Наказ про запровадження комерційної таємниці є важливим організаційно-розпорядчим документом, що встановлює правовий режим захисту конфіденційної інформації на підприємстві. Цей документ розробляється на підставі статті 505 Цивільного кодексу України та Закону України “Про захист від недобросовісної конкуренції” з метою забезпечення економічної безпеки підприємства та захисту його комерційних інтересів.
Необхідність видання такого наказу виникає, коли підприємство прагне захистити від розголошення важливу комерційну інформацію, що має реальну або потенційну комерційну цінність через її невідомість третім особам. Ініціатором створення наказу зазвичай виступає керівництво підприємства за поданням служби безпеки, юридичного відділу або інших підрозділів, відповідальних за захист інформації.
У наказі обов’язково визначається перелік відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства. Це можуть бути технологічні процеси, виробничі секрети, результати досліджень, бізнес-плани, маркетингові стратегії, клієнтські бази, фінансові показники та інша інформація, розголошення якої може завдати шкоди підприємству. При цьому важливо, щоб цей перелік не включав відомості, які відповідно до законодавства не можуть становити комерційну таємницю.
Особлива увага в наказі приділяється визначенню порядку доступу до комерційної таємниці та механізмів її захисту. Встановлюється перелік посад працівників, які мають право доступу до такої інформації, порядок оформлення допуску, правила роботи з документами, що містять комерційну таємницю, порядок їх створення, зберігання, передачі та знищення.
Важливою частиною наказу є визначення відповідальних осіб за забезпечення режиму комерційної таємниці в різних підрозділах підприємства. Як правило, призначається особа, яка координує всю роботу з захисту комерційної таємниці, а також відповідальні особи в кожному структурному підрозділі. У наказі чітко прописуються їхні обов’язки та повноваження.
Документ також має містити положення про відповідальність за порушення режиму комерційної таємниці. Це можуть бути дисциплінарні стягнення, матеріальна відповідальність, а в окремих випадках – притягнення до адміністративної або кримінальної відповідальності відповідно до законодавства України.
Наказ обов’язково повинен передбачати порядок ознайомлення працівників з переліком відомостей, що становлять комерційну таємницю, та правилами роботи з такою інформацією. Важливо встановити процедуру підписання працівниками зобов’язань про нерозголошення комерційної таємниці та проведення інструктажів щодо правил роботи з конфіденційною інформацією.
При підготовці наказу важливо врахувати специфіку діяльності підприємства, його організаційну структуру та існуючі бізнес-процеси. Документ має бути достатньо детальним, щоб забезпечити ефективний захист комерційної таємниці, але при цьому не створювати надмірних обмежень, які могли б перешкоджати нормальній роботі підприємства.
Після підписання керівником підприємства наказ доводиться до відома всіх працівників, які мають доступ до комерційної таємниці, під підпис. На його основі розробляються інші локальні нормативні акти: положення про комерційну таємницю, інструкції з діловодства щодо документів, що містять комерційну таємницю, форми журналів обліку таких документів тощо.
Приклади
Назва підприємства
Код ЄДРПОУ (вказати)
НАКАЗ
номер_наказу дата_наказу
місто
Про запровадження режиму
комерційної таємниці
Відповідно до статей 505-508 Цивільного кодексу України, статті 36 Господарського кодексу України, Закону України “Про захист від недобросовісної конкуренції”, з метою захисту економічних інтересів підприємства та запобігання неконтрольованому поширенню конфіденційної інформації,
НАКАЗУЮ:
1. Запровадити з (дата) на підприємстві режим комерційної таємниці.
2. Затвердити перелік відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства:
2.1. Виробнича інформація:
– технологічні процеси виробництва;
– технічні рішення та ноу-хау;
– результати науково-дослідних робіт;
– рецептури та технічні умови виробництва продукції;
– інформація про системи контролю якості.
2.2. Фінансово-економічна інформація:
– відомості про собівартість продукції;
– дані про рівень прибутку та рентабельності;
– інформація про систему ціноутворення;
– відомості про плановані інвестиції;
– дані про фінансові операції та стан рахунків.
2.3. Комерційна інформація:
– відомості про клієнтську базу;
– умови договорів з контрагентами;
– маркетингові стратегії та плани розвитку;
– дані про постачальників та умови співпраці;
– інформація про системи знижок та бонусів.
2.4. Організаційна інформація:
– відомості про системи безпеки;
– дані про способи захисту комерційної інформації;
– структура та методи управління підприємством;
– відомості про організацію праці.
