Протокол — це документ, який фіксує хід та результати певної діяльності або процедури. Він служить підтвердженням фактів, дій або рішень, які були прийняті під час зустрічі, обговорення, перевірки тощо.
Існує безліч видів та форм протоколів, залежно від контексту їх використання. Наприклад, протокол засідання робочої групи, протокол службової перевірки, протокол обшуку чи протокол порушення адміністративного правопорушення.
Цей документ необхідний для того, щоб мати офіційний запис про певні дії або рішення, які були прийняті, та забезпечити їх правову силу. Протокол може використовуватися як доказ у судових або інших правових процесах.
Щодо умов складання, то протокол зазвичай складається під час або безпосередньо після завершення певної діяльності чи процедури. Це може бути, наприклад, засідання колегії, перевірка діяльності підприємства державними органами тощо.
Сторонами в документі можуть бути учасники процесу або діяльності, які відображені в протоколі. Наприклад, у протоколі засідання — це всі присутні на засіданні особи, у протоколі обшуку — представники правоохоронних органів та особи, у присутності яких проводився обшук.
Вимоги до оформлення можуть варіюватися залежно від виду протоколу і встановлюватися відповідними нормативними документами. Зазвичай протокол має містити дату, місце складання, перелік присутніх осіб, детальний опис ходу і результатів діяльності чи процедури, а також підписи учасників.
Щодо того, хто і як його складає, то протокол, як правило, складає особа, відповідальна за проведення процедури або діяльності. Наприклад, у разі службової перевірки це може бути представник відділу кадрів, у разі засідання — секретар засідання.
Важливо розуміти, що вимоги до протоколу, його складання та оформлення можуть значно відрізнятися в різних сферах діяльності та в різних правових контекстах.
Приклади
Протокол
[Назва заходу]
[Дата]
[Місце проведення]
Зміст
Список присутніх
Порядок денний
Хід засідання
Рішення
Додаткові положення
Важливо:
- Протокол є документом, який фіксує хід та результати засідання, зборів, наради тощо.
- Протокол може бути складений у письмовій формі або в електронній формі.
- Протокол повинен бути підписаний головою та секретарем засідання.
Закони, що регулюють порядок оформлення протоколів:
- Закон України “Про документообіг”.
Приклади заповнення
Приклад 1
Протокол
Назва заходу
Засідання правління ТОВ “Альфа”
Дата
20 липня 2023 року
Місце проведення
Київ, вул. Хрещатик, 1
Зміст
Список присутніх
- Іванов Іван Іванович, голова правління
- Петрова Олена Петрівна, заступник голови правління
- Сидоров Сергій Сергійович, член правління
Порядок денний
- Обговорення фінансового звіту за І півріччя 2023 року.
- Прийняття рішень щодо подальшого розвитку компанії.
Хід засідання
- Голова правління представив фінансовий звіт за І півріччя 2023 року.
- Члени правління обговорили звіт та висловили свої зауваження.
- Правління прийняло рішення про затвердження фінансового звіту.
- Правління обговорили плани подальшого розвитку компанії.
- Правління прийняло рішення про запуск нового продукту на ринку.
Рішення
- Затвердити фінансовий звіт за І півріччя 2023 року.
- Запустити новий продукт на ринку.
Додаткові положення
- Рішення про запуск нового продукту буде розглянуто на наступному засіданні правління.
Приклад 2
Протокол
Назва заходу
Збори трудового колективу ТОВ “Бета”
Дата
20 липня 2023 року
Місце проведення
Київ, вул. Льва Толстого, 2
Зміст
Список присутніх
- Всього присутні 100 осіб.
Порядок денний
- Обговорення змін до колективного договору.
- Вибори профспілкового комітету.
Хід засідання
- Голова профспілкового комітету представив зміни до колективного договору.
- Члени трудового колективу обговорили зміни та висловили свої зауваження.
- Трудовий колектив прийняв рішення про затвердження змін до колективного договору.
- Було проведено вибори профспілкового комітету.
- Новий профспілковий комітет приступив до виконання своїх обов’язків.
Рішення
- Затвердити зміни до колективного договору.
- Вибрати новий профспілковий комітет.
Додаткові положення
- Новий профспілковий комітет буде працювати на наступному строку.
