Цей важливий документ є невід’ємною частиною ефективного управління документообігом на підприємствах та в установах, що мають статус джерел комплектування Національного архіву.
Насамперед слід зазначити, що до таких джерел формування Національного архівного фонду в Україні належать державні органи, органи місцевого самоврядування, державні і комунальні підприємства, установи та організації, а також недержавні юридичні особи, діяльність яких має важливе значення для суспільства. Саме тому ведення якісної Номенклатури справ бухгалтерії набуває особливої ваги для цих установ.
Номенклатура справ бухгалтерії являє собою впорядкований перелік справ, що містить індекси та заголовки справ, а також строки їх зберігання. Цей документ є своєрідною класифікацією бухгалтерських документів, яка дозволяє систематизувати весь документообіг бухгалтерії, полегшити пошук необхідних документів та забезпечити їх надійне зберігання відповідно до вимог законодавства.
У Номенклатурі справ бухгалтерії можуть бути представлені різноманітні види та форми документів, що відображають фінансово-господарську діяльність установи. Передусім, це первинні бухгалтерські документи – рахунки, накладні, акти, відомості нарахування заробітної плати тощо. Крім того, сюди можуть входити регістри бухгалтерського обліку, фінансова звітність, розрахунки податків і зборів, договори, акти звірок, довідки та інша документація бухгалтерського характеру.
Основними завданнями Номенклатури справ бухгалтерії є впорядкування ведення бухгалтерського обліку, забезпечення надійного зберігання фінансових документів та можливості їх оперативного пошуку. Цей документ має важливе юридичне значення, адже дозволяє дотримуватися встановлених строків зберігання бухгалтерських документів, що є важливим з точки зору податкового та фінансового контролю.
Складання Номенклатури справ бухгалтерії є обов’язковим для всіх установ, віднесених до джерел формування Національного архівного фонду. Цей процес здійснюється безпосередньо працівниками бухгалтерії під керівництвом головного бухгалтера. При цьому, Номенклатура має бути узгоджена з профільними спеціалістами, зокрема юристом та архівістом, а також затверджена керівником організації.
Важливо, щоб Номенклатура справ бухгалтерії відповідала чинному законодавству, яке регулює ведення бухгалтерського обліку та зберігання фінансової документації. Зокрема, вона має враховувати вимоги Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, Національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку, а також Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях.
Оформлення Номенклатури справ бухгалтерії також має свої особливості. Цей документ повинен містити такі обов’язкові реквізити, як найменування організації, назва структурного підрозділу, назва виду документа, дата складання, погодження з уповноваженими особами, підпис керівника. Важливо, щоб Номенклатура була складена у зручній та зрозумілій для користувачів формі, мала чітку структуру та логічну послідовність.
Отже, Номенклатура справ бухгалтерії є невід’ємною складовою ефективного управління документообігом в організаціях, що віднесені до джерел формування Національного архівного фонду. Цей документ забезпечує впорядкування, збереження та правильне використання всієї бухгалтерської документації установи. Складання Номенклатури є обов’язковим і вимагає дотримання низки нормативних вимог, що гарантує надійну організацію бухгалтерського діловодства.
Приклади
Номенклатура справ бухгалтерії в організації, віднесеній до джерел формування Національного архівного фонду
Підприємство/організація: ДП “Промінь” Структурний підрозділ: Бухгалтерія Дата складання: 01.01.2024
Ця Номенклатура справ бухгалтерії розроблена відповідно до вимог Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, Національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку, а також Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5.
Документи, що формуються у бухгалтерії, поділяються на такі групи:
- Первинні бухгалтерські документи Індекс справи: 01 Заголовок справи: Рахунки, накладні, акти, відомості нарахування заробітної плати Строк зберігання: 3 роки Приклад: Накладна №25 від 01.03.2024 на отримання матеріалів
- Регістри бухгалтерського обліку Індекс справи: 02 Заголовок справи: Журнали, відомості, книги обліку Строк зберігання: 3 роки Приклад: Журнал реєстрації господарських операцій за I квартал 2024 року
- Фінансова звітність Індекс справи: 03 Заголовок справи: Баланси, звіти про фінансові результати, Cash Flow Строк зберігання: Постійно Приклад: Баланс підприємства станом на 31.12.2023
- Податкова та інша звітність Індекс справи: 04 Заголовок справи: Розрахунки податків і зборів, акти звірок Строк зберігання: 5 років Приклад: Розрахунок податку на прибуток за 2023 рік
- Договірна документація Індекс справи: 05 Заголовок справи: Договори, контракти, угоди Строк зберігання: Постійно Приклад: Договір №12 від 01.01.2024 про постачання товарів
Номенклатура справ бухгалтерії є обов’язковою для використання при формуванні, зберіганні та використанні бухгалтерської документації. Вона затверджується керівником підприємства/організації та погоджується з уповноваженими особами.
