

• Термін оплати – 5 днів.
• Спосіб оплати – готівка.

РАХУНОК-ФАКТУРА
№ _________

Дата складання: ____________________

Продавець:
Повне найменування: _______________________________________________
Адреса: _________________________________________________________
Реєстраційний номер платника ПДВ: ________________________________

Покупець:
Повне найменування: _______________________________________________
Адреса: _________________________________________________________
Реєстраційний номер платника ПДВ: ________________________________

——————————————————————-
| № | Назва товару (роботи, послуги) | Кількість | Ціна без ПДВ | Сума ПДВ | Всього з ПДВ |
|—|——————————–|———-|————–|———-|————-|
| 1 | | | | | |
| 2 | | | | | |
|…| | | | | |
——————————————————————-

Всього до сплати: _________________ грн.

Продавець (підпис) ________ Покупець (підпис) ________

Висновок

Шаблон рахунку-фактури може бути використаний для оформлення різних рахунків-фактур. При заповненні рахунку-фактури необхідно враховувати вимоги відповідних законів України та доцільно включити до документа додаткові положення, які вважаються за доцільними.

Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення

Скачати без реєстрації приклад рахунку ФОП у форматі док (.doc)

Рахунок-фактура на товари у форматі ексель (.xls)

Рахунок-фактура на послуги без ПДВ у форматі ексель

Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.