Повідомлення про необхідність одержання трудової книжки є важливим документом у сфері трудових відносин в Україні. Цей документ відіграє ключову роль у процесі завершення трудових відносин між працівником та роботодавцем, особливо у випадках, коли працівник з певних причин не отримав свою трудову книжку в день звільнення. Важливість цього документа полягає в тому, що він не лише інформує працівника про необхідність забрати свою трудову книжку, але й захищає роботодавця від можливих звинувачень у затримці видачі трудової книжки.
Потреба у складанні повідомлення про необхідність одержання трудової книжки виникає в ситуаціях, коли працівник не з’явився за трудовою книжкою в день звільнення або відмовився її отримати. Це може статися з різних причин: працівник може бути відсутнім на робочому місці в останній день роботи, може виникнути конфліктна ситуація, або працівник може просто забути забрати свою трудову книжку. У будь-якому випадку, роботодавець зобов’язаний вжити заходів для передачі трудової книжки працівнику, і саме тут на допомогу приходить повідомлення про необхідність її одержання.
Структура повідомлення про необхідність одержання трудової книжки має відповідати загальним вимогам до оформлення офіційних документів. У шапці документа вказується повна назва підприємства, його юридична адреса та контактні дані. Далі вказується адресат – колишній працівник, його повне ім’я та адреса проживання. Основний текст повідомлення повинен чітко інформувати про наявність трудової книжки, яка підлягає видачі, та необхідність її отримання. При цьому важливо вказати причину, чому трудова книжка не була видана в день звільнення (наприклад, відсутність працівника на робочому місці або його відмова від отримання трудової книжки).
Цікаво відзначити, що хоча форма повідомлення про необхідність одержання трудової книжки не є строго регламентованою законодавством, існують певні усталені практики його складання. Деякі підприємства розробляють власні шаблони таких повідомлень, щоб забезпечити єдиний підхід до їх оформлення та уникнути можливих помилок. Однак, незалежно від конкретної форми, ключовим є те, щоб повідомлення містило всю необхідну інформацію та було складено таким чином, щоб уникнути будь-яких двозначностей чи непорозумінь.
Процес відправлення повідомлення про необхідність одержання трудової книжки також має свої особливості. Зазвичай, таке повідомлення надсилається рекомендованим листом з повідомленням про вручення. Це робиться для того, щоб мати документальне підтвердження факту відправлення повідомлення та його отримання адресатом. У деяких випадках, особливо якщо є підозра, що працівник може ухилятися від отримання кореспонденції, повідомлення може бути вручено особисто під підпис або навіть направлено електронною поштою з подальшим підтвердженням отримання.
Варто зазначити, що в контексті поступового переходу до електронних трудових книжок, який відбувається в Україні, роль і форма повідомлення про необхідність одержання трудової книжки може зазнати змін. Можливо, у майбутньому такі повідомлення будуть надсилатися в електронній формі або взагалі стануть непотрібними, оскільки інформація про трудову діяльність буде зберігатися в централізованих електронних системах. Однак, поки що традиційна форма повідомлення залишається актуальною для більшості підприємств.
Важливо розуміти, що повідомлення про необхідність одержання трудової книжки – це не просто формальність. Цей документ має юридичну силу і може бути використаний як доказ у разі виникнення трудових спорів. Наприклад, якщо працівник звернеться до суду з позовом про затримку видачі трудової книжки, наявність такого повідомлення може стати важливим аргументом на користь роботодавця, демонструючи його намагання виконати свої обов’язки.
Крім того, відправлення такого повідомлення є не лише правом, але й обов’язком роботодавця. Згідно з трудовим законодавством України, роботодавець зобов’язаний вжити всіх можливих заходів для передачі трудової книжки працівнику після завершення трудових відносин. Відправлення повідомлення є одним з таких заходів і демонструє сумлінність роботодавця у виконанні своїх обов’язків.
У підсумку, повідомлення про необхідність одержання трудової книжки є важливим елементом у системі трудових відносин в Україні. Воно забезпечує правильне завершення трудових відносин, захищає права як працівника, так і роботодавця, та сприяє прозорості та законності у сфері праці. Правильне складання та своєчасне відправлення такого повідомлення є запорукою уникнення можливих проблем та непорозумінь у майбутньому, пов’язаних з видачею трудової книжки та завершенням трудових відносин.
