Пояснювальна записка про помилку в роботі

Пояснювальна записка про помилку в роботі

Пояснювальна записка про помилку в роботі є документом, який використовується в професійному середовищі для формального опису помилок або непорозумінь, що сталися під час виконання робочих обов’язків. Цей документ слугує для викладення обставин помилки, її причин та можливих наслідків, а також для представлення плану дій щодо її виправлення або запобігання подібним ситуаціям у майбутньому.

Існують різні види пояснювальних записок, які залежать від характеру помилки та сфери діяльності. Наприклад, це може бути записка про помилку у фінансових розрахунках, про недотримання термінів виконання роботи, про порушення техніки безпеки тощо.

Пояснювальна записка потрібна для офіційного документування випадків помилок у роботі. Вона допомагає розібратися у ситуації, встановити причини та обставини, що призвели до помилки, та визначити відповідальність. Також цей документ може служити основою для внесення змін у робочі процеси або для проведення навчальних заходів.

Записку складають у випадках, коли відбулася помилка, що вимагає офіційного роз’яснення. Це може бути, наприклад, технічна помилка, порушення робочих процедур, невиконання робочих інструкцій чи інші випадки, які потребують пояснення.

Сторонами в документі виступають автор записки, зазвичай працівник, який допустив помилку, та особа або відділ, до якого ця записка адресується (наприклад, безпосередній керівник, відділ кадрів, служба безпеки).

Вимоги до оформлення пояснювальної записки включають:

  • Чітке та структуроване викладення фактів.
  • Зазначення дати та місця виникнення помилки.
  • Опис обставин, що призвели до помилки.
  • Пояснення причин, чому сталася помилка.
  • Запропоновані заходи щодо виправлення помилки та запобігання подібним ситуаціям у майбутньому.

Записку складає працівник, який допустив помилку. Важливо зробити це об’єктивно, не ухиляючись від відповідальності, але й не приписуючи собі невиправдану вину. В деяких випадках до записки можуть бути додані документи або докази, що підтверджують зазначені факти.

Таким чином, пояснювальна записка про помилку в роботі є важливим інструментом для вирішення конфліктних ситуацій на робочому місці, а також для підвищення рівня відповідальності та професіоналізму працівників.

Приклади

Ось приклад шаблону пояснювальної записки про помилку в роботі, який можна адаптувати під конкретні обставини. Зверніть увагу, що в цьому шаблоні не вказано конкретних законів України, оскільки зазвичай пояснювальні записки складаються на основі внутрішніх правил і процедур конкретної організації, а не прямо згідно з законодавством.


Пояснювальна записка

Дата: _________________

До:
[Назва відділу/посада керівника]
[Назва організації]

Від:
[ПІБ працівника]
[Посада]
[Підрозділ]

Шановний(-а) [ім’я керівника],

Я, [ПІБ], займаючи посаду [посада] в [назва підрозділу], звертаюся до вас із пояснювальною запискою щодо інциденту, що стався [дата інциденту].

В ході виконання своїх службових обов’язків [опис конкретної ситуації/помилки]. Ця помилка сталася через [опис причини помилки, наприклад, недостатньої інформації, помилкового розуміння завдання, технічного збою тощо].

Я повністю усвідомлюю серйозність ситуації та відповідальність, яка лежить на мені у зв’язку з цим інцидентом. Щоб запобігти подібним помилкам у майбутньому, я планую [опис запланованих дій або змін у робочому процесі].

Я висловлюю щирі вибачення за виникнення цієї помилки та її можливі наслідки для [назва організації/підрозділу]. Я готовий(-а) до подальшого обговорення цієї ситуації та прийняття відповідних заходів.

З повагою,
[Підпис]
[ПІБ працівника]


Приклад заповнення:

Дата: 18.01.2024

До:
Начальнику відділу кадрів
ТОВ “Прогрес”

Від:
Сергієнко Анна Миколаївна
Менеджер з продажу
Відділ продажу

Шановна пані Іванова,

Я, Сергієнко Анна Миколаївна, займаючи посаду менеджера з продажу в відділі продажу ТОВ “Прогрес”, звертаюся до вас із пояснювальною запискою щодо помилки, яка сталася 15.01.2024.

