Положення про документообіг в Товаристві з обмеженою відповідальністю

Положення про документообіг в Товаристві з обмеженою відповідальністю (ТОВ) є внутрішнім документом, який визначає порядок обігу документів у компанії. Цей документ не є обов’язковим з точки зору законодавства, але він є дуже важливим для забезпечення ефективності та організованості роботи в компанії.

Виходячи з різних потреб та специфіки діяльності ТОВ, існують різні види та форми положень про документообіг. Наприклад, універсальні положення можуть охоплювати загальні принципи обігу документів, включаючи процедури реєстрації, розгляду та зберігання документів. У специфічних положеннях можуть бути визначені правила обігу конкретних видів документів, таких як договори, звіти, листи тощо.

Положення про документообіг потрібне для забезпечення ефективного та організованого обігу документів в межах компанії. Воно визначає порядок реєстрації та обробки вхідних та вихідних документів, встановлює відповідальність за їх обробку, а також регламентує терміни зберігання документів. Положення також допомагає запобігти втраті документів, забезпечити конфіденційність інформації та виконання внутрішніх та зовнішніх вимог до документообігу.

До вимог до оформлення положення про документообіг можуть входити:

• Визначення відповідальних осіб за обробку та контроль за документообігом.
• Установлення процедур реєстрації та нумерації документів.
• Визначення термінів зберігання різних видів документів.
• Встановлення порядку розгляду та затвердження документів.
• Визначення вимог щодо забезпечення конфіденційності документів та інформації.
• Встановлення процедур ведення документації та складання звітів про обіг документів.

У положенні про документообіг сторонами виступають керівництво ТОВ та його працівники. Керівництво визначає загальні принципи та встановлює вимоги до документообігу, а працівники повинні дотримуватися цих вимог при обробці та обігу документів.

Положення про документообіг може бути розроблене власними силами компанії або залучено зовнішніх консультантів чи юристів для його розробки. Зазвичай такий документ складається керівництвом або спеціалістами з відділу з розробки процедур та стандартів. Однак перед прийняттям Положення воно може бути підготовлене у відповідності до потреб компанії та консультоване з юридичними та бізнес-експертами.

Приклади

**Положення про документообіг в Товаристві з обмеженою відповідальністю (ТОВ)**

1. **Загальні положення**

1.1. Це Положення регулює порядок обігу документів в Товаристві з обмеженою відповідальністю [назва ТОВ] (далі – «Компанія») відповідно до законодавства України та внутрішніх потреб Компанії.

1.2. Метою цього Положення є забезпечення організованості, ефективності та конфіденційності документообігу в межах Компанії.

2. **Визначення термінів**

2.1. Документ – будь-яка письмова, електронна або інша інформація, яка має юридичне значення та є об’єктом обігу в Компанії.

2.2. Документообіг – система обробки, передачі, зберігання та контролю за документами в Компанії.

3. **Порядок обігу документів**

3.1. Всі документи, що надходять або створюються в Компанії, підлягають реєстрації в журналі вхідної кореспонденції.

3.2. Кожен документ має бути проконтрольований відповідальними особами та підписаний у разі необхідності.

3.3. Після обробки та підписання документ переходить до відповідного відділу або працівника для подальшого виконання.

4. **Вимоги до оформлення документів**

4.1. Всі документи мають бути оформлені чітко та зрозуміло, зазначено дату та номер, і містити підписи відповідальних осіб.

4.2. Документи, що містять конфіденційну інформацію, повинні бути позначені відповідно.

5. **Збереження документів**

5.1. Кожен відділ в Компанії відповідає за зберігання документів, що стосуються їхньої діяльності, відповідно до внутрішніх правил та вимог законодавства.

5.2. Терміни зберігання документів визначаються відповідно до законодавства України.

6. **Внесення змін до Положення**

6.1. Зміни та доповнення до цього Положення здійснюються відповідно до вимог статуту Компанії та законодавства України.

6.2. Всі зміни до цього Положення підлягають реєстрації та оголошенню всім працівникам Компанії.

Нормативно-правова база: Цивільний кодекс України, Кодекс законів про працю України, Закон України “Про документи і архіви”, Статут [назва ТОВ].

