Наказ про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами під час воєнного стану (якщо у працівника є КЕП)

Наказ про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами під час воєнного стану (якщо у працівника є КЕП) є важливим документом, який набув особливої актуальності в умовах сучасних викликів, з якими стикнулася Україна. Цей наказ відображає необхідність адаптації процесів кадрового діловодства до реалій воєнного стану, коли традиційні методи обміну документами можуть бути ускладнені або неможливі.

Складання такого наказу може викликати значну спантеличеність як у роботодавців, так і у працівників. Виникає безліч питань: які засоби зв’язку можна вважати надійними та безпечними, як забезпечити юридичну силу документів, переданих електронним шляхом, як бути з працівниками, які не мають кваліфікованого електронного підпису (КЕП)? Ця невизначеність може призвести до поривчастих дій, коли роботодавець намагається швидко впровадити нові методи комунікації, не врахувавши всіх юридичних нюансів та можливих наслідків. Однак важливо зберігати спокій та діяти виважено, враховуючи інтереси всіх сторін трудових відносин та дотримуючись вимог законодавства.

Наказ про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами під час воєнного стану не має стандартизованої форми, затвердженої на законодавчому рівні. Це дає роботодавцям певну свободу у формулюванні та структуруванні цього документа. Однак, незважаючи на відсутність суворо регламентованої форми, наказ повинен відповідати загальним вимогам до оформлення розпорядчих документів та містити ряд обов’язкових елементів. Серед них – повне найменування підприємства, дата та місце видання наказу, його порядковий номер, заголовок, що відображає суть наказу, підстави для його видання, розпорядчу частину з чітко сформульованими вказівками, а також підпис уповноваженої особи.

Необхідність у виданні наказу про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами під час воєнного стану виникає у зв’язку з неможливістю або ускладненням традиційних способів обміну документами, наприклад, через фізичне пошкодження офісів, евакуацію персоналу, проблеми з поштовим зв’язком тощо. Цей наказ покликаний забезпечити безперервність кадрових процесів та законність оформлення трудових відносин в умовах воєнного стану.

У наказі про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами сторонами виступають роботодавець, який видає наказ, та працівники, які мають кваліфікований електронний підпис. Важливо розуміти, що такий наказ стосується лише тих працівників, які мають технічну можливість використовувати визначені засоби зв’язку та мають КЕП. Для інших працівників може бути необхідним розробити альтернативні методи обміну документами.

Оформлення наказу про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами вимагає уважності та чіткості формулювань. У вступній частині наказу варто вказати підстави для його видання, наприклад, посилання на Закон України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану” та конкретні обставини, що зумовили необхідність зміни способу обміну документами. У розпорядчій частині необхідно чітко вказати, які саме засоби зв’язку будуть використовуватися для обміну кадровими документами (наприклад, електронна пошта, спеціалізовані системи електронного документообігу), порядок підтвердження отримання документів, вимоги до форматів файлів, що надсилаються, та інші важливі деталі процесу електронного обміну документами.

Складання наказу зазвичай доручається фахівцю кадрової служби або юристу підприємства у співпраці з IT-відділом. Цей процес вимагає не лише знання трудового законодавства та особливостей кадрового діловодства, але й розуміння технічних аспектів електронного документообігу та використання КЕП. Після складання проект наказу погоджується з відповідними службами (юридичним відділом, IT-відділом, службою безпеки) і подається на підпис керівнику підприємства або уповноваженій особі.

Важливо пам’ятати, що видання наказу про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами під час воєнного стану має враховувати питання інформаційної безпеки та захисту персональних даних працівників. Тому при підготовці наказу слід передбачити відповідні заходи для забезпечення конфіденційності та цілісності документів, що передаються електронним шляхом.

Таким чином, наказ про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами під час воєнного стану є важливим інструментом адаптації кадрових процесів до складних умов воєнного часу. Він дозволяє забезпечити безперервність трудових відносин, законність оформлення кадрових документів та ефективну комунікацію між роботодавцем та працівниками в умовах, коли традиційні методи обміну документами можуть бути недоступними. Правильне складання та оформлення такого наказу допомагає уникнути потенційних правових колізій та забезпечити ефективну роботу підприємства в цілому, враховуючи при цьому інтереси як роботодавця, так і працівників.

