Наказ про внесення змін до штатного розпису у зв’язку із скороченням штату є важливим документом у сфері трудового права та управління персоналом в Україні. Цей наказ відображає рішення роботодавця про зміну організаційної структури підприємства, установи чи організації, що призводить до зменшення кількості працівників. Такий документ має суттєві юридичні наслідки як для роботодавця, так і для працівників, тому його складання вимагає особливої уваги та дотримання всіх законодавчих норм.
Сутність наказу про внесення змін до штатного розпису у зв’язку із скороченням штату полягає у формальному закріпленні рішення про зміну структури підприємства. Цей документ є підставою для подальших дій щодо звільнення працівників за п. 1 ст. 40 Кодексу законів про працю України. Важливо розуміти, що сам по собі цей наказ ще не означає фактичного звільнення працівників, а лише створює правову основу для початку процедури скорочення.
Форма наказу про внесення змін до штатного розпису не є суворо регламентованою законодавством, але має відповідати загальним вимогам до оформлення розпорядчих документів. Зазвичай такий наказ містить преамбулу з обґрунтуванням необхідності змін (наприклад, оптимізація витрат, реорганізація структури підприємства), розпорядчу частину з детальним описом змін, що вносяться до штатного розпису, та заключну частину з вказівками щодо виконання наказу та ознайомлення з ним відповідних осіб.
Необхідність у такому наказі виникає за різних обставин. Це може бути економічна криза, що змушує підприємство оптимізувати витрати на персонал, зміна стратегії розвитку компанії, що призводить до реорганізації структури, або технологічні зміни, які роблять певні посади непотрібними. Незалежно від причин, важливо, щоб рішення про скорочення штату було економічно обґрунтованим та не порушувало трудових прав працівників.
Сторонами у процесі складання та виконання цього наказу виступають роботодавець, який ініціює зміни, та працівники, чиї посади підлягають скороченню. Крім того, у процес можуть бути залучені профспілкові організації (якщо вони є на підприємстві), юридична служба, відділ кадрів та бухгалтерія. Кожен з цих суб’єктів відіграє свою роль у забезпеченні законності та ефективності процесу скорочення штату.
Вимоги до оформлення наказу про внесення змін до штатного розпису включають чітке формулювання розпорядчої частини, яка повинна містити конкретні вказівки щодо змін у структурі підприємства, переліку посад, що скорочуються, та термінів впровадження змін. Важливо також вказати підстави для видання наказу, зокрема, посилання на рішення вищого органу управління підприємства (якщо таке є) та відповідні норми трудового законодавства.
Процес складання наказу зазвичай починається з аналізу економічної ситуації та структури підприємства. Після прийняття рішення про необхідність скорочення штату, керівництво підприємства разом з юридичною службою та відділом кадрів розробляє проект наказу. Цей проект може проходити кілька етапів узгодження, включаючи консультації з профспілками (якщо вони є) та врахування їх пропозицій.
Важливим аспектом є те, що наказ про внесення змін до штатного розпису має бути виданий не пізніше ніж за два місяці до фактичного скорочення посад. Це пов’язано з вимогою трудового законодавства щодо попередження працівників про майбутнє звільнення не пізніше ніж за два місяці. Після підписання наказу керівником підприємства, з ним мають бути ознайомлені всі працівники, яких стосуються ці зміни.
Слід зазначити, що видання наказу про внесення змін до штатного розпису у зв’язку із скороченням штату є лише першим кроком у складній процедурі скорочення. За ним слідують інші важливі етапи: попередження працівників про майбутнє звільнення, пропозиція їм інших вакантних посад (якщо такі є), врахування переважного права на залишення на роботі, проведення консультацій з профспілками щодо запланованого звільнення тощо.
У контексті трудового права України, наказ про внесення змін до штатного розпису у зв’язку із скороченням штату є важливим інструментом забезпечення балансу інтересів роботодавця та працівників. З одного боку, він дозволяє підприємству адаптуватися до змінних економічних умов та оптимізувати свою структуру. З іншого боку, чітке дотримання процедури, починаючи з цього наказу, забезпечує захист прав працівників та мінімізує ризики трудових спорів.
Приклади
Розглянемо приклад шаблону Наказу про внесення змін до штатного розпису у зв’язку із скороченням штату, який відповідає вимогам українського законодавства та містить усі необхідні елементи.
У верхньому лівому куті документа зазначається повна назва підприємства, наприклад: “Товариство з обмеженою відповідальністю “Промінь””.
Нижче по центру вказується назва документа: “НАКАЗ”, а під нею – дата і номер наказу, наприклад: “15.08.2024 р. № 45-К”.
Далі зліва вказується місце видання наказу: “м. Київ”.
Нижче по центру розміщується заголовок наказу: “Про внесення змін до штатного розпису”.