—

**Приклад заповнення:**

**Положення про документообіг в Товаристві з обмеженою відповідальністю “ABC”**

1. **Загальні положення**

1.1. Це Положення регулює порядок обігу документів в Товаристві з обмеженою відповідальністю “ABC” (далі – «Компанія») відповідно до законодавства України та внутрішніх потреб Компанії.

1.2. Метою цього Положення є забезпечення організованості, ефективності та конфіденційності документообігу в межах Компанії.

2. **Визначення термінів**

2.1. Документ – будь-яка письмова, електронна або інша інформація, яка має юридичне значення та є об’єктом обігу в Компанії.

2.2. Документообіг – система обробки, передачі, зберігання та контролю за документами в Компан

ії.

3. **Порядок обігу документів**

3.1. Всі документи, що надходять або створюються в Компанії, підлягають реєстрації в журналі вхідної кореспонденції.

3.2. Кожен документ має бути проконтрольований відповідальними особами та підписаний у разі необхідності.

3.3. Після обробки та підписання документ переходить до відповідного відділу або працівника для подальшого виконання.

4. **Вимоги до оформлення документів**

4.1. Всі документи мають бути оформлені чітко та зрозуміло, зазначено дату та номер, і містити підписи відповідальних осіб.

4.2. Документи, що містять конфіденційну інформацію, повинні бути позначені відповідно.

5. **Збереження документів**

5.1. Кожен відділ в Компанії відповідає за зберігання документів, що стосуються їхньої діяльності, відповідно до внутрішніх правил та вимог законодавства.

5.2. Терміни зберігання документів визначаються відповідно до законодавства України.

6. **Внесення змін до Положення**

6.1. Зміни та доповнення до цього Положення здійснюються відповідно до вимог статуту Компанії та законодавства України.

6.2. Всі зміни до цього Положення підлягають реєстрації та оголошенню всім працівникам Компанії.

Шаблон Положення про документообіг в Товаристві з обмеженою відповідальністю

1. Загальні положення

1.1. Це Положення про документообіг (далі – “Положення”) визначає порядок створення, обліку, зберігання та використання документів у Товаристві з обмеженою відповідальністю [назва ТОВ] (далі – “Товариство”).

1.2. Положення розроблено згідно з Господарським кодексом України, Законом України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, Податковим кодексом України та іншими нормативно-правовими актами України.

1.3. Положення є обов’язковим для виконання всіма працівниками Товариства.

2. Терміни та визначення

2.1. Документ – це матеріальний носій інформації, який містить реквізити, необхідні для її ідентифікації.

2.2. Оригінал документа – це перший примірник документа, який має юридичну силу.

2.3. Копія документа – це примірник документа, який відтворює оригінал документа і має всі його реквізити.

2.4. Електронний документ – це документ, який створено, передано, зберігається та використовується з використанням електронних засобів.

3. Створення документів

3.1. Документи в Товаристві створюються у відповідності з діючими нормативно-правовими актами України та внутрішніми нормативними документами Товариства.

3.2. Документи повинні мати чітку структуру, логічний виклад, бути стислими та інформативними.

3.3. Документи повинні містити всі необхідні реквізити, передбачені діючими нормативно-правовими актами України.

4. Облік документів

4.1. Всі документи, що створюються або надходять до Товариства, підлягають реєстрації в журналі реєстрації документів.

4.2. Журнал реєстрації документів ведеться секретарем Товариства.

4.3. У журналі реєстрації документів фіксуються такі дані:

• Дата реєстрації документа;
• Номер документа;
• Назва документа;
• Автор документа;
• Адресат документа;
• Короткий зміст документа;
• Підпис особи, яка зареєструвала документ.

5. Зберігання документів

5.1. Документи в Товаристві зберігаються у відповідності з діючими нормативно-правовими актами України.

5.2. Оригінали документів зберігаються в сейфі або архіві Товариства.

5.3. Копії документів можуть зберігатися в електронному вигляді.

6. Використання документів

6.1. Документи в Товаристві використовуються для:

• Реалізації господарської діяльності Товариства;
• Забезпечення бухгалтерського та податкового обліку;
• Звітності перед державними органами;
• Захисту прав та інтересів Товариства.

7. Відповідальність

7.1. Відповідальність за організацію документообігу в Товаристві несе директор Товариства.

7.2. Відповідальність за ведення журналу реєстрації документів несе секретар Товариства.

7.3. Відповідальність за зберігання документів несе особа, відповідальна за архів Товариства.

