Положення про обробку та захист персональних даних є важливим документом, який визначає правила і процедури обробки персональних даних у будь-якій організації, що здійснює таку діяльність в Україні. Цей документ створюється для забезпечення відповідності діяльності компанії нормам законодавства України, зокрема Закону України “Про захист персональних даних”, а також іншим міжнародним нормам і стандартам у сфері захисту даних.
Положення про обробку та захист персональних даних необхідне для того, щоб визначити, яким чином організація збирає, використовує, зберігає, передає та захищає персональні дані. Такий документ допомагає запобігти неналежному використанню даних та забезпечує їх конфіденційність та безпеку. Він також важливий для інформування співробітників та клієнтів про політику компанії у сфері обробки персональних даних і їх права у цьому контексті.
Цей документ зазвичай містить опис загальних принципів обробки даних, включаючи законність, справедливість, прозорість, обмеження цілей, точність, обмеження зберігання, цілісність та конфіденційність. Він також повинен включати інформацію про способи збору даних, категорії оброблюваних даних, мету обробки, правові підстави для обробки, умови та процедури передачі даних третім особам, а також заходи щодо їх захисту.
Положення складається зазвичай відділом юридичного забезпечення організації або залученими юридичними консультантами, які спеціалізуються на захисті персональних даних та їх обробці. Важливо, щоб цей документ був складений з урахуванням специфіки діяльності організації, а також з огляду на особливості законодавства України у сфері захисту персональних даних.
Положення про обробку та захист персональних даних повинно бути оформлене у письмовій формі та затверджене керівництвом організації. Це забезпечує його офіційний статус і є гарантією того, що всі процеси обробки даних відбуваються відповідно до встановлених правил. Основними сторонами у цьому документі є організація, яка володіє та обробляє дані, співробітники цієї організації, а також суб’єкти персональних даних, які можуть бути клієнтами, партнерами або іншими особами, чиї дані обробляються.
Загалом, Положення про обробку та захист персональних даних є важливим інструментом управління ризиками, пов’язаними з обробкою персональних даних, та допомагає забезпечити дотримання організацією високих стандартів конфіденційності та безпеки інформації.
Приклади
Складання шаблону Положення про обробку та захист персональних даних вимагає врахування особливостей законодавства України у цій сфері. Нижче представлений зразок такого документа, що може бути адаптований під конкретні потреби організації.
ПОЛОЖЕННЯ ПРО ОБРОБКУ ТА ЗАХИСТ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ
[Назва організації]
1. Загальні положення
Це Положення розроблене відповідно до Закону України “Про захист персональних даних”, а також інших нормативно-правових актів, що регулюють питання обробки та захисту персональних даних в Україні.
2. Мета та область застосування
Метою цього Положення є встановлення правил та процедур обробки та захисту персональних даних, які збирає та обробляє [Назва організації], для забезпечення їх конфіденційності, цілісності та доступності.
3. Основні принципи
[Організація] зобов’язується обробляти персональні дані відповідно до наступних принципів: законність, справедливість та прозорість; обмеження мети; мінімізація даних; точність; обмеження зберігання; цілісність та конфіденційність.
4. Категорії персональних даних
Персональні дані, які обробляються [Організацією], включають, але не обмежуються [перелік категорій даних, наприклад, ім’я, прізвище, контактні дані, інформація про роботу, тощо].
5. Цілі обробки даних
Персональні дані обробляються [Організацією] для [перелі
ку цілей, наприклад, надання послуг клієнтам, управління персоналом, маркетингових досліджень, тощо].
6. Правові підстави для обробки даних
Обробка персональних даних здійснюється на основі [переліку правових підстав, наприклад, згода суб’єкта даних, необхідність виконання договору, вимоги законодавства, тощо].
7. Заходи забезпечення безпеки даних
[Організація] вживає всіх необхідних технічних та організаційних заходів для захисту персональних даних від несанкціонованого доступу, зміни, розголошення, втрати або знищення.
8. Права суб’єктів даних
Суб’єкти персональних даних мають право на доступ до своїх даних, їх виправлення, видалення або обмеження обробки, а також право заперечувати проти обробки та право на переносимість даних.
9. Відповідальність та контроль
[Організація] несе відповідальність за дотримання положень цього Положення та законодавства України у сфері захисту персональних даних.
10. Заключні положення
Це Положення може бути змінене або доповнене відповідно до змін у законодавстві та внутрішніх потреб [Організації].
