Наказ про затвердження Положення про облік використання робочого часу

Наказ про затвердження Положення про облік використання робочого часу є одним з основних розпорядчих документів, що регулює процес обліку фактично відпрацьованого працівниками часу на підприємстві чи в організації. Цей документ виконує подвійну функцію – запроваджує обов’язкові правила обліку робочого часу та затверджує внутрішній локальний акт – Положення, яке деталізує порядок такого обліку. Необхідність цього Наказу випливає з вимог законодавства про працю, які зобов’язують роботодавців належним чином організовувати процес оплати праці та забезпечувати дотримання встановленого режиму роботи.

Зазвичай такий Наказ видається керівником підприємства за погодженням з юридичним відділом та профспілковим комітетом (за наявності). Він є обов’язковим для виконання усіма працівниками організації, оскільки визначає права та обов’язки сторін трудових відносин щодо належного обліку робочого часу. З одного боку, Наказ покладає на працівників обов’язок дотримуватись затвердженого режиму роботи, своєчасно інформувати про запізнення чи передчасні виходи. А з іншого – зобов’язує роботодавця забезпечити належну організацію такого обліку, встановлюючи відповідальних осіб, порядок ведення Табелів, строки їх узгодження та затвердження.

Типовий Наказ може містити кілька розділів. Перший – це власне розпорядча частина, де роботодавець наказує затвердити Положення та визначає осіб, відповідальних за його виконання. Другий розділ – безпосередньо текст Положення з детальною регламентацією процесу обліку робочого часу. Останні розділи можуть містити список посадових осіб, на яких покладається контроль за виконанням Наказу, список працівників, з якими Наказ підлягає ознайомленню під особистий підпис, та іншу супровідну інформацію.

Оформлення Наказу має відповідати вимогам до підготовки організаційно-розпорядчих документів. Він складається на фірмовому бланку організації, реєструється у встановленому порядку, завіряється підписом керівника та печаткою підприємства. Належне оформлення Наказу забезпечує його юридичну силу та можливість використання як доказу у трудових спорах.

Таким чином, Наказ про затвердження Положення про облік робочого часу відіграє важливу роль в упорядкуванні та регламентації всіх процедур, пов’язаних з належною організацією праці, підвищує рівень захисту інтересів як роботодавців, так і найманих працівників, сприяє зміцненню трудової дисципліни та ефективному використанню робочого часу.

Приклади

Наказ про затвердження Положення про облік використання робочого часу складається відповідно до вимог Кодексу законів про працю України, Закону України “Про оплату праці” та інших нормативно-правових актів, що регламентують питання організації праці та робочого часу. Типова структура такого Наказу включає кілька основних частин.

У вступній частині зазначається підстава для видання Наказу, наприклад, “З метою упорядкування обліку робочого часу працівників підприємства та підвищення ефективності використання робочого часу…”. Далі в констатуючій частині роботодавець посилається на відповідні норми законодавства, якими керувався під час підготовки Наказу та Положення. Це можуть бути статті Кодексу законів про працю, постанови Кабінету Міністрів чи інші акти.

Розпорядча частина починається зі слів “НАКАЗУЮ:” і містить конкретні приписи. Перший пункт, як правило, присвячений затвердженню самого Положення про облік робочого часу як додатку до Наказу. Наприклад: “1. Затвердити Положення про облік використання робочого часу працівниками ТОВ “Златокрил” (додається)”. Другий пункт визначає коло осіб, відповідальних за виконання Наказу – зазвичай це керівники структурних підрозділів та відділ кадрів. “2. Контроль за виконанням даного Наказу покласти на начальників відділів згідно з розподілом обов’язків”.

Останні пункти можуть включати вказівки щодо ознайомлення працівників з Наказом та Положенням під особистий підпис, встановлення строків набрання чинності цими документами тощо.

Обов’язковим елементом є додаток – сам текст Положення про облік використання робочого часу, що детально регламентує порядок обліку, вимоги до ведення табелю, відповідальних осіб, строки узгодження та затвердження табелів та інші процедурні питання.

Наказ підписується керівником організації та скріплюється печаткою. На останньому аркуші зазначається список осіб, з якими необхідно ознайомити наказ під підпис.

Наприклад, Наказ може виглядати таким чином: “На підставі статей 138, 149, 153 Кодексу законів про працю України, з метою упорядкування обліку робочого часу працівників та раціонального використання робочого часу НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про облік використання робочого часу працівниками ТОВ “Златокрил” (додається).
2. Контроль за виконанням даного Наказу покласти на начальників відділів згідно з розподілом обов’язків.
3. Начальнику відділу кадрів Ковальчук О.І. ознайомити з Наказом та Положенням усіх працівників під підпис. Наказ набуває чинності з 15.06.2024 року.
4. Директор ТОВ “Златокрил” /підпис/ І.П. Орлов “

Наказ про затвердження Положення про облік використання робочого часу є важливим документом у кадровому обліку підприємства. Цей наказ видається керівництвом підприємства для регулювання порядку обліку робочого часу працівників та відповідає вимогам законодавства України, зокрема Кодексу законів про працю.

Нижче подається приклад такого наказу:

“НАКАЗ

Про затвердження Положення про облік використання робочого часу

[номер] від [дата]

На виконання вимог Кодексу законів про працю України та з метою організації ефективного обліку робочого часу працівників, керуючись статтею [вказати статтю КЗпП], наказую:

1. Затвердити Положення про облік використання робочого часу (додається).
2. Ввести зазначене Положення у дію з [дата початку дії].
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на [вказати посаду особи].