8. Прикінцеві положення

8.1. Це Положення може бути змінено або доповнено рішенням загальних зборів учасників Товариства.

8.2. Положення набуває чинності з моменту його затвердження загальними зборами учасників Товариства.

9. Приклади заповнення:

• [Назва ТОВ]: ТОВ “Альфа”

10. Відповідні закони України:

• Господарський кодекс України

Ось шаблон Положення про документообіг в Товаристві з обмеженою відповідальністю:

“`
ПОЛОЖЕННЯ
про документообіг в Товаристві з обмеженою відповідальністю

“____________________________”

1. Загальні положення
1.1. Це Положення регулює порядок документообігу в ТОВ “_____________” (далі – Товариство) відповідно до Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг”, Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” та інших нормативно-правових актів України.

1.2. Положення визначає вимоги до створення, реєстрації, обробки, зберігання та знищення документів в паперовій та електронній формах.

2. Поняття та терміни
(Визначаються основні поняття та терміни, що використовуються в Положенні)

3. Види документів
3.1. В Товаристві використовуються такі види документів:
а) Організаційно-розпорядчі документи;
б) Фінансово-господарські документи;
в) Кадрові документи;
г) Договори та додатки до них;
д) Інші документи, необхідні для діяльності Товариства.

4. Створення, реєстрація та обробка документів
(Визначається порядок створення, реєстрації, проходження, виконання контролю та передачі документів)

5. Зберігання та знищення документів
5.1. Документи зберігаються у визначених місцях (архів, сейфи, шафи) з урахуванням строків зберігання, встановлених законодавством.
5.2. Документи із закінченими строками зберігання підлягають знищенню згідно з актом про вилучення для знищення.

6. Відповідальність
6.1. Відповідальність за виконання вимог цього Положення покладається на керівників структурних підрозділів та працівників, причетних до роботи з документами.

7. Прикінцеві положення
7.1. Це Положення набирає чинності з моменту його затвердження…

Керівник ТОВ “__________” _____________
(підпис)

ПОГОДЖЕНО:
Головний бухгалтер _____________

Юрисконсульт _____________
“`

Приклад заповнення:

“`
ПОЛОЖЕННЯ
про документообіг в Товаристві з обмеженою відповідальністю

“Київська Логістика”

1. Загальні положення
1.1. Це Положення регулює порядок документообігу в ТОВ “Київська Логістика” (далі – Товариство) відповідно до Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг”, Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи” та інших нормативно-правових актів України.

1.2. Положення визначає вимоги до створення, реєстрації, обробки, зберігання та знищення документів в паперовій та електронній формах.

2. Поняття та терміни
Документ – інформація, зафіксована на матеріальному носії…
Документообіг – рух документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення…
(Інші визначення)

3. Види документів
3.1. В Товаристві використовуються такі види документів:
а) Організаційно-розпорядчі документи (накази, розпорядження, інструкції);
б) Фінансово-господарські документи (договори, рахунки, накладні);
в) Кадрові документи (трудові договори, особові справи працівників);
г) Договори та додатки до них;
д) Листування з контрагентами та державними органами.

4. Створення, реєстрація та обробка документів
4.1. Документи створюються структурними підрозділами Товариства…
4.2. Реєстрація документів здійснюється в системі електронного документообігу…
(Детальний опис процесу)

5. Зберігання та знищення документів
5.1. Документи зберігаються в архіві Товариства з урахуванням строків зберігання…
5.2. Документи із закінченими строками зберігання підлягають знищенню згідно з актом про вилучення для знищення, складеним комісією.

6. Відповідальність
6.1. Керівник канцелярії відповідає за організацію документообігу…
6.2. Керівники структурних підрозділів відповідають за своєчасне створення документів…

7. Прикінцеві положення
7.1. Це Положення набирає чинності з 01.04.2024 р…

Керівник ТОВ “Київська Логістика” /Петренко П.П./

ПОГОДЖЕНО:
Головний бухгалтер /Сидоренко С.С./

Юрисконсульт /Кравченко К.К./
“`

Це Положення визначає загальні вимоги до документообігу в Товаристві, види документів, порядок їх створення, реєстрації, обробки, зберігання та знищення. Воно базується на відповідних законах України та враховує специфіку діяльності Товариства. Приклад заповнення демонструє конкретний зміст положення.

Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення

Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)

Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.