Організаційні форми діловодства — це офіційні документи, які визначають порядок оформлення, обігу, зберігання та використання документів в певній організації. Вони створені з метою забезпечення єдиної системи документообігу, здійснення контролю за виконанням робіт і дотриманням ділової дисципліни, а також для оптимізації документообігу в структурних підрозділах організації.
Існують різні види або форми організаційних форм діловодства, деякі з них:
- Положення про діловодство — документ, що визначає основні принципи та правила організації діловодства в організації.
- Інструкція з діловодства — документ, що містить детальний опис процесу роботи з документами: їхнє створення, обіг, зберігання тощо.
- Номенклатура справ — систематизований перелік справ, які ведуться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання.
Призначення цих документів — визначення стандартів і норм діловодства в організації, а також забезпечення дотримання цих стандартів всіма співробітниками.
Що стосується вимог до організаційних форм діловодства:
- Вони повинні бути складені відповідно до чинного законодавства України та інших нормативних документів, що регулюють діловодство.
- Оформлення документів має бути чітким, зрозумілим і консистентним.
Умови складання: ці документи складаються на основі аналізу особливостей діяльності організації, її структури, кількості та характеру документів, які використовуються у системі.
Сторонами в документі виступають, як правило, керівництво організації (що затверджує документ) та відділ документообігу або інша служба, відповідальна за діловодство в організації.
Щодо оформлення, то основні вимоги — це чітке структурування матеріалу, використання офіційного стилю написання, відсутність граматичних та стилістичних помилок.
Хто складає: зазвичай це спеціалісти відділу документообігу, юридичного відділу чи інших служб організації, які мають відповідну кваліфікацію та досвід роботи в галузі діловодства.
Зауважу, що для конкретної організації чи ситуації можуть існувати специфічні нюанси, тому рекомендую звертатися до професійних юристів чи консультантів з питань діловодства при розробці або вдосконаленні організаційних форм діловодства.
Приклади
Положення про діловодство ТОВ “Прикладна назва”
- Загальні положення
1.1. Це Положення про діловодство ТОВ “Прикладна назва” (далі – Положення) розроблено відповідно до законодавства України, зокрема “Закону України про діловодство”, “Закону України про архівну справу” та інших нормативних документів.
1.2. Положення визначає порядок створення, реєстрації, обігу, зберігання та використання документів ТОВ “Прикладна назва”.
- Основні терміни та визначення
2.1. Діловодство – сукупність операцій з документами від їх створення чи надходження до завершення їх обігу.
2.2. Реєстрація документів – внесення відомостей про документи до спеціального журналу або комп’ютерної системи з метою контролю за їх обігом.
(Тут можуть бути інші визначення відповідно до специфіки організації)
- Створення та реєстрація документів
3.1. Усі документи, що створюються в ТОВ “Прикладна назва”, підлягають обов’язковій реєстрації в її діловому аппараті.
3.2. Для реєстрації документу необхідно вказати: дату створення, номер документа, назву, відправника (для вхідних документів) або одержувача (для вихідних), короткий зміст документа.
(Тут можуть бути додані детальні інструкції щодо реєстрації документів)
- Обіг та зберігання документів
4.1. Документи ТОВ “Прикладна назва” зберігаються в спеціально призначених для цього приміщеннях або електронних системах.
4.2. Кожний документ має мати визначений термін зберігання згідно з “Номенклатурою справ”.
(Тут можуть бути додані додаткові пункти про обіг, зберігання та утилізацію документів)
- Відповідальність за порушення діловодства
5.1. За порушення встановленого порядку діловодства працівники можуть нести дисциплінарну, адміністративну або цивільно-правову відповідальність відповідно до законодавства України.
- Заключні положення
6.1. Зміни та доповнення до цього Положення вносяться відповідно до встановленого порядку.
6.2. Це Положення набуває чинності з моменту його затвердження керівництвом ТОВ “Прикладна назва”.
Директор ТОВ “Прикладна назва”
П.П. Приклад
Дата: ____________
Інструкція з діловодства ТОВ “Прикладна назва”
Ми у Telegram: Анонси нових статей та бонусні матеріали
- Загальні положення
1.1. Ця Інструкція з діловодства ТОВ “Прикладна назва” (далі – Інструкція) розроблена на основі “Закону України про діловодство”, “Закону України про архівну справу” та інших нормативно-правових актів.
1.2. Інструкція визначає порядок роботи з документами: їх створення, реєстрація, обіг, зберігання, а також порядок контролю за виконанням документів.
- Створення документів
2.1. При створенні документа необхідно забезпечити його чіткість, логічність і конкретність викладу інформації.
2.2. Документи повинні бути оформлені на фірмовому бланку ТОВ “Прикладна назва” з вказанням реквізитів.
- Реєстрація документів
3.1. Усі вхідні та вихідні документи підлягають обов’язковій реєстрації в діловому апараті компанії.
3.2. При реєстрації документа заповнюється реєстраційний журнал, де зазначаються: номер, дата, короткий зміст документа, відправник або одержувач.
- Обіг документів
4.1. Документи розсилаються до відповідних підрозділів організації на підставі актів передачі документів.
4.2. Відповідальність за збереженість документа покладається на особу, якій документ було передано.
- Зберігання документів
5.1. Документи зберігаються у спеціально обладнаних приміщеннях, що відповідають вимогам пожежної безпеки та захисту від несанкціонованого доступу.
5.2. Строки зберігання документів визначаються згідно з “Номенклатурою справ” та іншими нормативними актами.
- Контроль за виконанням документів
6.1. Контроль за виконанням документів здійснюється діловим апаратом на підставі журналу контролю.
6.2. Не виконані в строк документи виводяться на особливий контроль керівництва.
- Заключні положення
7.1. За порушення вимог цієї Інструкції працівники можуть нести відповідальність згідно з внутрішньою дисциплінарною практикою ТОВ “Прикладна назва”.
7.2. Ця Інструкція може бути відкоригована або доповнена відповідно до потреб організації.
Директор ТОВ “Прикладна назва”
П.П. Приклад
Дата: ____________
Номенклатура справ ТОВ “Прикладна назва”
- Загальні положення
1.1. Номенклатура справ ТОВ “Прикладна назва” (далі – Номенклатура) розроблена на основі “Закону України про архівну справу”, “Закону України про діловодство” та інших нормативно-правових актів.
1.2. Номенклатура використовується для систематизації, обліку та контролю за збереженістю документів, які формуються та використовуються в ТОВ “Прикладна назва”.
- Структура Номенклатури
(Таблиця)
| № п/п | Назва справи | Код справи | Термін зберігання | Примітка |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Договори з контрагентами | Д-01 | 5 років | Зберігаються до завершення терміну дії договору + 5 років |
| 2 | Фінансова звітність | Ф-01 | Постійно | – |
| 3 | Інструкції та положення | І-01 | 3 роки | Зберігаються до внесення змін |
- Використання та оновлення Номенклатури
3.1. При формуванні нових документів необхідно дотримуватися рубрикації, встановленої Номенклатурою.
3.2. Номенклатура переглядається та оновлюється щорічно. Всі зміни і доповнення затверджуються керівництвом ТОВ “Прикладна назва”.
- Заключні положення
4.1. За порушення вимог Номенклатури працівники можуть нести дисциплінарну відповідальність.
4.2. Номенклатура є обов’язковою для всіх підрозділів ТОВ “Прикладна назва”.
Директор ТОВ “Прикладна назва”
П.П. Приклад
Дата: ____________
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати без реєстрації приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