Приклади
Товариство з обмеженою відповідальністю “Назва підприємства”
Юридична адреса: [Повна адреса підприємства]
Код ЄДРПОУ: [Код підприємства]
Тел.: [Номер телефону]
[Дата] [Номер документа]
[Прізвище, ім’я, по батькові працівника]
[Адреса проживання працівника]
Повідомлення
про необхідність одержання трудової книжки
Шановний(а) [Ім’я та по батькові працівника]!
Повідомляємо Вас, що у зв’язку з припиненням трудового договору [дата звільнення] (наказ № [номер наказу] від [дата наказу]) Ваша трудова книжка підлягає видачі Вам на руки.
У день звільнення [дата звільнення] Ви не з’явилися для отримання трудової книжки / відмовилися від отримання трудової книжки [обрати потрібне].
Відповідно до частини четвертої статті 47 Кодексу законів про працю України, просимо Вас з’явитися до відділу кадрів ТОВ “Назва підприємства” за адресою: [адреса підприємства] для отримання трудової книжки.
Нагадуємо, що відповідно до частини п’ятої статті 235 Кодексу законів про працю України, у разі затримки видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.
Просимо Вас невідкладно повідомити про отримання цього листа та узгодити зручний для Вас час отримання трудової книжки за телефоном: [номер телефону] або електронною поштою: [адреса електронної пошти].
З повагою,
[Посада уповноваженої особи] [Підпис] [Ініціали, прізвище]
Приклад заповнення:
Товариство з обмеженою відповідальністю “Сонячний промінь”
Юридична адреса: 01001, м. Київ, вул. Хрещатик, 1
Код ЄДРПОУ: 12345678
Тел.: (044) 123-45-67
15.09.2024 № 78/09-24
Петренку Івану Васильовичу
вул. Володимирська, 15, кв. 7
м. Київ, 01033
Повідомлення
про необхідність одержання трудової книжки
Шановний Іване Васильовичу!
Повідомляємо Вас, що у зв’язку з припиненням трудового договору 31.08.2024 (наказ № 47-К від 30.08.2024) Ваша трудова книжка підлягає видачі Вам на руки.
У день звільнення 31.08.2024 Ви не з’явилися для отримання трудової книжки.
Відповідно до частини четвертої статті 47 Кодексу законів про працю України, просимо Вас з’явитися до відділу кадрів ТОВ “Сонячний промінь” за адресою: м. Київ, вул. Хрещатик, 1, кабінет 205 для отримання трудової книжки.
Нагадуємо, що відповідно до частини п’ятої статті 235 Кодексу законів про працю України, у разі затримки видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.
Просимо Вас невідкладно повідомити про отримання цього листа та узгодити зручний для Вас час отримання трудової книжки за телефоном: (044) 123-45-67 або електронною поштою: hr@sunnybeam.com.ua.
З повагою,
Начальник відділу кадрів [Підпис] О.В. Коваленко
Цей шаблон повідомлення про необхідність одержання трудової книжки розроблено відповідно до вимог українського законодавства та загальноприйнятих норм діловодства. Він містить всі необхідні елементи та може бути легко адаптований під конкретні обставини та потреби підприємства.
У повідомленні вказуються:
1. Повна назва підприємства, його юридична адреса, код ЄДРПОУ та контактний телефон.
2. Дата та номер документа.
3. Повне ім’я та адреса колишнього працівника.
4. Чітко сформульована інформація про необхідність отримання трудової книжки.
5. Дата звільнення та реквізити наказу про звільнення.
6. Причина, чому трудова книжка не була видана в день звільнення.
7. Посилання на відповідні статті Кодексу законів про працю України.
8. Адреса, за якою можна отримати трудову книжку.
9. Нагадування про можливі наслідки затримки видачі трудової книжки.
10. Прохання повідомити про отримання листа та узгодити час отримання трудової книжки.
11. Контактні дані для зв’язку.
12. Підпис уповноваженої особи.
У прикладі заповнення показано, як конкретно можна заповнити це повідомлення. Зверніть увагу, що дати, імена та назви є умовними і мають бути замінені на реальні дані при використанні шаблону.
При складанні повідомлення важливо пам’ятати кілька ключових моментів:
1. Всі дані мають бути вказані точно, без помилок та виправлень.
2. Тон повідомлення має бути офіційним, але не ворожим.