[підпис] [ПІБ керівника] [посада керівника] [дата]”

Положення про облік використання робочого часу, яке затверджується цим наказом, містить відомості про порядок фіксації робочого часу працівників, включаючи процедури реєстрації початку та закінчення робочого дня, перерв на відпочинок, а також відомості про відпустки та інші періоди, коли працівник не працює.

Наказ про затвердження Положення про облік використання робочого часу

[Назва підприємства]

[Місцезнаходження]

[Дата]

[Номер]

Наказ про затвердження Положення про облік використання робочого часу

З метою регламентації порядку обліку використання робочого часу, керуючись статтями 52, 53, 54, 55, 60 Кодексу законів про працю України

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про облік використання робочого часу, що додається до цього наказу (додаток 1).
2. Встановити, що Положення про облік використання робочого часу вводиться в дію з [дата].
3. Відповідальність за виконання цього наказу покласти на [ПІБ, посада].

[ПІБ]

[Посада]

Додаток 1

Положення про облік використання робочого часу

1. Загальні положення

1.1. Це Положення про облік використання робочого часу (далі – Положення) регламентує порядок обліку робочого часу працівників [назва підприємства] (далі – Підприємство). 1.2. Положення розроблено відповідно до Кодексу законів про працю України, інших актів законодавства України, а також нормативно-правових актів, що регулюють питання праці. 1.3. Мета Положення – забезпечення об’єктивного та достовірного обліку робочого часу працівників Підприємства, що використовується для розрахунку заробітної плати, надання відпусток, ведення статистичного обліку та інших цілей.

2. Облік робочого часу

2.1. Облік робочого часу працівників Підприємства здійснюється за допомогою табеля обліку використання робочого часу (далі – Табель), який ведеться за типовою формою № П-5, затвердженою наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 року № 489. 2.2. Табель заповнюється щодня на основі даних про фактичну явку та відпрацьований час працівників. 2.3. До Табеля вносяться дані про:

• прізвище, ім’я, по батькові працівника;
• табельний номер працівника;
• посаду працівника;
• норму годин за обліковий період;
• фактично відпрацьований час;
• неявки (причина);
• відрядження;
• відпустку;
• надбавки;
• інші відмітки. 2.4. Фактично відпрацьований час записується в годинах згідно з обліком робочого часу (наприклад, за допомогою карток відміток, електронних систем обліку). 2.5. У графі “Неявки” зазначається причина неявки працівника (відрядження, відпустка, лікарняний, прогул тощо) з посиланням на відповідний документ (наказ, довідку тощо). 2.6. У графі “Відрядження” зазначається період відрядження та його мета. 2.7. У графі “Відпустка” зазначається вид відпустки (щорічна, навчальна, без оплати тощо) та її період. 2.8. У графі “Надбавки” зазначаються види надбавок та їх суми. 2.9. У графі “Інші відмітки” зазначається додаткова інформація про використання робочого часу працівником (наприклад, робота у святковий день, наднормово).

3. Відповідальність

3.1. Відповідальність за ведення Табеля та достовірність записів у ньому несе [ПІБ, посада]. 3.2. Контроль за дотриманням цього Положення здійснює [ПІБ, посада].

4. Прикінцеві положення

4.1. Це Положення є публічним документом і розміщується на веб-сайті Підприємства. 4.2. Зміни до цього Положення вносяться наказом [ПІБ, посада] за погодженням з [ПІБ, посада]. 4.3. Цей наказ набирає чинності з дня його підписання.

[ПІБ]

[Посада]

Ось шаблон Наказу про затвердження Положення про облік використання робочого часу, що відповідає вимогам законодавства України:

Наказ

Про затвердження Положення про облік використання робочого часу

У зв’язку з необхідністю забезпечення точного обліку використання робочого часу працівників, відповідно до вимог Закону України “Про працю” від 10.12.1971 року, Закону України “Про соціальне страхування на випадок тимчасової втрати працездатності” від 23.09.1999 року, Закону України “Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування” від 23.09.1999 року, наказую:

1. Затвердити Положення про облік використання робочого часу, що додається до цього наказу.

2. Установити, що Положення про облік використання робочого часу є обов’язковим до виконання для всіх працівників підприємства.

3. Голові відділу кадрів та голові відділу бухгалтерського обліку забезпечити дотримання вимог Положення про облік використання робочого часу.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на голову відділу кадрів.

Положення про облік використання робочого часу

1. Облік використання робочого часу здійснюється за допомогою Табелю обліку використання робочого часу.

2. Табель обліку використання робочого часу складається з наступних стовпців: дата, працівник, код посади, відділ, робочий час, відпустка, вихідні дні, сумарний час роботи, коментарі.

3. Робочий час повинен бути зазначений у годинах і хвилинах, відпустка – у годинах і хвилинах, вихідні дні – у днях, сумарний час роботи – у годинах і хвилинах.

4. Коментарі можуть бути використані для зазначення причин відсутності на роботі, відпусток, лікарняних листків тощо.

5. Табель обліку використання робочого часу повинен бути підписаний працівником та затверджений керівником відділу.

6. Табель обліку використання робочого часу повинен бути зберігатися протягом трьох років з дня підписання.

Приклад заповнення Табелю обліку використання робочого часу:

Цей наказ набирає чинності з дня підписання.

Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення

Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)

Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.