Наказ про внесення змін до облікових документів працівника – це важливий кадровий документ, який відіграє ключову роль у трудових відносинах між роботодавцем та працівником. Цей документ є офіційним розпорядженням керівника підприємства, установи чи організації, яке фіксує зміни в особистих або професійних даних співробітника. Такі зміни можуть стосуватися різноманітних аспектів трудової діяльності та особистої інформації працівника, починаючи від зміни прізвища чи імені і закінчуючи переведенням на іншу посаду або зміною умов праці.
Важливість цього наказу важко переоцінити, адже він є юридичним підґрунтям для внесення змін до трудової книжки, особової справи та інших документів, що стосуються конкретного працівника. Без такого наказу будь-які зміни в облікових документах можуть вважатися недійсними, що може призвести до серйозних наслідків як для роботодавця, так і для працівника. Наприклад, у разі судового спору щодо трудових відносин відсутність належним чином оформленого наказу може поставити під сумнів законність внесених змін і навіть призвести до визнання їх недійсними.
Наказ про внесення змін до облікових документів працівника може мати різні форми залежно від характеру змін, які необхідно зафіксувати. Це може бути наказ про зміну прізвища працівника у зв’язку з укладенням шлюбу, наказ про зміну посади або підрозділу, наказ про зміну режиму роботи або умов оплати праці. Кожен з цих наказів має свої особливості, але всі вони повинні відповідати загальним вимогам до оформлення кадрових документів.
Складання такого наказу відбувається за певних умов, які зазвичай пов’язані зі змінами в житті або професійній діяльності працівника. Це може бути ініціатива самого працівника, наприклад, коли він змінює прізвище або здобуває нову освіту, або рішення керівництва про переведення працівника на іншу посаду чи зміну його умов праці. У будь-якому випадку, наказ є результатом певних подій або рішень, які вимагають відображення в офіційних документах.
Сторонами в цьому документі виступають роботодавець, в особі керівника підприємства або уповноваженої ним особи, та працівник, щодо якого вносяться зміни. Важливо зазначити, що хоча працівник не підписує сам наказ, він повинен бути ознайомлений з його змістом під підпис. Це є важливою гарантією того, що працівник знає про внесені зміни і згоден з ними.
Вимоги до оформлення наказу про внесення змін до облікових документів працівника досить суворі. Документ повинен бути складений на фірмовому бланку підприємства, містити всі необхідні реквізити, такі як назва підприємства, дата і номер наказу, заголовок, текст наказу з чітким викладенням суті змін, підстави для видання наказу, підпис керівника та візи відповідальних осіб. Особливу увагу слід приділити формулюванню змін – воно має бути чітким, однозначним і відповідати чинному законодавству.
Складання наказу зазвичай покладається на працівників кадрової служби або іншого підрозділу, відповідального за кадрове діловодство. Процес починається з отримання підстав для внесення змін – це може бути заява працівника, рішення керівництва або інші документи. На основі цих підстав готується проект наказу, який узгоджується з юридичним відділом та іншими причетними підрозділами. Після узгодження наказ подається на підпис керівнику підприємства.
Важливо розуміти, що наказ про внесення змін до облікових документів працівника – це не просто формальність. Це документ, який має серйозні юридичні наслідки і впливає на трудові відносини. Тому до його складання та оформлення слід підходити з особливою ретельністю, враховуючи всі нюанси конкретної ситуації та вимоги законодавства. Правильно складений та оформлений наказ є запорукою прозорих та правових трудових відносин, захищаючи інтереси як роботодавця, так і працівника.
Приклади
Наказ № [номер наказу]
про внесення змін до облікових документів працівника
[Місто] [Дата]
Відповідно до статті 29 Кодексу законів про працю України та на підставі [вказати підставу, наприклад: заяви працівника, свідоцтва про шлюб, диплома про освіту тощо]
НАКАЗУЮ:
1. Внести зміни до облікових документів [прізвище, ім’я, по батькові працівника у родовому відмінку], [посада у родовому відмінку], а саме:
[Вказати конкретні зміни, наприклад:
– змінити прізвище з “Коваленко” на “Петренко”;
– змінити посаду з “менеджер відділу продажів” на “старший менеджер відділу продажів”;
– внести інформацію про здобуття вищої освіти: диплом бакалавра за спеціальністю “Економіка”, виданий Київським національним університетом імені Тараса Шевченка 30 червня 2023 року.]
