Наказ про прийняття на умовах трудового договору про дистанційну роботу – це унікальний документ у сфері трудового права України, який відображає сучасні тенденції в організації праці та адаптацію бізнесу до нових реалій. Цей наказ є ключовим елементом у процесі оформлення трудових відносин між роботодавцем та працівником, який буде виконувати свої обов’язки віддалено, поза межами офісу чи виробничого приміщення роботодавця.
У світі, де технології стрімко розвиваються, а глобальні виклики змушують нас переосмислювати традиційні підходи до роботи, дистанційна форма зайнятості стає все більш затребуваною. Вона дозволяє компаніям залучати таланти з різних куточків країни або навіть світу, оптимізувати витрати на утримання офісних приміщень, а працівникам – знаходити баланс між професійним та особистим життям. Однак, щоб ця форма роботи була ефективною та законною, необхідно правильно оформити відповідні документи, серед яких наказ про прийняття на умовах трудового договору про дистанційну роботу займає центральне місце.
Цей наказ не має стандартизованої форми, встановленої законодавством, що дає певну свободу у його складанні. Проте існують загальні вимоги та рекомендації щодо його змісту та структури. Наказ повинен містити чітке рішення роботодавця про прийняття працівника на роботу на умовах дистанційної праці, а також включати основні умови такої роботи.
Видання наказу про прийняття на умовах трудового договору про дистанційну роботу зазвичай є результатом попередніх переговорів між роботодавцем та потенційним працівником. Цьому передує подання заяви про прийняття на роботу, співбесіда, можливо, тестове завдання та узгодження умов праці. Важливо розуміти, що хоча ініціатива щодо дистанційної роботи може виходити від працівника, остаточне рішення про надання такої можливості приймає роботодавець, враховуючи специфіку роботи та можливості організації такого режиму.
Сторонами в цьому документі виступають роботодавець, який видає наказ, та працівник, якого приймають на роботу. Хоча працівник не є безпосереднім автором наказу, його інтереси та побажання щодо умов праці мають бути враховані при складанні документа.
При складанні наказу необхідно враховувати ряд важливих аспектів. По-перше, слід чітко вказати посаду, на яку приймається працівник, та структурний підрозділ, якщо такий є. По-друге, важливо зазначити дату початку роботи та її режим. Крім того, в наказі рекомендується вказати основні умови дистанційної роботи: способи комунікації з керівництвом та колегами, порядок звітування про виконану роботу, особливості обліку робочого часу.
Особливу увагу слід приділити питанням організації робочого місця та забезпечення працівника необхідним обладнанням. У наказі може бути зазначено, що працівник використовує власне обладнання або що роботодавець забезпечує його необхідними технічними засобами. Це важливий момент, оскільки від нього залежить ефективність роботи та дотримання вимог охорони праці.
Складання наказу про прийняття на умовах трудового договору про дистанційну роботу вимагає уважності та розуміння специфіки такої форми праці. Хоча сам документ може здаватися простим, він має важливі юридичні наслідки. Тому рекомендується залучати до його підготовки фахівців з кадрового діловодства та юристів, особливо якщо йдеться про нестандартні умови роботи або складні випадки.
Важливо розуміти, що наказ – це лише один з елементів у процесі оформлення дистанційної роботи. Він має бути узгоджений з трудовим договором, який детально регламентує умови праці. Крім того, роботодавець повинен забезпечити проведення інструктажу з охорони праці та пожежної безпеки, навіть якщо це відбувається дистанційно.
У світлі сучасних викликів та змін у трудовому законодавстві, пов’язаних з пандемією COVID-19 та іншими факторами, значення наказу про прийняття на умовах трудового договору про дистанційну роботу лише зростає. Цей документ стає не просто формальністю, а важливим інструментом регулювання трудових відносин в нових реаліях, забезпечуючи гнучкість та адаптивність як для працівників, так і для роботодавців.
Наказ про прийняття на умовах трудового договору про дистанційну роботу є відображенням того, як швидко змінюється світ праці, і як законодавство та практика трудових відносин адаптуються до цих змін. Він символізує перехід до нової ери в організації праці, де фізична присутність в офісі перестає бути обов’язковою умовою ефективної роботи. Цей документ відкриває нові можливості як для роботодавців, так і для працівників, дозволяючи створювати більш гнучкі та індивідуалізовані умови праці.
