Наказ про внесення змін до графіка відпусток – це важливий документ у сфері трудового права та кадрового діловодства, який відіграє ключову роль у регулюванні відпусткового процесу на підприємстві. Цей наказ є формальним розпорядженням керівника організації, яке вносить корективи до раніше затвердженого графіка відпусток працівників. Здавалося б, що може бути простішим за зміну дат відпочинку, але насправді цей процес вимагає ретельного планування та дотримання низки юридичних вимог.
Необхідність у такому наказі може виникнути з різних причин, які часто є непередбачуваними та раптовими. Це може бути зміна виробничої необхідності, коли підприємство отримує важливе замовлення і потребує присутності ключових співробітників. Або ж ситуація може бути зворотною – через економічні труднощі компанія змушена відправити працівників у відпустку раніше запланованого терміну. Іноді зміни ініціюються самими працівниками через особисті обставини – хвороба близьких, неочікувана можливість подорожі чи навчання. У будь-якому випадку, такі зміни повинні бути належним чином оформлені, щоб уникнути можливих трудових спорів та забезпечити дотримання прав як працівників, так і роботодавця.
Види наказів про внесення змін до графіка відпусток можуть різнитися залежно від конкретної ситуації. Це може бути наказ про перенесення відпустки на інший період, наказ про продовження відпустки, наказ про відкликання працівника з відпустки, або ж наказ про надання відпустки поза графіком. Кожен з цих видів має свої особливості та вимоги до оформлення, але всі вони повинні відповідати загальним принципам трудового законодавства.
Складання наказу про внесення змін до графіка відпусток – це не просто формальність, а важливий юридичний акт, який має бути виконаний з особливою ретельністю. При його підготовці необхідно враховувати вимоги Кодексу законів про працю України, Закону України “Про відпустки”, а також внутрішні положення та колективний договір підприємства. Наказ повинен чітко вказувати причину внесення змін, нові дати відпустки, а також містити посилання на згоду працівника (якщо зміни ініційовані роботодавцем).
Сторонами в процесі внесення змін до графіка відпусток виступають роботодавець (або уповноважена ним особа) та працівник, чия відпустка підлягає зміні. Важливо розуміти, що хоча ініціатором змін може виступати будь-яка зі сторін, остаточне рішення про внесення змін приймає роботодавець. При цьому він повинен враховувати інтереси виробництва та побажання працівника.
Процес складання наказу про внесення змін до графіка відпусток зазвичай починається з подання працівником заяви про перенесення відпустки або з ініціативи роботодавця у зв’язку з виробничою необхідністю. На основі цього керівник підприємства або уповноважена ним особа (зазвичай це керівник кадрової служби) готує проект наказу. У наказі обов’язково вказуються прізвище, ім’я, по батькові працівника, його посада, структурний підрозділ, початкові та нові дати відпустки, причина перенесення, а також підстава для видання наказу (заява працівника або службова записка керівника підрозділу).
Особливу увагу при складанні наказу слід приділити обґрунтуванню необхідності внесення змін до графіка відпусток. Якщо зміни ініційовані роботодавцем, важливо чітко вказати виробничі причини, які зумовили таку необхідність. Це може бути важливо у випадку можливих трудових спорів у майбутньому.
Після підготовки проекту наказу він подається на підпис керівнику підприємства. Підписаний наказ реєструється у відповідному журналі, а потім доводиться до відома працівника під підпис. Важливо, щоб працівник був ознайомлений з наказом до початку нового періоду відпустки.
Варто зазначити, що наказ про внесення змін до графіка відпусток не є просто внутрішнім документом підприємства. Він має важливе значення для правильного нарахування заробітної плати, обліку робочого часу, а також може бути використаний при вирішенні трудових спорів. Тому до його складання слід підходити з особливою увагою, враховуючи всі можливі юридичні наслідки.
У підсумку, наказ про внесення змін до графіка відпусток є важливим інструментом управління персоналом, який дозволяє гнучко реагувати на зміни у виробничому процесі та особисті обставини працівників. Правильно складений наказ забезпечує дотримання трудових прав працівників, допомагає уникнути можливих конфліктів та сприяє ефективній організації роботи підприємства в цілому.
