Як професійний юрист в Україні, я поясню суть та значення Положення про табельний облік використання робочого часу, яке є важливим локальним нормативним актом підприємства.
Положення про табельний облік використання робочого часу – це внутрішній документ підприємства, який встановлює єдиний порядок обліку робочого часу всіх категорій працівників. Цей документ розробляється на основі Кодексу законів про працю України, Закону України “Про оплату праці” та інших нормативно-правових актів, що регулюють трудові відносини та організацію робочого часу.
Необхідність створення такого положення обумовлена потребою в чіткій регламентації процесу обліку робочого часу, який є основою для правильного нарахування заробітної плати, контролю трудової дисципліни та ефективного використання трудових ресурсів підприємства. Положення визначає не лише порядок ведення табеля, але й встановлює відповідальних осіб, терміни подання документів, порядок фіксації різних видів відсутності на роботі та особливості обліку специфічних режимів роботи.
Сторонами в процесі розробки та застосування положення виступають роботодавець, який затверджує документ, відповідальні за ведення табельного обліку особи (табельники, працівники відділу кадрів, керівники структурних підрозділів), а також усі працівники підприємства, щодо яких здійснюється облік робочого часу. При цьому важливо забезпечити узгодження положення з профспілковим комітетом або іншим представницьким органом працівників.
Документ розробляється відділом кадрів або службою управління персоналом спільно з юридичним відділом та бухгалтерією підприємства. До процесу розробки також можуть залучатися керівники структурних підрозділів, які найкраще розуміють специфіку організації роботи у своїх підрозділах. Важливо, щоб положення враховувало особливості діяльності підприємства, різні режими роботи, наявність змінної роботи, вахтового методу тощо.
При оформленні положення дотримуються стандартних вимог до локальних нормативних актів. Документ повинен мати чітку структуру, що включає загальні положення, терміни та визначення, порядок ведення табельного обліку, відповідальність та контроль за веденням обліку. Особлива увага приділяється опису процедури документування різних випадків відхилення від нормального режиму роботи: відпустки, відрядження, лікарняні, прогули тощо.
В положенні обов’язково визначається порядок призначення відповідальних за ведення табельного обліку, їхні права та обов’язки. Важливо детально описати процедуру збору та передачі інформації про використання робочого часу між структурними підрозділами, відділом кадрів та бухгалтерією. Документ також повинен встановлювати терміни подання табелів та порядок їх коригування у разі виявлення помилок або отримання підтверджуючих документів після закриття табеля.
Особлива увага в положенні приділяється системі умовних позначень, які використовуються при заповненні табеля. Всі буквені та цифрові коди повинні бути чітко визначені та відповідати типовим формам первинної облікової документації зі статистики праці. При цьому підприємство може вводити додаткові позначення для відображення специфічних випадків використання робочого часу, характерних для даного підприємства.
Положення також регламентує порядок зберігання табелів та супровідних документів, встановлює строки їх зберігання відповідно до номенклатури справ підприємства. Важливим аспектом є визначення порядку контролю за правильністю ведення табельного обліку та відповідальності за порушення встановлених правил.
Приклади
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ [назва підприємства]
від ___.___.___ № ___
Положення про табельний облік використання робочого часу
[назва підприємства]
1. Загальні положення
1.1. Це Положення розроблено відповідно до Кодексу законів про працю України, Закону України “Про оплату праці”, наказу Державного комітету статистики України “Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці” від 05.12.2008 № 489 та визначає порядок ведення табельного обліку використання робочого часу працівників [назва підприємства] (далі – Підприємство).
1.2. Табельний облік використання робочого часу – це фіксація присутності працівників на роботі, їх відсутності з поважних чи неповажних причин, облік відпрацьованого часу та контроль за дотриманням працівниками встановленого режиму робочого часу.
1.3. Це Положення є обов’язковим для всіх структурних підрозділів та працівників Підприємства.
2. Організація табельного обліку
2.1. Табельний облік ведеться у всіх структурних підрозділах Підприємства за встановленою формою табеля.
2.2. Відповідальні за ведення табельного обліку призначаються наказом керівника Підприємства за поданням керівників структурних підрозділів.
2.3. Відповідальними за ведення табельного обліку можуть бути:
– керівники структурних підрозділів
– спеціально призначені працівники (табельники)
– працівники відділу кадрів
– інші уповноважені особи
3. Порядок ведення табельного обліку
3.1. Табель ведеться щомісячно в електронній або паперовій формі.
