Пояснювальна записка — це документ, який містить детальний опис, обгрунтування або пояснення щодо певного предмету, ситуації або рішення. Цей документ зазвичай супроводжує основний документ або проект, надаючи додаткову інформацію для кращого розуміння.
- Мета та потреба в пояснювальній записці:
- Надання додаткової інформації щодо основного документа або рішення.
- Обгрунтування необхідності прийняття певного рішення.
- Вказівки щодо реалізації або виконання основного документа.
- За яких умов її складають:
- При поданні проектів законів або інших нормативно-правових актів.
- При зверненні з певною ініціативою до вищої інстанції.
- При підготовці проектів рішень на різних рівнях управління.
- При внесенні змін до існуючих документів.
- Сторони в документі: Зазвичай основною стороною є автор(и) записки, які представляють організацію або особу, що ініціює документ. Одержувачем може бути будь-яка особа, організація або структурний підрозділ, до якого цілиться основний документ.
- Вимоги до оформлення:
- Заголовок.
- Вказівка на основний документ, який супроводжується.
- Вступ, в якому описуються мета та завдання записки.
- Основний текст, що містить деталізоване обгрунтування, пояснення або інформацію.
- Заключна частина, де можуть бути висновки, пропозиції або рекомендації.
- Дата та підпис автора(ів).
- Хто і як її складає: Пояснювальну записку може складати будь-яка особа або група осіб, які відповідають за підготовку основного документа. При її підготовці важливо чітко і логічно викласти інформацію, щоб уникнути двозначності та непорозумінь.
При підготовці пояснювальної записки варто враховувати специфіку основного документа, до якого вона додається, а також особливості та вимоги організації-одержувача.
Приклади
Пояснювальна записка
до [вказуєте, до якого документу або заходу пояснювальна записка]
- Загальні положення
1.1. Ця пояснювальна записка розроблена відповідно до [назва закону чи нормативного акта, за яким складається записка, напр., “Закону України “Про інформацію” від 02.10.1992 № 2657-XII”].
- Основна суть питання
2.1. [Тут ви коротко та ясно описуєте проблему або питання, до якого стосується ваша записка. Наприклад, “У зв’язку із зміною адреси юридичної особи необхідно внести відповідні зміни до реєстраційних документів.”]
- Підстава для внесення змін
3.1. [Тут ви зазначаєте підставу для вашої пропозиції чи дії. Наприклад, “Згідно ст. 23 Закону України “Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань” з обов’язку юридичної особи вносити зміни до реєстраційних даних у разі зміни адреси.”]
- Очікувані результати
4.1. [Тут ви описуєте, які позитивні наслідки чи результати очікуєте від прийняття вашої пропозиції чи дії. Наприклад, “Оновлені реєстраційні дані дозволять уникнути можливих юридичних ризиків та забезпечити взаємодію з партнерами та контролюючими органами.”]
- Висновки
5.1. [Тут ви коротко підбиваєте підсумки вашої записки і вказуєте на необхідність вжиття певних дій. Наприклад, “На підставі вищезазначеного просимо внести відповідні зміни до реєстраційних документів юридичної особи.”]
Дата: [дата складання]
Автор записки: [П.І.Б., посада]
Пояснювальна записка
(◕‿◕) Ми у Telegram: Анонси нових статей та бонусні матеріали
До: [Назва посади керівника]
Від: [Ваше ім’я]
Дата: [Дата]
Справа: [Назва справи]
У зв’язку з [назва справи] я пишу, щоб надати пояснення наступного:
[Ваш пояснення]
Я вважаю, що моє пояснення є важливим для справи, оскільки [причина].
Дякую за ваш час і увагу.
З повагою, [Ваше ім’я]
Відповідні закони
- [Назва закону]
- [Назва закону]
- [Назва закону]
Приклади заповнення
- Я пишу, щоб надати пояснення щодо моєї відсутності на роботі 15-17 березня 2023 року. Я був у лікарні з грипом і не міг виходити на роботу.
- Я пишу, щоб надати пояснення щодо мого запиту на підвищення зарплати. Я працюю в компанії вже 5 років і за цей час постійно підвищував свою кваліфікацію та відповідальність. Я вважаю, що моя зарплата не відповідає моїй кваліфікації та досвіду.
- Я пишу, щоб надати пояснення щодо мого звільнення з роботи. Я був звільнений з роботи з причин, які я вважаю неправомірними. Я збираюся оскаржити своє звільнення в суді.
Завантажити шаблон з прикладом заповнення
Вам потрібен інший зразок? Оберіть необхідний бланк на сторінці.