Висновок
Шаблон протоколу може бути використаний для оформлення різних протоколів. При заповненні протоколу необхідно враховувати вимоги відповідних законів України та доцільно включити до документа додаткові положення, які вважаються за доцільними.
Протокол
[Назва засідання]
[Дата]
[Час]
[Місце]
Присутні:
- [ПІБ] – [посада]
- [ПІБ] – [посада]
- [ПІБ] – [посада]
Відсутні:
- [ПІБ] – [посада]
Порядок денний:
- [Тема 1]
- [Тема 2]
- [Тема 3]
Хід засідання:
[Тема 1]
[Тема 2]
[Тема 3]
Рішення:
- [Рішення 1]
- [Рішення 2]
- [Рішення 3]
Додаткові положення:
- [Додаткове положення 1]
- [Додаткове положення 2]
- [Додаткове положення 3]
[Підписи присутніх]
Важливо:
- Протокол є документом, який фіксує хід та результати засідання.
- Протокол може бути складений у письмовій формі або в електронній формі.
- Протокол повинен бути підписаний усіма присутніми на засіданні.
Закони, що регулюють порядок оформлення протоколів:
- Закон України “Про документообіг”.
- Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”.
Приклади заповнення
Приклад 1
Протокол
Засідання правління ТОВ “Альфа”
[Дата]
[Час]
[Місце]
Присутні:
- Іванов Іван Іванович – директор
- Петрова Олена Петрівна – бухгалтер
- Сидоров Сергій Сергійович – юрист
Відсутні:
- Не має
Порядок денний:
- Обговорення фінансових результатів за минулий місяць
- Планування діяльності на наступний місяць
Хід засідання:
- Директор доповів про фінансові результати за минулий місяць.
- Було прийнято рішення про затвердження фінансових результатів.
- Директор доповів про план діяльності на наступний місяць.
- Було прийнято рішення про схвалення плану діяльності.
Рішення:
- Затвердити фінансові результати за минулий місяць.
- Схвалити план діяльності на наступний місяць.
Додаткові положення:
- Немає
[Підписи присутніх]
Приклад 2
Протокол
Засідання зборів акціонерів ТОВ “Бета”
[Дата]
[Час]
[Місце]
Присутні:
- Іванов Іван Іванович – акціонер, володіє 50% акцій
- Петрова Олена Петрівна – акціонер, володіє 50% акцій
Відсутні:
- Не має
Порядок денний:
- Обрання нового директора
- Внесення змін до статуту
Хід засідання:
- Було проведено голосування щодо обрання нового директора.
- Було обрано новим директором Петрову Олену Петрівну.
- Було проведено голосування щодо внесення змін до статуту.
- Було прийнято рішення про внесення змін до статуту.
Рішення:
Ми у Telegram: Анонси нових статей та бонусні матеріали
- Обрати новим директором Петрову Олену Петрівну.
- Внести зміни до статуту.
Додаткові положення:
- Немає
[Підписи присутніх]
Звісно, ось приблизний шаблон Протоколу з згадкою відповідних законів України та прикладами заповнення:
ПРОТОКОЛ
На підставі ст. [номер статті] Закону України “Про [назва закону]”
Місце складання: [місто]
Дата: [дата]
- Причина складання протоколу:
Наприклад: Засідання ради директорів ТОВ “Сонячний світ”. - Присутні:
Наприклад: Іваненко І.І., Петренко П.П., Сидоренко С.С. - Порядок денний:
- Розгляд звіту фінансового директора.
- Обговорення плану розвитку компанії на наступний рік.
- Рішення щодо проведення корпоративного заходу.
- Обговорення та прийняті рішення:
- Звіт фінансового директора прийнято до відома.
- План розвитку компанії на наступний рік затверджено з поправками.
- Корпоративний захід вирішено провести 20 грудня.
- Додаткові питання та коментарі:Наприклад: Петренко П.П. пропонує звернути увагу на можливість отримання гранту для екологічних проектів.