2. Відділу кадрів внести відповідні зміни до особової картки працівника та інших облікових документів.
3. Бухгалтерії врахувати зазначені зміни при нарахуванні заробітної плати (якщо зміни впливають на оплату праці).
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на [посада та ПІБ відповідальної особи].
Підстава: [вказати документ, який є підставою для наказу, наприклад: заява [ПІБ працівника] від [дата], копія свідоцтва про шлюб серія [номер] від [дата], копія диплома серія [номер] від [дата]].
[Посада керівника] [Підпис] [Ініціали, прізвище]
З наказом ознайомлений:
[Підпис працівника] [Дата ознайомлення]
При складанні цього наказу важливо враховувати вимоги Закону України “Про захист персональних даних”, який регулює відносини, пов’язані із захистом і обробкою персональних даних. Зокрема, необхідно отримати згоду працівника на обробку його персональних даних, якщо змінюється обсяг цих даних.
Також слід пам’ятати про норми Закону України “Про забезпечення функціонування української мови як державної”, згідно з яким усі кадрові документи мають складатися державною мовою.
У разі зміни істотних умов праці, таких як системи та розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи, встановлення або скасування неповного робочого часу, суміщення професій, зміни розрядів і найменування посад тощо, необхідно дотримуватися вимог статті 32 Кодексу законів про працю України. Зокрема, працівника потрібно повідомити про такі зміни не пізніше ніж за два місяці.
Якщо зміни пов’язані з переведенням на іншу роботу, слід керуватися статтею 31 Кодексу законів про працю України, яка вимагає згоди працівника на таке переведення.
При внесенні змін до трудової книжки необхідно дотримуватися Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 № 58.
Цей шаблон наказу є базовим і може бути адаптований відповідно до конкретної ситуації та потреб підприємства. Важливо, щоб кожен пункт наказу був чітко сформульований і не допускав подвійного тлумачення. Також рекомендується погоджувати проект наказу з юридичним відділом підприємства для забезпечення його відповідності чинному законодавству.
Наказ
У зв’язку з необхідністю внесення змін до облікових документів працівника, а також з метою дотримання норм чинного законодавства України, зокрема Закону України «Про захист персональних даних» та Кодексу законів про працю України, на підставі отриманої заяви від працівника щодо змін його особистих даних (наприклад, прізвища, місця проживання чи контактної інформації), наказую:
1. Внести відповідні зміни до облікових документів працівника, зокрема до його особової картки та інших внутрішніх документів підприємства, які містять персональні дані.
2. Покласти обов’язки щодо внесення цих змін на відповідального за ведення кадрової документації працівника відділу кадрів.
3. Зміни внести на підставі наданих працівником підтверджувальних документів (наприклад, копії паспорта, свідоцтва про шлюб або інших документів, що підтверджують зміну персональних даних).
4. Зобов’язати працівника відділу кадрів повідомити інші відповідні служби підприємства (бухгалтерію, відділ охорони праці, відділ ІТ) про зміни для своєчасного оновлення даних у внутрішніх системах обліку.
5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
Приклад заповнення:
Якщо працівник подав заяву про зміну прізвища після одруження, то до особової картки вноситься нове прізвище, відповідні зміни фіксуються у трудовій книжці (якщо вона ведеться), а також оновлюються всі облікові записи у внутрішніх системах підприємства, таких як електронна пошта та бази даних.