Цей шаблон є основою і може бути адаптований під конкретні потреби та специфіку організації, враховуючи всі відповідні законодавчі вимоги та нормативні акти. Важливо, щоб документ був чітким, зрозумілим та відображав реальні процеси обробки та захисту даних у організації.
Положення про обробку та захист персональних даних
[Найменування суб’єкта господарювання]
[Адреса суб’єкта господарювання]
[Ідентифікаційний код суб’єкта господарювання]
[Номер і дата Положення]
Про обробку та захист персональних даних
Загальні положення
Це Положення визначає порядок обробки та захисту персональних даних у [найменування суб’єкта господарювання] (далі – Суб’єкт).
Суб’єкт є відповідальним за обробку персональних даних відповідно до Закону України “Про захист персональних даних”.
Положення розроблено відповідно до вимог законодавства України про захист персональних даних.
Мета і завдання
Мета Положення – забезпечення захисту персональних даних суб’єктів, які обробляються Суб’єктом.
Завданнями Положення є:
- визначення порядку обробки персональних даних;
- визначення порядку захисту персональних даних;
- визначення прав суб’єктів персональних даних.
Об’єкти персональних даних
- Об’єктами персональних даних у Суб’єкті є:
- відомості про працівників Суб’єкта;
- відомості про контрагентів Суб’єкта;
- відомості про відвідувачів сайту Суб’єкта;
- інші відомості, які Суб’єкт отримує від суб’єктів персональних даних.
Призначення обробки персональних даних
- Персональні дані обробляються Суб’єктом у таких цілях:
- забезпечення реалізації трудових відносин із працівниками Суб’єкта;
- забезпечення ділових відносин із контрагентами Суб’єкта;
- забезпечення надання послуг відвідувачам сайту Суб’єкта;
- інші цілі, визначені законодавством України.
Правові підстави обробки персональних даних
- Обробка персональних даних у Суб’єкті здійснюється на підставі таких правових підстав:
- згода суб’єкта персональних даних;
- виконання договору, в якому суб’єкт персональних даних є стороною або третьою особою;
- виконання вимог законодавства України;
- необхідність захисту прав і законних інтересів Суб’єкта або третіх осіб.
Суб’єкти, яким можуть бути передані персональні дані
- Персональні дані можуть бути передані Суб’єктом наступним суб’єктам:
- органам державної влади та місцевого самоврядування;
- контрагентам Суб’єкта;
- іншим суб’єктам, з якими Суб’єкт має право або зобов’язаний ділитися персональними даними відповідно до законодавства України.
Перелік персональних даних, які обробляються
- Перелік персональних даних, які обробляються Суб’єктом, визначається відповідно до цілей обробки персональних даних.
Строки зберігання персональних даних
- Персональні дані зберігаються Суб’єктом у строк, визначений відповідно до цілей обробки персональних даних, а також відповідно до вимог законодавства України.
Права суб’єктів персональних даних
- Суб’єкти персональних даних мають такі права:
- право на доступ до своїх персональних даних;
- право на отримання копії своїх персональних даних;
- право на внесення змін до своїх персональних даних;
- право на видалення своїх персональних даних;
- право на обмежувальні заходи щодо обробки своїх персональних даних;
- право на оскарження дій або бездіяльності Суб’єкта щодо обробки своїх персональних даних.
Обов’язки Суб’єкта щодо захисту персональних даних
- Суб’єкт зобов’язаний:
- дотримуватися законодавства України про захист персональних даних;
- забезпечити належний рівень захисту персональних даних, які обробляються у Суб’єкті;
- інформувати суб’єктів персональних даних про їхні права;
- виконувати інші обов’язки, передбачені законодавством України про захист персональних даних.
Заключні положення
Це Положення є обов’язковим для виконання усіма працівниками Суб’єкта, які мають доступ до персональних даних.
Суб’єкт має право вносити зміни до цього Положення.
Це Положення набирає чинності з дня його затвердження.
Приклади заповнення
Відповідний закон України
- пункт 2: Закон України “Про захист персональних даних”
- пункт 8: Закон України “Про захист персональних даних”, стаття 6
- пункт 9: Закон України “Про захист персональних даних”, стаття 8
- пункт 10: Закон України “Про захист персональних даних”, стаття 10
- пункт 11: Закон України “Про захист персональних даних”, стаття 12
- пункт 12: Закон України “Про захист персональних даних”, стаття 13
- пункт 13: Закон України “Про захист персональних даних”, стаття 14
Приклади переліку персональних даних
- для працівників: прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, місце народження, громадянство, освіта, професійна кваліфікація, трудовий стаж, посада, розмір заробітної плати, номери телефонів, адреса електронної пошти тощо;
- для контрагентів: найменування, код ЄДРПОУ, адреса, контактні дані, реквізити тощо;
- для відвідувачів сайту: ім’я, електронна адреса, номер телефону, IP-адреса тощо.