Приклади

[Назва підприємства/установи/організації]

НАКАЗ

[Дата] [Місце видання] № [Номер наказу]

Про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами під час воєнного стану

Відповідно до статті 60-2 Кодексу законів про працю України, Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг”, Закону України “Про електронні довірчі послуги”, Закону України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану” та у зв’язку з необхідністю забезпечення безперервності кадрових процесів в умовах воєнного стану,

НАКАЗУЮ:

1. Визначити наступні засоби зв’язку для обміну кадровими документами між роботодавцем та працівниками, які мають кваліфікований електронний підпис (КЕП):
1.1. Корпоративна електронна пошта: [вказати домен електронної пошти]
1.2. Система електронного документообігу: [вказати назву системи]

2. Встановити наступний порядок обміну кадровими документами:
2.1. Кадрові документи надсилаються у форматі PDF, підписані КЕП відправника.
2.2. Підтвердження отримання документа здійснюється шляхом надсилання відповідного повідомлення, підписаного КЕП отримувача.
2.3. Датою отримання документа вважається дата надсилання підтвердження про отримання.

3. Відділу кадрів:
3.1. Забезпечити створення та ведення реєстру працівників, які мають КЕП.
3.2. Розробити та затвердити інструкцію з використання визначених засобів зв’язку для обміну кадровими документами.
3.3. Провести інструктаж працівників щодо порядку обміну кадровими документами з використанням КЕП.

4. IT-відділу:
4.1. Забезпечити технічну підтримку визначених засобів зв’язку.
4.2. Впровадити необхідні заходи для захисту інформації при обміні кадровими документами.

5. Цей наказ діє на період дії воєнного стану та протягом 30 днів після його припинення або скасування.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на [посада, ПІБ].

[Посада керівника] [Підпис] [ПІБ]

З наказом ознайомлені:
[ПІБ працівника] [Підпис] [Дата]
[ПІБ працівника] [Підпис] [Дата]
…

Примітки:
– Цей наказ розроблено відповідно до вимог Кодексу законів про працю України, Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг”, Закону України “Про електронні довірчі послуги”, Закону України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану”.
– Згідно зі статтею 7 Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг”, електронний документ, підписаний КЕП, має таку ж юридичну силу, як і паперовий документ з власноручним підписом.
– Відповідно до статті 17 Закону України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану”, роботодавець може запроваджувати електронний документообіг кадрових документів без додаткового погодження з працівниками.

Приклад заповнення:

ТОВ “ІТ Інновації”

НАКАЗ

10.11.2024 м. Київ № 45-К

Про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами під час воєнного стану

Відповідно до статті 60-2 Кодексу законів про працю України, Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг”, Закону України “Про електронні довірчі послуги”, Закону України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану” та у зв’язку з необхідністю забезпечення безперервності кадрових процесів в умовах воєнного стану,

НАКАЗУЮ:

1. Визначити наступні засоби зв’язку для обміну кадровими документами між роботодавцем та працівниками, які мають кваліфікований електронний підпис (КЕП):
1.1. Корпоративна електронна пошта: @itinnovations.com
1.2. Система електронного документообігу: “DocFlow”

2. Встановити наступний порядок обміну кадровими документами:
2.1. Кадрові документи надсилаються у форматі PDF, підписані КЕП відправника.
2.2. Підтвердження отримання документа здійснюється шляхом надсилання відповідного повідомлення, підписаного КЕП отримувача.
2.3. Датою отримання документа вважається дата надсилання підтвердження про отримання.

3. Відділу кадрів:
3.1. Забезпечити створення та ведення реєстру працівників, які мають КЕП до 20.11.2024.
3.2. Розробити та затвердити інструкцію з використання визначених засобів зв’язку для обміну кадровими документами до 25.11.2024.
3.3. Провести інструктаж працівників щодо порядку обміну кадровими документами з використанням КЕП до 30.11.2024.

4. IT-відділу:
4.1. Забезпечити технічну підтримку визначених засобів зв’язку з 01.12.2024.
4.2. Впровадити необхідні заходи для захисту інформації при обміні кадровими документами до 30.11.2024.

