Наказ про проведення новорічного корпоративу як представницького (рекламного) заходу є важливим юридичним документом у корпоративному праві України, який регламентує організацію та проведення святкового заходу з позиції його ділової мети. Цей документ має особливе значення для правильного відображення витрат підприємства та їх обґрунтування перед податковими органами.
Складання такого наказу починається з чіткого визначення мети проведення корпоративного заходу. У документі обов’язково зазначається, що новорічний корпоратив проводиться не лише для розваги співробітників, а насамперед для просування бренду компанії, налагодження ділових зв’язків з партнерами та клієнтами, підвищення лояльності наявних клієнтів та залучення потенційних. Важливо підкреслити рекламний характер заходу, оскільки це дозволяє віднести витрати на його проведення до складу податкових витрат підприємства.
У наказі обов’язково визначається відповідальна особа за організацію заходу – як правило, це може бути керівник відділу маркетингу або PR-менеджер. Ця особа відповідає за розробку програми заходу, складання кошторису витрат, формування списку запрошених гостей та контроль за виконанням усіх пунктів наказу. Документ має містити чіткий перелік завдань та обов’язків відповідальної особи.
Важливою частиною наказу є затвердження кошторису витрат на проведення заходу. У ньому детально розписуються всі передбачені витрати: оренда приміщення, кейтерингові послуги, розважальна програма, декорації, рекламні матеріали, сувенірна продукція тощо. Кожна стаття витрат повинна бути обґрунтована з точки зору її необхідності для досягнення рекламних цілей заходу.
Особлива увага приділяється оформленню документального супроводу заходу. У наказі прописується необхідність фото- та відеофіксації, збору відгуків учасників, підготовки прес-релізів до і після заходу. Це важливо для підтвердження ділового характеру заходу та обґрунтування понесених витрат перед контролюючими органами.
Наказ обов’язково повинен містити пункт про дотримання правил безпеки під час проведення заходу. Призначається відповідальна особа за техніку безпеки, протипожежну безпеку та дотримання санітарно-епідеміологічних норм. Також важливо передбачити порядок дій у разі виникнення надзвичайних ситуацій.
У документі також зазначаються очікувані результати від проведення заходу: зростання впізнаваності бренду, збільшення клієнтської бази, покращення ділових відносин з партнерами, підвищення лояльності клієнтів. Важливо встановити конкретні показники ефективності заходу та способи їх вимірювання.
Підписується наказ керівником підприємства або уповноваженою особою, яка має право підпису подібних документів. Обов’язковим є ознайомлення з наказом усіх відповідальних осіб під підпис. Документ складається у декількох примірниках, один з яких зберігається в бухгалтерії для правильного відображення витрат.
Приклади
Товариство з обмеженою відповідальністю “НАЗВА КОМПАНІЇ”
Код ЄДРПОУ ХХХХХХХХ
НАКАЗ № ___
м. Київ “___” грудня 202_ року
Про проведення представницького заходу
Відповідно до положень Податкового кодексу України від 02.12.2010 № 2755-VI, Закону України “Про рекламу” від 03.07.1996 № 270/96-ВР, з метою підвищення впізнаваності бренду компанії, налагодження та зміцнення ділових відносин з партнерами, презентації досягнень компанії за 2024 рік та планів розвитку на 2025 рік,
НАКАЗУЮ:
1. Провести представницький рекламний захід у форматі новорічного прийому (далі – Захід) 22 грудня 2024 року з 18:00 до 23:00 у конференц-залі готелю “НАЗВА” за адресою: м. Київ, вул. _____________, буд. ___.
2. Затвердити програму Заходу:
18:00 – 19:00 – реєстрація гостей, вітальні напої
19:00 – 19:30 – презентація досягнень компанії
19:30 – 20:00 – виступ генерального директора
20:00 – 23:00 – святкова програма, нетворкінг
3. Призначити відповідальним за організацію та проведення Заходу керівника відділу маркетингу Петренко Марію Іванівну.