3. Важливо чітко вказати причину, чому трудова книжка не була видана в день звільнення.
4. Посилання на відповідні статті законодавства надають повідомленню юридичної ваги.
Після складання повідомлення воно має бути відправлене рекомендованим листом з повідомленням про вручення. Це забезпечить наявність доказів того, що роботодавець виконав свій обов’язок щодо інформування працівника.
Варто зазначити, що хоча цей шаблон є універсальним, деякі організації можуть мати свої специфічні вимоги до оформлення таких повідомлень. Тому рекомендується узгодити форму повідомлення з юридичним відділом вашого підприємства перед його використанням.
Повідомляємо вас про необхідність одержання вашої трудової книжки у зв’язку із завершенням передачі даних до Пенсійного фонду України. Відповідно до статті 48 Кодексу законів про працю України, трудова книжка є основним документом, що підтверджує трудову діяльність працівника, і підлягає зберіганню у працівника після передачі відповідних даних. Просимо вас звернутися до відділу кадрів для отримання трудової книжки у найближчий зручний час.
Приклад заповнення:
Повідомляємо, що ваша трудова книжка готова до видачі у зв’язку із завершенням передачі даних до Пенсійного фонду України. Просимо вас звернутися до відділу кадрів для її одержання з 09:00 до 17:00 у робочі дні.
Шаблон повідомлення про необхідність одержання трудової книжки
[Назва підприємства]
[Посада керівника]
[Прізвище, ім’я, по батькові керівника]
[Прізвище, ім’я, по батькові працівника],
[Посада працівника],
[Номер телефону]
Повідомлення
Нагадуємо, що відповідно до статті 48 Кодексу законів про працю України, Ви маєте право отримати свою трудову книжку.
Просимо Вас звернутися до відділу кадрів для отримання трудової книжки у період з [Дата початку] по [Дата закінчення].
У разі Вашої відсутності, трудову книжку може отримати інша особа за довіреністю, оформленою у встановленому порядку.
[Дата] [Підпис уповноваженої особи]
Приклад заповнення:
[ТОВ “Компанія”]
Директор Петрову Івану Петровичу
Сидорову Петру Петровичу,
головному бухгалтеру,
0991234567
Повідомлення
Нагадуємо, що відповідно до статті 48 Кодексу законів про працю України, Ви маєте право отримати свою трудову книжку.
Просимо Вас звернутися до відділу кадрів для отримання трудової книжки у період з 01.04.2024 по 15.04.2024 року.
У разі Вашої відсутності, трудову книжку може отримати інша особа за довіреністю, оформленою у встановленому порядку.
[Дата] [Підпис Петрова І.П.]
Важливо:
- Повідомлення може бути надіслане працівнику поштою, електронною поштою або вручене під розписку.
- У повідомленні слід вказати точний період, протягом якого працівник може отримати трудову книжку.
- Якщо працівник не може отримати трудову книжку особисто, він може оформити довіреність на іншу особу.
Ось шаблон повідомлення про необхідність одержання трудової книжки:
Я, [прізвище та ім’я працівника], громадянин України, народився [дата народження], адреса для зв’язку: [адреса працівника], повідомляю про необхідність одержання моєї трудової книжки.
Згідно з вимогами статті 40 Кодексу законів про працю України та Закону України “Про трудові книжки”, статті 6, 7, я маю право на одержання своєї трудової книжки.
Прошу видати мені трудову книжку, оскільки я потребую підтвердження моєї трудової діяльності.
Дата: [поточна дата].
Підпис: [підпис працівника].
Це повідомлення ґрунтується на наступних законодавчих актах України: Кодекс законів про працю України, стаття 40; Закон України “Про трудові книжки”, статті 6, 7.
Приклад заповнення:
Я, Іваненко Петро Васильович, громадянин України, народився 12 квітня 1985 року, адреса для зв’язку: вул. Шевченка, 12, кв. 34, м. Київ, повідомляю про необхідність одержання моєї трудової книжки.
Згідно з вимогами статті 40 Кодексу законів про працю України та Закону України “Про трудові книжки”, статті 6, 7, я маю право на одержання своєї трудової книжки.
Прошу видати мені трудову книжку, оскільки я потребую підтвердження моєї трудової діяльності.
Дата: 15 травня 2022 року.
Підпис: Іваненко П.В.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