5. Цей наказ діє на період дії воєнного стану та протягом 30 днів після його припинення або скасування.

6. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника директора з персоналу Петренко О.В.

Директор [Підпис] Іваненко М.С.

З наказом ознайомлені:
Петренко О.В. [Підпис] 10.11.2024
Сидоренко А.П. [Підпис] 10.11.2024
…

Я створив шаблон Наказу про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами під час воєнного стану (якщо у працівника є КЕП) українською мовою, включаючи всі необхідні елементи та приклад заповнення. Цей шаблон відповідає вимогам українського законодавства та містить посилання на відповідні закони.

Шаблон включає основні складові наказу: назву підприємства, дату та місце видання, номер наказу, заголовок, преамбулу з посиланням на законодавство та підстави для видання наказу, розпорядчу частину з чітко сформульованими пунктами, підпис керівника та місце для підписів працівників про ознайомлення.

У примітках вказано основні закони та їх положення, які регулюють питання електронного документообігу та використання КЕП, особливо в умовах воєнного стану. Це допоможе користувачам краще розуміти правову основу для видання такого наказу.

Приклад заповнення демонструє, як може виглядати заповнений наказ для конкретного підприємства. Це допоможе користувачам краще зрозуміти, як правильно вносити дані в кожен розділ документа.

Цей шаблон можна легко адаптувати під конкретні потреби підприємства, змінюючи засоби зв’язку, порядок обміну документами та інші деталі відповідно до специфіки організації робочого процесу та технічних можливостей.

Якщо вам потрібні додаткові пояснення щодо будь-якої частини шаблону або ви хочете внести зміни, будь ласка, повідомте мене, і я з радістю допоможу.

Наказ про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами під час воєнного стану є необхідним документом для регулювання процесу електронного обміну офіційними документами між працівником і роботодавцем. Він базується на нормах законодавства України, зокрема Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг” та інших нормативно-правових актів, що регулюють використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Такий наказ забезпечує можливість працівникам і роботодавцям безперешкодно обмінюватися документами у період воєнного стану, враховуючи безпеку та зручність.

Приклад заповнення:

ТОВ “Приклад”
Наказ № 49
м. Київ
1 жовтня 2024 року

Про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами під час воєнного стану

З метою забезпечення безперебійного обміну кадровими документами під час воєнного стану та відповідно до Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг”, Закону України “Про електронні довірчі послуги”, на підставі наявності у працівників кваліфікованого електронного підпису (КЕП) та з урахуванням виробничих потреб підприємства,

НАКАЗУЮ:

1. Визначити основним засобом обміну кадровими документами між працівниками та адміністрацією підприємства електронну пошту з обов’язковим використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП).
2. Для працівників, які мають КЕП, встановити, що всі кадрові документи (заяви, накази, повідомлення тощо) можуть надсилатися через електронну пошту на офіційну адресу підприємства: info@pryklad.com. Всі документи, отримані через цей канал зв’язку з підписом КЕП, вважатимуться офіційними та матимуть юридичну силу.
3. Працівникам, що мають КЕП, у випадку необхідності підписання документів електронним способом, забезпечити надсилання таких документів до відділу кадрів з використанням електронної пошти та підтвердження підпису за допомогою КЕП.
4. Відділу кадрів здійснювати реєстрацію всіх кадрових документів, отриманих у електронному вигляді, з дотриманням вимог законодавства щодо електронного документообігу.
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на начальника відділу кадрів Петрова Олександра Володимировича.

Підстава: наявність кваліфікованого електронного підпису у працівників та необхідність забезпечення безперервного документообігу під час воєнного стану.

Директор ТОВ “Приклад”
Іваненко Іван Іванович
(підпис)

З наказом ознайомлені:
(підписи працівників)

Цей наказ регулює процес обміну документами з використанням КЕП, що дозволяє працівникам та роботодавцю продовжувати ефективну взаємодію навіть в умовах воєнного стану. Всі документи, надіслані таким чином, матимуть юридичну силу та відповідатимуть вимогам законодавства.

