Наказ про передавання справ головним бухгалтером – це важливий документ у сфері бухгалтерського обліку та управління підприємством, який відіграє ключову роль у забезпеченні безперервності та правильності ведення фінансової документації. Цей наказ є формальним розпорядженням керівника підприємства, яке ініціює та регламентує процес передачі бухгалтерських справ від одного головного бухгалтера до іншого або тимчасово виконуючого обов’язки.
Необхідність у такому наказі виникає в різних ситуаціях, які можуть здатися несподіваними для непосвячених, але є цілком звичайними в житті будь-якого підприємства. Це може бути звільнення головного бухгалтера, його тривала відпустка, декретна відпустка, або навіть раптова хвороба. У кожному з цих випадків важливо забезпечити безперебійну роботу бухгалтерії та зберегти цілісність фінансової інформації підприємства.
Складання наказу про передавання справ головним бухгалтером – це не просто формальність, а важливий юридичний акт, який має бути виконаний з особливою ретельністю. Цей документ не тільки регламентує процес передачі справ, але й захищає інтереси як підприємства, так і обох бухгалтерів – того, хто передає справи, і того, хто їх приймає. Він допомагає уникнути можливих непорозумінь та конфліктів у майбутньому, чітко фіксуючи стан справ на момент передачі.
При складанні наказу про передавання справ головним бухгалтером необхідно враховувати ряд важливих моментів. По-перше, в наказі повинні бути чітко вказані причини передачі справ. Це може бути звільнення, відпустка, переведення на іншу посаду тощо. По-друге, наказ повинен містити точні дати початку та закінчення процесу передачі справ. Це важливо для визначення відповідальності кожного з бухгалтерів за певний період.
Особливу увагу слід приділити складу комісії, яка буде контролювати процес передачі справ. Зазвичай до неї входять представники керівництва підприємства, юридичного відділу, а також інші фахівці, які можуть оцінити правильність ведення бухгалтерського обліку. Включення до складу комісії різних спеціалістів допомагає забезпечити всебічний та об’єктивний контроль за процесом передачі справ.
У наказі також повинен бути чітко визначений перелік документів та матеріальних цінностей, які підлягають передачі. Це можуть бути бухгалтерські книги, фінансові звіти, податкові декларації, договори з контрагентами, печатки та штампи, ключі від сейфів тощо. Важливо, щоб цей перелік був максимально повним та детальним, щоб уникнути можливих непорозумінь у майбутньому.
Окремим пунктом у наказі зазвичай вказується порядок складання акта приймання-передачі справ. Цей документ є ключовим результатом процесу передачі справ і повинен містити детальну інформацію про стан бухгалтерського обліку на підприємстві, наявність та правильність оформлення всіх необхідних документів, стан розрахунків з контрагентами та податковими органами.
Варто зазначити, що наказ про передавання справ головним бухгалтером може мати різні форми залежно від конкретної ситуації та специфіки підприємства. Наприклад, якщо передача справ відбувається у зв’язку із звільненням головного бухгалтера, наказ може містити додаткові пункти про проведення аудиторської перевірки або інвентаризації. У випадку тимчасової передачі справ, наприклад, на час відпустки, наказ може бути менш детальним і фокусуватися на поточних справах та невідкладних завданнях.
Процес складання наказу про передавання справ головним бухгалтером зазвичай ініціюється керівником підприємства або його заступником з фінансових питань. Однак у його підготовці беруть участь різні фахівці – юристи, які забезпечують відповідність наказу вимогам законодавства, HR-спеціалісти, які відповідають за кадрові аспекти, та, звичайно, самі бухгалтери.
Важливо розуміти, що цей наказ не є просто внутрішнім документом підприємства. Він може мати серйозні юридичні наслідки, особливо у випадку виникнення спорів або претензій з боку податкових органів. Тому до його складання слід підходити з особливою увагою, враховуючи всі можливі нюанси та ризики.
