Повідомлення працівнику про надання відпустки – це важливий документ у сфері трудового права України, який відіграє ключову роль у забезпеченні прав працівників на відпочинок та підтримці належного балансу між роботою та особистим життям. Цей документ є своєрідним містком між формальними вимогами законодавства та практичними аспектами організації робочого процесу на підприємстві.
У вирі щоденної роботи, коли кожен день приносить нові виклики та завдання, легко забути про важливість відпочинку та відновлення сил. І саме тут на допомогу приходить це повідомлення, немов нагадування про те, що кожен працівник має право на відпустку, на час, коли можна відволіктися від робочих справ та присвятити себе родині, хобі чи просто відпочинку. Воно ніби говорить: “Ми цінуємо вашу працю, але також розуміємо важливість вашого особистого часу”.
Види та форми цього повідомлення можуть варіюватися залежно від специфіки підприємства та усталених практик. Це може бути офіційний документ на бланку підприємства, електронне повідомлення, або навіть усне повідомлення з подальшим письмовим підтвердженням. У деяких випадках це повідомлення може бути частиною більшого документа, наприклад, наказу про надання відпустки. Незалежно від форми, суть залишається незмінною – інформування працівника про надання йому відпустки.
Навіщо ж потрібен цей документ? Він не лише формально повідомляє працівника про надання відпустки, але й служить юридичним підтвердженням того, що роботодавець виконує свої обов’язки щодо забезпечення права працівника на відпочинок. Це повідомлення може бути важливим доказом у разі виникнення трудових спорів, пов’язаних з наданням відпусток. Крім того, воно допомагає працівнику спланувати свій час та підготуватися до відпустки, а також забезпечує прозорість у відносинах між роботодавцем та працівником.
Вимоги до цього повідомлення досить чіткі, хоча і можуть варіюватися залежно від конкретних обставин. Воно повинно містити інформацію про вид відпустки, її тривалість, дату початку та закінчення. Важливо також вказати підставу для надання відпустки, особливо якщо йдеться про додаткові або соціальні відпустки. У деяких випадках може бути доречно включити інформацію про розмір відпускних виплат та дату їх здійснення.
Складають це повідомлення у ситуаціях, коли виникає необхідність надати працівнику відпустку згідно з графіком відпусток або за його заявою. Це може бути пов’язано з різними обставинами: щорічна відпустка, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустка без збереження заробітної плати тощо. Кожна з цих ситуацій вимагає індивідуального підходу та врахування специфічних вимог законодавства.
Сторонами в цьому документі виступають роботодавець та працівник. Однак, важливо розуміти, що це повідомлення створює певні права та обов’язки для обох сторін. Для роботодавця – це обов’язок надати відпустку та здійснити відповідні виплати, для працівника – право на відпочинок та обов’язок повернутися до роботи після закінчення відпустки.
Оформлення повідомлення про надання відпустки вимагає уваги до деталей. Воно повинно містити всі необхідні реквізити: назву підприємства, дату складання, номер документа (якщо це передбачено документообігом підприємства), повне ім’я та посаду працівника, текст повідомлення з усіма необхідними деталями щодо відпустки, підпис уповноваженої особи (зазвичай керівника підприємства або начальника відділу кадрів).
Складання цього повідомлення – це завдання, яке вимагає не лише знання трудового законодавства, але й розуміння внутрішніх процесів підприємства та особливостей конкретної ситуації. Зазвичай його готує відділ кадрів або інший підрозділ, відповідальний за управління персоналом. При цьому важливо враховувати не лише формальні вимоги, але й людський фактор – повідомлення повинно бути чітким, зрозумілим і доброзичливим.
У процесі складання повідомлення важливо пам’ятати про конфіденційність інформації. Деталі відпустки, особливо якщо вона пов’язана з особистими обставинами працівника, не повинні розголошуватися без необхідності. Це додає ще один шар складності до процесу, вимагаючи від укладача повідомлення не лише правових знань, але й навичок роботи з чутливою інформацією.