Приклади
ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ “НАЗВА КОМПАНІЇ”
НАКАЗ
[Дата] [Місто] № [Номер наказу]
Про внесення змін до графіка відпусток
Відповідно до статті 79 Кодексу законів про працю України, статті 10 Закону України “Про відпустки” та у зв’язку з [вказати причину: виробнича необхідність / заява працівника / інше],
НАКАЗУЮ:
1. Внести зміни до графіка відпусток на [рік] рік, затвердженого наказом від [дата] № [номер], а саме:
1.1. Перенести щорічну основну відпустку [ПІБ працівника, посада, структурний підрозділ]
з [початкова дата] – [кінцева дата]
на [нова початкова дата] – [нова кінцева дата].
2. [ПІБ та посада відповідальної особи] внести відповідні зміни до графіка відпусток на [рік] рік.
3. [ПІБ та посада відповідальної особи] ознайомити [ПІБ працівника] з цим наказом під підпис.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на [ПІБ та посада відповідальної особи].
Підстава: [заява працівника від (дата) / службова записка керівника структурного підрозділу від (дата) / інше]
[Посада керівника] [Підпис] [ПІБ]
З наказом ознайомлений:
[ПІБ працівника] [Підпис] [Дата]
Цей шаблон наказу про внесення змін до графіка відпусток розроблений відповідно до вимог українського законодавства, зокрема Кодексу законів про працю України та Закону України “Про відпустки”.
При використанні цього шаблону важливо звернути увагу на кілька ключових моментів. По-перше, у преамбулі наказу вказуються правові підстави для його видання – стаття 79 КЗпП України та стаття 10 Закону України “Про відпустки”, які регулюють питання надання та перенесення щорічних відпусток.
У першому пункті наказу чітко вказуються зміни, які вносяться до графіка відпусток. Важливо зазначити повне ім’я працівника, його посаду та структурний підрозділ, а також точні дати – як початкові, так і нові дати відпустки.
Другий пункт наказу стосується внесення змін безпосередньо до графіка відпусток. Це важливо для ведення правильного обліку відпусток на підприємстві.
Третій пункт забезпечує виконання вимоги законодавства щодо ознайомлення працівника з наказом під підпис. Це важливий момент, оскільки підтверджує, що працівник проінформований про зміни у своєму графіку відпусток.
Четвертий пункт визначає особу, відповідальну за контроль виконання наказу. Зазвичай це може бути керівник кадрової служби або інша уповноважена особа.
У підставі наказу вказується документ, який став причиною внесення змін до графіка відпусток. Це може бути заява працівника, якщо зміни ініційовані ним, або службова записка керівника структурного підрозділу, якщо зміни викликані виробничою необхідністю.
При заповненні цього шаблону слід враховувати конкретну ситуацію та причини внесення змін до графіка відпусток. Наприклад, якщо відпустка переноситься з ініціативи роботодавця, важливо вказати конкретну виробничу причину та отримати згоду працівника на такі зміни.
Також важливо пам’ятати, що згідно з частиною 5 статті 79 КЗпП України, у разі перенесення щорічної відпустки новий термін її надання встановлюється за згодою між працівником і власником або уповноваженим ним органом. Тому, якщо зміни ініційовані роботодавцем, важливо мати документальне підтвердження згоди працівника.
Рекомендується консультуватися з юристом або фахівцем з трудового права для забезпечення повної відповідності наказу вимогам чинного законодавства України та уникнення можливих трудових спорів у майбутньому.
Наказ
У зв’язку з необхідністю внесення змін до графіка відпусток на 2024 рік, з метою забезпечення належної організації робочого процесу, керуючись статтею 10 Закону України “Про відпустки”, яка дозволяє вносити зміни до графіка відпусток за погодженням між роботодавцем та працівником,
НАКАЗУЮ:
1. Внести зміни до графіка відпусток на 2024 рік для наступних працівників:
– Прізвище Ім’я По батькові, посада. Перенести початок щорічної основної відпустки з (вказати початкову дату) на (вказати нову дату).
– Прізвище Ім’я По батькові, посада. Надати щорічну основну відпустку з (вказати нову дату) замість раніше запланованої (вказати стару дату).
2. Забезпечити узгодження нових дат відпусток з працівниками та оформити відповідні документи.
3. Зобов’язати керівників відділів ознайомити працівників зі змінами у графіку відпусток під підпис не пізніше ніж за два тижні до початку відпустки.
4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на (вказати відповідальну особу).
Підстава:
1. Стаття 10 Закону України “Про відпустки”.
2. Заяви працівників про перенесення відпусток та виробнича необхідність.
Директор підприємства
(Підпис)
(Прізвище, ініціали)
Дата складання наказу: (вказати дату)
—
Приклад заповнення:
1. Працівник: Іваненко Іван Іванович, начальник відділу кадрів.