3.2. У табелі фіксуються:
– фактично відпрацьований час
– надурочні години роботи
– неявки на роботу
– запізнення та передчасні залишення роботи
– відпустки різних видів
– відрядження
– тимчасова непрацездатність
– інші види використання робочого часу
3.3. Умовні позначення в табелі:
“В” – вихідні та святкові дні
“РД” – години роботи
“НУ” – надурочна робота
“ВС” – відпустка щорічна
“ТН” – тимчасова непрацездатність
“ВП” – відпустка без збереження заробітної плати
“ПР” – прогул
“ВД” – відрядження
[інші позначення за потребою підприємства]
4. Порядок оформлення та подання табеля
4.1. Табель складається у двох примірниках:
– перший передається до бухгалтерії для нарахування заробітної плати
– другий залишається у відповідальної особи
4.2. Терміни подання табеля:
– за першу половину місяця – до ___ числа поточного місяця
– за другу половину місяця – до ___ числа поточного місяця
4.3. Коригування табеля здійснюється на підставі підтверджуючих документів:
– листків непрацездатності
– наказів про відпустки
– наказів про відрядження
– пояснювальних записок працівників
– інших документів
5. Обов’язки осіб, відповідальних за ведення табельного обліку
5.1. Відповідальні особи зобов’язані:
– вести щоденний облік явки працівників на роботу та залишення роботи
– фіксувати запізнення та передчасні залишення роботи
– здійснювати контроль за своєчасним поданням працівниками документів, що підтверджують причини відсутності на роботі
– вносити дані до табеля на підставі відповідних документів
– подавати табель та документи-підстави до відділу кадрів та бухгалтерії
– вести журнал обліку надурочних робіт (за необхідності)
6. Контроль та відповідальність
6.1. Контроль за правильністю ведення табельного обліку здійснюють:
– керівники структурних підрозділів
– відділ кадрів
– відділ внутрішнього аудиту
– інші уповноважені особи
6.2. Відповідальність за неналежне ведення табельного обліку несуть:
– особи, відповідальні за ведення табельного обліку
– керівники структурних підрозділів
– працівники відділу кадрів у межах їх повноважень
7. Зберігання документів
7.1. Табелі обліку використання робочого часу зберігаються в бухгалтерії протягом строків, встановлених законодавством та номенклатурою справ Підприємства.
7.2. Документи-підстави зберігаються у відділі кадрів відповідно до номенклатури справ.
8. Прикінцеві положення
8.1. Це Положення набирає чинності з дня його затвердження.
8.2. Зміни та доповнення до цього Положення вносяться наказом керівника Підприємства.
ПОГОДЖЕНО:
Начальник відділу кадрів [підпис] [ПІБ]
Головний бухгалтер [підпис] [ПІБ]
Юрисконсульт [підпис] [ПІБ]
Голова профспілкового комітету [підпис] [ПІБ]
ПОЛОЖЕННЯ ПРО ТАБЕЛЬНИЙ ОБЛІК ВИКОРИСТАННЯ РОБОЧОГО ЧАСУ
Це Положення розроблене з метою встановлення єдиних правил обліку робочого часу для всіх працівників підприємства відповідно до статті 30 Закону України «Про оплату праці» та статті 96 Кодексу законів про працю України. Положення визначає порядок обліку часу, протягом якого працівники виконують свої обов’язки, а також облік відпусток, лікарняних та інших видів відсутності.
1. Загальні положення. Табельний облік робочого часу є обов’язковим документом, який фіксує фактично відпрацьований час працівників. Він ведеться у формі табеля, затвердженої на підприємстві, та призначений для контролю виконання трудових обов’язків, розрахунку заробітної плати, визначення надурочних годин та інших показників.
2. Відповідальні особи. Ведення табельного обліку покладається на керівників структурних підрозділів або осіб, які визначені наказом керівника підприємства. Відповідальні особи забезпечують своєчасне та точне внесення даних у табель та подають його до відділу бухгалтерії не пізніше останнього робочого дня місяця.
3. Порядок обліку робочого часу. Табельний облік проводиться щоденно шляхом фіксування фактично відпрацьованих годин та видів відсутності. У табелі позначаються такі категорії робочого часу:
– Робочі години (позначаються буквеним або цифровим кодом, затвердженим на підприємстві).
– Відсутність на робочому місці з причин відпустки, лікарняного, відрядження, а також інших законних підстав (відповідні позначення вказуються згідно з інструкцією по заповненню табеля).
– Надурочні роботи або скорочений робочий день за умовами праці.
4. Облік надурочних годин. Надурочні години враховуються окремо та обліковуються відповідно до вимог Кодексу законів про працю України. Дані про надурочні години надаються для розрахунку компенсаційних виплат, встановлених колективним договором та чинним законодавством України.
5. Контроль за точністю обліку. Контроль за веденням табельного обліку здійснює відділ кадрів спільно з бухгалтерією. У разі виявлення помилок або невідповідностей, відповідальні особи зобов’язані вносити коригування з обґрунтуванням причин.
6. Обробка та зберігання даних. Табельні дані передаються до бухгалтерії для подальшого обліку та нарахування заробітної плати. Табелі зберігаються протягом періоду, встановленого законодавством, як документи первинного обліку.
Приклад заповнення:
Працівник Петров П. П. відпрацював у жовтні 160 годин згідно з встановленим графіком. З 10 по 15 жовтня перебував у щорічній відпустці, що відображено у табелі кодом «В». У жовтні було виконано 8 надурочних годин, позначених відповідним кодом. Відповідальний за ведення табеля вніс дані та передав їх до бухгалтерії для розрахунку заробітної плати.
Це Положення набуває чинності з моменту затвердження та є обов’язковим для виконання усіма працівниками підприємства.
Шаблон Положення про табельний облік використання робочого часу
Положення про табельний облік використання робочого часу
Це Положення розроблено відповідно до вимог Кодексу законів про працю України та інших нормативно-правових актів, що регулюють трудові відносини, з метою встановлення єдиного порядку ведення табельного обліку використання робочого часу працівниками [назва підприємства] (далі – Підприємство).
1. Загальні положення
1.1. Табельний облік використання робочого часу є системою обліку фактично відпрацьованого часу кожним працівником Підприємства. 1.2. Облік робочого часу ведеться з метою: * визначення заробітної плати працівників; * контролю за дотриманням встановленого режиму роботи; * складання статистичної звітності. 1.3. Відповідальність за організацію та ведення табельного обліку покладається на [посада відповідальної особи, наприклад, відділ кадрів].
2. Порядок ведення табельного обліку
2.1. Для ведення табельного обліку використовується форма № П-5 «Табель обліку використання робочого часу», затверджена наказом Державного комітету статистики України. 2.2. Табель заповнюється щомісяця відповідальною особою на підставі первинних документів (накази про відпустки, лікарняні листки тощо). 2.3. У табелі відображаються такі дані: * прізвище, ім’я, по батькові працівника; * табельний номер; * дата; * вид роботи (відпрацьований час, відпустка, хвороба тощо); * кількість годин. 2.4. Умовні позначення, що використовуються в табелі, затверджуються окремим наказом керівника Підприємства.
3. Зберігання табелів
3.1. Заповнені табелі зберігаються в архіві Підприємства протягом встановлених законодавством строків.
4. Відповідальність
4.1. Відповідальність за достовірність даних, внесених до табелю, несуть особи, які його заповнюють. 4.2. Порушення вимог цього Положення тягне за собою дисциплінарну відповідальність відповідно до законодавства України.
Приклад заповнення табелю:
| Прізвище, ім’я, по батькові | Табельний номер | Дата | Вид роботи | Кількість годин |
|---|---|---|---|---|
| Петренко Іван Іванович | 123 | 01.01.2024 | Р | 8 |
| Петренко Іван Іванович | 123 | 02.01.2024 | В | 8 |
- Р – відпрацьований час
- В – відпустка
Примітки:
- Це Положення є зразком і може бути доповнено або змінено з урахуванням специфіки діяльності підприємства.
- Рекомендується ознайомити всіх працівників з цим Положенням під розписку.
- Для більш детальної інформації щодо ведення табельного обліку рекомендується звернутися до Кодексу законів про працю України та інших нормативно-правових актів.
Важливо:
- Індивідуальні особливості: Це положення слід адаптувати під конкретні умови роботи вашого підприємства, враховуючи графіки роботи, особливості виробництва тощо.
- Юридична консультація: Для забезпечення повної відповідності законодавству рекомендується проконсультуватися з юристом.
- Регулярний перегляд: Положення слід періодично переглядати та оновлювати з урахуванням змін у законодавстві та внутрішніх процедурах підприємства.
Вимушеністю до початку переговорів з укладанням колективного договору між нами, як роботодавцем, та представниками працівників, які є членами трудового колективу, виявляється необхідність врегулювати умови праці та соціальні гарантії для працівників.
У зв’язку з цим, ми збираємося почати переговори з метою укладання колективного договору, який би забезпечив рівність та справедливість у відносинах між роботодавцем та працівниками.
Для цього ми будемо спиратися на законодавчу базу України, зокрема на Закон України “Про трудові відносини” від 17 липня 2003 року, Закон України “Про колективні договори” від 1 липня 2003 року та інші законодавчі акти, що регулюють трудові відносини.
Під час переговорів ми будемо обговорювати такі питання, як умови праці, заробітна плата, соціальні гарантії, захист прав працівників, тощо.
Ми очікуємо від представників працівників активного та конструктивного підходу до переговорів, а також готові до співпраці та вирішення всіх питань, що виникнуть під час переговорів.
Ми надаємо можливість представникам працівників надати свої пропозиції та вимоги до умов праці та соціальних гарантій, які би відповідали інтересам усіх сторін.
Ми очікуємо на ваш відгук та готові почати переговори.
[Ваше ім’я та посада]
[Дата]
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