3. Призначити відповідальним за забезпечення режиму комерційної таємниці (посада, ПІБ).
4. Відповідальній особі:
4.1. До (дата) розробити та подати на затвердження:
– положення про комерційну таємницю;
– інструкцію про порядок обліку, зберігання та використання документів, що містять комерційну таємницю;
– форми журналів обліку документів з грифом “Комерційна таємниця”;
– типову форму зобов’язання про нерозголошення комерційної таємниці.
4.2. Організувати проведення інструктажу працівників щодо правил роботи з комерційною таємницею.
5. Керівникам структурних підрозділів:
5.1. До (дата) надати списки працівників, які за своїми посадовими обов’язками мають доступ до комерційної таємниці.
5.2. Забезпечити підписання працівниками зобов’язань про нерозголошення комерційної таємниці.
5.3. Організувати належне зберігання документів, що містять комерційну таємницю.
6. Відділу кадрів (ПІБ):
6.1. Внести відповідні доповнення до посадових інструкцій працівників, які мають доступ до комерційної таємниці.
6.2. При прийомі на роботу нових працівників, які матимуть доступ до комерційної таємниці, забезпечити підписання ними відповідних зобов’язань.
7. Юридичному відділу (ПІБ):
7.1. Розробити типові форми положень про конфіденційність у договорах з контрагентами.
7.2. Забезпечити юридичний супровід захисту комерційної таємниці підприємства.
8. Встановити такі заходи відповідальності за порушення режиму комерційної таємниці:
8.1. Дисциплінарна відповідальність відповідно до статті 147 КЗпП України.
8.2. Матеріальна відповідальність у розмірі прямої дійсної шкоди.
8.3. Притягнення до відповідальності згідно зі статтею 232 Кримінального кодексу України у випадках, передбачених законодавством.
9. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.
Підстава:
1. Службова записка начальника служби безпеки від (дата)
2. Рішення правління підприємства від (дата)
Директор (підпис) ПІБ
Візи:
Заступник директора з безпеки
Начальник юридичного відділу
Начальник відділу кадрів
Голова профспілкового комітету
З наказом ознайомлені:
(посади, ПІБ, підписи, дати)
Наказ про запровадження комерційної таємниці необхідний для офіційного визначення на підприємстві інформації, яка є конфіденційною та потребує захисту від розголошення. Такий документ забезпечує регулювання обігу комерційної інформації, визначення прав і обов’язків працівників щодо її використання та захисту. Цей наказ має відповідати статті 505 Цивільного кодексу України, статті 162 Господарського кодексу України та Закону України “Про захист від недобросовісної конкуренції”.
Зразок наказу про запровадження комерційної таємниці може виглядати так.
—
Наказ № [номер наказу]
м. [місто], “[дата]”
Про запровадження комерційної таємниці
З метою забезпечення захисту інформації, що має комерційну цінність, та дотримання вимог законодавства України про охорону конфіденційної інформації, зокрема статті 505 Цивільного кодексу України, статті 162 Господарського кодексу України та Закону України “Про захист від недобросовісної конкуренції”, наказую:
1. Встановити на підприємстві режим комерційної таємниці, що передбачає захист інформації, яка має комерційну цінність та не підлягає розголошенню третім особам без дозволу керівництва підприємства.
2. Визначити інформацію, яка належить до комерційної таємниці підприємства, зокрема:
– дані про клієнтів, постачальників та партнерів підприємства;
– інформацію про фінансові показники та стратегії розвитку підприємства;
– виробничі та інноваційні технології;
– маркетингові дослідження, плани та інші відомості, що становлять економічну цінність для підприємства та охороняються законодавством.
3. Затвердити Положення про комерційну таємницю підприємства, що визначає порядок використання, зберігання та захисту комерційної інформації, а також відповідальність працівників за її розголошення.
4. Зобов’язати всіх працівників, які мають доступ до комерційної інформації, підписати зобов’язання про нерозголошення комерційної таємниці, де визначити їхню відповідальність за дотримання режиму конфіденційності.
5. Призначити відповідальним за дотримання режиму комерційної таємниці на підприємстві [ПІБ, посада відповідальної особи, наприклад, начальника відділу кадрів], який здійснюватиме контроль за обігом конфіденційної інформації, веденням реєстру осіб, що мають доступ до комерційної таємниці, та інформуватиме керівництво про будь-які порушення.
6. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
[Підпис керівника підприємства]
[ПІБ керівника]
[Дата]
—
Цей шаблон можна заповнити, вказавши конкретну інформацію, що підлягає захисту, прізвища відповідальних осіб та інші деталі, які можуть бути включені до внутрішніх документів підприємства щодо конфіденційності.
Шаблон наказу про запровадження режиму комерційної таємниці
[Назва підприємства, установи, організації]
[Місто]
[Дата]
НАКАЗ
№ [Номер наказу]
про запровадження режиму комерційної таємниці
Керуючись статтями [вказати статті Цивільного кодексу України, які регулюють питання комерційної таємниці, наприклад, статті 408-411], з метою захисту конфіденційної інформації, яка має значну ділову цінність для підприємства, та забезпечення його конкурентоспроможності, наказую:
- Встановити на підприємстві режим комерційної таємниці щодо наступних видів інформації:
- [Перелік видів інформації, що становлять комерційну таємницю, наприклад: технології виробництва, ноу-хау, коди доступу, фінансові показники, маркетингові стратегії тощо].
- Затвердити Положення про режим комерційної таємниці на підприємстві (додається).
- Покласти на [посада відповідальної особи] відповідальність за організацію та контроль за дотриманням режиму комерційної таємниці на підприємстві.
- Ознайомити під підпис з цим наказом та Положенням про режим комерційної таємниці всіх працівників підприємства, які мають доступ до комерційної таємниці.
- Забезпечити ознайомлення з цим наказом та Положенням про режим комерційної таємниці всіх контрагентів підприємства, які мають доступ до комерційної таємниці.
Цей наказ набирає чинності з дня його підписання.
[Підпис керівника підприємства]
[Прізвище, ім’я, по батькові керівника]
Приклад заповнення:
ТОВ “СофтСервіс”
м. Київ
25.05.2024
НАКАЗ
№ 123-к
про запровадження режиму комерційної таємниці
Керуючись статтями 408-411 Цивільного кодексу України, наказую:
- Встановити на підприємстві режим комерційної таємниці щодо наступних видів інформації:
- Розробки програмного забезпечення, алгоритми, коди
- Технічна документація
- Фінансові плани та звіти
- Маркетингові стратегії
- Інформація про клієнтів та партнерів
- Затвердити Положення про режим комерційної таємниці на підприємстві (додається).
- Покласти на головного інженера відповідальність за організацію та контроль за дотриманням режиму комерційної таємниці на підприємстві.
- … (див. загальний шаблон)
Цей наказ набирає чинності з дня його підписання.
[Підпис директора]
Петренко І.П.
Важливо:
- Положення про режим комерційної таємниці: До наказу необхідно додати детальне положення, яке визначає порядок захисту комерційної таємниці, відповідальність за її розголошення тощо.
- Перелік інформації: Чітко визначте, яка саме інформація вважається комерційною таємницею.
- Ознайомлення працівників: Всі працівники, які мають доступ до комерційної таємниці, повинні бути ознайомлені з наказом та положенням під підпис.
- Контрагенти: Якщо контрагенти мають доступ до комерційної таємниці, з ними також необхідно укладати відповідні договори про нерозголошення.
Наказ про запровадження комерційної таємниці
Наказу від [дата] року
[ім’я та прізвище] за власним підписом наказує запровадити комерційну таємницю на підприємстві [назва підприємства], зареєстрованому за номером [номер реєстрації] у [адміністративному районі/місті].
Комерційна таємниця є необхідною для захисту комерційних інтересів підприємства, зокрема для захисту інформації про технології, продукцію, маркетингові стратегії та інші комерційні секрети.
Повноваження щодо комерційної таємниці складаються з наступних функцій:
* визначення інформацій, що є комерційними секретами;
* визначення осіб, які мають доступ до комерційних секретів;
* розроблення заходів для захисту комерційних секретів;
* моніторингу та контролю за дотриманням комерційної таємниці.
Керівник підприємства зобов’язаний виконувати свої повноваження з урахуванням вимог Закону України “Про захист комерційної таємниці” та Закону України “Про підприємництво”.
Наказ про запровадження комерційної таємниці набуває чинності з дати його підписання.
[ім’я та прізвище]
[підпис]
Примітка: список осіб, які мають доступ до комерційних секретів, буде затверджений керівником підприємства та зберігатися в секретаріаті підприємства.
[ім’я та прізвище]
[підпис]
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