Текст наказу починається з преамбули, яка обґрунтовує підстави для його видання:
“У зв’язку з оптимізацією організаційної структури підприємства та з метою підвищення ефективності використання трудових ресурсів, керуючись статтею 64 Господарського кодексу України та статтею 32 Кодексу законів про працю України,”
Далі йде розпорядча частина наказу:
“НАКАЗУЮ:
1. Внести зміни до штатного розпису ТОВ “Промінь” з 01.11.2024 р., а саме:
1.1. Скоротити такі штатні одиниці:
– менеджер з продажу – 2 штатні одиниці;
– бухгалтер – 1 штатна одиниця;
– прибиральник службових приміщень – 1 штатна одиниця.
2. Начальнику відділу кадрів Петренко О.В.:
2.1. Підготувати та подати на затвердження новий штатний розпис до 25.08.2024 р.
2.2. Попередити працівників, посади яких підлягають скороченню, про наступне вивільнення не пізніше 01.09.2024 р. відповідно до статті 49-2 Кодексу законів про працю України.
2.3. Запропонувати працівникам, посади яких скорочуються, інші вакантні посади на підприємстві (за наявності).
3. Головному бухгалтеру Іваненко Л.П. здійснити перерахунок фонду оплати праці з урахуванням змін у штатному розписі до 10.09.2024 р.
4. Юрисконсульту Сидоренко А.М. забезпечити дотримання вимог трудового законодавства при проведенні процедури скорочення.
5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.”
Нижче ліворуч вказується посада керівника, який підписує наказ, наприклад: “Директор”. Праворуч залишається місце для підпису та зазначається прізвище та ініціали керівника: “О.В. Коваленко”.
Під підписом директора розміщуються візи погодження:
“Погоджено:
Начальник відділу кадрів (підпис) О.В. Петренко
Головний бухгалтер (підпис) Л.П. Іваненко
Юрисконсульт (підпис) А.М. Сидоренко”
В самому низу документа зазначається:
“З наказом ознайомлені: (підписи працівників, посади яких підлягають скороченню)”
При складанні такого наказу важливо враховувати вимоги Кодексу законів про працю України, зокрема статтю 49-2, яка регулює порядок вивільнення працівників, та статтю 42, яка визначає переважне право на залишення на роботі при скороченні чисельності чи штату працівників.
Варто також пам’ятати про Закон України “Про зайнятість населення” від 05.07.2012 № 5067-VI, який у статті 50 передбачає обов’язок роботодавця повідомляти державну службу зайнятості про заплановане масове вивільнення працівників.
Слід зазначити, що конкретні формулювання в наказі можуть відрізнятися залежно від специфіки підприємства та причин скорочення. Наприклад, якщо скорочення пов’язане з реорганізацією підприємства, в преамбулі можна вказати: “У зв’язку з реорганізацією підприємства шляхом приєднання до ТОВ “Сонце” згідно з рішенням загальних зборів учасників (протокол № 5 від 10.08.2024 р.)…”.
Якщо на підприємстві діє профспілкова організація, до наказу слід додати пункт про необхідність отримання згоди профспілки на звільнення працівників відповідно до статті 43 Кодексу законів про працю України.
Таким чином, цей шаблон наказу про внесення змін до штатного розпису у зв’язку із скороченням штату враховує основні вимоги українського трудового законодавства та може бути адаптований відповідно до конкретних обставин та специфіки підприємства.
На підставі статті 64 Господарського кодексу України, статті 32 Кодексу законів про працю України, та у зв’язку з необхідністю оптимізації чисельності та структури працівників, наказую:
1. Внести зміни до штатного розпису підприємства з [дата], передбачивши скорочення таких посад:
– [назва посади], кількість одиниць [число];
– [назва посади], кількість одиниць [число].
2. Відділу кадрів повідомити працівників, посади яких підлягають скороченню, не пізніше ніж за два місяці до дати скорочення, відповідно до вимог законодавства.
3. Відділу бухгалтерії внести відповідні зміни до фінансової документації підприємства.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на [посада, ПІБ відповідальної особи].
Підстава: службова записка від [дата], затверджений план оптимізації підприємства від [дата].
Приклад заповнення:
На підставі статті 64 Господарського кодексу України, статті 32 Кодексу законів про працю України, та у зв’язку з необхідністю оптимізації чисельності та структури працівників, наказую:
1. Внести зміни до штатного розпису підприємства з 1 жовтня 2024 року, передбачивши скорочення таких посад:
– інженер, кількість одиниць 2;
– менеджер з продажу, кількість одиниць 1.
2. Відділу кадрів повідомити працівників, посади яких підлягають скороченню, не пізніше ніж за два місяці до дати скорочення, відповідно до вимог законодавства.
3. Відділу бухгалтерії внести відповідні зміни до фінансової документації підприємства.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на начальника відділу кадрів Петрова Петра Петровича.
Підстава: службова записка від 1 серпня 2024 року, затверджений план оптимізації підприємства від 15 липня 2024 року.