Приклади
[Назва підприємства/установи/організації]
НАКАЗ
[Дата] [Місце видання] № [Номер наказу]
Про прийняття на роботу
на умовах дистанційної роботи
Відповідно до статті 21 та статті 60-2 Кодексу законів про працю України, Закону України “Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо удосконалення правового регулювання дистанційної, надомної роботи та роботи із застосуванням гнучкого режиму робочого часу” від 04.02.2021 № 1213-IX,
НАКАЗУЮ:
1. Прийняти [ПІБ працівника] на посаду [назва посади] до [назва структурного підрозділу] на умовах дистанційної роботи з [дата початку роботи].
2. Встановити [ПІБ працівника] наступні умови дистанційної роботи:
– Режим роботи: [наприклад, з 9:00 до 18:00 з понеділка по п’ятницю]
– Способи комунікації: [наприклад, корпоративна електронна пошта, месенджер Slack, відеоконференції через Zoom]
– Порядок звітування: [наприклад, щоденні звіти про виконану роботу через систему управління проектами Jira, щотижневі відеоконференції з керівником]
3. [ПІБ працівника] використовує власне обладнання та програмне забезпечення для виконання роботи. / Забезпечити [ПІБ працівника] наступним обладнанням та програмним забезпеченням: [перелік обладнання та програмного забезпечення].
4. [ПІБ та посада відповідальної особи] провести дистанційний інструктаж з охорони праці та пожежної безпеки для [ПІБ працівника] до [дата проведення інструктажу].
5. Встановити [ПІБ працівника] посадовий оклад у розмірі [сума] гривень на місяць.
6. Бухгалтерії здійснювати нарахування та виплату заробітної плати [ПІБ працівника] відповідно до штатного розпису та цього наказу.
7. [ПІБ та посада відповідальної особи] ознайомити [ПІБ працівника] з Правилами внутрішнього трудового розпорядку, Колективним договором та посадовою інструкцією.
8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на [посада та ПІБ відповідальної особи].
Підстава: заява [ПІБ працівника] від [дата подання заяви], трудовий договір про дистанційну роботу від [дата укладення договору].
[Посада керівника] [Підпис] [ПІБ керівника]
З наказом ознайомлений:
[Підпис працівника] [ПІБ працівника] [Дата ознайомлення]
Цей шаблон наказу про прийняття на умовах трудового договору про дистанційну роботу розроблено з урахуванням вимог чинного законодавства України, зокрема Кодексу законів про працю України та спеціального закону про дистанційну роботу.
При заповненні шаблону важливо звернути увагу на кілька ключових моментів. По-перше, чітко вкажіть повне ім’я працівника, його посаду та структурний підрозділ. Наприклад, “Петренко Петро Петрович на посаду менеджера з продажів до відділу маркетингу” або “Іваненко Іванна Іванівна на посаду провідного спеціаліста до департаменту кадрового забезпечення”.
Дата початку роботи має бути узгоджена з працівником та відповідати даті, зазначеній у трудовому договорі. Наприклад, “з 01 вересня 2024 року”.
Режим роботи, який встановлюється працівнику, має відповідати загальному режиму роботи підприємства та трудовому договору. Наприклад: “з 9:00 до 18:00 з понеділка по п’ятницю з перервою на обід з 13:00 до 14:00”.
Особливу увагу слід приділити способам комунікації та порядку звітування. Ці пункти мають бути максимально конкретними. Наприклад: “Способи комунікації: корпоративна електронна пошта, месенджер Slack для оперативного зв’язку, щотижневі відеоконференції через Zoom кожного понеділка о 10:00. Порядок звітування: щоденні звіти про виконану роботу через систему управління проектами Jira до 18:00, щотижневий звіт керівнику відділу електронною поштою кожної п’ятниці до 17:00”.
