Повідомлення працівнику про необхідність надати письмові пояснення – це важливий документ у сфері трудових відносин, який відіграє ключову роль у процесі дисциплінарного провадження. Цей документ є офіційним зверненням роботодавця до працівника з вимогою надати письмові пояснення щодо конкретного порушення трудової дисципліни. Важливість цього повідомлення важко переоцінити, адже воно є першим кроком у процедурі притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності та забезпечує дотримання прав працівника на захист.
У контексті трудового законодавства України, зокрема відповідно до статті 149 Кодексу законів про працю, роботодавець зобов’язаний до застосування дисциплінарного стягнення отримати від порушника трудової дисципліни письмові пояснення. Саме для виконання цієї вимоги і складається Повідомлення працівнику про необхідність надати письмові пояснення. Цей документ не лише інформує працівника про виявлене порушення, але й надає йому можливість висловити свою позицію, пояснити обставини, які призвели до порушення, або спростувати факт порушення.
Повідомлення працівнику про необхідність надати письмові пояснення не має стандартизованої форми, встановленої законодавством, але має відповідати загальним вимогам до оформлення офіційних документів. Воно повинно містити чітку та конкретну інформацію про виявлене порушення трудової дисципліни, дату та час, коли це порушення було зафіксовано, а також вказівку на необхідність надати письмові пояснення та термін, протягом якого ці пояснення мають бути надані.
Цей документ складається за умов, коли роботодавець виявив факт порушення працівником трудової дисципліни і має намір застосувати до нього дисциплінарне стягнення. Важливо зазначити, що повідомлення має бути складене та вручене працівнику якомога швидше після виявлення порушення, оскільки згідно з трудовим законодавством, дисциплінарне стягнення може бути накладене не пізніше одного місяця з дня виявлення проступку.
Сторонами в цьому документі виступають роботодавець (або уповноважена ним особа), який ініціює отримання пояснень, та працівник, від якого вимагаються пояснення. При цьому роботодавець виступає в ролі ініціатора та відправника повідомлення, а працівник – в ролі отримувача та особи, яка має надати відповідь.
Щодо вимог до оформлення Повідомлення працівнику про необхідність надати письмові пояснення, то воно повинно бути складене на офіційному бланку підприємства, містити всі необхідні реквізити, такі як назва документа, дата і місце складання, назва підприємства, прізвище, ім’я та по батькові працівника, його посада. У тексті повідомлення необхідно чітко описати суть виявленого порушення, вказати дату, час та місце його вчинення, а також зазначити термін, протягом якого працівник має надати письмові пояснення.
Складання цього документа зазвичай покладається на працівників кадрової служби або юридичного відділу підприємства. Процес складання повідомлення включає аналіз обставин порушення, консультації з керівниками відповідних підрозділів, а також ретельну перевірку формулювань на відповідність вимогам законодавства. Важливо, щоб повідомлення було складено максимально коректно та неупереджено, без звинувачувальних або емоційних формулювань.
Особливу увагу при складанні Повідомлення працівнику про необхідність надати письмові пояснення слід приділити чіткості та конкретності формулювань. Важливо уникати загальних фраз та розмитих формулювань, натомість необхідно вказати конкретні дії працівника, які розцінюються як порушення трудової дисципліни, а також норми трудового законодавства або локальних нормативних актів підприємства, які були порушені.
Варто зазначити, що Повідомлення працівнику про необхідність надати письмові пояснення може мати серйозні юридичні наслідки. У разі виникнення трудового спору, наприклад, оскарження працівником дисциплінарного стягнення в суді, цей документ може бути важливим доказом дотримання роботодавцем процедури дисциплінарного провадження. Саме тому роботодавцям слід бути особливо уважними при складанні цього документа та забезпечити його повну відповідність вимогам трудового законодавства.