Перенесення відпустки: з 10 жовтня 2024 року на 1 листопада 2024 року.
2. Працівник: Петренко Петро Петрович, бухгалтер.
Нова дата відпустки: з 15 грудня 2024 року замість раніше запланованої з 1 грудня 2024 року.
Шаблон наказу про внесення змін до графіка відпусток
[Назва підприємства]
НАКАЗ
№ [номер наказу] від [дата]
м. [місто] Про внесення змін до графіка відпусток
Керуючись статтею 10 Закону України «Про відпустки», з метою [вказати причину змін, наприклад: забезпечення безперебійної роботи підприємства, врахування побажань працівників тощо], НАКАЗУЮ:
- Внести наступні зміни до графіка відпусток працівників на [рік]:
- [Перелік змін, наприклад: перенести щорічну відпустку Іванова Івана Івановича з липня на серпень, скоротити тривалість відпустки Петрова Петра Петровича на 5 календарних днів у зв’язку з виробничою необхідністю тощо].
- Затвердити нову редакцію графіка відпусток (додається).
- Довести зміни до відома всіх працівників під підпис не пізніше [дата].
Відповідальність за виконання наказу покладаю на [прізвище, посада працівника].
Директор [підприємства] [підпис] [прізвище] [ініціали]
Приклад заповнення
ТОВ “Будівельник”
НАКАЗ
№ 123 від 15.04.2024
м. Київ Про внесення змін до графіка відпусток
Керуючись статтею 10 Закону України «Про відпустки», з метою забезпечення безперебійної роботи підприємства в піковий період, НАКАЗУЮ:
- Внести наступні зміни до графіка відпусток працівників на 2024 рік:
- Перенести щорічну відпустку Сидорова Олександра Петровича з липня на вересень.
- Скоротити тривалість відпустки Коваленко Олени Петрівни на 5 календарних днів у зв’язку з виробничою необхідністю.
- Затвердити нову редакцію графіка відпусток (додається).
- Довести зміни до відома всіх працівників під підпис не пізніше 20.04.2024.
Відповідальність за виконання наказу покладаю на начальника відділу кадрів Петрова Івана Івановича.
Директор ТОВ “Будівельник” [підпис] Сидоров Олександр Петрович
Зверніть увагу:
- Причина змін: Завжди вказуйте чітку причину внесення змін до графіка відпусток.
- Конкретні зміни: Детально опишіть, які саме зміни вносяться.
- Новий графік: Додайте до наказу нову редакцію графіка відпусток.
- Повідомлення працівників: Вкажіть термін, до якого працівники повинні бути повідомлені про зміни.
- Відповідальність: Визначте особу, відповідальну за виконання наказу.
Важливо:
- Згода працівника: Перед внесенням змін до графіка відпусток бажано отримати згоду працівника, якого це стосується.
- Обмеження: Пам’ятайте, що не всі зміни до графіка відпусток можливі. Так, наприклад, не можна скоротити щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарних дні.
- Документальне оформлення: Оформляйте всі зміни належним чином і зберігайте документи.
Наказ про внесення змін до графіка відпусток
[Дата]
[Організація/Підрозділ]
[Місто, область]
[Повне ім’я керівника]
Керівник [Організація/Підрозділ]
Вимушений повідомляти, що з [дата початку дії] вводиться новий графік відпусток для працівників [назва організації/підрозділу].
Цей наказ є результатом змін у структурі організації та необхідності забезпечення рівномірного розподілу відпусток між працівниками.
Згідно з Законом України “Про працю” від 17.07.1992 року, розділ 2, стаття 34, працівники мають право на відпустки, які повинні бути передбачені графіком відпусток.
Для забезпечення рівномірного розподілу відпусток, передбачається:
* Внесення змін до графіка відпусток, що включає в себе нові дати відпусток та зміни в їхньому складі;
* Ознайомлення працівників з новим графіком відпусток;
* Моніторинг та контроль за дотриманням нових умов відпусток.
Вимушений повідомляти, що всі працівники повинні дотримуватися нових умов відпусток та реєструвати свої відпустки відповідно до нового графіка.
[Повне ім’я керівника]
Керівник [Організація/Підрозділ]
Дата: [дата]
Примітка: приклади заповнення:
* Новий графік відпусток: затверджений 15 вересня 2022 року;
* Ознайомлення працівників: проведено 2-х годинне навчання для 30 працівників;
* Моніторинг та контроль: проведено 2 рази на місяць перевірки дотримання нових умов відпусток.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