У пункті про забезпечення обладнанням важливо чітко вказати, чи використовує працівник власне обладнання, чи воно надається роботодавцем. Якщо обладнання надається роботодавцем, необхідно навести його детальний перелік. Наприклад: “Забезпечити Петренка П.П. наступним обладнанням та програмним забезпеченням: ноутбук HP ProBook 450 G7, навушники з мікрофоном Logitech H390, вебкамера Logitech C920 HD Pro, ліцензійне програмне забезпечення Microsoft Office 365”.
Інструктаж з охорони праці та пожежної безпеки має бути проведений до початку роботи працівника. Дата проведення інструктажу може бути вказана, наприклад, так: “до 31.08.2024”.
Розмір посадового окладу вказується відповідно до штатного розпису та домовленості з працівником. Наприклад: “встановити Петренку П.П. посадовий оклад у розмірі 25000 (двадцять п’ять тисяч) гривень на місяць”.
Контроль за виконанням наказу зазвичай покладається на безпосереднього керівника працівника або на керівника відділу кадрів. Наприклад: “Контроль за виконанням цього наказу покласти на начальника відділу кадрів Коваленко К.К.”
Пам’ятайте, що цей шаблон є базовим і може бути адаптований відповідно до специфіки вашого підприємства та конкретної ситуації. Завжди рекомендується узгодити деталі з юридичним відділом або зовнішнім консультантом перед виданням наказу.
___
[Дата]
[Назва підприємства, організації]
[Адреса підприємства, організації]
[Прізвище, ім’я, по батькові керівника підприємства]
[Посада керівника підприємства]
На підставі заяви [Прізвище, ім’я, по батькові працівника] від [дата подання заяви], а також відповідно до статті 60-2 Кодексу законів про працю України, наказую:
Прийняти на роботу [Прізвище, ім’я, по батькові працівника] на посаду [назва посади] з [дата початку роботи] на умовах дистанційної роботи. Укласти трудовий договір про дистанційну роботу відповідно до чинного законодавства, зокрема положень Кодексу законів про працю України, враховуючи необхідність забезпечення належних умов праці, виконання встановлених норм та правил, а також дотримання всіх вимог щодо охорони праці та конфіденційності.
Визначити місцем роботи [Прізвище, ім’я, по батькові працівника] його(її) місце проживання за адресою: [адреса проживання працівника].
Контроль за виконанням цього наказу покласти на [Прізвище, ім’я, по батькові відповідальної особи, її посада].
Підстава: заява [Прізвище, ім’я, по батькові працівника] від [дата].
[Дата, підпис керівника, печатка (за наявності)]
**Приклад заповнення:**
[20 серпня 2024 року]
ТОВ “ТехноКом”
вул. Індустріальна, 3, м. Київ, 04001
Сидоренко Петро Петрович
директор ТОВ “ТехноКом”
На підставі заяви Іваненка Івана Івановича від 15 серпня 2024 року, а також відповідно до статті 60-2 Кодексу законів про працю України, наказую:
Прийняти на роботу Іваненка Івана Івановича на посаду фахівця з обробки даних з 22 серпня 2024 року на умовах дистанційної роботи. Укласти трудовий договір про дистанційну роботу відповідно до чинного законодавства, зокрема положень Кодексу законів про працю України, враховуючи необхідність забезпечення належних умов праці, виконання встановлених норм та правил, а також дотримання всіх вимог щодо охорони праці та конфіденційності.
Визначити місцем роботи Іваненка Івана Івановича його місце проживання за адресою: вул. Центральна, 15, м. Київ.
Контроль за виконанням цього наказу покласти на Ковальчука Андрія Володимировича, начальника відділу кадрів.
Підстава: заява Іваненка Івана Івановича від 15 серпня 2024 року.
[20 серпня 2024 року, Сидоренко Петро Петрович]
Шаблон наказу про прийняття на роботу на умовах трудового договору про дистанційну роботу
[Місто] “___” [Місяць] ____ р.
[Повне найменування підприємства]
НАКАЗ
№ ___
Про прийняття на роботу
На підставі трудового договору, укладеного з [Прізвище, ім’я, по батькові працівника], та відповідно до ч. 2 ст. 15 Кодексу законів про працю України, наказую:
- Прийняти на роботу на умовах трудового договору про дистанційну роботу на посаду [посада] з [дата] [Прізвище, ім’я, по батькові працівника].