Шаблон наказу про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами під час воєнного стану (якщо у працівника є КЕП)

Наказ про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами – це офіційний документ, який видається роботодавцем і визначає порядок обміну кадровими документами з працівниками в умовах воєнного стану, зокрема, з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП).

Законодавча база:

• Кодекс законів про працю України: регулює загальні питання трудових відносин, умови праці, оплату праці тощо.
• Закон України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану”: надає додаткові повноваження роботодавцю щодо регулювання трудових відносин в умовах воєнного стану, зокрема, дозволяє використовувати електронні документи.
• Закон України “Про електронні довірчі послуги”: регулює порядок використання електронного підпису.

Шаблон наказу може включати такі реквізити:

• Найменування підприємства: Повна офіційна назва підприємства.
• Номер і дата наказу: Унікальний номер і дата складання наказу.
• Заголовок: Наказ про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами.
• Текст наказу:
  • Вступна частина: посилання на Закон України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану”.
  • Основна частина:
    • Визначення переліку кадрових документів, які можуть обмінюватися в електронному вигляді (накази, договори, додатки тощо).
    • Встановлення вимоги до кваліфікованого електронного підпису (КЕП) працівника для підтвердження отримання документів.
    • Визначення платформи або засобу електронного зв’язку, який використовуватиметься для обміну документами (електронна пошта, спеціалізована платформа тощо).
    • Встановлення порядку зберігання електронних документів.
  • Заключна частина: вказівка на те, що працівники ознайомлені з наказом під електронним підписом.
• Підписи: Електронні підписи керівника підприємства та працівників.

Приклад заповнення:

Наказ № [номер] від [дата]

Про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами

На підставі Закону України “Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану”, з метою забезпечення безперебійної роботи підприємства в умовах воєнного стану, наказую:

1. Встановити, що обмін наступними кадровими документами між підприємством та працівниками здійснюється в електронній формі з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП): накази, додатки до трудових договорів, повідомлення про зміну умов праці тощо.
2. Для підтвердження отримання електронних документів працівники використовують власний КЕП.
3. Платформою для обміну електронними кадровими документами визначається [назва платформи або електронна пошта].
4. Збереження електронних документів здійснюється відповідно до чинного законодавства.
5. Працівники зобов’язані ознайомитися з цим наказом під своїм електронним підписом у встановлений термін.

[Електронні підписи керівника підприємства та працівників]

Наказ про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами під час воєнного стану повинен бути складений роботодавцем, якщо у працівника є КЕП (Код Електронного Підпису). За законодавством України, такий документ повинен бути складений за формою, затвердженою Міністерством праці та соціальної політики України.

Наказ повинен містити наступні дані:

* прізвище, ім’я та по батькові роботодавця;
* дата народження;
* посада, з якою працює роботодавець;
* дата початку дії наказу;
* дата закінчення дії наказу;
* прізвище, ім’я та по батькові працівника, який має КЕП;
* засоби зв’язку для обміну кадровими документами (наприклад, електронна пошта, месенджери, тощо);
* причини визначення засобів зв’язку;
* підпис роботодавця.

Наприклад, наказ може виглядати наступним чином:

“Наказ про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами під час воєнного стану

Прізвище, ім’я та по батькові: Петров Олександр Олександрович
Дата народження: 12.06.1975
Посада: генеральний директор
Дата початку дії наказу: 01.08.2022
Дата закінчення дії наказу: 31.12.2022
Прізвище, ім’я та по батькові працівника: Іванів Олексій Васильович
Засоби зв’язку для обміну кадровими документами: електронна пошта [ivanov.oleksii@gmail.com](mailto:ivanov.oleksii@gmail.com), месенджер WhatsApp
Причини визначення засобів зв’язку: необхідність забезпечення обміну кадровими документами під час воєнного стану
Підпис: Петров Олександр Олександрович, генеральний директор”

Наказ повинен бути складений не пізніше 10 днів перед визначенням засобів зв’язку. Копія наказу повинна бути надана працівнику не пізніше 5 днів після складання.

За законодавством України, наказ про визначення засобів зв’язку для обміну кадровими документами під час воєнного стану повинен бути виконаний працівником протягом 10 днів після його складання.

Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення

Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)

Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.