Пояснювальна записка – це документ, що містить роз’яснення автора стосовно певної ситуації, події чи вчинку. Зазвичай пояснювальна записка звернена до керівництва або відділу кадрів, якщо ми говоримо про робочі ситуації.
- Нащо він потрібен?
- Для роз’яснення обставин, що сталися на роботі.
- Для надання об’єктивної інформації про певну подію.
- Для документування позиції працівника або обґрунтування його дій у конкретній ситуації.
- Допомога керівництву прийняти об’єктивне рішення з питань, пов’язаних із вчинками або діями працівника.
- За яких умов його складають?
- При порушенні робочої дисципліни.
- Якщо працівник відсутній на роботі без поважної причини.
- При виникненні конфліктних ситуацій між працівниками.
- Якщо працівник завдав збитків компанії своїми діями чи бездіяльністю.
- Хто виступає сторонами в документі?
- Автор пояснювальної записки (працівник, що роз’яснює свої дії).
- Особа або структурний підрозділ, до якого звертається пояснювальна записка (наприклад, керівник, відділ кадрів).
- Вимоги до оформлення:
- Дата і місце складання.
- Звертання до конкретної особи або підрозділу.
- Викладення ситуації або обставин.
- Власне роз’яснення автора записки.
- Підпис автора.
- Можливо, дата заслуховування або розгляду пояснювальної записки керівництвом.
- Хто і як його складає?
- Пояснювальну записку складає сам працівник, який роз’яснює свої дії.
- Найкраще писати рукописом на офіційному бланку компанії (якщо такий є).
- Текст повинен бути чітким, без слів-паразитів, викладати обставини об’єктивно і конкретно.
Слід зазначити, що хоча я надав загальний огляд пояснювальної записки, деталі можуть варіюватися в залежності від конкретної компанії, законодавства країни тощо.
Приклади
[Логотип компанії/назва компанії]
ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА
Місце складання: [Назва міста] Дата: [Дата складання, наприклад, “23 серпня 2023 р.”]
До: [Посада особи, до якої звернена записка, наприклад, “Директору підприємства”] Від: [ПІБ автора записки, ваша посада, наприклад, “Іваненко Іван Іванович, бухгалтер”]
Шановний [прізвище особи, до якої звернена записка, наприклад, “Петренко”]!
Підставою для написання цієї пояснювальної записки є [конкретна причина або обставина, наприклад, “відсутність на роботі без поважної причини 20 серпня 2023 р.”].
Відповідно до ст. [номер статті] Закону України “Про працю”, я зобов’язаний надати письмове роз’яснення причин моєї відсутності.
[Опис обставин або подій. Наприклад: “20 серпня 2023 р. мене не було на роботі через раптове захворювання. Я намагався якнайшвидше повідомити про це керівництво, але через втрату свідомості не міг це зробити вчасно. Додаю до цієї записки копію медичної довідки, яка підтверджує мій стан.”]
Просив би врахувати мої обставини при прийнятті рішення. Я розумію свою відповідальність та надалі зроблю все можливе, щоб такі ситуації не повторювалися.
З повагою, [Підпис] Іваненко І.І.
Пояснювальна записка на роботу
Пояснювальна записка
До: [Назва посади керівника]
Від: [Ваше ім’я]
Дата: [Дата]
Справа: [Назва справи]
(◕‿◕) Ми у Telegram: Анонси нових статей та бонусні матеріали
У зв’язку з [назва справи] я пишу, щоб надати пояснення наступного:
[Ваш пояснення]
Я вважаю, що моє пояснення є важливим для справи, оскільки [причина].
Дякую за ваш час і увагу.
З повагою, [Ваше ім’я]
Відповідні закони
- [Назва закону]
- [Назва закону]
- [Назва закону]
Приклади заповнення
- Я пишу, щоб надати пояснення щодо моєї відсутності на роботі 15-17 березня 2023 року. Я був у лікарні з грипом і не міг виходити на роботу.
- Я пишу, щоб надати пояснення щодо мого запиту на підвищення зарплати. Я працюю в компанії вже 5 років і за цей час постійно підвищував свою кваліфікацію та відповідальність. Я вважаю, що моя зарплата не відповідає моїй кваліфікації та досвіду.
- Я пишу, щоб надати пояснення щодо мого звільнення з роботи. Я був звільнений з роботи з причин, які я вважаю неправомірними. Я збираюся оскаржити своє звільнення в суді.
Пояснювальна записка про помилку в роботі
До: [Ім’я керівника] Від: [Ваше ім’я] Дата: [Сьогоднішня дата] Тема: Пояснення помилки в роботі
Я пишу, щоб пояснити помилку, яка була виявлена в моїх роботах. Помилка полягає в тому, що я не врахував відповідних законів.
Я розумію, що ця помилка є серйозною і що вона може мати негативні наслідки. Я приношу свої вибачення за цю помилку і обіцяю, що в майбутньому буду більш уважним.
Я вжив наступних заходів для виправлення помилки:
- Я переглянув свої роботи і вніс необхідні виправлення.
- Я провів навчання з відповідних законів.
- Я буду більш уважним у майбутньому, щоб уникнути повторення цієї помилки.
Я сподіваюся, що ви приймете мої вибачення. Я впевнений, що в майбутньому я буду виконувати свої роботи більш відповідально.
Дякую за розуміння.
Приклади заповнення:
- Я не врахував відповідних законів під час підготовки звіту про фінансові результати компанії. Це призвело до того, що звіт був не точним.
- Я не врахував відповідних законів під час підготовки договору з клієнтом. Це призвело до того, що договір був не вигідним для компанії.
- Я не врахував відповідних законів під час підготовки рекламного матеріалу. Це призвело до того, що рекламний матеріал був оманливим.
У всіх цих випадках я вжив заходів для виправлення помилки та попередження повторення цієї помилки в майбутньому.
Завантажити шаблон з прикладом заповнення
Вам потрібен інший зразок? Оберіть необхідний бланк на сторінці.