Ось шаблон наказу про внесення змін до штатного розпису у зв’язку із скороченням штату з указанням відповідних законів України та прикладами заповнення:
Я, [прізвище та ім’я керівника підприємства або організації], керівник [назва підприємства або організації], на підставі Частини 1 статті 41 Кодексу законів України про працю, що визначає право керівника підприємства або організації на внесення змін до штатного розпису, та з урахуванням потреб підприємства або організації,
наказую:
Внести зміни до штатного розпису [назва підприємства або організації] у зв’язку із скороченням штату.
Зміни до штатного розпису полягають у наступному: [указати конкретні зміни, наприклад, ліквідація посад, зміна кількості працівників на посаді, тощо].
Ці зміни вводяться в дію з [дата введення в дію змін].
Керівник відділу кадрів [назва підприємства або організації] не пізніше ніж через [термін] днів з дня підписання цього наказу, повинен забезпечити внесення відповідних змін до штатного розпису та інформувати працівників про результати виконання цього наказу.
Контроль за виконанням цього наказу покладається на [прізвище та ім’я відповідальної особи].
Дата: [поточна дата]
Підпис: [підпис керівника підприємства або організації]
Приклад заповнення:
Я, Петренко Олена Василівна, керівник ТОВ “Українська промисловість”, на підставі Частини 1 статті 41 Кодексу законів України про працю, що визначає право керівника підприємства або організації на внесення змін до штатного розпису, та з урахуванням потреб підприємства або організації,
наказую:
Внести зміни до штатного розпису ТОВ “Українська промисловість” у зв’язку із скороченням штату.
Зміни до штатного розпису полягають у наступному: ліквідація посади інженера-конструктора, зміна кількості працівників на посаді інженера з 5 до 3 осіб.
Ці зміни вводяться в дію з 15 квітня 2023 року.
Керівник відділу кадрів ТОВ “Українська промисловість” не пізніше ніж через 5 днів з дня підписання цього наказу, повинен забезпечити внесення відповідних змін до штатного розпису та інформувати працівників про результати виконання цього наказу.
Контроль за виконанням цього наказу покладається на заступника керівника ТОВ “Українська промисловість” Коваленка Сергія Івановича.
Дата: 10 квітня 2023 року
Підпис: Петренко О.В.
Шаблон наказу про внесення змін до штатного розпису у зв’язку зі скороченням штату
[Назва підприємства, установи, організації]
НАКАЗ
№ [Номер наказу] від [Дата]
Про внесення змін до штатного розпису у зв’язку зі скороченням штату
Керуючись [перелік нормативно-правових актів, наприклад: Кодексом законів про працю України, Законом України «Про колективні договори і угоди», Статутом підприємства тощо], наказую:
Внести зміни до штатного розпису підприємства шляхом скорочення наступних посад:
- [Посада 1] – [Кількість одиниць]
- [Посада 2] – [Кількість одиниць]
- …
Затвердити новий штатний розпис, доданий до цього наказу.
Повідомити працівників, яких стосується скорочення, про звільнення не пізніше, ніж за два місяці, з виплатою їм вихідної допомоги у розмірі не менше середньомісячної заробітної плати.
Комісії з питань соціального захисту працівників розробити заходи щодо працевлаштування звільнених працівників.
Контроль за виконанням цього наказу покласти на [Прізвище, ім’я, по батькові посадової особи].
Обґрунтування: [Короткий і чіткий виклад причин скорочення, наприклад: «У зв’язку з оптимізацією виробничого процесу та необхідністю зниження витрат»].
Юридична особа
[Посада керівника] [Підпис керівника] [Прізвище, ім’я, по батькові] [Розшифровка підпису]
Згодний:
[Посада голови профкому] [Підпис голови профкому] [Прізвище, ім’я, по батькові] [Розшифровка підпису]
Ознайомлені:
[Прізвище, ім’я, по батькові працівників] [Підписи працівників]
Додаток: Новий штатний розпис.
Пояснення до шаблону:
- Нормативно-правові акти: Зазначте конкретні закони та інші нормативні документи, які регулюють процедуру скорочення штату у вашій ситуації.
- Посади та кількість: Вкажіть точний перелік посад, які скорочуються, та кількість одиниць для кожної посади.
- Термін попередження: За законом, працівників потрібно попередити про звільнення не пізніше ніж за два місяці.
- Вихідна допомога: Мінімальний розмір вихідної допомоги встановлений законом.
- Комісія: Створення комісії з працевлаштування є бажаним, але не обов’язковим.
- Обґрунтування: Чітко поясніть причини скорочення.
- Згода профкому: Якщо на підприємстві є профком, його голова повинен погодити наказ.
- Ознайомлення працівників: Кожен працівник, якого стосується скорочення, повинен підписатися під наказом про ознайомлення.
- Новий штатний розпис: Додаток до наказу містить оновлений штатний розпис з урахованими змінами.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