Шаблон наказу про внесення змін до облікових документів працівника
[Назва підприємства]
НАКАЗ
№ [Номер наказу] від [Дата]
Про внесення змін до облікових документів працівника
На підставі [вказати підставу для внесення змін, наприклад, заяви працівника про зміну прізвища, паспорта тощо], керуючись [вказати відповідні статті Кодексу законів про працю України та інших нормативно-правових актів], наказую:
Внести зміни до особової справи працівника [Прізвище, Ім’я, По батькові] [Посада] про наступне:
- [Вказати конкретні зміни, наприклад, зміна прізвища з [Старе прізвище] на [Нове прізвище], зміна паспортних даних тощо].
Внести відповідні записи до трудової книжки працівника [Прізвище, Ім’я, По батькові] про зазначені зміни.
Начальнику відділу кадрів [Прізвище, Ім’я, По батькові] забезпечити виконання даного наказу та зберігання документів, що підтверджують внесені зміни.
Працівнику [Прізвище, Ім’я, По батькові] ознайомитись з даним наказом під підпис.
[Посада] [Підпис] [Прізвище] [Прізвище, Ім’я, По батькові] [Дата]
Ознайомлений:
[Підпис працівника] [Дата]
Приклад заповнення
[ТОВ “Компанія”]
НАКАЗ
№ 123 від 05.04.2024
Про внесення змін до облікових документів працівника
На підставі заяви працівника Петренка Івана Петровича про зміну прізвища, керуючись статтею 32 Кодексу законів про працю України, наказую:
Внести зміни до особової справи працівника Петренка Івана Петровича, бухгалтера, про наступне: зміна прізвища з Петренка на Коваленко.
Внести відповідний запис до трудової книжки працівника Коваленко Івана Петровича про зазначені зміни.
Начальнику відділу кадрів Сидоренко Олені Іванівні забезпечити виконання даного наказу та зберігання документів, що підтверджують внесені зміни.
Працівнику Коваленко Івану Петровичу ознайомитись з даним наказом під підпис.
[Директор] [Підпис] [Іванов І.І.] [Іванов Ігор Ігорович] [05.04.2024]
Ознайомлений:
[Підпис працівника] [05.04.2024]
Зверніть увагу:
- Підстава для внесення змін: Заява працівника, рішення суду, свідоцтво про зміну імені тощо.
- Нормативно-правова база: Кодекс законів про працю України, Цивільний кодекс України та інші відповідні закони.
- Конкретні зміни: Чітко вкажіть, які саме дані змінюються (прізвище, ім’я, по батькові, паспортні дані тощо).
- Ознайомлення працівника: Працівник повинен ознайомитися з наказом під підпис.
Наказ про внесення змін до облікових документів працівника
У зв’язку з внесенням змін до облікових документів працівника, що працює на підприємстві/у організації, зазначеному нижче, за результатами проведеної перевірки та аналізу, я, [ім’я та прізвище], [позиція], вирішив внести наступні зміни до облікових документів працівника:
* Ім’я та прізвище: [ім’я та прізвище працівника]
* Посада: [позиція працівника]
* Дата початку роботи: [дата початку роботи працівника]
* Дата закінчення роботи: [дата закінчення роботи працівника]
Згідно з Законом України “Про трудове право” від 10 вересня 2005 року, № 2755-III, та Законом України “Про облік праці” від 15 липня 2004 року, № 1564-III, працівник зобов’язаний повідомляти про зміни в своїй роботі, а також про зміни в облікових документах.
Нові дані, що внесені до облікових документів працівника, підтверджені документами, зазначеними нижче:
* Копія трудового договору: [номер договору]
* Копія свідоцтва про освіту: [номер свідоцтва]
* Копія свідоцтва про атестацію: [номер свідоцтва]
Внесені зміни до облікових документів працівника затверджені [ім’я та прізвище керівника підприємства/організації] на підставі статті [стаття закону] Закону України “Про трудове право” та статті [стаття закону] Закону України “Про облік праці”.
Дата внесення змін: [дата внесення змін]
Підпис: [ім’я та прізвище]
Примітка: у разі необхідності, може бути проведена перевірка документів працівника.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