Отже, повідомлення працівнику про надання відпустки – це не просто формальний документ, а важливий елемент культури праці та поваги до прав працівників. Воно відображає прагнення підприємства дотримуватися законодавства та забезпечувати комфортні умови праці для своїх співробітників. Це повідомлення – маленький, але важливий крок до створення здорового балансу між роботою та особистим життям, який є ключовим для продуктивності та задоволеності працівників.
Приклади
Товариство з обмеженою відповідальністю “Весна”
Код ЄДРПОУ 12345678
Вих. № _____ від __.__.____
Петренку Петру Петровичу,
інженеру відділу розробки
Повідомлення про надання відпустки
Шановний Петре Петровичу!
Повідомляємо Вас, що відповідно до ст. 10 Закону України “Про відпустки” та згідно з графіком відпусток на 20__ рік, затвердженим наказом № ___ від __.__._____, Вам надається щорічна основна відпустка тривалістю 24 календарні дні з __.__._____ по __.__._____.
Нагадуємо, що згідно зі ст. 21 Закону України “Про відпустки” та ст. 115 Кодексу законів про працю України, виплата заробітної плати працівникам за час відпустки здійснюється не пізніше ніж за три дні до її початку.
Просимо Вас підтвердити отримання цього повідомлення своїм підписом нижче.
У разі виникнення питань або необхідності зміни дат відпустки, просимо звернутися до відділу кадрів не пізніше ніж за два тижні до початку відпустки.
З повагою,
Начальник відділу кадрів ____________ Іваненко І.І.
(підпис)
З повідомленням ознайомлений:
________________ Петренко П.П. __.__.____
(підпис) (дата)
Ось шаблон Повідомлення працівнику про надання відпустки. Цей шаблон враховує вимоги чинного законодавства України та загальноприйняту практику оформлення подібних документів.
У повідомленні вказано посилання на статтю 10 Закону України “Про відпустки”, яка регулює порядок надання щорічних відпусток, статтю 21 того ж закону та статтю 115 Кодексу законів про працю України, які стосуються термінів виплати заробітної плати за час відпустки.
При заповненні шаблону слід звернути увагу на такі моменти:
1. Вказати повну назву підприємства та його код ЄДРПОУ.
2. Заповнити вихідний номер та дату повідомлення.
3. Вказати повне ім’я та посаду працівника, якому надається відпустка.
4. Зазначити номер та дату наказу про затвердження графіку відпусток.
5. Вказати точні дати початку та закінчення відпустки.
6. Заповнити прізвище та ініціали начальника відділу кадрів.
Цей шаблон можна адаптувати залежно від конкретних обставин. Наприклад, якщо відпустка надається не згідно з графіком, а за заявою працівника, відповідне формулювання можна змінити. Також можна додати інформацію про додаткові дні відпустки, якщо працівник має на них право.
Важливо зазначити, що це повідомлення є офіційним документом, тому його оформлення повинно відповідати всім вимогам діловодства, прийнятим на підприємстві. Рекомендується зберігати копію повідомлення з підписом працівника про ознайомлення в його особовій справі.
Також варто пам’ятати, що згідно з законодавством, працівник має право на перенесення відпустки на інший період у певних випадках. Тому в повідомленні передбачено можливість звернення до відділу кадрів у разі необхідності зміни дат відпустки.
**Шаблон повідомлення працівнику про надання відпустки**
—
(ПІБ працівника)
(посада)
м. __________
Повідомлення
Відповідно до статті 79 Кодексу законів про працю України та згідно з затвердженим графіком відпусток на 20__ рік, повідомляємо, що вам надається щорічна відпустка тривалістю ___ календарних днів з “___” ___________ 20__ р. по “___” ___________ 20__ р.
Прохання підтвердити ознайомлення з даним повідомленням своїм підписом.
Дата: “___” ___________ 20__ р.