Приклади строків зберігання персональних даних
- для працівників: протягом усього періоду трудових відносин, а також протягом 10 років після припинення трудових відносин;
- для контрагентів: протягом усього періоду ділових відносин, а також протягом 5 років після припинення ділових відносин;
- для відвідувачів сайту: протягом 3 років.
Приклади прав суб’єктів персональних даних
- право на доступ до своїх персональних даних: суб’єкт персональних даних має право на безперешкодне отримання інформації про свої персональні дані, які обробляються у Суб’єкті;
- право на отримання копії своїх персональних даних: суб’єкт персональних даних має право на отримання копії своїх персональних даних, які обробляються у Суб’єкті;
- право на внесення змін до своїх персональних даних: суб’єкт персональних даних має право вносити зміни до своїх персональних даних, які обробляються у Суб’єкті;
- право на видалення своїх персональних даних: суб’єкт персональних даних має право вимагати від Суб’єкта видалення своїх персональних даних, які обробляються у Суб’єкті;
- право на обмежувальні заходи щодо обробки своїх персональних даних: суб’єкт персональних даних має право вимагати від Суб’єкта обмежити обробку своїх персональних даних;
- право на оскарження дій або бездіяльності Суб’єкта щодо обробки своїх персональних даних: суб’єкт персональних даних має право оскаржити дії або бездіяльність Суб’єкта щодо обробки своїх персональних даних до уповноваженого органу з питань захисту персональних даних або до суду.
Приклади обов’язків Суб’єкта щодо захисту персональних даних
- Суб’єкт зобов’язаний забезпечити належний рівень захисту персональних даних, які обробляються у Суб’єкті. Цей рівень захисту повинен відповідати вимогам законодавства України про захист персональних даних та забезпечувати захист персональних даних від несанкціонованого доступу, несанкціонованого використання, несанкціонованого розкриття, втрати, спотворення, знищення, а також інших неправомірних дій;
- Суб’єкт зобов’язаний інформувати суб’єктів персональних даних про їхні права. Інформація про права суб’єктів персональних даних повинна бути доступною, зрозумілою та лаконічною;
- Суб’єкт зобов’язаний виконувати інші обов’язки, передбачені законодавством України про захист персональних даних.
Ось ще приклад Положення про обробку та захист персональних даних відповідно до законодавства України:
ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ ТОВ “Промінь” 12.01.2024 No 17-ОД
ПОЛОЖЕННЯ про обробку та захист персональних даних в ТОВ “Промінь”
- Загальні положення 1.1. Це Положення визначає порядок обробки та захисту персональних даних в ТОВ “Промінь”. 1.2. Положення розроблено відповідно до Закону України “Про захист персональних даних”.
- Порядок обробки персональних даних 2.1. ТОВ “Промінь” обробляє персональні дані працівників та контрагентів виключно для цілей, які були заявлені під час збору персональних даних. 2.2. Обробка персональних даних здійснюється з дотриманням принципів та у спосіб, визначений Законом України “Про захист персональних даних”.
2.3. Працівники повідомляються про склад та зміст їх персональних даних, які обробляються, мету обробки, права суб’єктів персональних даних. - Порядок доступу до персональних даних 3.1. Доступ до персональних даних мають тільки уповноважені працівники ТОВ “Промінь”. 3.2. Уповноважені працівники мають право отримувати тільки ті персональні дані, які необхідні для виконання їх посадових обов’язків.
- Захист персональних даних 4.1. ТОВ “Промінь” забезпечує захист персональних даних від незаконної обробки чи розголошення. 4.2. Захист здійснюється шляхом:
- обмеження доступу до персональних даних;
- забезпечення безпеки приміщень, де обробляються персональні дані;
- застосування процедур контролю доступу до інформаційних систем, в яких зберігаються персональні дані.
- Відповідальність 5.1. Посадові особи ТОВ “Промінь”, винні у порушенні порядку обробки та захисту персональних даних, несуть дисциплінарну, адміністративну або кримінальну відповідальність згідно із законодавством.
Директор
Підпис
Завантажити шаблон документа ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