Номенклатура справ бухгалтерії в організації, яку віднесено до джерел формування Національного архіву:
- Документи звітності за операціями з фінансово-економічною діяльністю:
- Податковий кодекс України
- Приклад заповнення: Бухгалтерська звітність, звіти про фінансовий стан, звіти про прибутки та витрати, податкові декларації тощо.
- Документи щодо обліку фінансових операцій:
- Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність”
- Приклад заповнення: Журнали обліку фінансових операцій, облікові картки рахунків, акти приймання-передачі коштів тощо.
- Документи щодо оплати та розрахунків з контрагентами:
- Цивільний кодекс України
- Приклад заповнення: Договори купівлі-продажу, акти звірки розрахунків з контрагентами, рахунки-фактури, платіжні вимоги тощо.
- Документи щодо кадрового обліку та оплати праці:
- Кодекс законів про працю України
- Приклад заповнення: Табеля обліку робочого часу, штатний розпис, накази про прийом на роботу та звільнення, розрахунки заробітної плати тощо.
- Документи щодо обліку основних засобів та матеріальних цінностей:
- Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність”
- Приклад заповнення: Журнали обліку основних засобів, інвентарні карти, акти приймання-передачі матеріальних цінностей тощо.
- Документи щодо оподаткування та звітності перед державними органами:
- Податковий кодекс України
- Приклад заповнення: Податкові накладні, звіти про сплату податків, податкові повідомлення та декларації, акти перевірок податкової інспекції тощо.
Це загальний шаблон, який можна адаптувати відповідно до конкретних потреб та особливостей бухгалтерського обліку в конкретній організації.
Номенклатура справ бухгалтерії в організації, яку віднесено до джерел формування Національного архіву
I. Загальні відомості
- Назва установи: [Вказати повну назву установи]
- Місцезнаходження: [Вказати адресу]
- Код ЄДРПОУ: [Вказати код]
- Рік складання: 2024
II. Перелік справ
| Індекс справи | Назва справи | Кількість справ | Термін зберігання | Законодавство | Приклади документів |
|---|---|---|---|---|---|
| 01 | Бухгалтерська звітність | [Вказати кількість] | 75 років | [1], [2] | Річний баланс, звіт про прибутки та збитки, звіт про рух грошових коштів, звіт про власний капітал, примітки до фінансової звітності |
| 02 | Первинні бухгалтерські документи | [Вказати кількість] | 5 років | [1], [3] | Касові ордери, рахунки-фактури, акти прийняття-передачі, платіжні доручення, відомості нарахування заробітної плати тощо |
| 03 | Журнали обліку | [Вказати кількість] | 5 років | [1], [3] | Журнал головної книги, журнал ордерів, журнал операцій з готівкою тощо |
| 04 | Меморіальні ордери | [Вказати кількість] | 5 років | [1], [3] | |
| 05 | Інвентарні описи | [Вказати кількість] | 5 років | [1], [4] | |
| 06 | Акти про проведення інвентаризації | [Вказати кількість] | 5 років | [1], [4] | |
| 07 | Податкова звітність | [Вказати кількість] | 7 років | [1], [5] | Декларації з податків на прибуток, податок на додану вартість, інші податки та збори |
| 08 | Документи про нарахування та виплату заробітної плати | [Вказати кількість] | 5 років | [1], [6] | Табелі обліку робочого часу, розрахункові листки, накази про виплату заробітної плати, відомості нарахування заробітної плати тощо |
| 09 | Договори | [Вказати кількість] | Згідно з переліком | [1] | Договори купівлі-продажу, оренди, надання послуг тощо |
| 10 | Акти звірки взаємних розрахунків | [Вказати кількість] | 5 років | [1] | |
| 11 | Листування з питань бухгалтерського обліку | [Вказати кількість] | 5 років | [1] | |
| 12 | Інші документи | [Вказати кількість] | Згідно з переліком | [1] |
Примітки:
- [1] Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність” від 16 липня 1999 року № 996-XIV.
- Національні положення (стандарти) бухгалтерського обліку, затверджені наказами Міністерства фінансів України.
- Правила ведення бухгалтерського обліку, затверджені наказом Міністерства фінансів України від 19 травня 1999 року № 357.
- Інструкція з інвентаризації основних фондів та запасів матеріалів, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 10 січня 2012 року № 42.
- Податковий кодекс України від 02 грудня 2000 року № 2121-IV.
- Кодекс законів про працю України від 21 грудня 2001 року № 2477-IV.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