У підсумку, наказ про передавання справ головним бухгалтером є важливим інструментом управління підприємством, який забезпечує безперервність та правильність ведення бухгалтерського обліку. Він допомагає захистити інтереси всіх залучених сторін та забезпечити прозорість фінансової діяльності підприємства. Правильно складений наказ – це запорука спокійної та ефективної роботи бухгалтерії, а отже, і всього підприємства в цілому.
Приклади
ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ “НАЗВА КОМПАНІЇ”
НАКАЗ
[Дата] [Місто] № [Номер наказу]
Про передавання справ головним бухгалтером
У зв’язку з [вказати причину: звільненням, виходом у відпустку, переведенням на іншу посаду тощо] головного бухгалтера [ПІБ], керуючись статтею 9 Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, з метою забезпечення безперервності ведення бухгалтерського обліку та збереження майна підприємства,
НАКАЗУЮ:
1. Створити комісію для приймання-передавання справ головного бухгалтера у складі:
Голова комісії: [ПІБ, посада]
Члени комісії: [ПІБ, посада], [ПІБ, посада]
2. [ПІБ головного бухгалтера, який передає справи] передати, а [ПІБ особи, яка приймає справи] прийняти справи, документи та матеріальні цінності, що знаходяться у віданні головного бухгалтера, у період з [дата початку] по [дата закінчення].
3. При передаванні справ перевірити наявність та стан:
– Бухгалтерської та податкової звітності за попередній звітний період;
– Первинних документів за поточний рік;
– Регістрів бухгалтерського обліку;
– Договорів з контрагентами;
– Печаток та штампів бухгалтерії;
– Ключів від сейфів та шаф;
– Електронних ключів для подання звітності;
– Інших документів та матеріальних цінностей, що належать до компетенції головного бухгалтера.
4. За результатами передавання справ скласти акт приймання-передавання у трьох примірниках, який має містити:
– Опис переданих документів, регістрів, звітів із зазначенням їх стану;
– Перелік невирішених питань;
– Список відсутніх документів (за наявності);
– Зауваження та пропозиції членів комісії.
5. Акт приймання-передавання справ подати на затвердження керівнику підприємства до [дата].
6. [ПІБ особи, яка приймає справи] у термін до [дата] надати письмовий звіт про виявлені недоліки у веденні бухгалтерського обліку та внутрішнього контролю (за наявності).
7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на [ПІБ, посада].
[Посада керівника] [Підпис] [ПІБ]
З наказом ознайомлені:
[ПІБ головного бухгалтера, який передає справи] [Підпис] [Дата]
[ПІБ особи, яка приймає справи] [Підпис] [Дата]
[ПІБ голови комісії] [Підпис] [Дата]
[ПІБ членів комісії] [Підпис] [Дата]
Цей шаблон наказу про передавання справ головним бухгалтером розроблений відповідно до вимог українського законодавства, зокрема Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”.
При використанні цього шаблону важливо звернути увагу на кілька ключових моментів. По-перше, у преамбулі наказу чітко вказується причина передачі справ. Це може бути звільнення, відпустка, переведення на іншу посаду тощо. Точне формулювання причини важливе для визначення характеру та обсягу передачі справ.
Перший пункт наказу стосується створення комісії для приймання-передавання справ. До складу комісії зазвичай входять представники керівництва підприємства, фінансового відділу, юридичної служби. Важливо, щоб члени комісії мали достатню кваліфікацію для оцінки правильності ведення бухгалтерського обліку.
У другому пункті вказуються конкретні особи, які передають та приймають справи, а також чіткі терміни проведення процедури. Це важливо для визначення відповідальності кожної зі сторін.
Третій пункт містить перелік документів та матеріальних цінностей, які підлягають передачі. Цей перелік може бути розширений або звужений залежно від специфіки підприємства. Важливо, щоб він охоплював всі ключові аспекти роботи бухгалтерії.
Четвертий та п’ятий пункти стосуються складання та затвердження акта приймання-передавання справ. Цей документ є ключовим результатом всієї процедури і повинен містити вичерпну інформацію про стан справ у бухгалтерії.
Шостий пункт передбачає надання звіту про виявлені недоліки. Це важливо для швидкого виявлення та усунення можливих проблем у веденні бухгалтерського обліку.
Сьомий пункт визначає особу, відповідальну за контроль виконання наказу. Зазвичай це може бути заступник директора з фінансових питань або інша посадова особа, яка має відповідні повноваження.
При заповненні цього шаблону слід враховувати специфіку конкретного підприємства та особливості організації бухгалтерського обліку. Рекомендується консультуватися з юристом або фахівцем з бухгалтерського обліку для забезпечення повної відповідності наказу вимогам чинного законодавства України та внутрішнім положенням підприємства.
Важливо пам’ятати, що цей наказ є офіційним документом, який може мати юридичні наслідки, особливо у випадку виникнення спорів або претензій з боку контролюючих органів. Тому до його складання слід підходити з особливою увагою, враховуючи всі можливі нюанси та ризики.
Наказ
У зв’язку з необхідністю передавання справ головним бухгалтером у зв’язку з його звільненням (або переведенням на іншу посаду), керуючись положеннями законодавства України, зокрема статтею 8 Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”, а також внутрішніми положеннями підприємства,
НАКАЗУЮ:
1. Зобов’язати головного бухгалтера (Прізвище, Ім’я, По батькові) передати бухгалтерські документи, матеріальні активи та інші справи, пов’язані з веденням бухгалтерського обліку, новому (або тимчасово виконуючому обов’язки) головному бухгалтеру (Прізвище, Ім’я, По батькові).
2. Створити комісію для приймання-передавання справ у складі:
– Прізвище, Ім’я, По батькові — керівник комісії, посада;
– Прізвище, Ім’я, По батькові — член комісії, посада;
– Прізвище, Ім’я, По батькові — член комісії, посада.
3. Визначити термін для передавання справ — до (вказати дату), протягом якого повинно бути завершено приймання-передавання документів, матеріальних цінностей та іншої відповідної документації.
4. Зобов’язати комісію скласти акт приймання-передавання бухгалтерських документів та матеріальних активів, в якому зазначити перелік переданих документів, активів та матеріальних засобів.
5. Призначити (Прізвище, Ім’я, По батькові) відповідальним за своєчасне та правильне оформлення передавальних документів та складання акту приймання-передавання.
6. Установити, що новий (або тимчасово виконуючий обов’язки) головний бухгалтер несе відповідальність за правильність та повноту прийнятих документів з моменту підписання акту приймання-передавання.
7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на (вказати відповідальну особу).
Підстава:
1. Звільнення (або переведення) головного бухгалтера (Прізвище, Ім’я, По батькові).
2. Стаття 8 Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”.
Директор підприємства
(Підпис)
(Прізвище, ініціали)
Дата складання наказу: (вказати дату)
—
Приклад заповнення:
1. Головний бухгалтер: Сидоренко Сергій Миколайович.
2. Новий головний бухгалтер: Ковальчук Ольга Петрівна.
3. Комісія: Голова — Іваненко Іван Іванович, члени — Петров Петро Петрович, Гнатенко Олександр Володимирович.
4. Термін передавання справ: до 31 жовтня 2024 року.
Акт приймання-передавання повинен містити детальний опис переданих документів та бути підписаним усіма членами комісії.
Шаблон наказу про передавання справ головним бухгалтером
[Назва підприємства]
НАКАЗ
№ [номер наказу] від [дата]
м. [місто] Про передавання справ головним бухгалтером
На підставі [вказати підставу, наприклад: наказу про звільнення, наказу про переведення тощо] та відповідно до чинного законодавства України, зокрема Кодексу законів про працю України, НАКАЗУЮ:
- Створити комісію для проведення приймання-передачі справ головного бухгалтера у складі:
- Голова комісії: [прізвище, посада]
- Члени комісії: [прізвища, посади]
- Визначити терміни проведення приймання-передачі справ: з [дата початку] по [дата закінчення].
- Передати головному бухгалтеру [прізвище] наступні документи та матеріали:
- [Перелік документів, наприклад: бухгалтерські реєстри, звітність, договори, печатки тощо].
- Головному бухгалтеру [прізвище], який приймає справи, забезпечити повну інвентаризацію всіх активів і зобов’язань підприємства.
- Після завершення приймання-передачі справ скласти акт у двох примірниках, який підписується членами комісії, головним бухгалтером, який передає справи, та головним бухгалтером, який приймає справи.
Відповідальність за виконання наказу покладаю на [прізвище, посада працівника].
Директор [підприємства] [підпис] [прізвище] [ініціали]
Приклад заповнення
ТОВ “Будівельник”
НАКАЗ
№ 234 від 10.05.2024
м. Київ Про передавання справ головним бухгалтером
На підставі наказу № 233 від 05.05.2024 про звільнення головного бухгалтера Петрова Івана Івановича та відповідно до чинного законодавства України, НАКАЗУЮ:
- Створити комісію у складі:
- Голова комісії: фінансовий директор Сидорова Олена Петрівна
- Члени комісії: головний бухгалтер відділу бухгалтерського обліку Коваленко Олександр Федорович, юрисконсульт Марченко Наталія Ігорівна.
- Визначити терміни проведення приймання-передачі справ: з 12.05.2024 по 16.05.2024.
- Передати головному бухгалтеру Іванову Сергію Петровичу наступні документи та матеріали: всю первинну бухгалтерську документацію, бухгалтерські реєстри, звітність за останні три роки, договори, печатки бухгалтерії.
- Головному бухгалтеру Іванову Сергію Петровичу забезпечити повну інвентаризацію всіх активів і зобов’язань підприємства.
- Після завершення приймання-передачі справ скласти акт у двох примірниках.
Відповідальність за виконання наказу покладаю на фінансового директора Сидорову Олену Петрівну.
Директор ТОВ “Будівельник” [підпис] Сидоров Олександр Петрович
Зверніть увагу:
- Підстава: Вкажіть точну причину передачі справ (звільнення, переведення тощо).
- Склад комісії: Визначте склад комісії з проведення приймання-передачі.
- Терміни: Встановіть чіткі терміни для проведення процедури.
- Перелік документів: Детально опишіть, які саме документи та матеріали передаються.
- Інвентаризація: Передбачте проведення інвентаризації активів і зобов’язань.
- Акт приймання-передачі: Обов’язково складіть акт, який підтвердить факт передачі справ.
Наказ про передавання справ головним бухгалтером
[Дата]
[Організація/Підрозділ]
[Місто, область]
[Повне ім’я керівника]
Керівник [Організація/Підрозділ]
Вимушений повідомляти, що з [дата початку дії] головний бухгалтер [ім’я головного бухгалтера] передає свої повноваження головному бухгалтеру [ім’я наступника].
Цей наказ є результатом змін у структурі організації та необхідності забезпечення ефективного управління фінансовими ресурсами.
Згідно з Законом України “Про бухгалтерський облік” від 16.07.1992 року, розділ 2, стаття 10, головний бухгалтер є відповідальним за підготовку фінансової звітності та здійснення фінансового планування.
Для забезпечення безперервності фінансового управління, передбачається:
* Передача всіх повноважень головного бухгалтера, включно з документами та матеріалами;
* Ознайомлення наступника з усіма аспектами фінансового управління та фінансового планування;
* Проведення навчання наступника для забезпечення його професійної підготовки.
Вимушений повідомляти, що всі працівники повинні співпрацювати з новим головним бухгалтером та дотримуватися фінансових процедур.
[Повне ім’я керівника]
Керівник [Організація/Підрозділ]
Дата: [дата]
Примітка: приклади заповнення:
* Передача повноважень: передано 15 вересня 2022 року;
* Ознайомлення наступника: проведено 2-х годинне навчання для 5 працівників;
* Проведення навчання: проведено 2 рази на місяць перевірки фінансового планування.
Завантажити шаблон ворд з прикладом заповнення
Скачати на комп’ютер без реєстрації заповнений українською приклад у форматі док (.doc)
Вам потрібен інший зразок? Оберіть онлайн необхідний бланк на сторінці.