Підпис: ___________
ПІБ: ___________
—
**Приклад заповнення:**
Іваненко Іван Іванович
менеджер з продажу
м. Київ
Повідомлення
Відповідно до статті 79 Кодексу законів про працю України та згідно з затвердженим графіком відпусток на 2024 рік, повідомляємо, що вам надається щорічна відпустка тривалістю 14 календарних днів з “01” липня 2024 р. по “14” липня 2024 р.
Прохання підтвердити ознайомлення з даним повідомленням своїм підписом.
Дата: “15” червня 2024 р.
Підпис: Іваненко І.І.
ПІБ: Іваненко Іван Іванович
Шаблон повідомлення працівнику про надання відпустки
[Найменування підприємства]
ПОВІДОМЛЕННЯ
[Прізвище, ім’я, по батькові]
[Посада]
[Дата]
Шановний/а [Ім’я по батькові]!,
Повідомляємо Вам, що на підставі Вашої заяви та відповідно до [стаття Кодексу законів про працю України, яка регулює надання щорічних відпусток], Вам надається щорічна відпустка тривалістю [кількість календарних днів] календарних днів з [дата початку] по [дата закінчення] року.
Просимо Вас підписати це повідомлення як ознаку ознайомлення.
Директор [Підпис] [ПІБ]
Ознайомлений/а: [Підпис] [ПІБ]
Приклад заповнення:
[ТОВ “ІТ-Компанія”]
ПОВІДОМЛЕННЯ
Петренко Іван Петрович
Програміст
15.04.2024
Шановний Іване Петровичу!
Повідомляємо Вам, що на підставі Вашої заяви та відповідно до статті 73 Кодексу законів про працю України, Вам надається щорічна відпустка тривалістю 24 календарних дні з 20.04.2024 по 13.05.2024 року.
Просимо Вас підписати це повідомлення як ознаку ознайомлення.
Директор [Підпис] [Коваленко О.О.]
Ознайомлений: [Підпис] Петренко І.П.
Зверніть увагу:
- Цей шаблон є лише зразком і може потребувати коригування залежно від конкретної ситуації та чинного законодавства.
- У повідомленні обов’язково потрібно вказати точні дати початку і закінчення відпустки.
- Повідомлення має бути підписане як роботодавцем, так і працівником.
Важлива стаття законодавства:
- Кодекс законів про працю України (стаття 73 регулює порядок надання щорічних відпусток).
Рекомендації:
- Оформляйте повідомлення у двох примірниках: один для працівника, інший для особової справи.
- Зберігайте повідомлення протягом встановленого законодавством строку.
Поради:
- Для більшої точності вкажіть вид відпустки (щорічна основна, додаткова тощо).
- Якщо відпустка надається частинами, детально опишіть кожен період.
- За потреби додайте інформацію про виплату відпускних.
Повідомлення працівнику про надання відпустки
Ви, [ім’я працівника], отримує відпустку на період з [дата початку відпустки] по [дата кінця відпустки] у зв’язку з [проведення медичного обстеження, похоронами, народженням дитини, тощо].
Відповідно до статті 30 Закону України “Про працю” від 10 вересня 2005 року, працівник має право на відпустку на медичне обстеження, а також на відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею віку 3 роки.
Відповідно до статті 34 Закону України “Про працю” від 10 вересня 2005 року, працівник має право на відпустку для похорону близьких родичів.
Відповідно до статті 35 Закону України “Про працю” від 10 вересня 2005 року, працівник має право на відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею віку 3 роки.
Відповідно до статті 36 Закону України “Про працю” від 10 вересня 2005 року, працівник має право на відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею віку 3 роки.
Ви повинні бути присутні на робочому місці не пізніше, ніж за 14 днів до початку відпустки, щоб забезпечити безперебійне виконання своїх обов’язків.
Якщо у вас є якісь запитання або побоювання щодо відпустки, будь ласка, зв’яжіться з нами.
З повагою,
[ім’я керівника]
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