4. Відповідальній особі забезпечити:
– підготовку та розсилку запрошень діловим партнерам та клієнтам компанії до 10.12.2024
– замовлення банкетного обслуговування
– організацію фото- та відеозйомки
– підготовку рекламних матеріалів та сувенірної продукції
– оформлення звітної документації після проведення Заходу
5. Затвердити кошторис витрат на проведення Заходу у розмірі 250 000 (двісті п’ятдесят тисяч) гривень 00 копійок, у тому числі:
– оренда приміщення – 50 000 грн
– банкетне обслуговування – 120 000 грн
– рекламні матеріали та сувенірна продукція – 40 000 грн
– розважальна програма – 30 000 грн
– фото- та відеозйомка – 10 000 грн
6. Головному бухгалтеру Сидоренко О.П.:
– забезпечити документальне оформлення витрат на проведення Заходу відповідно до вимог чинного законодавства
– включити витрати на проведення Заходу до складу витрат підприємства згідно з п. 140.1.5 ст. 140 Податкового кодексу України
7. Призначити відповідальним за дотримання правил техніки безпеки та протипожежної безпеки під час проведення Заходу начальника господарського відділу Коваленка П.С.
8. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.
Підстава: службова записка керівника відділу маркетингу від ___.12.202_ №___.
Генеральний директор ___________ П.І.Б.
(підпис)
З наказом ознайомлені:
Керівник відділу маркетингу ___________ Петренко М.І. ___.___.202_
Головний бухгалтер ___________ Сидоренко О.П. ___.___.202_
Начальник господарського
відділу ___________ Коваленко П.С. ___.___.202_
На підставі чинного законодавства України, зокрема, Податкового кодексу України, Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», а також з метою належної організації рекламного заходу, що сприятиме підвищенню рівня обізнаності про діяльність підприємства та зміцненню партнерських відносин, директор підприємства приймає рішення щодо проведення новорічного корпоративного заходу, який відповідатиме статусу представницького.
У наказі зазначається, що захід організовується з метою популяризації бренду підприємства, розвитку його ділової репутації та залучення нових партнерів. Корпоратив буде проведено у відповідний термін на заздалегідь визначеній локації. Для організації заходу та забезпечення відповідних умов призначаються відповідальні особи з числа працівників підприємства.
Зазначається, що витрати на проведення корпоративу, включаючи оренду приміщення, харчування та розважальну програму, відносяться до витрат на рекламу підприємства, оскільки даний захід спрямований на представлення та просування його товарів або послуг. Витрати будуть документально підтверджені згідно з вимогами чинного законодавства та відображені в бухгалтерському обліку підприємства відповідно до норм податкового законодавства України.
Приклад заповнення може включати інформацію про конкретну дату проведення заходу, місце проведення, відповідальних осіб, а також приблизний кошторис витрат. Важливо також додати розділ, який передбачає проведення фото- та відеофіксації з метою подальшого використання матеріалів у рекламних цілях.
Цей наказ є внутрішнім документом підприємства, на підставі якого відповідні особи здійснюватимуть заходи з організації та проведення новорічного корпоративу, дотримуючись чинного законодавства України.
Шаблон наказу про проведення новорічного корпоративу як представницького заходу
[Назва підприємства]
НАКАЗ
№ [Номер наказу] від [Дата]
Про проведення новорічного корпоративу
З метою підведення підсумків року, налагодження партнерських відносин та популяризації діяльності підприємства, наказую:
- Провести новорічний корпоратив [дата проведення] за адресою: [місце проведення].
- Призначити відповідальним за організацію та проведення корпоративу: [ПІБ працівника, посада].
- Розробити та затвердити програму заходу не пізніше [дата], яка має передбачати:
- Офіційну частину (привітання керівництва, підведення підсумків року, нагородження працівників).
- Розважальну частину (конкурси, виступи артистів, фуршет).
- Рекламну частину (презентація нових продуктів/послуг, роздача сувенірів з логотипом компанії).