Під час оформлення замовлення клієнта я помилково внесла невірні дані, що призвело до відправлення замовлення за неправильною адресою. Ця помилка сталася через поспішність та недостатню увагу до деталей з мого боку.

Я розумію, що це могло спричинити незручності як для клієнта, так і для нашої компанії. Щоб запобігти подібним ситуаціям у майбутньому, я планую більш ретельно перевіряти введені дані та виділяти додатковий час для перевірки замовлень перед їх відправленням.

Висловлюю свої вибачення за виниклі незручності та готова взяти участь у вирішенні цієї проблеми.

З повагою,
[підпис]
Сергієнко А.М.


Цей шаблон може бути адаптований до конкретних умов та обставин помилки, що сталася. Важливо підходити до складання такого документу з усією серйозністю та відповідальністю, викладаючи всі деталі чітко та об’єктивно.

Пояснювальна записка про помилку в роботі

[Найменування підприємства]

Підпишіться на наш Телеграм. Там ви знайдете анонси нових матеріалів та приємні бонуси

[Код ЄДРПОУ підприємства]

[Дата]

[Прізвище, ім’я, по батькові]

[Посада]

Шановний [прізвище, ім’я, по батькові]!

Я, [прізвище, ім’я, по батькові], [дата народження] року народження, працюю на Вашому підприємстві на посаді [назва посади] з [дата].

[Вказується дата і час вчинення помилки].

[Вказується опис помилки].

Я вважаю, що помилка сталася з моєї вини, оскільки [зазначити причини помилки].

Я докладу всіх зусиль, щоб у майбутньому уникнути подібних помилок.

З повагою,

[Підпис] [Прізвище, ім’я, по батькові]

Приклади заповнення

Вказується інформація про працівника:

  • прізвище, ім’я, по батькові працівника;
  • дата народження працівника;
  • посада працівника;
  • дата працевлаштування працівника.

Вказується інформація про помилку:

  • дата і час вчинення помилки;
  • опис помилки.

Вказується інформація про причини помилки:

  • незнання нормативно-правових актів;
  • недбалість;
  • інші причини.

Вказується інформація про заходи, які будуть вжиті для недопущення подібних помилок у майбутньому:

  • додаткове навчання;
  • удосконалення робочого процесу;
  • інші заходи.

Відповідно до статті 142 Кодексу законів про працю України, працівник несе матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну підприємству, установі, організації внаслідок порушення ним своїх трудових обов’язків.

У разі вчинення працівником помилки, яка призвела до матеріальних збитків підприємству, працівник може бути притягнутий до матеріальної відповідальності.

Розмір матеріальної відповідальності працівника визначається відповідно до законодавства України.

Матеріальна відповідальність працівника може бути обмежена або виключена в випадках, передбачених законодавством України.

Ось ще приклад Пояснювальної записки про помилку в роботі:

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Я, Іваненко Іван Іванович, працюю на посаді бухгалтера в ТОВ “Промінь”.

10 січня 2023 року при формуванні та поданні податкової звітності з податку на прибуток підприємства за 2022 рік мною було допущено помилку.

А саме, внаслідок неправильного відображення в обліку господарських операцій, у податковій декларації з податку на прибуток за 2022 рік зайво відображено витрати на суму 150 000 грн.

В результаті цієї помилки сума податку на прибуток, зазначена у податковій декларації, виявилася заниженою на 25 500 грн (150 000 грн * податкова ставка податку на прибуток 17%).

15 січня 2023 року мною було виправлено допущену помилку шляхом подання уточнюючого розрахунку до податкової декларації з податку на прибуток підприємства за 2022 рік. Уточнена сума податку на прибуток була сплачена до бюджету в повному обсязі.

Підтверджую, що більше таких помилок допускати не буду і сумлінно ставитимусь до виконання своїх посадових обов’язків.

Додаток: копія уточнюючого розрахунку до податкової декларації з податку на прибуток за 2022 рік.

Іваненко І.І. 16.01.2023 р.

Завантажити шаблон документа ворд з прикладом заповнення

Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)

Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.

Рейтинг
( Поки що оцінок немає )
Сподобалася стаття? Поділитися з друзями:
Роби Бізнес, Укр
Додати коментар

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: