Положення про службові відрядження – це локальний нормативний документ підприємства, установи чи організації, який детально регламентує всі аспекти, пов’язані з направленням працівників у службові поїздки та відрядження. Цей документ є надзвичайно важливим для впорядкування процедур, пов’язаних із відрядженнями, та забезпечення єдиного підходу до організації службових поїздок в межах підприємства.
Необхідність створення такого положення обумовлена потребою конкретизації загальних норм законодавства, зокрема Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, з урахуванням специфіки діяльності конкретного підприємства. Документ розробляється юридичним відділом спільно з бухгалтерією та відділом кадрів, оскільки охоплює різні аспекти: правові, фінансові та організаційні. Затверджується положення наказом керівника підприємства після погодження з профспілковим комітетом, якщо такий існує на підприємстві.
В положенні детально описуються всі процедурні моменти, починаючи від порядку оформлення відряджень і закінчуючи порядком звітування про їх результати. Особлива увага приділяється фінансовим аспектам: розмірам добових, порядку відшкодування витрат на проживання, проїзд та інших витрат, пов’язаних з відрядженням. При цьому важливо враховувати особливості оподаткування таких виплат та вимоги податкового законодавства.
Структура положення має бути логічною та послідовною. Документ зазвичай починається із загальних положень, де визначаються основні поняття, сфера дії положення та законодавча база. Далі описується порядок направлення працівників у відрядження, включаючи процедуру погодження та оформлення необхідних документів. Окремі розділи присвячуються порядку відшкодування витрат та звітування про результати відрядження.
Важливою частиною положення є визначення відповідальних осіб за різні етапи процесу: від підготовки наказу про відрядження до перевірки звітів про використання коштів. Документ також має містити інформацію про особливості відряджень за кордон, якщо підприємство практикує такі поїздки. У цьому випадку необхідно врахувати додаткові вимоги щодо оформлення документів та особливості валютних розрахунків.
При розробці положення особливу увагу слід приділити чіткості формулювань та однозначності тлумачення норм. Всі процедури мають бути описані максимально детально, щоб уникнути можливих непорозумінь та суперечок. Документ повинен передбачати можливі нестандартні ситуації та містити алгоритми їх вирішення.
Оформлення положення має відповідати загальним вимогам до локальних нормативних актів підприємства. На титульній сторінці зазначається назва документа, реквізити підприємства, дата затвердження та підпис керівника. Кожна сторінка нумерується, а сам документ прошивається. Важливо передбачити лист ознайомлення, де працівники, яких це стосується, мають поставити свої підписи.
Періодично положення потребує перегляду та актуалізації у зв’язку зі змінами в законодавстві або внутрішніх процедурах підприємства. Усі зміни вносяться шляхом видання відповідного наказу та доводяться до відома працівників під підпис. Це забезпечує актуальність документа та його відповідність чинному законодавству та потребам підприємства.
Приклади
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ ТОВ “НАЗВА ПІДПРИЄМСТВА”
10.11.2024 № 45
ПОЛОЖЕННЯ
про службові відрядження
ТОВ “НАЗВА ПІДПРИЄМСТВА”
1. Загальні положення
1.1. Це Положення розроблено відповідно до Кодексу законів про працю України, Податкового кодексу України, Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 № 59.
1.2. Положення визначає порядок направлення працівників ТОВ “НАЗВА ПІДПРИЄМСТВА” (далі – Підприємство) у службові відрядження, оформлення документів, відшкодування витрат та звітування.
1.3. Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника Підприємства на певний строк для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи.
2. Порядок направлення працівників у відрядження
2.1. Рішення про відрядження працівника приймає директор Підприємства на підставі доповідної записки керівника структурного підрозділу.
2.2. Направлення працівника у відрядження оформлюється наказом із зазначенням:
– прізвища, імені, по батькові та посади працівника;
– пункту призначення (населений пункт, підприємство);
– строку та мети відрядження;
– джерела фінансування витрат.
2.3. Максимальний строк відрядження в межах України становить 30 календарних днів, за кордон – 60 календарних днів.
3. Фінансове забезпечення відряджень
3.1. Працівнику, направленому у відрядження, забезпечуються:
– збереження місця роботи та середнього заробітку;
– відшкодування витрат на проїзд до місця призначення і назад;
– витрат на наймання житла;
– добових витрат;
– інших витрат за погодженням з керівником.
3.2. Розмір добових витрат в межах України становить (вказати суму) гривень за кожен день відрядження, включаючи день вибуття та день прибуття.
3.3. Розмір добових витрат за кордоном встановлюється у сумі (вказати суму) євро згідно з офіційним курсом НБУ на день видачі авансу.
3.4. Підприємство відшкодовує вартість проживання в готелі на підставі підтвердних документів у розмірі фактичних витрат, але не більше (вказати суму) гривень за добу в межах України.
4. Порядок видачі коштів на відрядження
4.1. Бухгалтерія видає працівнику аванс на відрядження в межах суми, розрахованої згідно з орієнтовним кошторисом витрат.
4.2. Аванс може видаватися готівкою з каси або перераховуватися на банківську картку працівника.
5. Документальне оформлення відряджень
5.1. Для оформлення відрядження необхідні документи:
– доповідна записка керівника структурного підрозділу;
– наказ про відрядження;
– посвідчення про відрядження (за потреби);
– кошторис витрат.
5.2. Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний протягом 5 банківських днів подати до бухгалтерії:
– звіт про використання коштів, наданих на відрядження;
– проїзні документи;
– рахунки за проживання;
– інші документи, що підтверджують витрати.
6. Особливості закордонних відряджень
6.1. При направленні працівника у закордонне відрядження додатково оформлюються:
– завдання на відрядження;
– кошторис витрат в іноземній валюті;
– протокол про результати проведення переговорів (за необхідності).
6.2. Працівнику відшкодовуються витрати на оформлення візи та страхування.
7. Відповідальність та контроль
7.1. Відповідальність за своєчасне подання звітів про використання коштів несе працівник, направлений у відрядження.
7.2. Контроль за дотриманням порядку направлення у відрядження здійснює начальник відділу кадрів.
7.3. Контроль за використанням коштів здійснює головний бухгалтер.
8. Прикінцеві положення
8.1. Це Положення набуває чинності з дня його затвердження.
8.2. Зміни та доповнення до Положення вносяться наказом директора Підприємства.
Головний бухгалтер (підпис) П.П. Петренко
Начальник відділу кадрів (підпис) М.С. Коваленко
Юрисконсульт (підпис) І.В. Сидоренко
З положенням ознайомлені:
(таблиця для підписів працівників)
Положення про службові відрядження
м. [назва міста]
[дата складання положення]
Це Положення про службові відрядження розроблене відповідно до статті 121 Кодексу законів про працю України та інших нормативних актів України, які регулюють питання направлення працівників у відрядження, їх прав, обов’язків і гарантій під час службових поїздок. Метою цього положення є встановлення порядку організації, оформлення та оплати відряджень працівників для забезпечення виконання завдань та функцій, покладених на організацію.
1. Загальні положення
Службове відрядження – це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, установи або організації на визначений термін до іншого населеного пункту для виконання службового завдання. Направлення у відрядження здійснюється з метою виконання обов’язків, укладення договорів, участі у переговорах, нарадах, конференціях тощо.
Термін відрядження визначається керівником підприємства з урахуванням характеру та обсягу завдань, які необхідно виконати.
2. Порядок направлення у відрядження
Для направлення працівника у відрядження відповідальний керівник подає запит на затвердження відрядження із зазначенням мети, місця, строку та обґрунтування необхідності поїздки. На підставі цього запиту видається наказ про відрядження із зазначенням дати виїзду та повернення, обсягу та джерела фінансування, а також відповідальних осіб.
Працівник повинен отримати завдання на відрядження, оформлене у письмовому вигляді. Після завершення відрядження працівник зобов’язаний подати звіт про виконану роботу та надати авансовий звіт про використані кошти протягом трьох днів після повернення.
3. Оплата та компенсації
Працівник, якого направлено у відрядження, має право на оплату добових, компенсацію витрат на проїзд, проживання та інших витрат, пов’язаних з відрядженням, відповідно до норм, передбачених законодавством. Розмір добових та інші виплати визначаються згідно з податковими нормами, встановленими законодавством України.
У разі хвороби під час відрядження працівник повинен повідомити про це керівника та надати належно оформлений листок непрацездатності після повернення, щоб підтвердити право на збереження заробітної плати за період непрацездатності.
4. Відповідальність працівника під час відрядження
Працівник зобов’язаний виконувати службові завдання, дотримуватися правил трудової дисципліни, зберігати службові документи, майно, інше обладнання та інвентар, який надається для виконання роботи під час відрядження. У разі порушення умов відрядження працівник може бути притягнутий до відповідальності згідно з чинним законодавством України.
Приклад заповнення:
Положення про службові відрядження
м. Київ
15 листопада 2024 року
Це положення визначає порядок направлення працівників підприємства на службові відрядження відповідно до законодавства України.
1. Загальні положення
Службове відрядження є тимчасовою поїздкою працівника за розпорядженням директора підприємства для виконання певного службового завдання.
2. Порядок направлення у відрядження
Для направлення у відрядження відповідальний керівник подає запит на затвердження. На підставі цього запиту директор підприємства видає наказ про відрядження.
3. Оплата та компенсації
Працівнику, направленому у відрядження, відшкодовуються витрати на проїзд, проживання та виплачуються добові відповідно до встановлених норм.
4. Відповідальність працівника під час відрядження
Працівник зобов’язаний виконувати завдання, дотримуватися трудової дисципліни та зберігати службові документи, майно та обладнання.
Директор
[Підпис] [Прізвище, ініціали]
Шаблон Положення про службові відрядження
Положення про службові відрядження працівників [Назва підприємства]
Це Положення розроблено відповідно до вимог Кодексу законів про працю України, Податкового кодексу України та інших нормативно-правових актів, що регулюють питання відряджень.
1. Загальні положення
1.1. Службове відрядження – це поїздка працівника за дорученням роботодавця для виконання службових завдань за межі населеного пункту, в якому розташоване підприємство, установа, організація. 1.2. Це Положення визначає порядок оформлення, організації та оплати службових відряджень працівників [Назва підприємства].
2. Підстави для відрядження
2.1. Рішення про направлення працівника у відрядження приймає [Посада керівника, який приймає рішення] на підставі службової записки керівника структурного підрозділу. 2.2. Відрядження оформлюється наказом по підприємству.
3. Оформлення відрядження
3.1. Для оформлення відрядження працівник подає службову записку, в якій зазначає: * мету відрядження; * передбачувану тривалість відрядження; * місце відрядження; * необхідні витрати. 3.2. На підставі службової записки видається наказ про відрядження, в якому зазначаються: * прізвище, ім’я, по батькові працівника; * посада працівника; * структурний підрозділ; * місце відрядження; * терміни відрядження; * мета відрядження; * сума авансу, що видається на відрядження.
4. Оплата відрядження
4.1. Працівнику, який направляється у відрядження, видається аванс на покриття витрат, пов’язаних з відрядженням. Розмір авансу визначається на підставі кошторису витрат. 4.2. Після повернення з відрядження працівник подає звіт про використання коштів, виданих на відрядження, та підтверджуючі документи (квитки, рахунки тощо). 4.3. На підставі звіту проводиться остаточний розрахунок з працівником.
5. Добові витрати
5.1. Працівникам, які перебувають у відрядженні, виплачуються добові витрати. Розмір добових визначається [Вказати розмір добових або порядок їх визначення]. 5.2. Добові виплачуються за кожен день відрядження, включаючи день від’їзду і день прибуття.
6. Інші витрати
6.1. Крім добових, працівнику відшкодовуються інші витрати, пов’язані з відрядженням, такі як: * витрати на проїзд; * витрати на проживання; * інші необхідні витрати, підтверджені документально.
7. Відповідальність
7.1. Працівник, який направляється у відрядження, несе відповідальність за своєчасне повернення авансу та подання звіту про використання коштів. 7.2. Відповідальність за правильність оформлення відрядження несуть працівник та керівник структурного підрозділу.
Приклад заповнення наказу про відрядження:
НАКАЗ
№ [Номер наказу] від [Дата]
Про направлення у відрядження
Направити [Прізвище, ім’я, по батькові працівника], [Посада] у відрядження до [Місто] з [Дата початку] по [Дата закінчення] для [Мета відрядження].
Видати аванс у сумі [Сума] грн.
Директор [Підпис] [Прізвище, ім’я, по батькові директора] [ПІБ]
Зверніть увагу:
Це лише загальний шаблон Положення про службові відрядження. Конкретні положення можуть відрізнятися залежно від особливостей підприємства та вимог чинного законодавства. Рекомендується проконсультуватися з юристом для розробки детального Положення.
Важливі моменти, які необхідно врахувати при розробці Положення:
- Розмір добових: Розмір добових може встановлюватися як фіксованою сумою, так і відсотком від середнього заробітку працівника.
- Валюта відрядження: Якщо відрядження здійснюється за кордон, необхідно визначити валюту, в якій будуть здійснюватися розрахунки.
- Порядок звітування: Слід детально прописати порядок подання звіту про використання коштів, виданих на відрядження, та терміни його подання.
- Відповідальність за невикористання коштів: Необхідно визначити відповідальність працівника за невикористання коштів, виданих на відрядження.
Рекомендації:
- Регулярно оновлюйте Положення з урахуванням змін у законодавстві.
- Ознайомте всіх працівників з Положенням під підпис.
- Зберігайте копії всіх документів, пов’язаних з відрядженнями.
Положення про службові відрядження
Повна назва організації
Повна назва працівника
У зв’язку з необхідністю виконання службових обов’язків, пов’язаних з виконанням завдань організації, працівник є зобов’язаний бути відправлений на службове відрядження.
Службове відрядження є видом відпустки, що дозволяє працівнику виконувати свої обов’язки на території іншої організації, підприємства, установи або в іншому місці, за умови, що це не суперечить інтересам організації.
Повноваження на відправлення на службове відрядження надає керівник організації, за умови, що це не суперечить інтересам організації.
Повідомлення про відправлення на службове відрядження повинне бути надано працівнику не пізніше за 10 днів до початку відрядження.
Документи, необхідні для відправлення на службове відрядження:
* Паспорт;
* Візовий документ (у випадку, якщо відправлення на службове відрядження відбувається за кордон);
* Документи, що підтверджують призначення на службове відрядження;
* Документи, що підтверджують право на відпустку.
Термін службового відрядження не може бути довший, ніж 30 днів. У випадку, якщо термін службового відрядження перевищує 30 днів, працівник має право на відпустку.
Повторне відправлення на службове відрядження можливе не раніше, ніж через 30 днів після закінчення попереднього відрядження.
У випадку, якщо працівник відмовляється від відправлення на службове відрядження, він може бути звільнений з роботи.
Дякуємо за вашу співпрацю.
Повна назва організації
Повна назва працівника
Повна назва керівника організації
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