- Встановити для працівника [Прізвище, ім’я, по батькові працівника] наступні умови праці:
- Режим роботи: [опис режиму роботи, наприклад, п’ятиденний робочий тиждень з двома вихідними, ненормований робочий день].
- Місце роботи: [місце, де працівник виконуватиме свої обов’язки, наприклад, за вказаною домашньою адресою].
- Порядок контролю за виконанням роботи: [опис процедур контролю, наприклад, щоденна звітність, проведення онлайн-нарад].
- Оплата праці: [розмір та умови оплати праці, відповідно до трудового договору].
- Ознайомити працівника [Прізвище, ім’я, по батькові працівника] з цим наказом під підпис.
- Відділу кадрів: оформити особову справу працівника [Прізвище, ім’я, по батькові працівника].
Директор [Підпис] [Прізвище, ім’я, по батькові керівника]
Ознайомлений(а): [Підпис] [Прізвище, ім’я, по батькові працівника] [Дата]
Пояснення:
- Кодекс законів про працю України (КЗпП) – основний нормативний акт, який регулює трудові відносини в Україні. Частина 2 статті 15 КЗпП визначає поняття дистанційної роботи та передбачає можливість її застосування.
- Трудовий договір – це основний документ, який регулює трудові відносини між роботодавцем і працівником. У ньому детально прописуються всі умови праці, включаючи режим роботи, оплату праці, обов’язки сторін тощо.
- Наказ про прийняття на роботу – офіційний документ, який фіксує факт прийняття працівника на роботу та його умови.
Приклад заповнення:
[Місто] Київ “15” квітня 2024 р.
[Повне найменування підприємства] Товариство з обмеженою відповідальністю “IT-Компанія”
НАКАЗ
№ 11
Про прийняття на роботу
На підставі трудового договору, укладеного з Ковальчук Оленою Василівною, та відповідно до ч. 2 ст. 15 Кодексу законів про працю України, наказую:
- Прийняти на роботу на умовах трудового договору про дистанційну роботу на посаду копірайтера з 20 квітня 2024 року Ковальчук Олену Василівну.
- Встановити для працівника Ковальчук Олени Василівни наступні умови праці:
- Режим роботи: п’ятиденний робочий тиждень з плаваючим графіком, з можливістю самостійного планування робочого часу.
- Місце роботи: за адресою, вказаною в трудовому договорі.
- Порядок контролю за виконанням роботи: щотижнева звітність про виконані завдання, участь в онлайн-нарадах.
- Оплата праці: погодинна оплата праці за встановленим тарифом, виплата заробітної плати щомісяця.
- Ознайомити працівника Ковальчук Олену Василівну з цим наказом під підпис.
- Відділу кадрів: оформити особову справу працівника Ковальчук Олени Василівни.
Директор [Підпис] Петренко Іван Петрович
Ознайомлена: [Підпис] Ковальчук Олена Василівна 15 квітня 2024 року
Наказ про прийняття на умови трудового договору про дистанційну роботу
Наказую, що працівник [ім’я], зареєстрований по адресі [адреса], прийнято на умови трудового договору про дистанційну роботу в [назва компанії] з [дата початку роботи] до [дата кінця роботи].
Цей трудовий договір передбачає, що працівник [ім’я] буде працювати на дистанційному режимі, без необхідності фізичного перебування на території компанії, з урахуванням встановлених норм і вимог, які передбачені Законом України “Про працю” та іншими законодавчими актами України.
Я, [ім’я], керівник [назва компанії], підтверджую, що працівник [ім’я] володіє необхідними навичками та знаннями для виконання своїх обов’язків на дистанційному режимі роботи, і що він готовий до співпраці з колегами та керівництвом компанії для досягнення спільних цілей.
Я підтверджую, що працівник [ім’я] звільнений від відповідальності за невиконання своїх обов’язків на дистанційному режимі роботи, якщо він виконує свої обов’язки в установленому порядку та дотримується встановлених норм і вимог.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