- Завершення засідання:
Час закінчення: [час]
Підписи присутніх:
Іваненко І.І. ____________
Петренко П.П. ____________
Сидоренко С.С. ____________
Протокол загальних зборів
Шаблон протоколу загальних зборів
Протокол
Загальних зборів
[Назва організації]
[Дата]
[Час]
[Місце]
Присутні:
- [ПІБ] – [посада]
- [ПІБ] – [посада]
- [ПІБ] – [посада]
Відсутні:
- [ПІБ] – [посада]
Порядок денний:
- [Тема 1]
- [Тема 2]
- [Тема 3]
Хід засідання:
[Тема 1]
[Тема 2]
[Тема 3]
Рішення:
- [Рішення 1]
- [Рішення 2]
- [Рішення 3]
Додаткові положення:
- [Додаткове положення 1]
- [Додаткове положення 2]
- [Додаткове положення 3]
[Підписи присутніх]
Важливо:
- Протокол загальних зборів є документом, який фіксує хід та результати загальних зборів.
- Протокол загальних зборів може бути складений у письмовій формі або в електронній формі.
- Протокол загальних зборів повинен бути підписаний головою та секретарем загальних зборів.
Закони, що регулюють порядок оформлення протоколів загальних зборів:
- Закон України “Про господарські товариства”.
Приклад заповнення
Протокол
Загальних зборів учасників ТОВ “Альфа”
[Дата]
[Час]
[Місце]
Присутні:
- Іванов Іван Іванович – учасник, володіє 50% статутного капіталу
- Петрова Олена Петрівна – учасник, володіє 50% статутного капіталу
Відсутні:
- Не має
Порядок денний:
- Обрання нового директора
- Внесення змін до статуту
Хід засідання:
- Було проведено голосування щодо обрання нового директора.
- Було обрано новим директором Петрову Олену Петрівну.
- Було проведено голосування щодо внесення змін до статуту.
- Було прийнято рішення про внесення змін до статуту.
Рішення:
- Обрати новим директором Петрову Олену Петрівну.
- Внести зміни до статуту.
Додаткові положення:
- Немає
[Підписи присутніх]
Голова загальних зборів:
[ПІБ]
Секретар загальних зборів:
[ПІБ]
Примітка:
У даному прикладі протокол загальних зборів складається з двох сторінок. На першій сторінці вказуються основні відомості про загальні збори, а на другій сторінці – хід засідання, рішення та додаткові положення.
ПРОТОКОЛ № [номер]
Загальних зборів [назва об’єднання, спілки, організації, товариства тощо]
Місце проведення: [адреса]
Дата: [дата]
- Порядок денний:
- Затвердження звіту за минулий рік.
- Обговорення планів на майбутнє.
- Вибори до органів управління.
- Кількість присутніх:Загальна кількість членів: [число]
Присутні на зборах: [число] - Рішення, що були прийняті:
- Звіт за минулий рік затверджено одноголосно.
- План на майбутнє прийнято з [число] за і [число] проти.
- За результатами голосування до органів управління обрані: [Імена обраних осіб].
- Додаткові питання та коментарі:Наприклад: Іваненко І.І. висловив пропозицію щодо екологічних ініціатив в наступному році.
- Час закінчення зборів: [час]
Підписи учасників:
- Іваненко І.І. ____________
- Петренко П.П. ____________
- Сидоренко С.С. ____________
… [і так далі]
Приклад заповнення:
ПРОТОКОЛ № 1
Загальних зборів Житлового кооперативу “Сонячний”
Місце проведення: вул. Лісова, 12, Київ
Дата: 01.01.2023
- Порядок денний:
- Затвердження звіту за 2022 рік.
- Обговорення плану ремонту під’їздів.
- Вибори голови кооперативу.
- Кількість присутніх:Загальна кількість членів: 50
Присутні на зборах: 40 - Рішення, що були прийняті:
- Звіт за 2022 рік затверджено одноголосно.
- План ремонту під’їздів прийнято з 35 за і 5 проти.
- За результатами голосування головою кооперативу обрано Іваненко І.І.
- Додаткові питання та коментарі:Петренко П.П. пропонує встановити відеоспостереження у під’їздах.
- Час закінчення зборів: 20:30
Підписи учасників:
- Іваненко І.І. ____________
- Петренко П.П. ____________
- Сидоренко С.С. ____________
… [і так далі]
Протокол розбіжностей
Шаблон протоколу розбіжностей
Протокол розбіжностей
[Назва договору]
[Дата]
[Час]
[Місце]
Присутні:
- [ПІБ] – [посада]
- [ПІБ] – [посада]
Відсутні:
- [ПІБ] – [посада]
Предмет розбіжностей:
- [Опис предмета розбіжностей]
Хід засідання:
- [Опис ходу засідання]
Висновки:
- [Висновки щодо предмета розбіжностей]
Підписи присутніх:
- [ПІБ]
- [ПІБ]
Важливо:
- Протокол розбіжностей є документом, який фіксує хід та результати засідання сторін договору, що виникли з приводу розбіжностей щодо виконання договору.