- Затвердити кошторис витрат на проведення корпоративу у сумі [сума] грн. Фінансування здійснювати за рахунок коштів, передбачених на маркетингові заходи в кошторисі підприємства.
- Оформити всі необхідні документи для обліку витрат на проведення корпоративу відповідно до вимог податкового законодавства України.
Обґрунтування:
Проведення новорічного корпоративу у форматі представницького заходу є необхідним для:
- Підвищення лояльності співробітників.
- Створення позитивного іміджу компанії.
- Налагодження партнерських відносин.
- Популяризації продукції/послуг підприємства.
Відповідно до законодавства України:
Витрати на проведення корпоративних заходів можуть бути віднесені до витрат на рекламу та маркетинг за умови, що такі заходи мають безпосереднє відношення до просування продукції/послуг підприємства та сприяють досягненню поставлених маркетингових цілей.
[Прізвище, ім’я, по батькові] керівника підприємства [Підпис] [Дата]
Примітка:
- Даний шаблон є зразковим і може бути доповнений або змінений з урахуванням специфіки діяльності підприємства.
- Для більш детального роз’яснення щодо обліку витрат на проведення корпоративних заходів рекомендується звернутися до бухгалтера або податкового консультанта.
Приклад заповнення:
[ТОВ “Компанія”]]
НАКАЗ
№ 123 від 15.11.2023
Про проведення новорічного корпоративу
З метою підведення підсумків року, налагодження партнерських відносин та популяризації діяльності компанії, наказую:
- Провести новорічний корпоратив 25 грудня 2023 року в ресторані “Атлантида”.
- Призначити відповідальним за організацію та проведення корпоративу: Петренко Івана Петровича, менеджера з маркетингу. … (далі заповнюється за аналогією)
Зверніть увагу:
- Для кожного конкретного випадку необхідно детально прописувати всі пункти наказу, з урахуванням особливостей проведення заходу.
- Важливо, щоб наказ був підписаний керівником підприємства та скріплений печаткою (якщо така є).
Важливий момент:
Для того, щоб витрати на корпоратив можна було віднести до витрат на рекламу, необхідно чітко прописати в програмі заходу рекламну складову та підтвердити її проведення відповідними документами (фотозвіти, відеозаписи, відгуки учасників тощо).
Рекомендація:
Перед підписанням наказу рекомендується проконсультуватися з юристом або бухгалтером для уточнення всіх нюансів та уникнення можливих правових ризиків.
Увага:
Законодавство України постійно змінюється, тому для отримання актуальної інформації рекомендується звертатися до фахівців.
Наказ про проведення новорічного корпоративу як представницького (рекламного) заходу
У зв’язку з проведенням новорічного корпоративу як представницького заходу, що включає в себе рекламні дії, керівництво компанії вирішує видати наказ про організацію цього заходу.
Згідно з Законом України “Про рекламу” від 08.07.1995 року, реклама є будь-яким повідомленням, що направлено на просування товарів, послуг або ідей, а також на формування громадської думки про них.
Наказ про проведення новорічного корпоративу як представницького заходу є необхідним документом, що підтверджує проведення рекламних дій під час заходу.
Повинен бути включений у наказ наступний зміст:
* Опис заходу: новорічний корпоратив, що включає в себе концерт, танці, нагородження працівників, тощо.
* Мета заходу: просування компанії, формування громадської думки про неї, підтримка морального духу працівників.
* Список учасників: список працівників, які беруть участь у заході, а також гості, що запрошені на заход.
* Розклад заходу: час початку та закінчення заходу, програма заходів.
* Місце проведення: адреса місця проведення заходу.
* Організація заходу: список осіб, які відповідають за організацію заходу, їхні контактні дані.
* Бюджет заходу: сума, виділена на організацію заходу.
Наказ повинен бути підписаний керівником компанії та затверджений на засіданні керівного складу.
Наказ про проведення новорічного корпоративу як представницького заходу є необхідним документом, що підтверджує проведення рекламних дій під час заходу.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