Таким чином, Повідомлення працівнику про необхідність надати письмові пояснення є важливим інструментом у системі трудових відносин, який допомагає роботодавцям дотримуватися законодавства при застосуванні дисциплінарних стягнень. Цей документ не лише інформує працівника про виявлене порушення та необхідність надати пояснення, але й захищає права обох сторін трудових відносин, створюючи правову основу для подальших дій роботодавця та можливого вирішення трудових спорів. Правильно складане та оформлене повідомлення є важливим елементом кадрового діловодства та може відіграти ключову роль у забезпеченні законності та справедливості у трудових відносинах.
Приклади
[Назва підприємства]
[Юридична адреса]
Вих. № [номер] від [дата]
[ПІБ працівника]
[Посада працівника]
Повідомлення
про необхідність надати письмові пояснення
Шановний(а) [ім’я та по батькові працівника]!
Повідомляємо Вас, що [дата, час] було виявлено порушення Вами трудової дисципліни, а саме: [детальний опис порушення, наприклад: “15.05.2023 з 10:00 до 13:00 Ви були відсутні на робочому місці без поважних причин” або “17.05.2023 о 14:30 Ви з’явилися на робочому місці в стані алкогольного сп’яніння”].
Відповідно до статті 149 Кодексу законів про працю України, перед застосуванням дисциплінарного стягнення роботодавець зобов’язаний отримати від порушника трудової дисципліни письмові пояснення.
У зв’язку з цим, просимо Вас надати письмові пояснення щодо вищезазначеного порушення трудової дисципліни до [вказати конкретну дату і час, наприклад: “18:00 20.05.2023”].
Звертаємо Вашу увагу, що відповідно до частини 1 статті 149 Кодексу законів про працю України, відмова працівника від надання пояснень не може бути перешкодою для застосування стягнення. Однак, надання пояснень є Вашим правом та можливістю викласти свою позицію щодо ситуації, що склалася.
Пояснення просимо надати в письмовій формі [вказати кому саме, наприклад: “начальнику відділу кадрів”] або надіслати на електронну адресу [вказати email].
У разі ненадання Вами письмових пояснень у встановлений термін, буде складено відповідний акт про відмову від надання пояснень.
[Посада уповноваженої особи] [Підпис] [ПІБ]
З повідомленням ознайомлений(а):
[ПІБ працівника] [Підпис] [Дата]
При складанні цього повідомлення враховано вимоги Кодексу законів про працю України, зокрема:
– Стаття 147 КЗпП України визначає види дисциплінарних стягнень, які можуть бути застосовані до працівника за порушення трудової дисципліни: догана та звільнення.
– Стаття 148 КЗпП України встановлює строки застосування дисциплінарних стягнень. Дисциплінарне стягнення застосовується безпосередньо за виявленням проступку, але не пізніше одного місяця з дня його виявлення, не рахуючи часу звільнення працівника від роботи у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю або перебування його у відпустці. Дисциплінарне стягнення не може бути накладене пізніше шести місяців з дня вчинення проступку.
– Стаття 149 КЗпП України визначає порядок застосування дисциплінарних стягнень, зокрема, обов’язок роботодавця отримати від порушника трудової дисципліни письмові пояснення.
Важливо зазначити, що це повідомлення є офіційним документом і може бути використане як доказ у разі виникнення трудового спору. Тому при його складанні слід бути максимально точним та об’єктивним, уникати емоційних оцінок та суб’єктивних суджень.
Роботодавець повинен забезпечити можливість працівнику ознайомитися з цим повідомленням та поставити свій підпис про ознайомлення. У разі відмови працівника від підпису, про це складається відповідний акт.
Повідомлення
Шановний(а) [Прізвище, Ім’я по батькові працівника],
У зв’язку з виявленими порушеннями трудової дисципліни (або іншими обставинами, які вимагають пояснення), що мали місце [дата або опис події], відповідно до вимог статті 149 Кодексу законів про працю України, просимо вас надати письмові пояснення щодо вказаних обставин.