- Протокол розбіжностей може бути складений у письмовій формі або в електронній формі.
- Протокол розбіжностей повинен бути підписаний усіма присутніми на засіданні.
Закони, що регулюють порядок оформлення протоколів розбіжностей:
- Цивільний кодекс України.
- Господарський кодекс України.
Приклад заповнення
Протокол розбіжностей
Договору поставки товару
[Дата]
[Час]
[Місце]
Присутні:
- Іванов Іван Іванович – директор ТОВ “Альфа”
- Петрова Олена Петрівна – директор ТОВ “Бета”
Відсутні:
- Не має
Предмет розбіжностей:
- Несвоєчасне виконання поставки товару ТОВ “Бета”
Хід засідання:
- Іванов Іван Іванович, директор ТОВ “Альфа”, повідомив, що ТОВ “Бета” не виконало в строк договір поставки товару.
- Петрова Олена Петрівна, директор ТОВ “Бета”, повідомила, що затримка поставки товару відбулася з незалежних від неї причин.
- Сторони обговорили причини затримки поставки товару та дійшли висновку про необхідність продовження строку поставки товару на 1 місяць.
Висновки:
- Сторони дійшли згоди продовжити строк поставки товару на 1 місяць.
Підписи присутніх:
- Іванов Іван Іванович
- Петрова Олена Петрівна
Примітка:
У даному прикладі протокол розбіжностей складається з двох сторінок. На першій сторінці вказуються основні відомості про протокол, а на другій сторінці – хід засідання, висновки та підписи присутніх.
Додаткові положення
До протоколу розбіжностей можуть бути включені такі додаткові положення:
- Перелік документів, які підтверджують факти та обставини, що стали предметом розбіжностей.
- Розрахунок збитків, понесених однією зі сторін внаслідок розбіжностей.
- Пропозиції щодо вирішення розбіжностей.
Включення додаткових положень до протоколу розбіжностей є доцільним у разі, якщо це необхідно для повного та об’єктивного викладу ситуації та для вирішення розбіжностей.
ПРОТОКОЛ РОЗБІЖНОСТЕЙ № [номер]
між [ім’я або назва організації 1] та [ім’я або назва організації 2]
Місце складання: [адреса]
Дата: [дата]
- Причина складання протоколу:
Наприклад: Розбіжності стосовно якості поставленої продукції. - Опис розбіжностей:
- Розбіжність 1: [детальний опис]
- Розбіжність 2: [детальний опис] … [і так далі]
- Можливі причини розбіжностей:Наприклад: Зміна постачальника сировини, порушення термінів зберігання тощо.
- Прийняті рішення та дії щодо усунення розбіжностей:Наприклад: Повернення товару, додатковий контроль якості, штрафні санкції.
- Терміни виконання прийнятих рішень:
Наприклад: 10 робочих днів.
Підписи сторін:
[ім’я представника організації 1] ____________
[ім’я представника організації 2] ____________
Приклад заповнення:
ПРОТОКОЛ РОЗБІЖНОСТЕЙ № 01
між ТОВ “Продукти” та ТОВ “Споживач”
Місце складання: вул. Магазинна, 5, Київ
Дата: 02.01.2023
- Причина складання протоколу:
Розбіжності стосовно якості поставленого молока. - Опис розбіжностей:
- Розбіжність 1: Присутність в осаду в 5 з 10 банок молока.
- Розбіжність 2: Термін придатності відсутній на 2 з 10 банок.
- Можливі причини розбіжностей:Зміна постачальника молока, дефекти виробничої лінії.
- Прийняті рішення та дії щодо усунення розбіжностей:Повернення всієї партії товару та проведення додаткового контролю якості.
- Терміни виконання прийнятих рішень:
7 робочих днів.
Підписи сторін:
Директор ТОВ “Продукти” Іванов І.І. ____________
Головний закупівельник ТОВ “Споживач” Петров П.П. ____________
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати без реєстрації приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