Письмові пояснення необхідні для з’ясування всіх обставин інциденту перед прийняттям можливих дисциплінарних заходів. Згідно з чинним законодавством, надання таких пояснень є вашим правом. У разі відмови від надання письмових пояснень, ми будемо змушені скласти відповідний акт про вашу відмову.
Просимо надати письмові пояснення до [вказати термін, наприклад, протягом трьох робочих днів] з моменту отримання цього повідомлення.
Приклад заповнення:
Якщо працівник спізнився на роботу на одну годину без поважної причини, у повідомленні зазначається: «Просимо надати письмові пояснення щодо вашого запізнення на роботу 15 жовтня 2024 року о 10:00».
Шаблон повідомлення працівнику про необхідність надати письмові пояснення
[Назва підприємства]
ПОВІДОМЛЕННЯ
про необхідність надати письмові пояснення
[Дата]
[Прізвище, ім’я, по батькові працівника]
[Посада]
[Структурний підрозділ]
Шановний/а [Прізвище працівника],
Повідомляємо Вас про те, що [дата] було виявлено факт [описати порушення трудової дисципліни, наприклад, відсутність на робочому місці без поважних причин, невиконання дорученої роботи в строк тощо].
Згідно зі статтею [номер статті] Кодексу законів про працю України, Ви зобов’язані надати письмові пояснення щодо вчиненого Вами проступку.
Просимо Вас надати письмові пояснення не пізніше [дата] та додати до них усі документи, які можуть підтвердити Вашу позицію.
Ваші пояснення будуть враховані при вирішенні питання про застосування до Вас дисциплінарного стягнення.
[Підпис керівника]
[Прізвище, ім’я, по батькові]
[Посада]
Ознайомлений:
[Підпис працівника]
[Дата]
Приклад заповнення
[ТОВ “Компанія”]
ПОВІДОМЛЕННЯ
про необхідність надати письмові пояснення
10.05.2024
Петренко Іван Петрович
Менеджер з продажу
Відділ продажів
Шановний пане Петренко,
Повідомляємо Вас про те, що 05.05.2024 Ви не вийшли на роботу без поважної причини.
Згідно зі статтею 149 Кодексу законів про працю України, Ви зобов’язані надати письмові пояснення щодо вчиненого Вами проступку.
Просимо Вас надати письмові пояснення не пізніше 13.05.2024.
Ваші пояснення будуть враховані при вирішенні питання про застосування до Вас дисциплінарного стягнення.
[Підпис директора]
[Іванов Ігор Ігорович]
Директор
Ознайомлений:
[Підпис працівника]
11.05.2024
Зверніть увагу:
- Конкретика: Чітко опишіть порушення трудової дисципліни, вказавши дату та інші деталі.
- Термін: Встановіть чіткий строк для надання письмових пояснень.
- Законодавча база: Посилайтеся на відповідну статтю Кодексу законів про працю України.
- Ознайомлення працівника: Працівник повинен підписатися про ознайомлення з повідомленням.
Повідомлення працівнику про необхідність надати письмові пояснення
У зв’язку з тим, що на підприємстві/у організації виникли питання щодо [проведених дій, відсутності документів, тощо], я, [ім’я та прізвище], [позиція], повідомляю вам, що вам необхідно надати письмові пояснення щодо цих питань.
Дата надання пояснення: [дата надання пояснення]
Працівник зобов’язаний надати письмові пояснення щодо наступних питань:
* [наприклад, причини відставки, відсутність документів, тощо]
Згідно з Законом України “Про трудове право” від 10 вересня 2005 року, № 2755-III, та Законом України “Про облік праці” від 15 липня 2004 року, № 1564-III, працівник зобов’язаний надавати письмові пояснення щодо проведених дій та відсутності документів.
Дата підписання повідомлення: [дата підписання повідомлення]
Підпис: [ім’я та прізвище]
Примітка: у разі необхідності, може бути проведена консультація з експертами та іншими зацікавленими сторонами.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
